SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA MỘT CÔNG TY: NÓ DÙNG ĐỂ LÀM GÌ, LOẠI HÌNH, VÍ DỤ - DUDAS

Các sơ đồ tổ chức của một công ty là một sơ đồ mà đồ họa phản ánh cơ cấu tổ chức của một công ty, quy định cụ thể trách nhiệm, vai trò và mối quan hệ giữa những người làm việc trong công ty.

Chúng đại diện cho toàn bộ một công ty hoặc đi sâu vào một đơn vị hoặc bộ phận cụ thể. Nó được tạo thành từ các hộp chứa các vị trí hoặc tên, được kết nối với các dòng để chỉ mối quan hệ của chúng. Nó có thể rất đơn giản hoặc rất rộng, tùy thuộc vào mức độ của những gì bạn muốn đại diện.

Nguồn: pixabay.com

Nó còn được gọi là sơ đồ phân cấp, vì nó có thể hiển thị các dòng báo cáo trong một công ty. Một số tổ chức tiến một bước xa hơn bằng cách thêm ảnh của các thành viên hoặc hình ảnh đại diện cho các bộ phận khác nhau.

Đôi khi sơ đồ tổ chức mô phỏng lại tổ chức rõ ràng của một công ty. Lần khác, nó tái tạo sự cứng nhắc của hệ thống phân cấp từ trên xuống.

Công cụ kinh doanh

Các công ty luôn tìm cách thể hiện cấu trúc của họ, kết hợp các thành phần cổ điển làm cho sơ đồ tổ chức trở nên hữu ích với những ý tưởng mới giúp truyền đạt tốt hơn phong cách hoặc văn hóa của tổ chức.

Nhiều lần, các công ty phân phối với sơ đồ tổ chức của họ và sau đó khiến họ trở lại khi họ cần tham vấn về cơ cấu và tổ chức của họ.

Sơ đồ tổ chức của một công ty kết nối mọi người dựa trên hệ thống phân cấp. Vì lý do này, nó vẫn cực kỳ khó khăn trong những năm qua. Công cụ này không thể thay thế được, vì nó giải quyết được nhu cầu quan trọng của một công ty.

Sơ đồ tổ chức để làm gì?

Nó cực kỳ hữu ích khi một công ty xem xét việc thay đổi đội ngũ quản lý hoặc cơ cấu lại đội ngũ nhân viên của mình. Ngoài ra, nó cho phép nhân viên thấy rõ vai trò của họ phù hợp với cấu trúc tổng thể của công ty như thế nào.

Kết hợp tuyển dụng mới

Khi một công ty thuê một nhân viên mới, có thể khó hòa nhập nhanh chóng vì họ không biết ai là ai trong các bộ phận khác nhau. Điều này có thể gây nhầm lẫn và mắc lỗi khi nói chuyện với đúng người.

Sơ đồ tổ chức của công ty cho nhân viên mới thấy họ phù hợp với tổ chức như thế nào tại thời điểm họ gia nhập. Sử dụng nó, họ có thể nhanh chóng biết được ai là ai, ai làm gì, ai làm việc ở đâu và những ai họ cần biết.

Thu hút nhân viên từ xa

Nhiều công ty đang cho phép nhân viên làm việc từ xa. Những nhân viên làm công ăn lương này có thể hiếm khi vào văn phòng công ty, khiến họ khó cảm thấy mình là một phần của tập thể. Việc giúp họ kết nối với đồng nghiệp có thể là một thách thức đối với các công ty.

Biểu đồ tổ chức là một trong những cách các công ty có thể tập hợp một nhóm ảo. Vì mỗi nhân viên đều có thông tin chi tiết về đồng nghiệp, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy người bạn cần và kết nối với họ.

Tăng năng suất

Nhân viên dành hàng giờ mỗi ngày để tìm kiếm mọi người và thông tin. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến năng suất và hiệu quả.

Sơ đồ tổ chức được sử dụng để bất kỳ ai cũng có thể xác định được bất kỳ ai được yêu cầu, ngay cả khi không rõ họ đang tìm kiếm ai.

Tìm kiếm cơ hội phát triển nghề nghiệp

Sơ đồ tổ chức được sử dụng để khám phá một số kỹ năng có thể không có ở nhân viên bộ phận của bạn. Do đó, nguồn nhân tài ngày càng mở rộng, tạo cho nhân viên sự linh hoạt trong việc sử dụng tài năng và kỹ năng của họ trong tất cả các phòng ban và trong toàn công ty.

Các công ty phải thiết lập các con đường để phát triển sự nghiệp và do đó cung cấp cho nhân viên một cái gì đó để họ khao khát.

