KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ: ĐẶC ĐIỂM, ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM - DUDAS - 2025

Hệ thống kiểm kê định kỳ là một phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho để ghi vào các báo cáo tài chính, trong đó việc đếm hàng tồn kho thực tế được thực hiện tại các khoảng thời gian cụ thể. Đặc điểm của phương pháp kế toán này là lấy hàng tồn kho đầu kỳ.

Sau đó, nó cộng các giao dịch mua hàng tồn kho mới được thực hiện trong khoảng thời gian đó và trừ đi hàng tồn kho cuối kỳ, để tính được giá vốn của hàng hóa đã bán. Hệ thống kiểm kê định kỳ sẽ chỉ cập nhật số dư hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ cái khi thực hiện kiểm kê thực tế.

Thời điểm duy nhất hệ thống kiểm kê định kỳ thực sự được cập nhật là vào cuối kỳ kế toán. Mặc dù một hệ thống định kỳ giúp tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu, nhưng nó thực sự có thể khiến doanh nghiệp mất tiền.

Vì việc đếm hàng tồn kho thực tế tốn nhiều thời gian nên rất ít công ty thực hiện chúng nhiều hơn một lần một quý hoặc một năm. Trong khi đó, tài khoản hàng tồn kho trong hệ thống kế toán sẽ tiếp tục hiển thị giá vốn hàng tồn kho đã được đăng kể từ lần kiểm kê thực tế gần đây nhất.

nét đặc trưng

Trong hệ thống kiểm kê định kỳ, tài khoản hàng tồn kho của hệ thống không được cập nhật theo từng lần mua và từng lần bán. Tất cả các giao dịch mua được thực hiện giữa các lần kiểm kê thực tế đều được đăng lên tài khoản mua hàng.

Khi thực hiện đếm hàng tồn kho thực tế, số dư trong tài khoản mua hàng được chuyển sang tài khoản hàng tồn kho, do đó, số dư này sẽ được điều chỉnh để phù hợp với chi phí hàng tồn kho cuối kỳ.

Cuối kỳ, tổng số trong tài khoản thu mua được cộng vào số dư hàng tồn kho đầu kỳ để tính giá thành sản phẩm sẵn có để bán.

Hàng tồn kho cuối kỳ được xác định vào cuối kỳ bằng cách sử dụng phương pháp đếm thực tế và được trừ vào giá vốn của sản phẩm sẵn có để bán để tính giá vốn hàng bán.

Theo hệ thống kiểm kê định kỳ, một công ty sẽ không biết mức tồn kho của mình hoặc chi phí của hàng hóa đã bán cho đến khi quá trình đếm thực tế hoàn tất.

Sự khác biệt giữa hàng tồn kho định kỳ và hàng tồn kho vĩnh viễn

Sau đây là những điểm khác biệt chính giữa hệ thống kiểm kê định kỳ và vĩnh viễn:

- Trong cả hai hệ thống, tài khoản hàng tồn kho và tài khoản giá vốn hàng bán đều được sử dụng, nhưng trong hệ thống kiểm kê vĩnh viễn chúng được cập nhật liên tục trong kỳ, trong khi ở hệ thống kiểm kê định kỳ chúng chỉ được cập nhật vào cuối kỳ.

- Tài khoản mua hàng trả lại chỉ được sử dụng trong hệ thống kiểm kê định kỳ và được cập nhật liên tục. Trong hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, các khoản mua hàng được tính trực tiếp vào tài khoản hàng tồn kho và các khoản trả lại hàng mua được ghi có trực tiếp vào tài khoản hàng tồn kho.

- Giao dịch bán được ghi nhận thông qua hai bút toán trên hệ thống sổ nhật ký vĩnh viễn. Một trong số này ghi lại giá trị của việc bán hàng tồn kho, trong khi cái kia ghi lại giá vốn của hàng hóa đã bán. Trong hệ thống kiểm kê định kỳ, chỉ có một mục nhập được thực hiện: bán hàng tồn kho.

- Hồ sơ khóa sổ chỉ được yêu cầu trong hệ thống kiểm kê định kỳ để cập nhật hàng tồn kho và giá vốn hàng bán. Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn không yêu cầu đóng hồ sơ cho tài khoản hàng tồn kho.

Lợi thế

- Hệ thống kiểm kê định kỳ hữu ích nhất cho các doanh nghiệp nhỏ duy trì lượng hàng tồn kho tối thiểu; Các công ty này thấy dễ dàng hoàn thành việc kiểm kê thực tế. Cũng dễ dàng ước tính giá vốn của hàng hóa đã bán giữa kỳ.

