GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN: ĐẶC ĐIỂM, KIỂU, YẾU TỐ - VĂN CHƯƠNG - 2025

Giao tiếp bằng văn bản là bất kỳ loại tương tác nào sử dụng mã đã viết. Mặc dù nó dựa trên cùng một hệ thống ngôn ngữ truyền khẩu, nhưng tính chất của nó là khác nhau. Vì vậy, không giống như những người khác, hình thức viết hoàn toàn mang tính quy ước. Điều này phải tuân theo các mẫu xác định theo các quy tắc được thiết lập bởi ngôn ngữ.

Mặt khác, giao tiếp bằng văn bản là hình thức giao tiếp chính thức phổ biến nhất giữa con người và thực hiện các chức năng xã hội dưới nhiều hình thức khác nhau. Trong số các ứng dụng của nó, nó rất thường được sử dụng để ghi lại các loại sự kiện khác nhau và thực hiện các tương tác giữa các cá nhân.

Ngoài ra, một đặc điểm khác có liên quan nhất của nó là nó không yêu cầu sự hiện diện của người gửi và người nhận trong cùng một không gian và thời gian. Do đó, thông điệp được tiếp nhận một cách lười biếng và sự tương tác của người viết (người gửi) và người đọc (người nhận) là rất hạn chế.

Mặt khác, giao tiếp bằng văn bản về bản chất là một hoạt động sáng tạo, đòi hỏi nỗ lực có ý thức. Nỗ lực này đến từ những kích thích do tâm trí tạo ra.

Ở điểm này, nó khác với đường uống, nơi chúng được các thụ thể cảm giác tiếp nhận từ bên ngoài. Mặt khác, những gì của văn bản đến từ hoạt động trí tuệ bên trong.

nét đặc trưng

Nhận tin nhắn bị trễ

Một trong những đặc điểm của giao tiếp bằng văn bản có liên quan đến yếu tố thời gian. Trong tình huống giao tiếp mặt đối mặt, người gửi sẽ nhận được ngay lập tức các tin nhắn mã hóa của người gửi.

Nhưng, trong một cuộc giao tiếp bằng văn bản luôn có sự chậm trễ. Nói chung, không có thời hạn cố định cho sự chậm trễ này.

Chu kỳ giới hạn

Chu trình giao tiếp bao gồm bốn yếu tố giao tiếp cơ bản: người gửi, thông điệp cùng với kênh giao tiếp, người nhận và phản hồi hoặc phản ứng. Khi việc tiếp nhận thông điệp diễn ra chậm trễ, chu kỳ giao tiếp bằng văn bản bị hạn chế hơn.

Tuy nhiên, do những tiến bộ mới trong giao tiếp và thông tin, nhiều kênh cho phép bước cuối cùng của chu trình (phản hồi hoặc phản hồi) được hoàn thành gần như cùng thời gian như trong giao tiếp mặt đối mặt. Một ví dụ trong số này là các dịch vụ nhắn tin tức thời.

Ít không gian dự phòng

Biên bản ghi hạn chế khả năng dư thừa. Trong giao tiếp bằng miệng, cử chỉ và các yếu tố ngôn từ - chẳng hạn như ngữ điệu - hỗ trợ ngôn ngữ lời nói.

Đây không phải là trường hợp giao tiếp bằng văn bản. Vì lý do này, mức độ yêu cầu cao hơn, buộc người phát hành phải sử dụng các từ với độ chính xác cao hơn.

Trên thực tế, giao tiếp bằng văn bản có giá trị xã hội cao. Sự đánh giá này giảm dần khi lặp lại các từ và sử dụng các mẫu cú pháp giống nhau. Ở đây tính độc đáo và sự đổi mới thậm chí chính thức chiếm ưu thế.

Lập kế hoạch trước

Nói chung, giao tiếp bằng văn bản không phải là một hành động ngẫu hứng. Viết thường đáp ứng một số điều kiện hoặc yêu cầu. Trong số đó, nếu muốn truyền thông hiệu quả, cần phải rõ ràng về tổng thể nội dung của thông điệp và sự khớp nối bên trong của nó.

Để làm được điều này, cơ quan ban hành phải có sơ đồ tổ chức văn bản. Khi văn bản tiến triển, tất cả các yếu tố của thông điệp được nối với nhau cho đến khi thu được các ý có liên quan và có ý nghĩa.

