15 KỸ NĂNG QUẢN LÝ CƠ BẢN TRONG THẾ GIỚI KINH DOANH - DUDAS

Khả năng quản lý đề cập đến các kỹ năng hoặc phẩm chất khác nhau mà nhân viên quản lý trong một công ty phải có để thực hiện các nhiệm vụ nhất định. Trong số đó là khả năng thực thi các nhiệm vụ khẩn cấp trong công ty, nhanh chóng giải quyết các vấn đề khi chúng xảy ra để tránh các tình huống nguy cấp.

Những phẩm chất này có thể phát triển với kinh nghiệm quản lý và thông qua đào tạo. Điều này giúp giám đốc điều hành dễ dàng khám phá ra cách tương tác với nhân viên của mình, ngoài việc cải thiện mối quan hệ với các nhà quản lý khác, do đó tạo điều kiện thuận lợi hơn trong các nhiệm vụ kinh doanh.

Nguồn: pixabay.com

Một giám đốc điều hành thể hiện đầy đủ các kỹ năng quản lý sẽ có khả năng thúc đẩy tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của doanh nghiệp với ít trở ngại hơn từ bên ngoài hoặc bên trong.

Vì vậy, điều quan trọng là phải có một trình độ quản lý tốt đối với bất kỳ công ty nào để thành công và do đó đạt được các mục tiêu chiến lược của nó.

Ngoài việc lãnh đạo, người quản lý có trách nhiệm chính là đảm bảo rằng tất cả các bộ phận của doanh nghiệp hoạt động một cách nhất quán. Nếu không có sự tích hợp như vậy, nhiều vấn đề có thể xuất hiện và có thể một số thiếu hụt sẽ xảy ra.

Đối với các cấp khác nhau của một công ty, kỹ năng quản lý là rất cần thiết, từ cấp quản lý đến những người đứng đầu hoạt động.

Danh sách các kỹ năng quản lý

Có rất nhiều kỹ năng mà ban lãnh đạo phải có để điều hành một tổ chức một cách hiệu quả. Sau đây là những điều mà mọi nhà quản lý phải có để thực hiện nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả:

Khả năng lãnh đạo

Giám đốc điều hành quan sát đế chế kinh doanh của mình.

Những nhà quản lý giỏi nhất thường là những nhà lãnh đạo truyền cảm hứng và hiệu quả. Họ tạo ra tiếng nói cho khu vực của họ bằng cách thể hiện, thông qua hành động của họ, các tiêu chuẩn đối với hành vi của nhân viên.

Các nhà lãnh đạo hiệu quả thường dẫn dắt bằng gương nhiều như họ đã lãnh đạo. Thúc đẩy người khác hành động và năng suất là một yếu tố quan trọng của lãnh đạo hiệu quả.

Giao tiếp rõ ràng về mục tiêu và kỳ vọng cũng rất quan trọng. Các nhà lãnh đạo giỏi tìm kiếm ý kiến đóng góp từ tất cả các bên liên quan và ghi nhận sự đóng góp của các thành viên khác trong nhóm, ghi công khi đến hạn.

Họ đạt được sự đồng thuận về các kế hoạch của nhóm bất cứ khi nào có thể và giao phó một cách chiến lược cho những nhân viên có năng lực tốt nhất.

Lập kế hoạch và chiến lược

Giải thích về một chiến lược quy trình làm việc. Ảnh của Người tạo chiến dịch trên Unsplash

Lập kế hoạch là khả năng tổ chức các hoạt động theo các hướng dẫn đã được thiết lập, không giới hạn các nguồn lực sẵn có, chẳng hạn như thời gian, tiền bạc và công việc.

Nó cũng là quá trình hình thành một tập hợp các hành động hoặc chiến lược để đạt được các mục tiêu hoặc mục tiêu nhất định với các nguồn lực sẵn có.

Công việc của nhà quản lý là suy nghĩ về bức tranh lớn, cũng như tập trung vào các nhiệm vụ và trách nhiệm cần được lên kế hoạch cho tương lai.

Điều này có nghĩa là thiết lập các ưu tiên phù hợp với các mục tiêu của công ty, xem xét các hệ thống và chính sách, cũng như quản lý các hoạt động của nhóm của bạn. Là một nhà tư tưởng chiến lược, bạn sẽ thúc đẩy sự đổi mới và thay đổi để làm cho nhóm của bạn và tổ chức nói chung hiệu quả hơn và mang lại lợi nhuận.

