SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI: VỊ TRÍ VÀ CHỨC NĂNG - DUDAS - 2025

Các sơ đồ tổ chức của một công ty thương mại chương trình chi tiết các cấu trúc bên trong của một công ty thông qua một biểu đồ, tóm tắt sự hiện diện của các cơ quan quản lý khác nhau, các phòng ban khác nhau hoặc các khu vực, ngoài các mối quan hệ thứ bậc giữa chúng. Bạn có thể dễ dàng nhìn thấy công ty được tổ chức như thế nào và vị trí của từng công việc hoặc khu vực.

Điều quan trọng cần lưu ý là loại cấu trúc này chỉ phân biệt tổ chức chính thức do ban quản lý thành lập và không phân biệt tổ chức không chính thức, trong đó mối quan hệ giữa các nhân viên được tìm thấy, điều này cũng rất quan trọng đối với hoạt động tốt của công ty.

Nguồn: pixabay.com

Khi chúng ta nói chung về loại sơ đồ tổ chức cho một công ty thương mại, chúng ta phải đặc biệt xem xét quy mô của công ty này. Nhiều tổ chức có các hoạt động kinh doanh, nhưng tùy vào môi trường của bạn để xác định xem cần phải có một sơ đồ tổ chức đơn giản hay phức tạp hơn.

Cần lưu ý rằng công việc thương mại thường chỉ liên quan đến một bộ phận của công ty chứ không phải toàn bộ công ty.

Chức năng và chức danh của vị trí

Chức năng và chức vụ là những thứ rất khác nhau. Chức danh về bản chất là tên của một vị trí trong tổ chức do một nhân viên nắm giữ.

Chức năng của vị trí là tập hợp các nhiệm vụ hoặc hoạt động thường xuyên được thực hiện bởi một người ở vị trí đó. Chức danh và nhiệm vụ của nhân viên thường liên quan chặt chẽ với nhau, mặc dù không phải tất cả các nhiệm vụ công việc đều rõ ràng chỉ dựa trên chức danh.

Các yếu tố sơ đồ tổ chức

Các yếu tố được tạo thành từ các vị trí quản lý, các phòng ban hoặc khu vực khác nhau và các mối quan hệ thứ bậc tương ứng giữa chúng. Đối với các phòng ban hoặc khu vực, phổ biến nhất là:

bộ phận thương mại

Chức năng của nó liên quan trực tiếp đến việc tiếp thị, bán hàng, mua và lưu trữ các sản phẩm của công ty.

Bộ phận công nghiệp

Nó chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm, ngoài việc phát triển, đổi mới và nghiên cứu các sản phẩm mới và cải tiến những sản phẩm đã tồn tại.

Sở tài chính

Anh ta chịu trách nhiệm kiểm soát dòng vốn, các nguồn lực kinh tế và các khoản đầu tư tạo ra lợi nhuận cho công ty.

Phòng nhân sự

Chức năng của nó là thuê và lựa chọn nhân sự, ngoài việc xử lý các khoản thanh toán lương và thăng chức.

Cơ cấu sơ đồ tổ chức

Sơ đồ tổ chức theo chức năng là thích hợp nhất và đơn giản nhất đối với các công ty thương mại vừa và nhỏ.

Trong loại sơ đồ tổ chức này, mỗi hoạt động khác nhau của công ty đều có bộ phận tương ứng.

Ví dụ, trên cùng là bộ phận quản lý chung, ngay bên dưới là các bộ phận hành chính, thương mại và sản xuất. Theo cách tương tự, trong bộ phận thương mại có thể là các khu vực bán hàng, mua hàng, tiếp thị và kho hàng.

Mỗi cấp độ này sẽ có năng lực đáp ứng trách nhiệm và nhu cầu của bộ phận thương mại. Tuy nhiên, trong những trường hợp nhất định, họ có thể bị thay đổi do thiếu nguồn lực hoặc nhân sự cần thiết để đảm bảo công ty hoạt động bình thường.

Quản lí cấp cao

Nó được giả định bởi nhân vật quản lý, tức là giám đốc, người sẽ chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định quan trọng. Anh ta là người phải đối mặt với khách hàng, các tổ chức khác và các phương tiện truyền thông quan trọng nhất đối với công ty.

