LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ QUAN LIÊU: ĐẶC ĐIỂM - VIỆC LÀM - 2026

Các lý thuyết quan liêu của chính quyền xác định rằng để có được kết quả tối ưu, mỗi công ty phải bao gồm phân công lao động, một cấu trúc phân cấp, các mối quan hệ khách quan giữa các thành viên và các quy tắc đó điều chỉnh hoạt động của mình.

Lý thuyết này đề xuất một cấu trúc công việc hợp lý hóa khác với các phương pháp chủ nghĩa cá nhân, độc đoán hoặc truyền thống, để hoạt động của bất kỳ tổ chức nào đạt được hiệu suất hiệu quả và tối ưu.

Nó được sinh ra từ bàn tay của nhà xã hội học người Đức Max Weber, người tự coi mình là người sáng lập ra nó. Đối với ông, quan liêu có nghĩa là một tập hợp các đặc điểm mà mọi tổ chức chính thức của con người phải bao gồm.

Việc quản lý một nhóm được thực hiện một cách hợp lý có nghĩa là tất cả các phương tiện và thành phần được điều chỉnh theo cách tốt nhất có thể để đạt được những mục đích hoặc mục tiêu nhất định.

Chúng ta nói đến bộ máy hành chính bởi vì nó là về sự hợp lý hóa cơ cấu hành chính của bất kỳ hiệp hội con người nào.

Hoạt động quản trị xảy ra trong bất kỳ nhóm nào, bao gồm quản lý gia đình và gia đình, các nhóm này tập hợp tất cả các nhiệm vụ lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều phối và kiểm soát các hoạt động.

Weber và lý thuyết về bộ máy hành chính quan liêu

Cơ chế quan liêu là một lý thuyết do Weber đưa ra nhằm đề xuất một kiểu tổ chức hoạt động không tồn tại vào thời của ông.

Thay vào đó, Weber đã sử dụng lý thuyết về bộ máy quan liêu của mình để thúc đẩy quan niệm về công việc nhóm quy mô lớn, mà cuối cùng đã định hình phần lớn nguyên mẫu mà theo đó các tổ chức lao động đa lĩnh vực được thiết kế trong thế giới đương đại.

Đối với Weber, bộ máy hành chính là hình thức tổ chức hợp lý nhất và là hình thức duy nhất đảm bảo tính kỷ luật, liên tục, khả năng tính toán, chính xác, nghiêm ngặt và đáng tin cậy, những phẩm chất mong muốn ở bất kỳ doanh nghiệp nào của con người. Ông coi đây là thiết bị có hiệu quả kỹ thuật cao.

Những đặc điểm chính

Phân công công việc

Phân công lao động là một trong những đặc điểm nổi bật nhất của cơ cấu quan liêu do Weber đề xuất, và ngày nay nó đã được chấp nhận và thiết lập rộng rãi trong tất cả các cơ quan hành chính và bộ máy hành chính.

Là quá trình mọi công việc của tổ chức được tổ chức và phân bổ một cách hợp lý, nhằm đạt được hiệu quả cao hơn.

Theo sơ đồ này, các lĩnh vực hành động hoặc năng lực khác nhau được thiết lập, và các hoạt động phức tạp được chia thành các nhiệm vụ riêng biệt và đơn giản, để cấu trúc công việc hoạt động thông qua một tập hợp các quy trình phụ với các lĩnh vực công việc và mức độ quan trọng khác nhau.

Mỗi người lao động có một vị trí xác định, với một lĩnh vực năng lực cụ thể và những nhiệm vụ cụ thể.

Điều này giúp công việc được thực hiện hiệu quả hơn: các nhiệm vụ được chia cho nhiều người sẽ hiệu quả hơn so với việc một người hoặc một nhóm nhỏ thực hiện một loạt các nhiệm vụ phức tạp.

Mặt khác, nhờ sự phân công lao động, các nhiệm vụ có thể được tiêu chuẩn hóa, có nghĩa là cách thức cụ thể để thực hiện chúng được xác định mà không để lại chỗ cho sự ngẫu hứng hoặc rối loạn.

Khi cần tuyển thêm công nhân cho tổ chức, tính năng này tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo của họ.

Nhờ có sự phân công lao động, sự chuyên môn hoá của người lao động cũng được tạo ra, điều này ngụ ý rằng việc lựa chọn họ dựa trên năng khiếu của họ để thực hiện chức năng được giao cho vị trí của họ. Điều này nhằm tăng hiệu suất và năng lực hiệu quả của mỗi nhân viên.

Cơ cấu quyền lực phân cấp

Cấu trúc phân cấp xác định rằng có các chức năng cấp thấp, chịu sự kiểm soát và giám sát của một chức năng khác cấp cao hơn, do đó đảm bảo sự tồn tại của một số đơn vị kiểm soát theo các lĩnh vực hoạt động, trong đó nhân viên có một chỉ có sếp chịu trách nhiệm đảm bảo công việc.

Nói cách khác, đường thứ bậc thiết lập một đường chỉ huy và quyền hạn chịu trách nhiệm đảm bảo tuân thủ các quy tắc hoạt động của tổ chức, đáp ứng các mức độ đào tạo chuyên môn khác nhau của người lao động.

Do đó, cơ cấu quyền hạn theo cấp bậc khuyến khích và yêu cầu nhân viên phải phục tùng và đáp ứng mệnh lệnh của cấp trên.

Quy tắc hoạt động

Các quy tắc hoạt động là một tập hợp các quy tắc được viết chung thiết lập mọi thứ liên quan đến tổ chức, phân chia chức năng và phương thức hành động trong công ty.

