TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH: CÁC NGUYÊN TẮC VÀ LOẠI HÌNH - DUDAS - 2025

Các tổ chức hành chính là quá trình lên kế hoạch, kiểm soát, chỉ đạo và tổ chức các nguồn lực tự có của công ty, để đạt được các mục tiêu của nhau. Ông chịu trách nhiệm điều phối các bộ phận khác nhau, cùng với các nhân viên làm việc trong mỗi bộ phận này.

Mục tiêu là có thể làm việc nhóm và củng cố các mục đích mà tổ chức đã đề ra. Tổ chức hành chính cho phép sử dụng tối ưu các nguồn lực thông qua việc lập kế hoạch và kiểm soát tỉ mỉ tại nơi làm việc. Đối với điều này, nó là cần thiết để đưa ra quyết định và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình này.

Một trong những nguồn lực mà nó có hành động trực tiếp là con người. Mục đích chính là tạo ra một môi trường hòa bình và tích cực, gắn kết mỗi nhân viên với công việc của họ và với công ty.

Tổ chức phải làm việc chặt chẽ với nhân viên, đánh giá cao và khuyến khích công việc của họ. Bằng cách này, nó sẽ mang lại cho họ cảm giác an toàn và thống nhất sẽ chuyển thành công việc chung để đạt được các mục tiêu của công ty.

Nguyên tắc tổ chức hành chính

Liên quan đến mục tiêu

Một công ty phải có mục đích rõ ràng và chính xác. Ở đó, phạm vi của nhóm sẽ được phản ánh, điều này sẽ xác định các chiến lược và hành động khác nhau sẽ được lập trình và thực thi.

Tất cả các hành động được thiết lập trong công ty phải liên quan đến các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức, bất kể chúng thuộc lĩnh vực nào. Điều này sẽ làm giảm sự lãng phí khi làm công việc hướng về phía bắc khác so với yêu cầu.

Chuyên môn hóa

Công việc được thực hiện bởi nhân viên phải được giới hạn trong một lĩnh vực hành động cụ thể. Để đạt được hiệu quả, cần phải chia nhỏ nhiệm vụ được thực hiện thành các hoạt động được xác định rõ ràng, vì chúng càng cụ thể thì hiệu quả của cá nhân trong việc thực hiện càng cao.

Hệ thống cấp bậc

Một tổ chức hành chính được tạo thành từ nhiều cơ quan, đó là lý do tại sao phải ra lệnh cho chúng, lấy một loạt các mối quan hệ của quyền tối cao và sự phục tùng làm tiêu chí. Ý chỉ người đứng đầu là người thực hiện quyền kiểm soát đối với cấp dưới.

Theo thứ tự thứ bậc này, cơ quan cấp trên có thể chỉ đạo, kiểm tra và ra lệnh cho những người ở dưới nó. Tuy nhiên, quyền lực không phải là tuyệt đối; nó có giới hạn pháp lý của nó.

Sự ngang bằng giữa quyền hạn và trách nhiệm

Trong tổ chức, điều quan trọng là phải giao trách nhiệm cho những người được coi là có khả năng thực hiện nhiệm vụ. Điều này phải đi kèm với một mức độ quyền hạn, một khía cạnh cần thiết để hoàn thành những gì được giao.

Sự thống nhất của lệnh

Mỗi chức năng trong tổ chức hành chính phải được giao cho một bộ phận, bộ phận này phải có một thủ trưởng duy nhất. Điều này phải được xác định rõ ràng, để tránh những tình huống mơ hồ trong phạm vi lãnh đạo.

Khuếch tán

Các chức năng của từng vị trí có trách nhiệm và quyền hạn phải được công bố, cũng như cung cấp (bằng văn bản) cho tất cả những người trong công ty có liên quan đến nó.

Chiều rộng hoặc phạm vi kiểm soát

Một ông chủ phải có số lượng cấp dưới tối đa. Mỗi khoản phí đều có những đặc điểm riêng, và dựa trên những đặc điểm này sẽ tính được số tiền này.

Giới hạn này - đối với cấp dưới chỉ huy - được thiết lập để không gây quá tải cho người quản lý và cho phép anh ta thực hiện các chức năng của mình một cách hiệu quả.

Sự phối hợp

Mỗi đơn vị tạo nên tổ chức có chức năng cụ thể, nhưng tất cả chúng phải đồng bộ để đạt được các mục tiêu của công ty.

Ý tưởng ở đây là chúng không phải là những thực thể biệt lập hay đối kháng, mà chúng hoạt động hài hòa với nhau. Bằng cách này, tất cả các bên sẽ hoạt động hiệu quả và kịp thời.