Quá trình lập kế hoạch bao gồm xác định và thiết lập các mục tiêu có thể đạt được, phát triển các chiến lược cần thiết và vạch ra các nhiệm vụ và lịch trình để đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Nếu không có một kế hoạch tốt, rất ít có thể hoàn thành được.

Sự phối hợp

Sự phối hợp của các phòng ban là rất quan trọng để vận hành trơn tru một công ty. Ảnh của Alex Kotliarskyi trên Unsplash

Người quản lý cần biết điều gì đang xảy ra, điều gì cần phải xảy ra và những người sẵn sàng thực hiện các nhiệm vụ được giao.

Nếu ai đó thông tin sai, nếu ai đó cần giúp đỡ, hoặc nếu một vấn đề đang bị bỏ qua hoặc một nguồn lực được sử dụng không đầy đủ, người quản lý nên thông báo và khắc phục vấn đề.

Phối hợp là khả năng cho phép tổ chức hoạt động như một thể thống nhất. Sự phối hợp giữa các bộ phận và chức năng cũng là điều cần thiết đối với một tổ chức được quản lý tốt muốn thể hiện một bộ mặt hợp nhất cho các cổ đông.

Định hướng nhóm mạnh mẽ phải được phát triển thông qua giao tiếp và hợp tác chặt chẽ với đồng nghiệp và tìm kiếm cơ hội hợp tác với những người và bộ phận khác.

Giao tiếp

Giao tiếp là chìa khóa trong bất kỳ công ty nào. Ảnh của Austin Distel trên Unsplash

Sở hữu kỹ năng giao tiếp tuyệt vời là điều tối quan trọng đối với một nhà quản lý. Bạn có thể xác định mức độ thông tin được chia sẻ trong nhóm, đảm bảo rằng nhóm hoạt động như một lực lượng lao động thống nhất.

Cách người quản lý giao tiếp với các thành viên còn lại trong nhóm của mình cũng quyết định mức độ tuân thủ các thủ tục đã vạch ra, các nhiệm vụ và hoạt động có thể được hoàn thành tốt như thế nào và do đó tổ chức sẽ thành công như thế nào.

Truyền thông ngụ ý rằng có một luồng thông tin trong tổ chức, dù là chính thức hay không chính thức, bằng lời nói hay bằng văn bản, theo chiều dọc hay chiều ngang, tạo điều kiện cho tổ chức hoạt động tốt.

Các kênh giao tiếp được thiết lập rõ ràng trong một tổ chức cho phép người quản lý cộng tác với nhóm, ngăn ngừa xung đột và giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh.

Một nhà quản lý có kỹ năng giao tiếp tốt có thể quan hệ tốt với nhân viên và do đó có thể dễ dàng đạt được các mục tiêu và mục tiêu mà công ty đề ra.

Quyết định

Giám đốc điều hành hoặc người có trách nhiệm sẽ liên tục bị buộc phải đưa ra các quyết định quyết định tương lai của một dự án.

Người quản lý đưa ra nhiều quyết định, cho dù có chủ đích hay không, và việc ra quyết định là một thành phần quan trọng trong thành công của người quản lý.

Đưa ra quyết định đúng dẫn đến thành công của tổ chức, trong khi quyết định tồi có thể dẫn đến thất bại hoặc hoạt động kém hiệu quả. Để một tổ chức hoạt động hiệu quả và trơn tru, cần phải đưa ra các quyết định rõ ràng và đúng đắn.

Người quản lý phải chịu trách nhiệm về mọi quyết định của mình và cũng sẵn sàng chịu trách nhiệm về kết quả của các quyết định của mình.

Đổi lại, bạn cần phát triển các kỹ năng ra quyết định mạnh mẽ, vì điều này thường quyết định sự thành công của bạn trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Quản lý dự án

Người quản lý lập kế hoạch cẩn thận cho một dự án.

Quản lý dự án là một phần trong vai trò của mọi nhà quản lý ngày nay. Các dự án có thể lấy khách hàng làm trung tâm, quy trình nội bộ hoặc thậm chí liên bộ phận.

Trong mọi trường hợp, người quản lý phải có khả năng cấu trúc, lập kế hoạch và thực hiện các dự án. Để làm được điều này, bạn cần phải hiểu tất cả các chi phí và đặt ra các mốc quan trọng để đảm bảo bạn giao dự án đúng thời hạn và với chi phí ngân sách của bạn.

Đây không phải là điều bạn chỉ có thể đoán hoặc diễn tập - nó cần được thực hiện nhất quán với các công cụ và kế hoạch quản lý dự án phù hợp.

