QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH: CHỨC NĂNG VÀ QUY TRÌNH - DUDAS - 2026

Các quản lý hành chính là tập hợp các hình thức, hành động và cơ chế cho phép các sử dụng nguồn nhân lực tài chính của một công ty và các vật liệu để đạt được mục tiêu. Nó dựa trên bốn nguyên tắc cơ bản; thứ tự là đầu tiên, theo mỗi công nhân phải chiếm vị trí mà anh ta được đào tạo.

Thiếu trật tự dẫn đến công việc kém hiệu quả và sử dụng sai nguồn lực. Nguyên tắc thứ hai là kỷ luật; trong quản lý hành chính, kỷ luật là một khía cạnh quan trọng, vì tất cả các quy tắc và quy định phải được tuân thủ và tôn trọng.

Nguyên tắc thứ ba là sự thống nhất của mệnh lệnh. Nhân viên phải biết anh ta báo cáo công việc của mình cho ai và anh ta sẽ nhận lệnh từ ai, để tránh những thông báo sai lầm làm tổn hại đến chất lượng công việc. Cuối cùng, khuyến khích và đánh giá cao sự chủ động trong đội ngũ nhân viên là rất quan trọng để tạo động lực; Điều này sẽ có tác động tích cực đến môi trường làm việc và việc đạt được các mục tiêu.

Quản lý hành chính là điều cần thiết đối với tổ chức, vì nó tạo thành cơ sở để thực hiện các nhiệm vụ riêng của nhóm, đồng thời hình thành một mạng lưới nhằm đáp ứng các mục tiêu kinh doanh.

Đặc trưng

Hiệu suất của các quy trình quản lý

Các quá trình quản lý phải được thực hiện đúng cách để việc thực hiện có hiệu quả trong từng chức năng quản trị.

Chúng phải bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát, tất cả đều quay vòng dựa trên việc hoàn thành các mục tiêu.

Tuyển dụng

Nó đề cập đến việc lựa chọn, đào tạo, bố trí và đãi ngộ nhân sự. Việc đạt được các mục tiêu của tổ chức phụ thuộc vào việc có được những nhân sự phù hợp, mà sự quan tâm đến việc đáp ứng các nhu cầu của nhân viên phải được duy trì và đồng thời phải trung thành với tổ chức.

Bảo vệ tài sản

Tài sản của một tổ chức phải được bảo vệ khỏi bị lạm dụng, mất mát hoặc hư hỏng do trộm cắp, hỏa hoạn hoặc bất kỳ phương tiện nào khác.

Vì lý do này, cần phải duy trì hồ sơ đầy đủ đối với từng loại tài sản, cho nhân viên chịu trách nhiệm sử dụng đúng cách và bảo vệ chúng.

Quan hệ công chúng

Một trong những chức năng quan trọng của quản lý hành chính là thiết lập và duy trì các đường dây liên lạc khác nhau giữa tổ chức và công chúng có liên quan (khách hàng, cổ đông, nhân viên, nhà cung cấp, người tiêu dùng).

Thiết lập trình tự công việc

Để thực hiện công việc hành chính ổn định và không bị gián đoạn, cần phát triển các hệ thống và thủ tục thường xuyên được xác định. Điều này được thúc đẩy bởi bản chất của sự phụ thuộc lẫn nhau và mối quan hệ qua lại giữa các nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận.

Mua tài sản cố định

Trong mỗi bộ phận cần có đủ tài sản cố định để có hiệu quả kinh tế và hiệu quả kinh tế của công việc được thực hiện ở đó. Do đó, phải tuân theo một quy trình chuẩn trong việc lựa chọn và mua từng loại TSCĐ cần thiết.

Một khía cạnh quan trọng là thực hiện việc phát hiện và đánh giá nhu cầu thực sự của tài sản, do đó tránh được những chi phí không cần thiết ảnh hưởng đến tài chính của công ty.

Thiết kế và điều khiển hình dạng

Vì công việc hành chính có những đặc thù nên các biểu mẫu sử dụng phải được thiết kế để cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết.

Nhiệm vụ của chính quyền là thiết kế các biểu mẫu này và cố gắng tiêu chuẩn hóa việc sử dụng chúng, nhằm giảm chi phí.

Mua văn phòng phẩm và đồ dùng văn phòng

Các bài báo này phải bao gồm các nhu cầu của người sử dụng, vì chúng sẽ ảnh hưởng đến việc thực hiện có hệ thống và nhanh chóng công việc được thực hiện.

