11 NGUYÊN TẮC CHÍNH CỦA KIỂM SOÁT HÀNH CHÍNH - DUDAS - 2026

Các nguyên tắc kiểm soát hành chính là các quy tắc chung cần tuân thủ trong quá trình phân tích xem các hành động có được thực hiện theo kế hoạch hay không và thực hiện các biện pháp khắc phục cần thiết để xác nhận kế hoạch.

Quản lý có nghĩa là cố gắng sử dụng tốt nhất các nguồn lực sẵn có để đạt được mục tiêu kinh doanh. Do đó, quản trị bao gồm tất cả các hoạt động của công ty.

Kiểm soát hành chính là một tập hợp các thủ tục cần thiết cho hiệu quả kinh tế và hành chính. Là một bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức, mục tiêu của nó là đảm bảo việc thực hiện đầy đủ và kịp thời các chính sách và kế hoạch của ban lãnh đạo.

Một số ví dụ về kiểm soát hành chính bao gồm thay đổi thủ tục, đào tạo nhân viên và lắp đặt các dấu hiệu cảnh báo.

Các nguyên tắc cơ bản của kiểm soát hành chính có thể được nhóm thành mười một loại, phản ánh mục đích và bản chất, cấu trúc và quy trình của nó. Các nguyên tắc kiểm soát hành chính này được trình bày chi tiết dưới đây.

Các nguyên tắc cơ bản của kiểm soát hành chính

Nguyên tắc đảm bảo mục tiêu

Mục tiêu cơ bản của kiểm soát hành chính là việc đạt được các mục tiêu. Điều này được thực hiện bằng cách phát hiện các sai sót trong các kế hoạch.

Các sai lệch tiềm ẩn hoặc thực tế so với kế hoạch phải được phát hiện đầy đủ để cho phép hành động sửa chữa hiệu quả.

Kiểm soát nguyên tắc hiệu quả

Hệ thống kiểm soát hành chính phải phát hiện và làm nổi bật các nguyên nhân gây ra sai lệch so với kế hoạch với chi phí thấp nhất có thể.

Nguyên tắc hiệu quả là đặc biệt quan trọng trong kiểm soát, bởi vì các kỹ thuật có xu hướng đắt tiền và cồng kềnh.

Người quản lý có thể quá mải mê kiểm soát đến mức có thể chi nhiều hơn mức cần thiết để phát hiện ra sự sai lệch. Các biện pháp kiểm soát can thiệp nghiêm trọng vào quyền hạn của cấp dưới hoặc động cơ của những người thực hiện kế hoạch là không hiệu quả.

Kiểm soát nguyên tắc trách nhiệm

Trách nhiệm chính về việc thực hiện quyền kiểm soát thuộc về người quản lý chịu trách nhiệm thực hiện các kế hoạch. Trách nhiệm của nó không thể bị bãi bỏ hoặc hủy bỏ mà không thay đổi cấu trúc của tổ chức.

Trách nhiệm kiểm soát phải được giao cho những người cụ thể ở từng giai đoạn của hoạt động.

Nguyên tắc đơn giản này làm rõ vai trò hiếm khi được hiểu của bộ điều khiển và đơn vị điều khiển.

Các cơ quan này hoạt động như một dịch vụ cung cấp thông tin kiểm soát. Tuy nhiên, họ không thể thực hiện quyền kiểm soát trừ khi được trao quyền quản lý và chịu trách nhiệm về những việc được kiểm soát.

Nguyên tắc phòng ngừa

Kiểm soát, giống như lập kế hoạch, phải hướng tới tương lai và phòng ngừa. Nguyên tắc này thường bị bỏ qua, một phần lớn là do việc kiểm soát dựa nhiều hơn vào dữ liệu thống kê và kế toán, hơn là vào các dự báo và dự đoán.

Mặc dù các dự báo không chính xác, chúng tốt hơn các ghi chép lịch sử. Lý tưởng nhất là hệ thống kiểm soát phải cung cấp phản hồi tức thì để sửa chữa những sai lệch so với hiệu suất mong muốn ngay khi chúng xảy ra.

Nếu điều này không thể thực hiện được, việc kiểm soát phải dựa trên các dự báo, để lường trước những sai lệch theo thời gian. Cần chú ý nhiều hơn đến việc ngăn ngừa các thiếu sót hơn là khắc phục chúng sau khi chúng xảy ra.

Ví dụ, dự báo tiền mặt giúp duy trì hoạt động kinh doanh bằng cách dự đoán và ngăn ngừa tình trạng thiếu tiền mặt.

Nguyên tắc điều khiển trực tiếp

Phần lớn các điều khiển được sử dụng ngày nay dựa trên thực tế là con người mắc lỗi. Chúng thường được sử dụng như kiểm tra gián tiếp để phát hiện sai sót, thường là sau khi thực tế.