Cơ quan

Sơ đồ tổ chức là một công cụ rất hữu ích cho một tổ chức con người. Miền công cộng CC0 qua Pxhere.com

Nói chung, nó có nghĩa là tạo ra các cấu trúc để hỗ trợ hoặc đạt được một kế hoạch. Điều này có thể liên quan đến việc tạo ra một hệ thống mới về ai báo cáo cho ai, thiết kế lại văn phòng, lập kế hoạch cho một hội nghị hoặc sự kiện, phát triển chiến lược, lập kế hoạch cách tiến hành một dự án hoặc xác định cách đo lường các mốc quan trọng.

Người quản lý sẽ cần quản lý khối lượng công việc của chính mình, giám sát công việc của các nhân viên khác, tham gia các cuộc họp và các buổi đào tạo, thực hiện đánh giá và xem xét các chính sách của công ty.

Ở cấp độ này, các phương pháp làm việc bất cẩn, đi trễ và thiếu kỹ năng tổ chức nói chung sẽ không được chấp nhận, bởi vì chúng có thể làm gương xấu cho nhân viên.

Kỹ năng tổ chức hiệu quả giúp giảm căng thẳng, tiết kiệm thời gian và đảm bảo rằng các thời hạn quan trọng được thực hiện.

Tổ chức là lập kế hoạch và dự báo, và nó đòi hỏi khả năng hiểu được bức tranh toàn cảnh.

Xác định các quy trình, thủ tục hoặc sự kiện liên quan đến bộ phận có thể được cải thiện và chứng minh rằng các quy trình có thể được thiết kế lại để tạo ra hiệu quả cao hơn hoặc cải thiện chất lượng.

Đàm phán

Các cuộc đàm phán có thể diễn ra cả trong môi trường kinh doanh thuần túy và không chính thức hơn trong quán cà phê hoặc câu lạc bộ. Ảnh của Andrew Neel trên Unsplash

Kỹ năng đàm phán là một phần quan trọng trong vai trò của mọi nhà quản lý. Bạn phải thương lượng với đồng nghiệp, đối tác kinh doanh, nhà cung cấp và khách hàng. Đây không phải là điều có thể bỏ qua.

Bạn sẽ có thể phát triển các chiến lược đôi bên cùng có lợi bằng cách sử dụng phương pháp đàm phán tốt nhất. Bạn phải biết khi nào nên đàm phán và khi nào nên dừng lại. Đàm phán là một kỹ năng có thể học được, nhưng bạn không được quên luyện tập.

Phái đoàn

Phân phối công việc là chìa khóa để đưa một dự án thành hiện thực. Miền công cộng CC0 qua Pxhere.com

Đó là hành động chuyển giao các nhiệm vụ và mệnh lệnh liên quan đến công việc cho các nhân viên khác hoặc cấp dưới. Nhiều nhà quản lý giảm bớt khối lượng công việc của họ bằng cách giao nhiệm vụ cho nhân viên của họ.

Để làm điều này một cách hiệu quả, bạn cần phân tích và xác định các kỹ năng của nhân viên và giao nhiệm vụ cho từng nhân viên dựa trên bộ kỹ năng của họ.

Việc ủy thác đi xa là dấu hiệu của sự yếu kém. Trên thực tế, nó có thể nhân lên số lượng công việc mà người quản lý có thể thực hiện, đồng thời phát triển sự tự tin và kỹ năng của nhân viên.

Một người quản lý có kỹ năng ủy quyền tốt có thể phân công lại các nhiệm vụ một cách hiệu quả và hiệu quả, trao quyền cho những nhân viên phù hợp. Khi ủy quyền được thực hiện một cách hiệu quả, nó sẽ giúp tạo ra kết quả nhanh chóng và dễ dàng.

Ủy quyền giúp người quản lý tránh lãng phí thời gian, tối ưu hóa năng suất và đảm bảo trách nhiệm giải trình của nhân viên.

Mọi nhà quản lý phải có kỹ năng ủy quyền tốt để đạt được kết quả tối ưu và đạt được kết quả năng suất cần thiết.

Giải pháp cho vấn đề

Doanh nhân và nhóm của anh ta phải luôn phân tích và quản lý các vấn đề có thể phát sinh.

Bạn phải có khả năng đối phó và giải quyết các vấn đề thường xuyên có thể phát sinh trong một ngày làm việc điển hình.

Điều này đòi hỏi sự chú ý đặc biệt đến từng chi tiết và khả năng giữ bình tĩnh trước áp lực. Tư duy sáng tạo sẽ giúp tìm ra các giải pháp sáng tạo giúp giảm thiểu tác động tổng thể đến nhóm và doanh nghiệp.

