KIỂM KÊ NGUỒN NHÂN LỰC: CÁC YẾU TỐ VÀ VÍ DỤ - DUDAS - 2025

Bản kiểm kê nguồn nhân lực là bản ghi chép chi tiết các thông tin cơ bản của nhân sự làm việc trong một tổ chức. Điều này giúp công ty biết được tiềm năng con người mà công ty có, do đó cho phép công ty đưa ra các quyết định cho phép sử dụng hiệu quả các nguồn lực đó.

Trong thời hiện đại, hàng tồn kho này đã trở thành một công cụ rất quan trọng, vì nó cung cấp một cách có hệ thống dữ liệu về kiến ​​thức và kỹ năng của nhân viên. Điều này sẽ được coi là cơ sở để đào tạo, thăng chức hoặc có thể mở ra các công việc mới.

Vì những lý do này, ưu tiên hàng đầu là nguồn nhân lực giữ cho thông tin được cập nhật để đảm bảo rằng dữ liệu trong đó có liên quan và hữu ích. Trong một công ty, vốn quan trọng nhất là người lao động, hoạt động và sự phát triển của nó phần lớn phụ thuộc vào họ.

Với nguồn nhân lực dồi dào, công ty sẽ nâng cao năng lực và khả năng của người lao động, hướng tới mục tiêu thành công.

Các yếu tố của kiểm kê nguồn nhân lực

Việc thực hiện kiểm kê không theo tiêu chuẩn nguồn nhân lực trong công ty rất tiện lợi. Lý tưởng là thiết kế nhạc cụ của riêng bạn, có thể cung cấp thông tin mà công ty cần. Đây là một số mặt hàng mà khoảng không quảng cáo này chứa:

Dữ liệu chung

Họ làm cho nó có thể có thông tin cá nhân và gia đình liên quan đến người lao động, điều này sẽ cho phép tầm nhìn toàn cầu về người lao động trong những khía cạnh này. Phần tử này được chia thành hai phần:

Thông tin cá nhân

Dữ liệu trong phần này tạo nên nhận dạng của người lao động, chẳng hạn như số nhận dạng, họ tên của người lao động, nơi ở và ngày sinh, tuổi, quốc tịch, giới tính, tình trạng hôn nhân, địa chỉ nhà, điện thoại phòng và điện thoại di động.

Thông tin gia đình

Phần này bao gồm dữ liệu về các thành viên gia đình trực tiếp của người lao động. Ví dụ, họ tên cha, mẹ, tuổi cha mẹ, họ tên vợ, chồng, tuổi vợ, chồng, số con, họ tên con, ngày tháng năm sinh, tuổi con.

Kinh nghiệm làm việc

Lịch sử việc làm của người lao động là quan trọng hàng đầu. Với thông tin này, bạn có thể xây dựng một hồ sơ về sự phát triển công việc của họ.

Tất cả các công ty nơi bạn đã làm việc nên được liệt kê, bắt đầu bằng công ty gần đây nhất. Đối với mỗi công ty, bạn phải chỉ ra:

- Tên công ty.

- Điện thoại và địa chỉ.

- Ngày nhập và ngày xuất viện.

- Các chức vụ được giữ và các chức năng đã thực hiện

- Tên và chức vụ của sếp trực tiếp cuối cùng.

- Lý do xuất cảnh.

Dữ liệu sức khỏe

Nó bao gồm một báo cáo chi tiết và các bộ sưu tập của nó trong đó tình trạng sức khỏe toàn diện của người lao động được phản ánh, chẳng hạn như:

- Kiểm tra y tế và phòng thí nghiệm được thực hiện trước khi tuyển dụng.

- Khám sức khỏe trước và sau kỳ nghỉ.

- Dị ứng.

- Hạn chế về thể chất để làm một số loại công việc.

Kỹ năng và khả năng

Ở đây, tất cả các kỹ năng và khả năng mà người lao động sở hữu sẽ được phản ánh, cho dù chúng có liên quan trực tiếp đến vị trí mà người lao động đó đảm nhận trong tổ chức hay không. Điểm mạnh và điểm yếu của họ cũng được liệt kê.

Đào tạo học thuật

Nó đề cập đến tất cả các thông tin liên quan đến trình độ học vấn của nhân viên.

- Giáo dục cơ bản.

- Giáo dục đại học.

- Học sau đại học (chuyên ngành, thạc sĩ, tiến sĩ).

- Các khóa học và hội thảo được tổ chức.

- Trình độ ngoại ngữ.

- Các kinh nghiệm ngoại khóa khác (xuất bản các tác phẩm, ghi nhận từ các cơ quan nhà nước hoặc tư nhân).

Hiệu suất công việc trong công ty

Yếu tố này bao gồm kết quả của tất cả các đánh giá về hiệu suất thực hiện công việc của họ được áp dụng cho người lao động ở từng vị trí mà họ đã đảm nhiệm trong công ty.