Khi có thể, nên sử dụng các biện pháp kiểm soát trực tiếp nhằm ngăn ngừa lỗi. Nâng cao chất lượng của các nhà quản lý có thể giảm thiểu nhu cầu kiểm soát gián tiếp. Các nhà quản lý chất lượng cao mắc rất ít sai lầm và thực hiện tất cả các chức năng của mình với lợi thế tốt nhất.

Nguyên tắc phản ánh kế hoạch

Kiểm soát là nhiệm vụ đảm bảo rằng các kế hoạch được thực hiện một cách hiệu quả. Do đó, kỹ thuật kiểm soát phải phản ánh bản chất và cấu trúc cụ thể của các kế hoạch.

Các kế hoạch của tổ chức càng rõ ràng và toàn diện và càng có nhiều biện pháp kiểm soát được thiết kế để phản ánh các kế hoạch này, thì các biện pháp kiểm soát sẽ càng hiệu quả hơn trong việc đáp ứng các nhu cầu.

Ví dụ, kiểm soát chi phí phải dựa trên chi phí kế hoạch của một loại xác định và cụ thể.

Kim tự tháp Pri ncipio

Dữ liệu phản hồi trước tiên phải được báo cáo ở dưới cùng của kim tự tháp; nghĩa là đối với những người giám sát và thậm chí với những nhân viên vận hành ở cấp thấp nhất.

Điều này sẽ mang lại cho nhân viên cơ hội kiểm soát tình huống của chính họ, cũng như đẩy nhanh các hành động khắc phục.

Nguyên tắc phù hợp của tổ chức

Hệ thống kiểm soát hành chính phù hợp với lĩnh vực của quyền hành chính và phải phản ánh cấu trúc của tổ chức.

Khi hệ thống kiểm soát hành chính được điều chỉnh phù hợp với cấu trúc của tổ chức, hệ thống kiểm soát hành chính sẽ xác định trách nhiệm của hành động và tạo điều kiện để điều chỉnh sự sai lệch của các kế hoạch.

Tương tự, thông tin để đánh giá hiệu suất so với các kế hoạch phải được điều chỉnh cho phù hợp với vị trí của người quản lý sẽ sử dụng nó. Nói cách khác, tất cả các số liệu và báo cáo được sử dụng cho mục đích kiểm soát phải là điều kiện của tổ chức.

Nguyên tắc về tính cá nhân của các kiểm soát

Các biện pháp kiểm soát trở nên hiệu quả khi chúng phù hợp với vị trí, trách nhiệm hoạt động, năng lực và nhu cầu của cá nhân liên quan.

Phạm vi và thông tin chi tiết được yêu cầu khác nhau tùy theo cấp độ và chức năng của quản lý.

Tương tự, các nhà quản lý khác nhau thích các hình thức và đơn vị báo cáo thông tin khác nhau. Do đó, các kiểm soát phải đáp ứng các yêu cầu riêng của từng nhà quản lý.

Nguyên tắc kiểm soát điểm tới hạn

Tất cả các hoạt động đều có một số điểm dễ bị tổn thương hoặc quan trọng. Chính những điều này gây ra nhiều vấn đề nhất và dẫn đến sai lệch lớn.

Một nhà quản lý, trong khi thực hiện quyền kiểm soát, phải tập trung vào các yếu tố quan trọng để đánh giá hoạt động.

Sẽ là không cần thiết và không kinh tế đối với một nhà quản lý để xác minh mọi chi tiết của hiệu suất. Do đó, bạn phải tập trung sự chú ý vào các điểm hiệu suất quan trọng.

Nguyên tắc hành động

Việc kiểm soát trở nên lãng phí thời gian nếu không thực hiện hành động sửa chữa. Các hành động khắc phục có thể bao gồm việc xem xét lại kế hoạch, tổ chức lại, thay thế hoặc đào tạo cấp dưới, động lực của nhân viên, v.v.

Việc kiểm soát chỉ được chứng minh khi những sai lệch so với kế hoạch được chỉ ra được sửa chữa thông qua việc lập kế hoạch, tổ chức, biên chế và chỉ đạo phù hợp.

Người giới thiệu

1. Cơ sở kiến ​​thức MBA (2018). Nguyên tắc Kiểm soát Quản lý. Lấy từ: mbaknol.com.
2. Từ điển Doanh nghiệp (2018). Hệ thống kiểm soát hành chính. Lấy từ: businessdictionary.com.
3. Wikiquote (2016). Nguyên tắc quản trị. Lấy từ: en.wikiquote.org.
4. Arthita Banerjee (2018). 6 Nguyên tắc Kiểm soát quan trọng nhất trong quản lý. Bảo tồn các bài báo. Lấy từ: keeparticles.com.
5. Diksha (2018). Kiểm soát: Ý nghĩa, Bản chất và Nguyên tắc. Ý tưởng Quản lý Kinh doanh. Lấy từ: businessmanagementideas.com.