Do đó, điều quan trọng là phải đảm bảo tiêu chuẩn hóa, lựa chọn và mua các đầu vào này, cũng như phân phối chúng cho các bộ phận khác, khi cần thiết.

Quy trình quản lý hành chính

Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là nền tảng của quá trình này, vì các hành động tiếp theo sẽ bắt nguồn từ đó. Để thực hiện một quy trình hiệu quả, cần phải xem xét những điều sau:

- Có mục tiêu rõ ràng.

- Nghiên cứu môi trường mà công việc sẽ được thực hiện.

- Xác định và phân công các nhiệm vụ sẽ giúp đạt được các mục tiêu.

- Thực hiện một kế hoạch toàn diện về thành tích, trong đó các yếu tố sáng tạo giúp thực hiện công việc một cách hiệu quả được đề cao.

- Xác định các chính sách, phương pháp và thủ tục cần thiết cho việc thực hiện công việc.

- Tạo hệ thống cảnh báo cho phép dự đoán các hành động chống lại các vấn đề trong tương lai.

- Thường xuyên cập nhật các kế hoạch, xem xét kết quả của các biện pháp kiểm soát được thực hiện đối với chúng.

Cơ quan

Để thành công, tất cả các nguồn lực con người, tài chính và vật lực liên quan đến công việc được thực hiện phải được phối hợp.

Điều này liên quan đến việc thiết lập một bộ quy tắc và phân công nhiệm vụ mà những người liên quan phải tuân thủ nghiêm ngặt. Một số hoạt động này là:

- Phân chia công việc xem xét các đơn vị vận hành.

- Phân nhóm nhiệm vụ theo các công việc.

- Cơ cấu các đơn vị vận hành với tiêu chí khả năng quản lý và sự quan tâm của công việc.

- Lựa chọn nhân sự có kỹ năng cần thiết cho một công việc nhất định.

- Thiết lập các điều chỉnh trong các hoạt động đã thực hiện, dựa trên những gì kết quả kiểm soát của họ cho thấy.

Hướng dẫn hoặc thực hiện

Để tuân thủ các chiến lược đã hoạch định và có tổ chức, cần phải thực hiện các hành động khởi đầu và mang lại cho chúng tính liên tục.

Trong số các biện pháp này là các biện pháp chỉ đạo hoạt động và thúc đẩy sự phát triển của nhân viên tại nơi làm việc và cá nhân, để động lực này được chuyển thành việc đạt được hiệu quả của mục tiêu. Các chiến lược này có thể là:

- Hướng dẫn và khuyến khích nhóm đạt được mục tiêu.

- Thiết lập giao tiếp trực tiếp, cởi mở và minh bạch với từng người có liên quan, trực tiếp hoặc gián tiếp, tại nơi làm việc.

- Phát triển tiềm năng của từng thành viên.

- Tạo động lực cho những nhân viên nổi bật trong một số tiêu chí được thiết lập trước, chẳng hạn như khả năng sáng tạo, tốc độ hoàn thành, trong số những tiêu chí khác.

- Thiết lập các cơ chế để đánh giá liên tục quá trình thực hiện, để điều chỉnh các hành động nếu được yêu cầu.

Điều khiển

Điều quan trọng là thực hiện các chiến lược để xác minh rằng những gì được lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện đang tiến triển một cách thỏa đáng và hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu.

Điều này sẽ giúp bạn có thể đưa ra quyết định thay thế các hoạt động hoặc định hướng lại quy trình, cho phép nó được tối ưu hóa. Đây có thể là một số hành động cần tuân theo:

- So sánh kết quả với kế hoạch chung của công ty.

- Đánh giá sản phẩm của công việc, dựa trên các tiêu chuẩn thực hiện của nó.

- Công khai các phương tiện được sử dụng trong các phép đo.

- Truyền đạt các đề xuất cho nhân viên có trách nhiệm, để sửa chữa các hành động cần thiết.

Người giới thiệu

1. Các vấn đề tiền bạc (2018). Chức năng Quản lý Hành chính của Văn phòng Hiện đại. Học tài khoản. Lấy từ: accountlearning.com.
2. Hướng dẫn MBA của tôi (2018). Chức năng Hành chính hoặc Quản lý của Văn phòng. Lấy từ: mymbaguide.com.
3. Managers-Net (2018). Quản lý hành chính. Lấy từ: manager-net.com.
4. ABCM (2018). Tìm hiểu tầm quan trọng của quản lý hành chính đối với doanh nghiệp. Lấy từ: myabcm.com.
5. Van Vliet (2011). Năm chức năng của quản lý (Fayol). Công cụ. Lấy từ: toolshero.com.