Các loại sơ đồ tổ chức

- Thứ bậc

Đây là mô hình sơ đồ tổ chức phổ biến nhất. Đặt những người xếp hạng cao nhất ở trên cùng và những người xếp hạng thấp nhất ở dưới họ.

Điều này mang lại sự rõ ràng cho các công ty hoạt động theo hệ thống phân cấp và cần một chuỗi mệnh lệnh rõ ràng để hành động nhanh chóng.

Các nhân viên được phân nhóm theo cách mà mỗi người có một người giám sát rõ ràng. Việc phân nhóm này được thực hiện dựa trên một số yếu tố:

Chức năng

Việc phân nhóm nhân viên được đưa ra theo chức năng mà họ cung cấp. Ví dụ, nhóm nguồn nhân lực, kỹ thuật, tài chính và hành chính.

Môn Địa lý

Việc phân nhóm nhân viên được đưa ra theo khu vực địa lý nơi họ làm việc trong nước. Nếu đó là một công ty toàn cầu hóa, việc phân nhóm có thể được thực hiện theo quốc gia.

Sản phẩm

Nếu một công ty sản xuất nhiều sản phẩm hoặc cung cấp các dịch vụ khác nhau, các nhân viên có thể được phân nhóm theo sản phẩm hoặc dịch vụ.

- Bằng phẳng

Để tránh ấn tượng về sơ đồ tổ chức phân cấp từ trên xuống, một số công ty thực sự thay đổi biểu đồ thành chiều ngang.

Bằng cách xoay quanh biểu đồ tổ chức phân cấp, nó biến nó thành biểu đồ tổ chức phẳng. Trong trường hợp này, người đứng đầu tổ chức không ở trên cùng, mà là ở cực trái, với tất cả các nhân viên đều chảy từ đó.

Sơ đồ tổ chức phẳng đặt mọi người ngang hàng với nhau, cho thấy năng lực ra quyết định độc lập và quyền lực bình đẳng hơn.

Điều quan trọng nhất của cơ cấu này là nhiều cấp quản lý cấp trung bị loại bỏ.

- Ma trận

Đây là một sự phát triển của sơ đồ tổ chức phân cấp để có thể đưa vào một hình thức trực quan của báo cáo cho một số cấp trên.

Cơ cấu tổ chức này trông giống như một bảng. Nhóm mọi người theo bộ kỹ năng chung của họ, phòng ban họ làm việc và những người họ có thể báo cáo.

Nhân viên thường được kết nối với nhiều người quản lý, chẳng hạn như một nhà phân tích hệ thống làm việc trong hai dự án, một với người quản lý thông thường của họ và một với người quản lý sản phẩm riêng biệt.

Trong bối cảnh này, sơ đồ ma trận sẽ kết nối nhà phân tích hệ thống với các đường dọc với từng người quản lý mà anh ta đang làm việc.

Điều này cung cấp sự linh hoạt để có thể thể hiện kiểu sắp xếp tổ chức này.

Làm thế nào để bạn lập một sơ đồ tổ chức?

- Thiết kế cấu trúc

Quan sát cách đưa ra quyết định

Hầu hết các công ty thường được tổ chức theo chiều ngang hoặc chiều dọc.

Trong cơ cấu theo chiều ngang, nhân viên được trao quyền quyết định. Trong cấu trúc thẳng đứng, bạn phải leo lên cấu trúc phân cấp để đưa ra quyết định.

Tổ chức theo phòng ban hoặc theo nhân viên

Một cách để xây dựng sơ đồ tổ chức là theo bộ phận. Đối với điều này, việc các phòng ban của công ty có được phân chia theo chức năng, sản phẩm hay địa điểm hay không không quan trọng.

Bạn có thể lấy các phòng ban chính và sau đó chia chúng thành các phần trong các phòng ban đó.

Một cách khác để xây dựng sơ đồ tổ chức là của nhân viên. Tên của các nhân viên được sử dụng và sơ đồ được sắp xếp theo các liên kết giữa họ.

Thu thập thông tin cần thiết

Nếu bạn đang xây dựng một sơ đồ tổ chức dựa trên nhân viên, bạn sẽ cần tên của nhân viên, chức danh của họ và mối quan hệ giữa họ.

Đối với sơ đồ tổ chức dựa trên bộ phận, tên của tất cả các bộ phận và mối quan hệ giữa chúng được thu thập.

- Làm việc trên thiết kế

Vẽ phác thảo

Một bức tranh về tổ chức được tạo ra, trước tiên bắt đầu với các bộ phận chính của cấu trúc, chẳng hạn như các phòng ban chính.

