MỨC ĐỘ VẬN HÀNH, HOẠT ĐỘNG HOẶC KỸ THUẬT - DUDAS - 2025

Cấp hoạt động, vận hành hoặc kỹ thuật là bậc thấp nhất trong hệ thống phân cấp quản lý trong một tổ chức. Họ là những nhà quản lý cơ bản giám sát những nỗ lực của lực lượng lao động và những người thực hiện công việc vận hành trong một công ty.

Những người quản lý này trực tiếp giám sát nhân viên và có thể được gọi là người quản lý tuyến đầu, người giám sát, người điều hành hoặc trưởng nhóm.

Nguồn: pixabay.com

Các nhà quản lý vận hành chịu trách nhiệm về các hoạt động hàng ngày ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng bên ngoài của công ty. Điều này làm cho cấp quản lý hoạt động trở nên quan trọng đối với sự thành công của các mục tiêu chiến lược và cạnh tranh của tổ chức.

Cấp độ hoạt động thể hiện sự quản lý được thực hiện đối với những người làm công tác vận hành, vì nó đảm bảo tính kỷ luật và hiệu quả trong tổ chức.

Nhiệm vụ truyền cảm hứng và khuyến khích thuộc về các nhà quản lý vận hành, vì điều này sẽ củng cố lực lượng lao động. Họ cũng tổ chức các máy móc, công cụ và các vật liệu thiết yếu khác theo yêu cầu của nhân viên để hoàn thành công việc của họ.

Chiến lược cấp hoạt động

Chiến lược cấp hoạt động đề cập đến các phương tiện mà công ty sử dụng để đạt được các mục tiêu tổng thể. Bằng cách phát triển các chiến lược hoạt động, công ty có thể đánh giá và triển khai các hệ thống hiệu quả trong việc sử dụng các nguồn lực và nhân sự.

Nếu không có một chiến lược hoạt động ổn định, các công ty có thể không theo kịp với sự thay đổi của thị trường và do đó có thể bắt đầu thua các đối thủ cạnh tranh hiện đại hơn.

Một ví dụ về chiến lược phù hợp ở cấp độ hoạt động là khi Amazon bắt đầu sử dụng máy bay không người lái để giao hàng. Đó là một sự khác biệt so với cách tiếp cận truyền thống của nó là một cơ sở vật chất đi đôi với việc cung cấp vật chất.

Để có hiệu quả, tất cả các bộ phận của doanh nghiệp phải làm việc cùng nhau. Theo chiến lược cấp hoạt động, mỗi bộ phận phải đóng góp vào tuyên bố sứ mệnh và quản lý các chiến lược làm nền tảng cho chiến lược kinh doanh tổng thể.

Lập kế hoạch

Các nhà quản lý hoạt động báo cáo với quản lý cấp trung, tạo ra các mục tiêu và kế hoạch chiến thuật sẽ được hoàn thành trong vòng chưa đầy một năm.

Đổi lại, cấp hoạt động phải chuyển đổi các mục tiêu trung hạn của quản lý cấp trung thành các mục tiêu và kế hoạch ngắn hạn mà khi thực hiện sẽ dẫn đến việc đạt được các mục tiêu đó của quản lý cấp trung.

Các kế hoạch ở cấp độ hoạt động bao gồm các khoảng thời gian ngắn, chẳng hạn như một ngày, một tuần hoặc một tháng. Các kế hoạch liên quan đến công việc cá nhân của nhân viên, làm việc nhóm và các hoạt động của bộ phận.

Liên kết giữa quản lý cấp trung và lực lượng lao động

Cấp độ hoạt động đóng vai trò như một liên kết giữa người lao động và quản lý cấp trung. Nó không chỉ truyền các chỉ thị của quản lý cấp trung đến người lao động, mà còn là các đề xuất, khiếu nại, v.v. từ công nhân đến quản lý cấp trung.

Chức năng chính

Các nhà quản lý ở tất cả các cấp của một tổ chức phải thực hiện các chức năng nhất định, bao gồm lãnh đạo, tổ chức, kiểm soát và lập kế hoạch.

Lượng thời gian dành cho mỗi chức năng này khác nhau tùy theo cấp quản lý. Người quản lý ở cấp kỹ thuật thực hiện các chức năng chính sau:

- Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cho nhân viên vận hành để bao quát các hoạt động công việc.

- Duy trì và đảm bảo rằng công việc đáp ứng các tiêu chuẩn yêu cầu về chất lượng sản xuất trong tổ chức, chịu trách nhiệm về số lượng sản xuất.

- Là người hướng dẫn công nhân, hướng dẫn và chỉ đạo đầy đủ cho công nhân trong công việc hàng ngày.

- Giám sát công việc của công nhân, cũng như duy trì kỷ luật giữa họ.

- Áp dụng các biện pháp an ninh đầy đủ.

- Tổ chức đào tạo tại nơi làm việc, đào tạo và đánh giá nhân viên.

