Một chính sách chi phí là một định dạng mà có chức năng phục vụ như là bằng chứng vật lý của một dòng tiền từ một công ty hoặc kinh doanh. Nó được sử dụng trong kế toán với mục đích mô tả chi tiết sự vận động và thường đi kèm với các chứng từ khác cho hoạt động.
Kế toán là một ngành học nhằm mục đích kiểm soát tất cả các giao dịch xảy ra trong một công ty hoặc doanh nghiệp khi nhập hoặc xuất tiền.
Điều này có nghĩa là mỗi khi thực hiện một khoản chi phí, một khoản đầu tư, trả lương hoặc các loại chi phí khác, hoặc ngược lại, các khoản tiền được nhận để thanh toán cho khách hàng và các khoản thu nhập khác, thì bộ phận quản trị của công ty phải rời đi. các nghiệp vụ này được ghi lại trong hệ thống kế toán của bạn.
Cũng giống như một người phải trả tiền cho những gì họ mua, một công ty cũng phải làm như vậy, mặc dù theo cách phức tạp hơn một chút, và vì lý do đó nó sử dụng hệ thống kế toán.
Đối với mỗi loại hoạt động, có một định dạng đăng ký cụ thể và các chính sách thoát, như đã giải thích ở phần đầu, là bằng chứng về các khoản thanh toán đã thực hiện.
Các khoản thanh toán đã nói được phát hành cho các nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ khác nhau của công ty. Ví dụ, mọi doanh nghiệp đều yêu cầu các dịch vụ cơ bản như điện, kết nối internet, nước, v.v.
Bạn cũng cần mua vật tư để có thể thực hiện công việc của mình: văn phòng phẩm, đồ dùng văn phòng, phương tiện đi lại,… và trong trường hợp công ty sản xuất thì phải mua nguyên vật liệu để làm ra sản phẩm của mình.
Có nhiều khoản thanh toán mà một công ty phải thực hiện để thực hiện mục tiêu của mình và mỗi khoản thanh toán đó phải được ghi lại. Ngoài ra, mỗi lần thanh toán hoặc rút tiền phải được phép của (các) bộ phận tương ứng.
Đặc điểm của chính sách chi phí
Thông tin cần được bao gồm trong một chính sách rút lui điển hình như sau:
- Bản sao séc hoặc chuyển khoản điện tử mà thanh toán được thực hiện.
- Khái niệm thanh toán, tức là dịch vụ, đầu vào, thuế nào, v.v., đang bị hủy bỏ.
- Chữ ký duyệt chi của bộ phận phụ trách.
- Ngày thanh toán được thực hiện.
- Số tiền hoặc tổng số tiền thanh toán.
- Nhận dạng nhà cung cấp.
- Chữ ký của nhà cung cấp hoặc người đã nhận thanh toán.
Cần phải đính kèm mẫu đơn chính sách xuất viện các bằng chứng khác như:
- Hóa đơn của nhà cung cấp (hoặc hóa đơn tương đương trong trường hợp thanh toán thuế, thanh toán tiền lương và các hóa đơn khác không có hóa đơn)
- Đơn đặt hàng, là một định dạng khác trong đó yêu cầu được thực hiện với nhà cung cấp về các vật tư hoặc mặt hàng được yêu cầu. Ví dụ: nếu một doanh nghiệp cần các tờ giấy, thì doanh nghiệp đó sẽ đưa ra đơn đặt hàng cho nhà cung cấp văn phòng phẩm của mình, yêu cầu một số lượng hộp hoặc gói giấy cụ thể.
Bằng cách bao gồm các tài liệu này, sẽ dễ dàng hơn để biện minh cho các khoản chi phí và tìm thấy thông tin hữu ích trong trường hợp có bất kỳ sai sót nào trong việc giao các mặt hàng đã mua hoặc bất kỳ sự bất tiện nào khác sau này.
Ngoài ra, thuận tiện để lưu giữ các tài liệu liên quan trong một gói duy nhất, như một cách hiệu quả để tổ chức các tệp kế toán để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tham khảo trong tương lai cũng như kiểm soát hợp lý.