Các loại

Đối với các loại giao tiếp bằng văn bản, có rất nhiều lĩnh vực hành động của con người. Bằng cách này, mỗi khi một số (điện tín) biến mất và một số khác xuất hiện (ví dụ: e-mail). Chỉ một số trong số này sẽ được mô tả dưới đây.

Bản ghi nhớ

Bản ghi nhớ là một phương tiện phổ biến để trao đổi thông tin nội bộ bằng văn bản giữa các thành viên của một tổ chức. Đây là một mẫu thư ngắn với các hình thức lịch sự tối thiểu và có thể truy cập ngay vào chủ đề cụ thể của thư.

Trong loại giao tiếp này, thường có các định dạng được thiết lập trước. Quy tắc chính cần tuân thủ bao gồm từ ngữ chính xác và tôn trọng cá nhân và thứ bậc. Cách viết phải trực tiếp và không quen thuộc với bất kỳ hình thức nào.

Báo cáo

Báo cáo là một kiểu giao tiếp bằng văn bản khác. Chúng có thể được sử dụng cho các mục đích thương mại, giáo dục, pháp lý hoặc khoa học.

Tùy thuộc vào bản chất và mục đích của báo cáo, có thể đã có các định dạng được thiết lập trước. Tuy nhiên, về mặt tổng thể, một báo cáo cần có phần giới thiệu ngắn gọn, các mục tiêu và kết quả chính.

Trong một số trường hợp, đồ thị và bảng được bao gồm để tạo điều kiện hiểu kết quả. Tương tự, nhiều báo cáo chứa danh sách các khuyến nghị.

Tài liệu quảng cáo

Tài liệu quảng cáo là ấn phẩm trong đó các công ty trình bày sản phẩm và dịch vụ của họ. Họ cũng được đăng để hỗ trợ đại diện bán hàng trong các chuyến thăm khách hàng của họ.

Các công ty sản xuất tài liệu quảng cáo với nhiều hình dạng và kích cỡ. Một số tài liệu quảng cáo có kích thước bằng chữ cái, trong khi những tài liệu khác được gấp lại thành một nửa hoặc ba phần.

Mặt khác, chúng có đặc điểm là rất sặc sỡ và có nhiều hình ảnh trong các sản phẩm hoặc dịch vụ chính của chúng. Các văn bản ít và có nhiều khoảng trắng để có thể dễ dàng đọc tài liệu quảng cáo.

Email

Email hiện là một hình thức liên lạc rất phổ biến. Chúng được sử dụng để gửi tài liệu, tổ chức các cuộc họp, xác nhận các cuộc hẹn và liên hệ với các ứng viên công việc. Ngoài ra, chúng còn được sử dụng để giải quyết các vấn đề cá nhân.

Mặc dù tính chính thức tương đối của nó, email phải tuân theo các quy tắc thông thường nhất định. Vì mục đích này, định dạng của nó chỉ định khoảng trắng cho người gửi, người nhận, chủ đề và một khoảng trắng nơi thông điệp phải được viết.

Ngay cả khi chúng được sử dụng cho mục đích phi thương mại, vẫn phải tuân theo những quy ước nhất định để tránh phản ứng tiêu cực. Trong số đó, có thể kể đến việc viết đúng tên và tiêu đề, sử dụng đúng dấu câu và cấu trúc câu, đoạn văn đúng cách.

Đề xuất

Đề xuất là tài liệu mô tả các dự án trong tương lai. Chúng thường chỉ dài một hoặc hai trang. Chúng bao gồm các chi phí liên quan của từng nhiệm vụ cụ thể của dự án.

Các chi phí khác không trực tiếp đến dự án có thể được bao gồm như chi phí in ấn, bưu phí và thư từ, trong số những chi phí khác.

Bức thư

Thư từ là một trong những hình thức giao tiếp bằng văn bản lâu đời nhất. Chủ đề của các bức thư có thể là cá nhân hoặc doanh nghiệp. Trước khi các hình thức điện tử ra đời, đây là một phương tiện giao tiếp rất phổ biến. Giống như trong e-mail, các hình thức thông điệp lịch sự và súc tích mang tính thương mại đã được sử dụng.

Tuy nhiên, những lá thư cá nhân ít thể hiện tính thông thường hơn trong cách viết của họ. Các phương pháp điều trị miễn phí là rất ít. Sự phát triển của chủ đề là thuận tiện cho người gửi và người nhận tin nhắn. Số lượng trang bị giới hạn bởi dung lượng của cả hai. Dần dần, chúng đã được thay thế bằng các tin nhắn điện tử.