Đánh giá

Hiểu thông tin được cung cấp bởi các bài kiểm tra trình độ, logic và tính cách tạo nên những đánh giá này.

Nó được thực hiện như thế nào?

Dữ liệu có thể được ghi lại và lưu trữ theo hai cách: thủ công hoặc kỹ thuật số. Cả hai đều đưa ra những khía cạnh tích cực và tiêu cực đối với hàng tồn kho, và việc sử dụng nó sẽ phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm của cơ cấu tổ chức.

Tốt nhất, hãy thu thập và lưu trữ thông tin kiểm kê nhân sự với sự kết hợp của những thông tin tốt nhất của từng loại.

Để chuẩn bị một bản kiểm kê nguồn nhân lực, phải tuân theo một loạt các bước, được trình bày chi tiết dưới đây.

Gặp gỡ nhân viên

Biết đội ngũ nhân viên là điều quan trọng hàng đầu. Sẽ là lý tưởng nếu có thể xác định loại hình giao tiếp (bằng miệng hoặc bằng văn bản) là thế mạnh của người lao động, vì điều này sẽ giúp xác định công cụ lý tưởng để thu thập thông tin.

Nếu một bảng câu hỏi được áp dụng cho một người có biểu hiện khó viết hoặc một cuộc phỏng vấn cho một người cực kỳ rụt rè, kết quả sẽ không hoàn toàn đáng tin cậy.

Tất cả các thông tin có trong kho nhân lực phải đi kèm với các biện pháp hỗ trợ và phòng ngừa tương ứng cho phép đảm bảo thông tin đã nêu.

Cuộc phỏng vấn trước khi áp dụng công cụ là chìa khóa để tạo ra một môi trường thoải mái, nơi hoạt động có thể diễn ra và đồng thời, thu được thông tin cho phép lựa chọn công cụ để thu thập thông tin cần thiết.

Thu thập thông tin

Các công cụ sau có thể được sử dụng để thu thập dữ liệu:

Phỏng vấn cá nhân

Nó bao gồm việc thu thập thông tin bằng các câu hỏi đã có cấu trúc. Tại đây, giao tiếp trực tiếp với nhân viên được thiết lập, có thể được sử dụng để quan sát các khía cạnh khác của nhân viên, bao gồm cả ngôn ngữ không lời.

Bảng câu hỏi

Chúng là một tập hợp các câu hỏi nhằm thu thập dữ liệu cần thiết để thực hiện kiểm kê nguồn nhân lực.

Trong trường hợp cụ thể này, bảng câu hỏi loại mở phù hợp hơn bảng câu hỏi loại đóng hoặc nhiều lựa chọn, vì do đó người lao động có thể tự do trả lời các câu hỏi.

Quan sát trực tiếp

Kỹ thuật này rất hữu ích vì nó cho phép chúng ta nhìn thấy hành vi của người lao động trong các tình huống công việc hàng ngày, có thể xác định các khía cạnh như quản lý xung đột, loại giao tiếp được sử dụng, lãnh đạo và các giá trị.

Ý kiến ​​chuyên gia

Một ví dụ trung thực về kiểu quan sát này bao gồm các đánh giá được thực hiện cho nhân viên về hiệu suất của anh ta ở vị trí đó. Trong đó, nhận định của chuyên gia là cơ sở quan trọng để có thể có những thăng tiến nội bộ.

Đánh giá thông tin

Dữ liệu được tìm thấy trong hàng tồn kho có giá trị lớn khi đưa ra đánh giá về người lao động.

Từ việc giải thích chính xác các dữ liệu này có thể thu được phản ánh cả nhu cầu đào tạo nhân viên và ý tưởng cho các chiến lược phát triển xuất sắc của công ty.

Thí dụ

Dưới đây là các ví dụ về các biểu mẫu và hệ thống tự động cần thiết để lập bảng kiểm kê nguồn nhân lực.

Người giới thiệu

1. Mbaskool (2018). Kiểm kê nguồn nhân lực. Lấy từ: mbaskool.com.
2. Wisenepali (2018). Tầm quan trọng của Hệ thống Thông tin Nhân sự, Kiểm kê Nhân sự. Lấy từ: Wisdomnepali.com.
3. Đổi mới quản lý (2008). Nhân sự: Kiến thức cơ bản về tuyển dụng. Lấy từ: managementinnovations.wordpress.com.
4. Xã hội quản lý nguồn nhân lực (2016). Lập kế hoạch chiến lược: Làm thế nào để có thể sử dụng một kho kỹ năng để lập kế hoạch nhân sự chiến lược? Lấy từ: shrm.org
5. Joseph MacCafferty (2005). Một hành trang của con người. Lấy từ: cfo.com.