Giải quyết vấn đề trong quản lý bao gồm việc xác định một vấn đề hoặc tình huống nhất định, sau đó tìm ra cách tốt nhất để xử lý vấn đề và có được giải pháp tốt nhất.

Đó là khả năng tìm ra mọi thứ ngay cả khi các điều kiện hiện tại không phù hợp. Khi một nhà quản lý có kỹ năng giải quyết vấn đề tuyệt vời, anh ta sẽ phân biệt mình với những người còn lại trong nhóm và tạo cho cấp dưới niềm tin vào khả năng quản lý của mình.

Động lực

Động lực giúp tạo ra một hành vi hoặc phản ứng mong muốn từ nhân viên hoặc các bên liên quan nhất định.

Trong một công việc thường ngày, đôi khi sự đơn điệu chiếm ưu thế, có thể dẫn đến mất năng suất làm việc. Do đó, điều cần thiết là một người quản lý phải là một huấn luyện viên tuyệt vời cho đội của mình để giữ cho đội của mình luôn gắn bó và có động lực.

Có hai loại động lực chính mà người quản lý có thể sử dụng, đó là động lực bên ngoài và động cơ nội tại.

Phần thưởng và sự công nhận, cả về tài chính và phi tài chính, có giá trị rất nhiều. Ngoài ra, nếu người quản lý cung cấp hướng dẫn ở cấp độ cá nhân, mức độ động lực tổng thể sẽ cao.

Điều cần thiết là tạo niềm tin cho nhóm về các mục tiêu của tổ chức. Năng lượng tích cực giữ cho mức độ nhiệt tình của nhóm cao và giúp mang lại kết quả chất lượng.

Có rất nhiều chiến thuật tạo động lực mà các nhà quản lý có thể sử dụng. Lựa chọn những người phù hợp có thể phụ thuộc vào các đặc điểm như văn hóa công ty và đội ngũ, tính cách trong đội, v.v.

Chẩn đoán và phân tích

Một nhà quản lý giỏi có kỹ năng chẩn đoán và phân tích. Khả năng chẩn đoán đề cập đến khả năng hình dung phản ứng tốt nhất đối với một tình huống. Mặt khác, kỹ năng phân tích có nghĩa là khả năng xác định các biến số quan trọng trong một tình huống.

Các kỹ năng phân tích và chẩn đoán của một nhà quản lý giúp xác định các quan điểm có thể có đối với một tình huống. Nó cũng giúp người quản lý hình dung kết quả của cách tiếp cận này.

Khả năng này nghe tương tự như khả năng đưa ra quyết định, nhưng nó là kỹ năng cần thiết để đưa ra quyết định.

Ảnh hưởng

Không phải lúc nào bạn cũng có quyền kiểm soát trực tiếp tất cả mọi người và quy trình, nhưng bạn vẫn cần đạt được mục tiêu của mình.

Vì vậy, để thực hiện một chiến lược trong công ty bạn phải làm việc với nhiều người khác nhau. Đây là lúc người quản lý nên tập trung vào sự hợp tác và đạt được sự chấp nhận các mục tiêu.

Thật không may, bạn cũng có khả năng phải đối mặt với chính trị nội bộ. Đôi khi mọi người chỉ chặn tiến trình.

Điều rất quan trọng là có thể ảnh hưởng tích cực đến đồng nghiệp và khiến họ mua vào các mục tiêu để thực hiện chiến lược. Điều này không xảy ra một cách tự động, vì vậy các kỹ năng tạo ảnh hưởng và tác động phải được phát triển.

Trí tuệ cảm xúc

Đối với mỗi con người, sự ổn định về mặt cảm xúc là điều cần thiết, nhưng đối với một nhà quản lý thì điều đó còn vượt xa hơn nhiều. Trí tuệ cảm xúc về cơ bản có nghĩa là khả năng tự xử lý các tình huống.

Nó bao gồm những thứ như nhận thức bản thân, quản lý mối quan hệ và quản lý căng thẳng, …

Không quan trọng bạn là người có năng lực như thế nào, nhưng nếu bạn liên tục thất bại trong công việc do mất người thân gần đây, mọi người có thể ngừng xem xét bạn để được tư vấn và ra quyết định.

Do đó, người quản lý nên luôn giữ cảm xúc của mình trong một môi trường chuyên nghiệp và không để ý kiến của mình bị vẩn đục.

Chỉ đạo và giám sát

Dẫn đầu là phần bạn phải chịu trách nhiệm và chỉ dẫn mọi người phải làm gì, ra lệnh và đưa ra quyết định. Ai đó phải làm điều đó, và ai đó phải là người quản lý.