Điện tín

Điện tín là một phiên bản ngắn gọn, đơn giản của một bức thư. Ở đây các công thức lịch sự được giữ ở mức tối thiểu và đôi khi bị bỏ qua. Nội dung của tin nhắn được viết lược bỏ nhiều từ nhất có thể và giữ mức tối thiểu cần thiết để có ý nghĩa.

Ngoài ra, các hình thức lịch sự nói chung là các hình thức tiêu chuẩn và viết tắt (Ông đối với Ông, Bà, Đối với Bà, và tương tự). Như trong thư, việc sử dụng nó đã giảm dần theo sự tiến bộ của phương tiện điện tử.

Fax

Đây là cách tiên phong để truyền thông điệp bằng văn bản bằng điện tử. Mặc dù cả việc viết và đọc của nó đều được thực hiện trên giấy viết, việc truyền tải của nó được thực hiện bằng phương tiện điện tử. Việc sử dụng nó đã giảm do việc sử dụng ngày càng nhiều các phương tiện điện tử.

Các yếu tố của giao tiếp bằng văn bản

Nói chung, ba yếu tố chính của giao tiếp bằng văn bản được coi là cấu trúc (hình thức nội dung), phong cách (cách viết) và nội dung (chủ đề).

Về cấu trúc, nó giúp người đọc hiểu được chủ đề. Đó là lý do tại sao bạn nên nói rõ về các mục đích} trước khi bắt đầu viết.

Liên quan đến phong cách, điều này liên quan đến tổ chức phát hành trong trường hợp đầu tiên. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải xem xét những người tiếp nhận tiềm năng của tài liệu viết. Đôi khi, việc sử dụng các câu hoặc đoạn văn ngắn với vốn từ vựng đơn giản là bắt buộc. Đôi khi thông điệp cần dài hơn một chút và trau chuốt.

Cuối cùng, về chủ đề, nó có thể rất đa dạng. Tất cả các lĩnh vực tương tác của con người đều có thể là đối tượng của giao tiếp bằng văn bản. Điều này bao gồm mọi thứ từ khoa học đến cá nhân, thông qua luật và thủ tục.

Lợi thế

Tính vô thường trong thời gian

Thông tin liên lạc bằng văn bản là một phương tiện thông tin lâu dài. Do đó, nó rất hữu ích khi cần phải lưu trữ hồ sơ. Tương tự, nó rất quan trọng trong việc phân quyền chính xác trách nhiệm và trong việc thiết lập các quy tắc và thủ tục. Mặt khác, nó cho phép truy vấn lặp đi lặp lại các thông điệp.

Cơ chế kiểm soát

Nhờ khả năng tồn tại lâu dài theo thời gian, giao tiếp bằng văn bản lý tưởng như một công cụ kiểm soát. Bảng kiểm soát hoặc kết quả, luật, thỏa thuận, trong số những tài liệu khác, là những tài liệu thường được xử lý nhất thông qua phương thức liên lạc này.

Sự bảo tồn

Giao tiếp bằng văn bản có mức độ bảo tồn cao. Điều này cho phép nó an toàn và bền. Các tiến bộ công nghệ đã tạo ra các phương tiện bảo quản thông tin khác. Tuy nhiên, cho đến thời điểm hiện tại, văn bản gốc vẫn tiếp tục là bằng chứng cuối cùng về sự tồn tại và độc đáo của nó.

Mức độ phản chiếu cao hơn

Những người sử dụng phương tiện này hiệu quả phản ánh trước khi viết. Hành động viết tin nhắn luôn đi trước một quá trình suy nghĩ và xác định những gì bạn muốn diễn đạt. Ngay cả bản thân chữ viết cũng là một quá trình phản chiếu. Do đó, chế độ giao tiếp này là lý tưởng để truyền độ chính xác và độ chính xác.

Ít có khả năng bị bóp méo và giải thích

Trong các thông điệp được truyền bằng phương tiện giao tiếp bằng văn bản, ít có khả năng bị biến dạng hơn. Trong hệ thống liên lạc này, thông tin được ghi lại vĩnh viễn và có thể được xác minh bất cứ lúc nào. Do đó, ít có khả năng bị bóp méo hoặc thay đổi thông tin.

Mặt khác, có ít khả năng hiểu sai các thông điệp hơn. Trong trường hợp có bất kỳ nghi ngờ nào, thông báo có thể được đọc lại nhiều lần nếu cần cho đến khi được hiểu hoàn toàn.