- Truyền đạt các mục tiêu, mục tiêu của công ty do cấp trên thiết lập.

- Đưa ra các báo cáo định kỳ của công nhân cho quản lý cấp trên.

Kiểm soát hoạt động

Nó ngụ ý kiểm soát các hoạt động và quy trình trong trung hạn, nhưng không phải đối với các chiến lược kinh doanh. Hệ thống kiểm soát hoạt động đảm bảo rằng các hoạt động phù hợp với kế hoạch đã thiết lập.

Quản lý cấp trung gian sử dụng các biện pháp kiểm soát hoạt động để đưa ra các quyết định trung hạn, thường là từ một đến hai năm.

Khi hiệu suất của người lao động không đáp ứng các tiêu chuẩn đã thiết lập, người quản lý kỹ thuật áp dụng các hành động khắc phục, có thể bao gồm đào tạo, kỷ luật, động viên hoặc chấm dứt hợp đồng.

Không giống như kiểm soát chiến lược, kiểm soát hoạt động tập trung nhiều hơn vào các nguồn thông tin nội bộ và ảnh hưởng đến các đơn vị hoặc khía cạnh nhỏ hơn của tổ chức, chẳng hạn như mức sản xuất hoặc sự lựa chọn của nhóm làm việc.

Sai sót trong kiểm soát hoạt động có thể có nghĩa là không hoàn thành dự án đúng hạn. Ví dụ: nếu nhân viên bán hàng không được đào tạo đúng hạn, doanh thu bán hàng có thể giảm xuống.

Vai trò của người quản lý hoạt động

Các nhà quản lý ở bất kỳ cấp nào cũng phải đóng vai trò giữa các cá nhân, cung cấp thông tin và ra quyết định trong một công ty.

Vai trò giữa các cá nhân

Đối với người quản lý ở cấp độ hoạt động, vai trò giữa các cá nhân được thực hiện chủ yếu thông qua lãnh đạo. Trong tất cả các cấp độ tổ chức, người giám sát kỹ thuật dành phần lớn thời gian của họ trong vai trò lãnh đạo.

Các nhà quản lý hoạt động phải có được cam kết của nhân viên đối với các mục tiêu và kế hoạch, đối với công việc cũng như các giá trị của toàn bộ công ty.

Vai trò thông tin

Một người giám sát thực hiện vai trò thông tin bằng cách thu thập và phổ biến cả thông tin và kiến ​​thức cho cấp dưới và sếp.

Ngoài ra, chức năng này yêu cầu người giám sát đại diện cho cấp dưới đối với quản lý cấp trung và các bộ phận khác.

Vai trò ra quyết định

Nó liên quan đến việc đưa ra quyết định và ảnh hưởng đến sự lựa chọn của người khác. Người quản lý hoạt động phải được chuẩn bị đặc biệt để ảnh hưởng đến người khác với tư cách là người quản lý xung đột.

Các quyết định khác được đưa ra tương ứng với cách phân bổ nguồn lực, bao gồm cả nhân viên.

Kỹ năng quản lý

Kỹ năng quản lý có thể được nhóm thành ba lĩnh vực khác nhau: con người, kỹ thuật và khái niệm.

Kỹ năng con người

Giám sát kỹ thuật thực hiện các kỹ năng của con người thông qua lãnh đạo và giao tiếp.

Kĩ năng công nghệ

Chúng cho phép người giám sát hiểu công việc của người giám sát. Sự hiểu biết này giúp người quản lý vận hành giải quyết các vấn đề cũng như thực hiện “quyền lực chuyên gia”, khơi gợi lòng tin và sự tôn trọng giữa các cấp dưới. Kỹ năng kỹ thuật quan trọng hơn nhiều ở cấp độ vận hành.

Kỹ năng khái niệm

Những kỹ năng này sử dụng ít thời gian nhất của người giám sát. Có kỹ năng khái niệm có nghĩa là một người có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh, cũng như giải quyết các vấn đề.

Những kỹ năng này ngày càng trở nên quan trọng khi một người giám sát được thăng cấp thông qua hệ thống phân cấp quản lý.

Người giới thiệu

1. Sophie Johnson (2018). Cấp độ hoạt động trong quản lý. Trung tâm Az. Lấy từ: yourbusiness.azcentral.com.
2. Kalpana (2019). Các cấp độ quản lý: Cấp cao nhất, Cấp trung và Quản lý điều hành. Ý tưởng Quản lý Kinh doanh. Lấy từ: businessmanagementideas.com.
3. Lumen (2019). Các cấp độ và các loại kiểm soát. Lấy từ: Course.lumenlearning.com.
4. Nghiên cứu Quản lý HQ (2019). Các cấp độ quản lý. Lấy từ: managementstudyhq.com.
5. Nicholas Muhoro (2019). Chiến lược cấp hoạt động so với cấp chức năng. Doanh nghiệp nhỏ-Chron. Lấy từ: smallbusiness.chron.com.