Thí dụ
Dưới đây là một ví dụ về chính sách chi phí hoặc chính sách séc, vì nó còn được gọi trong một số trường hợp:
Các khái niệm liên quan
Các trường nằm bên dưới hộp "khái niệm thanh toán" và "nhận bởi" được điền đầy đủ thông tin tương ứng theo từng định nghĩa sau:
một.
Chúng là các mã số xác định loại chuyển động và phân loại của nó. Ví dụ, có các tài khoản liên quan đến doanh số bán hàng, chi phí sản xuất, ngân hàng, v.v. Tài khoản tài sản có và tài khoản nợ phải trả thường được phân loại.
hai.
Chúng là các tài khoản được chia thành từng khoản, tức là cụ thể và chi tiết hơn. Một ví dụ sẽ là:
Tài khoản: 110 - Ngân hàng
Tài khoản phụ 1: 110.1 - Ngân hàng X
Tài khoản phụ 2: 110.2 - Ngân hàng Y
3.
Nó đề cập đến tên của tài khoản thay vì mã của nó. Trong ví dụ trên, nó sẽ là "ngân hàng".
Bốn.
Đây là số tiền chi tiết tương ứng với từng tài khoản phụ có trong chính sách. Nếu chỉ có một tài khoản phụ thì không cần chỉ định giá trị này.
5.
Mọi tài khoản kế toán được trình bày dưới dạng chữ "T", tức là, dưới dạng bảng có hai cột, trong đó tên tài khoản và số tiền tương ứng được nhập vào cột này hoặc cột khác (bên phải hoặc bên trái).
Cột bên trái có nhãn "Nợ" và cột bên phải có tên "Tín dụng".
Như đã nêu ở trên. Có tài khoản tài sản và nợ phải trả.
Tài sản về cơ bản là tài sản của công ty, tất cả những gì có thể được coi là tài sản của nó. Nợ phải trả là các khoản nợ.
Các tài khoản tài sản tăng giá trị theo các khoản ghi vào cột "Nợ" và giảm theo cột "Có". Điều ngược lại xảy ra với các tài khoản nợ phải trả.
6.
Nó còn được gọi là "Cân bằng". Nó là kết quả của việc trừ đi giá trị của ghi nợ trừ đi tín dụng.
Đối với các ô “Được thực hiện bởi”, “Được đánh giá bởi” và Được ủy quyền bởi ”, tên hoặc chữ ký của những người liên quan đến việc ban hành và phê duyệt chính sách được đặt. Điều này có thể thay đổi tùy theo tiêu chí của từng công ty.
Các ô "Phụ trợ và" Nhật ký "cho biết tên của những người đã chuyển thông tin đến các Sổ Nhật ký và Phụ trợ, là các loại hồ sơ khác nằm trong toàn bộ hệ thống kế toán.
Số chính sách là một cách xác định tài liệu để nó có liên quan đến các chính sách trước đó, tức là chúng là các số liên tiếp. Mỗi công ty có thể tạo danh pháp riêng liên quan đến khía cạnh này.
Hiện nay, có hệ thống kế toán trên máy vi tính tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép các nghiệp vụ do các công ty thực hiện.
Điều quan trọng là họ phải tuân thủ các yêu cầu do cơ quan thuế của mỗi quốc gia thiết lập.
Người giới thiệu
- Nợ trong Kế toán là gì? Được khôi phục từ: reviso.com
- Tín dụng trong Kế toán là gì? Được khôi phục từ: reviso.com
- Cái phải và cái có. Phục hồi từ: Savingmia.ws
- Molina, V. (2002). Kế toán cho Người không phải Kế toán. Mexico, Ấn bản tài khóa của ISEF
- Thế nào là chủ động và bị động. Được khôi phục từ: sigados.com/activo-y-pasivo
- Các chính sách kế toán trong kế toán điện tử là gì. Đã khôi phục từ: clickbalance.com
- Voucher là gì? Khôi phục từ: Accountingtools.com
- Sự khác biệt giữa hóa đơn và chứng từ là gì? Khôi phục từ: Accountingtools.com