Đường giữa

Trong dòng này là những người quản lý các phòng ban hoặc khu vực khác nhau. Chức năng chính của nó là giám sát và đào tạo các nhân viên khác. Vì vậy, nó phải được đặt giữa quản lý và công nhân.

Điều hành cốt lõi

Trong không gian này được nhóm lại những gì mà nhân viên của các bộ phận phát triển, những người sẽ phụ thuộc vào các tuyến giữa một cách phân cấp.

Chức năng công việc

Một điểm khác biệt giữa chức danh và nhiệm vụ công việc là chức danh thường được sử dụng để cung cấp cho công chúng một nhãn hiệu cho một nhân viên. Trong danh thiếp, chức danh giúp xác định vai trò của một người trong một tổ chức.

Các chức năng của vị trí cung cấp nhiều lợi ích hơn trong nội bộ. Bản mô tả công việc thường mô tả các chức năng khác nhau của một vị trí cụ thể mà một nhân viên được mong đợi sẽ thực hiện.

Quản lý chung

Nó thực hiện các mục tiêu và mục tiêu chiến lược của công ty, đưa ra định hướng và lãnh đạo nhằm đạt được sứ mệnh, triết lý và chiến lược của tổ chức, bên cạnh các mục tiêu và mục tiêu hàng năm.

Ông quản lý công ty để đạt được các mục tiêu, đồng thời đảm bảo rằng các chính sách và chỉ đạo của tổ chức được thực hiện phù hợp với các yêu cầu của pháp luật và quy định của đất nước.

Quản lý công nghiệp

Nó đảm bảo sản xuất được duy trì đúng thời gian, quản lý công nhân và khắc phục mọi sự cố sản xuất.

Xây dựng và thực hiện ngân sách sản xuất, chuẩn bị báo cáo cho quản lý cấp cao, và đảm bảo rằng bộ phận tuân thủ các chính sách của công ty.

Quản lý tài chính

Có trách nhiệm làm việc với ban lãnh đạo chung của công ty để giúp họ đưa ra các quyết định quản lý cấp cao.

Giúp ban lãnh đạo sử dụng thông tin tài chính để thông báo chiến lược kinh doanh. Truyền thông tin từ bộ phận kế toán đến nhóm quản lý.

Quản lý nguồn nhân lực

Ông chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các chính sách liên quan đến việc sử dụng hiệu quả nhân sự trong công ty.

Nó đảm bảo rằng công ty có sự cân bằng phù hợp về nhân viên về kinh nghiệm và kỹ năng, cũng như có cơ hội phát triển và đào tạo để nhân viên cải thiện hiệu suất của họ nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Chức năng của quản lý thương mại

Giám đốc thương mại là một tài sản không thể thiếu trong việc đảm bảo rằng khía cạnh bán hàng và tiếp thị của một công ty hàng tiêu dùng được thực hiện một cách hiệu quả.

Ông giữ vai trò lãnh đạo của công ty, giám sát hoạt động hàng ngày và tập trung vào lợi ích lâu dài của doanh nghiệp.

Tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới và quản lý các chức năng như quan hệ đối tác công ty, đánh giá và hoạt động của nhân viên cũng như các vấn đề khác liên quan đến việc điều hành doanh nghiệp. Nó đóng một vai trò quan trọng trong tiếp thị hoặc quản lý doanh nghiệp.

Do đó, bạn có kỹ năng tổ chức cao và khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng.

Thử

Giám đốc thương mại trong một công ty thương mại phụ trách quản lý mua sắm. Điều này liên quan đến việc tham gia với các nhà sản xuất và nhà cung cấp để đảm bảo rằng các sản phẩm được bán được mua để phân phối.

Với khả năng này, người quản lý thương lượng giá tốt nhất có thể với các nhà cung cấp, nhà sản xuất và nhà cung cấp. Nó cũng đảm bảo rằng công ty được tiếp cận với các sản phẩm tiêu dùng chất lượng.

Ngoài việc quản lý hoạt động mua sắm, giám đốc kinh doanh cũng đảm bảo rằng các giám đốc bộ phận tuân thủ các chính sách và thủ tục mua sắm.

Quản lý kho

Quản lý kho hàng trong một công ty thương mại liên quan đến việc quản lý lưu trữ, đóng gói, phân phối cũng như bán sản phẩm.