Liên tục

Một khi tổ chức hành chính đã được cơ cấu và thành lập, cơ cấu đó phải được duy trì, thực hiện những cải tiến cần thiết trong khi tiếp nhận những điều chỉnh cần thiết, xem xét những thay đổi trong các phương tiện bên trong và bên ngoài liên kết với công ty.

Các loại tổ chức hành chính

Tổ chức tuyến tính

Đó là một hình thức mà ở đó có sự phân cấp quyền hạn: có một ông chủ với những cấp dưới tương ứng của họ. Tổ chức của nó rất đơn giản và hình tháp, nơi các đường quyền hạn và trách nhiệm là trực tiếp và duy nhất.

Giao tiếp tuân thủ nghiêm ngặt các dòng chính thức của sơ đồ tổ chức. Khi bạn thăng tiến trong tổ chức, bạn có tầm nhìn toàn cầu và tập trung về công ty.

Khi bạn đi xuống, có một cái nhìn cụ thể hơn về từng vai trò. Cơ quan có quyền ra quyết định và kiểm soát tập trung đối với tổ chức.

Tổ chức chức năng

Trong tổ chức này, những người tham gia vào một hoạt động chung được nhóm lại thành các phòng ban. Nhiệm vụ được nhóm theo chức năng, là một trong những cách cơ bản nhất để phân chia các khu vực công việc.

Cơ quan có chức năng, không chỉ có một sếp cấp trên mà có nhiều người, mỗi người trong chuyên môn của họ. Thông tin liên lạc giữa mỗi cấp là trực tiếp và không có trung gian.

Các quyết định được giao cho từng vị trí chức năng, mỗi vị trí cung cấp cho tổ chức một dịch vụ cố vấn trong chuyên môn của mình.

Tổ chức ma trận

Nó dựa trên việc thành lập các nhóm, bao gồm các nhân viên từ các khu vực khác nhau, những người có dự án làm mục tiêu chung. Khi quá trình này kết thúc, tổ chức sẽ ngừng hoạt động như vậy.

Nhân lực và vật lực tạm thời được giao cho các dự án khác nhau, trong đó nhân viên có hai sếp: một cho vị trí và một cho dự án.

Để thực hiện dự án, một số chuyên gia gặp nhau trong một nhóm làm việc, do đó hệ thống phân cấp được giảm bớt, với mức độ linh hoạt và tự chủ cao hơn. Vì một số phòng ban có liên quan, giao tiếp là trực tiếp giữa họ.

Tổ chức trong các ủy ban

Ủy ban được tạo thành từ một nhóm người có thẩm quyền về đường dây và nhân viên, những người phụ trách nghiên cứu một tình huống cụ thể. Có chính thức hoặc không chính thức:

Chính thức

Quyền hạn của họ cũng như nhiệm vụ của họ được phân định rõ ràng vì họ được tích hợp trong tổ chức chính thức của công ty. Chúng thường tồn tại vĩnh viễn trong tự nhiên.

Không chính thức

Chúng được hình thành khi bạn muốn thực hiện một nghiên cứu cụ thể. Chúng được tổ chức bởi một người muốn nghiên cứu hoặc quyết định về một vấn đề, trong một khoảng thời gian ngắn.

Tổ chức cỏ ba lá

Mục tiêu của nó là tập trung nỗ lực vào các đề xuất và chức năng chính, để lại việc hoàn thành các hoạt động bổ sung cho các chuyên gia bên ngoài.

Tổ chức này hiện đang thịnh hành, khi các nhà quản lý đang giảm chi phí hoạt động của họ bằng cách thuê các công ty bên ngoài làm một số công việc nhất định.

Người giới thiệu

1. Alia Nikolakopulos (2018). Định nghĩa về quản lý tổ chức. Doanh nghiệp nhỏ Lấy từ: smallbusiness.chron.com.
2. Prechi Juneja (2018). Quản lý tổ chức - Ý nghĩa, nhu cầu và các tính năng của nó. Hướng dẫn học quản lý. Lấy từ: managementstudyguide.com.
3. Quản lý hưng cảm (2016). Quản lý tổ chức. Lấy từ: managementmania.com
4. Đảm nhận doanh nghiệp vừa và nhỏ (2016). Việc tổ chức quá trình hành chính. Lấy từ: emprendepyme.net
5. Cử nhân nguồn nhân lực, Đại học Champagnat. (2003). Các loại tổ chức và cơ cấu tổ chức. Lấy từ: gestiopolis.com.
6. Enric-Francesc Oliveras (2018). Tổ chức công ty theo mô hình cỏ ba lá là gì? Blog về Duy trì và Phát triển Nguồn Nhân lực. Lấy từ: blog.grupo-pya.com.