Tương tự như vậy, tốc độ đọc hoặc đọc lại có thể được điều chỉnh theo mức độ hiểu của người nhận tin nhắn. Bằng cách này, có thể đảm bảo rằng nếu cả người gửi và người nhận xử lý các mã giống nhau, thì tin nhắn sẽ đến như mong muốn.

Nhược điểm

Chi phí

Giao tiếp bằng văn bản không kinh tế. Có các chi phí liên quan đến vật liệu (giấy và mực in, trong số những thứ khác) và lao động được sử dụng để viết và chuyển giao các tác phẩm. Các chi phí này có thể tăng lên tùy thuộc vào khoảng cách vật lý giữa người gửi và người nhận.

Khả năng hiểu biết hiệu quả

Việc sử dụng giao tiếp bằng văn bản đòi hỏi những kỹ năng và năng lực tuyệt vời trong việc sử dụng ngôn ngữ và từ vựng. Việc thiếu kỹ năng viết và chất lượng kém của các văn bản có tác động tiêu cực đến thông điệp và khiến cho việc hiểu hiệu quả của nó gặp rủi ro.

Phản hồi

Phản hồi về thông điệp trong giao tiếp bằng văn bản không phải là ngay lập tức. Trong kiểu giao tiếp này, quá trình mã hóa và giải mã diễn ra chậm.

Tùy thuộc vào mã được sử dụng, việc hiểu có thể mất nhiều thời gian hơn mong muốn. Trong mọi trường hợp, phản hồi là thuận tiện cho người nhận tin nhắn chứ không phải người gửi.

Khó thể hiện cảm xúc

Là một phương tiện phản xạ, khó thể hiện cảm xúc hơn trong giao tiếp bằng văn bản. Trên thực tế, các nhà thơ và nghệ sĩ sử dụng phương tiện này để thể hiện vẻ đẹp và cảm xúc, sử dụng các kỹ thuật khó xử lý. Trong một số trường hợp, họ thành công, nhưng trên một số trường hợp khác, họ không hoàn thành mục tiêu truyền tải cảm xúc của nghệ sĩ.

Kiểu giao tiếp này được gọi là lạnh lùng, không mang tính cá nhân và tương phản với các hình thức giao tiếp khác có thể bao gồm các đặc điểm bằng lời nói và cử chỉ. Vì lý do này, nó được sử dụng thường xuyên hơn trong việc truyền tải thông tin, trong đó tính chính xác của các dữ kiện là quan trọng.

Xác nhận bị trì hoãn hoặc không chắc chắn

Phương thức giao tiếp bằng văn bản làm cho việc xác nhận ngay việc nhận được tin nhắn trở nên khó khăn. Trong một số trường hợp, thậm chí không thể xác định liệu tin nhắn có đến được người nhận dự định hay không.

Thiếu linh hoạt

Thiếu tính linh hoạt là một nhược điểm khác của giao tiếp bằng văn bản. Sau khi một thông báo gốc đã được phát hành, không có khả năng sửa nội dung nhanh chóng.

Bất kỳ thay đổi nào cần thiết phải được người nhận thư xác nhận. Tương tự như vậy, mỗi sửa chữa được thực hiện, thậm chí một phần, ảnh hưởng đến toàn bộ thông điệp.

Người giới thiệu

1. Inc. (s / f). Thông tin liên lạc bằng văn bản. Lấy từ inc.com.
2. Sehgal, MK (2008). Giao tiếp kinh doanh. New Delhi: Excel Books Ấn Độ.
3. Cabrera, A. và Pelayo, N. (2001). Ngôn ngữ và giao tiếp. Caracas: Quốc gia.
4. Bolaños, B. (1996). Giao tiếp bằng văn bản. San José: EUNED.
5. Suttle, R. (2017, ngày 26 tháng 9). Các loại văn bản giao tiếp kinh doanh. Lấy từ bizfluent.com.
6. Sckool. (2017, ngày 07 tháng 2). Ba yếu tố chính để giao tiếp bằng văn bản. Lấy từ sckool.org.
7. Bột ngọt. (s / f). Giao tiếp bằng văn bản - Ý nghĩa, Ưu điểm và Nhược điểm. Lấy từ managementstudyguide.com.
8. Giao tiếp kinh doanh. (s / f). Ưu nhược điểm của giao tiếp bằng văn bản. Lấy từ thebusinesscommunication.com.
9. Giao tiếp kinh doanh. (s / f). Nhược điểm của Giao tiếp bằng Văn bản trong Kinh doanh. Lấy từ bizcommunicationcoach.com.