Bạn cũng có thể bắt đầu với những người quản lý hàng đầu, nếu bạn đang sử dụng sơ đồ dựa trên nhân viên.

Mục đích là để thiết lập cách xem sơ đồ tổ chức và lượng thông tin được đưa vào.

Quyết định bao nhiêu chi tiết bạn muốn

Trong một tập đoàn lớn, việc gộp tất cả nhân viên vào có lẽ là không khả thi. Nó thậm chí có thể không khả thi để bao gồm tất cả các phòng ban. Do đó, số lượng chi tiết cần đưa vào phải được quyết định.

Chọn bố cục

Một kiểu thiết kế sơ đồ tổ chức là làm cho nó giống như một cây gia đình. Bạn có Chủ tịch ở phân đoạn trên của sơ đồ và bên dưới ông ta có các dòng tới các nhà quản lý hoặc bộ phận chính, cũng được đặt trong các hộp. Bố cục này hoạt động tốt trong một công ty phân cấp.

Mặt khác, trong một công ty ít thứ bậc hơn, thiết kế giống như bong bóng có thể hoạt động tốt hơn. Nếu bạn có bốn phòng ban giống nhau mà không có Giám đốc, các phòng ban này có thể được kết nối với nhau, để lại mỗi phòng ban từ một hộp hoặc bong bóng trung tâm với tên của công ty.

- Sử dụng phần mềm

Microsoft Office hóa ra là một phần mềm khởi đầu tốt để tạo biểu đồ tổ chức, vì nó dễ sử dụng và dễ lấy. Với Excel, Word và PowerPoint, bạn có thể tạo sơ đồ.

Các chương trình và mẫu cho phép bạn tạo sơ đồ tổ chức cũng có thể tìm thấy trên Internet.

Thêm các hộp cần thiết

Sau khi đã chọn sơ đồ, thông tin đã được vạch ra bắt đầu được thêm vào sơ đồ tổ chức. Tất cả các hộp và đường kết nối sẽ được thêm vào.

Các dòng được thêm vào sẽ không chỉ hiển thị các kết nối từ trên xuống dưới mà còn có thể kết nối các phòng ban khác nhau.

Hoàn tất thông tin

Thêm thông tin trong mỗi hộp. Sẽ dễ dàng hơn khi bắt đầu ở vị trí hàng đầu, đặc biệt nếu bạn có một công ty chủ yếu có thứ bậc. Sau đó, bạn thăng tiến qua từng bộ phận.

Khi sử dụng kiểu bong bóng, bạn bắt đầu ở giữa và làm việc theo cách của bạn.

Ví dụ về sơ đồ tổ chức

Cô-ca Cô-la

Nó có lẽ là sản phẩm thực phẩm được công nhận nhiều nhất trên toàn hành tinh. Thực tế là tổng số quốc gia mà sản phẩm chủ lực của công ty này được tiêu thụ. Coca-Cola không biết về những rào cản văn hóa hay ý thức hệ.

Một phần thành công của nó là dựa vào cách nó được tổ chức. Sơ đồ tổ chức của nó rất đáng được nghiên cứu để đưa vào thực hiện các phương án tổ chức thành công trên thế giới.

Bimbo

Nó có một sơ đồ tổ chức rất rộng, bao gồm 196 tầng. Tập đoàn Bimbo là một tập đoàn có trụ sở tại Mexico, đã cố gắng đạt được vị trí hàng đầu thế giới trong ngành công nghiệp làm bánh.

Họ làm bánh quy, bánh mì tươi và đông lạnh, bánh ngô hoặc bánh ngọt, trong số những loại khác. Nó đã có hơn bảy mươi năm trên thị trường thế giới.

Xem thêm tại: Sơ đồ tổ chức Bimbo.

Mapfre

Công ty bảo hiểm đa quốc gia có hơn 34.000 nhân viên và hơn 85.000 công ty môi giới, với lợi nhuận ròng hơn 528 triệu euro vào năm 2018.

30 triệu khách hàng tin tưởng công ty này nhận được sự quan tâm lớn tại hơn 5.000 văn phòng Mapfre trên khắp thế giới.

Chủ đề quan tâm

Sơ đồ tổ chức của một khách sạn.

Sơ đồ tổ chức của một công ty dịch vụ.

Sơ đồ tổ chức của một công ty công nghiệp.

Sơ đồ tổ chức của công ty xây dựng.

Sơ đồ tổ chức của công ty thương mại.

Sơ đồ tổ chức của một công ty quần áo.