Chúng là khuôn khổ được thiết lập phải tồn tại trong mọi bộ máy hành chính và trong đó hoạt động của tổ chức phải diễn ra. Do đó, trong các quy tắc này, các cách hành động hợp lý được quy định.

Một ví dụ rõ ràng về các quy tắc hoạt động của bộ máy hành chính được tìm thấy trong luật hữu cơ của các quốc gia khác nhau, trong đó mọi thứ liên quan đến sự hình thành và hoạt động của các tổ chức công đều được thiết lập: mục tiêu, cơ cấu, phân chia nhiệm vụ, chức năng chung và cụ thể cho từng thành viên của nó, trong số những người khác.

Các quy tắc hoạt động của bộ máy hành chính được thiết lập nhằm tìm kiếm sự phục tùng của công nhân hoặc viên chức.

Việc thực hiện các quy tắc hoạt động trừu tượng, chung chung và được xác định rõ ràng giúp tránh phải đưa ra các chỉ dẫn cho từng trường hợp cụ thể, để thiết lập tính hợp lý chính thức và khách quan, tách biệt khỏi tính cá nhân của từng người tạo nên tổ chức.

Mối quan hệ vô nhân cách giữa các thành viên

Trong hình thức lý tưởng của nó, các quy tắc mà bộ máy hành chính dựa trên đó làm cho các mối quan hệ và sự tương tác diễn ra giữa các thành viên của nó rõ ràng là những điều đã được thiết lập trong các quy tắc. Vì lý do này, các mối quan hệ họ hàng, tình bạn hoặc các mối quan hệ uy quyền được đặt sang một bên.

Chiều hướng này của bộ máy hành chính là kết quả của việc hợp lý hóa cơ cấu và môi trường làm việc, cho rằng mục tiêu của bộ máy hành chính với tư cách là một hình thức tổ chức, chính xác là sự quản lý hoàn toàn hợp lý đối với cơ cấu để đạt hiệu quả tối đa.

Các quy tắc làm việc, cùng với cấu trúc phân cấp quyền hạn và phân định công việc, tạo ra rằng mối quan hệ lao động trong tổ chức về bản chất là phi cá nhân.

Hoạt động của công ty không phụ thuộc vào chủ quan và cá nhân của các thành viên cấu thành nó; ngược lại, một loại nhân cách chính thức hợp lý và khách quan được sinh ra, nhằm tổ chức công việc theo phương pháp tốt nhất có thể.

Hình thức tương tác chính trong bộ máy hành chính là thông qua văn phòng hoặc hồ sơ; nghĩa là, bằng các thông báo bằng văn bản, và những thông báo này được tạo ra giữa các văn phòng và giữa các đối tượng.

Mặt khác, người lao động phải tập trung hoàn thành nhiệm vụ khách quan của vị trí của họ, ngoài niềm tin cá nhân của họ.

Phê bình lý thuyết quan liêu

Có những chỉ trích khác nhau về các yếu tố tạo nên lý thuyết về hoạt động quan liêu của chính quyền.

Nhiều nhà phê bình khẳng định rằng tính phi cá nhân mang tính hình thức được tạo ra bởi các quy tắc và thói quen đã được thiết lập trước có thể tạo ra sự ràng buộc với thói quen ngăn cản sự sáng tạo và năng lực đổi mới.

Mặt khác, từ "quan liêu" hay "quan liêu" được dùng để chỉ một số quy trình nhất định tạm thời, chẳng hạn như các thủ tục có quá nhiều giấy tờ và các bước mà công chúng không hiểu lắm, các quy tắc và quy định quá mức, ít khả năng đáp ứng nhanh chóng hoặc hiệu quả các vấn đề, ít khả năng thích ứng, trong số những vấn đề khác.

Tuy nhiên, bất chấp những hạn chế của đề xuất quan liêu, các yếu tố của nó đã ảnh hưởng đến sự phát triển của các lý thuyết tổ chức khác, chẳng hạn như lý thuyết chủ nghĩa cấu trúc, đã phát triển từ cấu trúc do Weber đề xuất với một số thay đổi và cải tiến.

Mặc dù vậy, các nhà lý thuyết về tổ chức như Richard Hall đã phát hiện ra rằng các đặc điểm lý tưởng của bộ máy quan liêu thể hiện trong thực tế ở các mức độ khác nhau trong mỗi tổ chức.

Mỗi yếu tố khác nhau trên một quy mô liên tục, đi từ mức tối thiểu đến mức tối đa, đó là lý do tại sao Hall cho rằng có các mức độ quan liêu hóa khác nhau trong mỗi công ty hoặc hiệp hội.

Một công ty có thể bị quan liêu hóa nhiều về mặt phân công lao động, nhưng ít quan liêu hóa vì nó không có các quy tắc rõ ràng điều chỉnh hoạt động của nó.

Người giới thiệu

1. Baca, L .; Bokser, J .; Castañeda, F .; Cisneros, I. & Pérez, G. (2000). Lexicon of Politics. Truy cập ngày 12 tháng 10 năm 2017 trên world wide web: books.google.com
2. Bách khoa toàn thư Britannica. Quan liêu. Truy cập ngày 12 tháng 10 năm 2017 từ world wide web: britannica.com
3. Chiavenato, I. (2004). Quản trị: Quy trình hành chính. Colombia: Mc Graw Hill
4. Wikipedia Bách khoa toàn thư miễn phí. Quan liêu Truy cập ngày 12 tháng 10 năm 2017 trên world wide web: wikipedia.org