Trong các công ty lớn, giám đốc thương mại sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi sự di chuyển của sản phẩm từ khi họ rời khỏi nhà cung cấp, đến kho lưu trữ và đóng gói tiếp theo để bán cho người tiêu dùng tại điểm bán.

Quản lý kho cũng liên quan đến việc quản lý biên lai và đảm bảo rằng các sản phẩm được lưu trữ phù hợp với các chính sách và hướng dẫn mua hàng của công ty.

Quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho liên quan đến việc kiểm tra mức độ tồn kho của công ty. Trong chức năng này, nhà quản lý thương mại đảm bảo rằng công ty không xảy ra tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa các sản phẩm tiêu dùng.

Bằng cách giám sát hàng tồn kho, giám đốc kinh doanh cũng đảm bảo rằng bộ phận tài chính chuẩn bị ngân sách một cách chính xác. Xem lại các ước tính này để đảm bảo chúng giải thích rõ ràng các chi phí như hậu cần, hàng tồn kho và vận chuyển hàng hóa.

Bán hàng và marketing

Giám đốc kinh doanh thường làm việc kết hợp với nhóm tiếp thị. Bạn đóng một vai trò quan trọng trong việc phát triển và thực hiện các chiến dịch bán hàng và tiếp thị, đặc biệt nếu bạn làm việc cho một cửa hàng bán lẻ trên thị trường đại chúng.

Làm việc với nhóm bán hàng để đảm bảo rằng nhóm này đáp ứng các mục tiêu phân phối bán hàng đã thiết lập.

Một giám đốc kinh doanh làm việc cho một thương hiệu hàng tiêu dùng cụ thể cũng tham gia rất nhiều vào việc tối đa hóa tiềm năng sản phẩm của thương hiệu này.

Trong bán hàng, các quy trình bán hàng tích cực thường được thực hiện, bao gồm các câu hỏi cho khách hàng và cả các khuyến nghị về sản phẩm.

Nhiệm vụ của đại diện bán hàng

- Tạo thu nhập phát triển tiềm năng thị trường thông qua dự báo, tạo cơ hội, đánh giá chất lượng và chốt doanh số, giới thiệu sản phẩm và dịch vụ mới.

- Xác định tiềm năng thị trường bằng cách phân tích và làm việc với các khách hàng có năng lực.

- Bắt đầu quá trình bán hàng bằng cách sắp xếp các cuộc hẹn. Qua bài thuyết trình ban đầu, bạn hiểu được yêu cầu của khách hàng.

- Chốt doanh số bằng cách tạo mối quan hệ tốt với khách hàng tiềm năng. Giải thích khả năng của sản phẩm và dịch vụ, hoàn thành các phản đối được đưa ra và chuẩn bị các hợp đồng mua bán.

- Mở rộng bán hàng cho khách hàng hiện tại bằng cách giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ mới, cũng như phát triển các ứng dụng mới.

- Đóng góp thông tin vào chiến lược tiếp thị, bằng cách theo dõi các sản phẩm của đối thủ cạnh tranh và phản ứng của khách hàng.

- Đề xuất sản phẩm và dịch vụ mới bằng cách đánh giá kết quả sản phẩm hiện tại. Xác định các nhu cầu cần được đáp ứng.

- Cập nhật kiến ​​thức công việc bằng cách tham gia các cơ hội đào tạo.

- Hoàn thành nhiệm vụ tiếp thị và tổ chức bằng cách hoàn thành các kết quả cần thiết, khi cần thiết.

Người giới thiệu

1. Neil Kokemuller (2018). Sự khác biệt giữa Chức năng Công việc và Chức danh. Work-Chron. Lấy từ: work.chron.com.
2. Quản lý (2019). Sơ đồ tổ chức của công ty thương mại. Lấy từ: gestion.org.
3. Matias Riquelme (2019). Sơ đồ tổ chức của công ty thương mại. Web và Công ty. Lấy từ: webyempresas.com.
4. Diana Wicks (2019). Trách nhiệm của Công việc của Giám đốc Thương mại trong Công ty Hàng tiêu dùng lâu bền là gì? Doanh nghiệp nhỏ-Chron. Lấy từ: smallbusiness.chron.com.
5. Monster (2019). Các mẫu mô tả công việc. Lấy từ: monster.co.uk.
6. AZ Govbiz (2019). Chức năng Công việc. Lấy từ: azgovbiz.com.au.