- Không bắt buộc phải có hệ thống tự động để ghi dữ liệu. Hàng tồn kho có thể được thực hiện theo cách thủ công, tiết kiệm chi phí của hệ thống và thời gian để ghi chép liên tục các chuyển động của hàng tồn kho.

Nhược điểm

- Vấn đề chính của hệ thống tuần hoàn là nó không cung cấp dữ liệu thời gian thực cho người quản lý. Bạn luôn làm việc với dữ liệu cũ từ lần cập nhật cuối cùng được thực hiện.

- Không cung cấp bất kỳ thông tin nào về giá vốn của hàng hóa đã bán hoặc số dư hàng tồn kho cuối kỳ trong giai đoạn giữa kỳ, cho đến khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho thực tế.

- Việc đếm vật lý tốn nhiều thời gian và có thể tạo ra các số cũ, ít hữu ích hơn cho việc quản lý.

- Nói chung hệ thống là thủ công và dễ xảy ra lỗi do con người. Dữ liệu có thể được đặt sai vị trí hoặc bị mất.

- Hàng tồn kho dư thừa và thiếu hụt ẩn trong giá vốn hàng bán. Không có hồ sơ kế toán nào có sẵn để so sánh với số lượng hàng tồn kho thực tế.

- Giá vốn của hàng hóa đã bán phải được ước tính trong thời gian giữa kỳ, điều này có khả năng dẫn đến sự điều chỉnh đáng kể so với giá thành thực tế của sản phẩm mỗi khi hoàn thành việc kiểm kê thực tế.

- Không có cách nào để điều chỉnh hàng tồn kho lỗi thời hoặc tổn thất do sản phẩm bị lỗi trong thời gian giữa kỳ, do đó, đối với những vấn đề này, có xu hướng điều chỉnh đáng kể (và tốn kém) khi việc kiểm kê hàng tồn kho thực tế cuối cùng đã hoàn thành.

- Đây không phải là một hệ thống phù hợp cho các công ty lớn có đầu tư lớn vào hàng tồn kho, do có mức độ không chính xác cao vào bất kỳ thời điểm nào (trừ ngày hệ thống được cập nhật số lượng hàng tồn kho thực tế cuối cùng).

Ví dụ

Cách tính giá vốn của hàng hóa đã bán theo hệ thống kiểm kê định kỳ là:

Giá thành sản phẩm có sẵn để bán = tồn kho ban đầu + mua hàng

Giá vốn hàng bán = giá vốn của sản phẩm sẵn có để bán - hàng tồn kho cuối kỳ.

ví dụ 1

Tập đoàn Milagro có số lượng tồn kho ban đầu là 100.000 đô la và đã thanh toán 170.000 đô la khi mua hàng. Số lượng hàng tồn kho thực tế của bạn cho thấy chi phí hàng tồn kho cuối kỳ là 80.000 đô la. Do đó, cách tính giá vốn hàng hóa đã bán của bạn là:

100.000 đô la hàng tồn kho ban đầu + 170.000 đô la mua hàng - 80.000 đô la hàng tồn kho cuối kỳ

= $ 190,000 giá vốn hàng hóa đã bán

Ví dụ 2

Thông tin sau liên quan đến Công ty Tumleh, một nhà bán lẻ thời trang quy mô lớn:

Số dư hàng tồn kho tại thời điểm ngày 1 tháng 1 năm 2017: 600.000 đô la

Các giao dịch mua được thực hiện trong năm 2017: 1.200.000 đô la

Số dư hàng tồn kho đến ngày 31 tháng 12 năm 2017: 500.000 USD

Cần phải tính giá vốn của hàng hóa đã bán cho năm 2017. Giả định rằng công ty sử dụng hệ thống kiểm kê định kỳ.

Giá vốn hàng bán = tồn kho ban đầu + mua hàng - đóng kho

= 600.000 USD + 1.200.000 - 500.000 USD

= $ 1,300,000

Người giới thiệu

1. Steven Bragg (2017). Hệ thống kiểm kê định kỳ. Công cụ kế toán. Lấy từ: Accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Kiểm kê định kỳ. Lấy từ: investmentopedia.com.
3. Kế toán Quản lý (2018). Hệ thống kiểm kê định kỳ. Lấy từ: Accountingformanagement.org.
4. Jan Irfanullah (2013). Hệ thống kiểm kê định kỳ vs vĩnh viễn. Kế toán giải thích. Lấy từ: Accountingexplained.com.
5. Khóa học kế toán của tôi (2018). Hệ thống Kiểm kê Định kỳ là gì? Lấy từ: myaccountingcourse.com.