LẬP KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG: ĐẶC ĐIỂM, TẦM QUAN TRỌNG VÀ VÍ DỤ - DUDAS - 2026

Các kế hoạch hoạt động là một công cụ quản lý tạo điều kiện cho sự phối hợp các nguồn lực tổ chức (nhân lực, tài chính và vật chất) để làm cho nó có thể để đạt được các mục tiêu và mục tiêu nêu trong kế hoạch chiến lược và chiến thuật của công ty.

Giả sử rằng quản lý cấp cao đã chuẩn bị một kế hoạch chiến lược và quản lý cấp trung một kế hoạch chiến thuật, thì quản lý cấp dưới nên có một ý tưởng rõ ràng về những gì họ đang cố gắng đạt được. Nó chỉ cần một kế hoạch hoạt động chi tiết để biến nó thành hiện thực.

Mục tiêu chính của lập kế hoạch hoạt động là cung cấp cho nhân viên của tổ chức một tầm nhìn rõ ràng về nhiệm vụ và trách nhiệm của họ, phù hợp với các mục tiêu và mục tiêu có trong kế hoạch chiến lược. Nó tập trung vào các dịch vụ và sản phẩm (sản xuất, thiết bị, nhân sự, hàng tồn kho và quy trình) của một công ty.

Mục đích là để triển khai các kế hoạch nhằm phát triển các dự báo tài chính và tối đa hóa sự tham gia của công ty vào thị trường. Một kế hoạch hoạt động sử dụng các tỷ số tài chính của một tổ chức để phân tích khả năng sinh lời của nó.

Kế hoạch có thể bao gồm một phân tích đóng góp để xác định những quy trình nào được yêu cầu để tăng lợi nhuận. Điều này có nghĩa là tập trung vào việc bán các sản phẩm cao cấp hoặc giảm chi phí biến đổi.

nét đặc trưng

Giới hạn trong các bộ phận cụ thể

Kế hoạch hoạt động được giới hạn trong một bộ phận của tổ chức. Ví dụ, một tập đoàn lớn (kế hoạch chiến lược) có một bộ phận sản xuất (kế hoạch chiến thuật) sản xuất các sản phẩm A, B và C.

Mỗi sản phẩm này được sản xuất riêng biệt tại các nhà máy khác nhau, được quản lý bởi các giám đốc nhà máy khác nhau, những người chuẩn bị kế hoạch hoạt động riêng.

Do đó, kế hoạch điều hành được lập bởi quản lý cấp dưới của một đơn vị thuộc bộ phận kinh doanh.

Chi tiết

Nó bao gồm các kế hoạch cụ thể cho các hoạt động và quy trình hàng ngày và cấp thấp sẽ hỗ trợ và kích hoạt kế hoạch chiến thuật. Nó cực kỳ chi tiết (ai, cái gì, ở đâu và khi nào).

Ngắn hạn

Bạn nên thiết lập các hoạt động và ngân sách cho từng lĩnh vực của tổ chức trong 1 đến 3 năm tới. Họ liên kết kế hoạch chiến thuật với các hoạt động mà tổ chức sẽ thực hiện và các nguồn lực cần thiết để thực hiện chúng.

Lập kế hoạch hoạt động mô tả các mốc quan trọng, điều kiện để thành công và giải thích cách thức (hoặc phần nào của) một kế hoạch chiến thuật sẽ được đưa vào hoạt động trong một thời kỳ hoạt động nhất định.

Được thực hiện bởi bộ phận sẽ áp dụng nó

Nó phải được chuẩn bị bởi những người sẽ tham gia thực hiện nó. Thông tin liên lạc giữa các bộ phận thường được yêu cầu, vì các kế hoạch do một bộ phận của tổ chức lập ra chắc chắn có tác động đến các bộ phận khác.

Ngân sách điều hành

Nó dựa trên và được chứng minh bởi yêu cầu của ngân sách hoạt động hàng năm. Do đó, một kế hoạch chiến lược 5 năm thường yêu cầu 5 kế hoạch hoạt động, dựa trên 5 ngân sách hoạt động.

Kế hoạch hoạt động vừa là bước đầu tiên vừa là bước cuối cùng trong việc chuẩn bị kinh phí hoạt động. Bước đầu tiên, đưa ra kế hoạch phân bổ nguồn lực; Bước cuối cùng, kế hoạch hoạt động có thể được sửa đổi để phản ánh các quyết định chính trị hoặc những thay đổi tài chính được thực hiện trong quá trình phát triển ngân sách.

Các kế hoạch và ngân sách này nên được coi là tài liệu sống và cần được sửa đổi để phản ánh những thay đổi. Xác minh định kỳ của nó là chìa khóa cho tính bền vững của nó.

Nội dung của một kế hoạch hoạt động

Một kế hoạch hoạt động trực tiếp dựa trên các kế hoạch chiến thuật mô tả các nhiệm vụ, mục tiêu, mục tiêu và các hoạt động.

Giống như một kế hoạch chiến thuật, một kế hoạch hoạt động giải quyết bốn câu hỏi: Chúng ta đang đứng ở đâu bây giờ? Chúng ta muốn ở đâu? Chúng ta sẽ đến đó bằng cách nào? Và làm cách nào để đo lường sự tiến bộ của chúng ta?

Kế hoạch hoạt động phải bao gồm:

- Mục tiêu rõ ràng.

- Các hoạt động sẽ được chuyển giao.

- Tiêu chuẩn chất lượng.

- Kết quả mong muốn.

- Yêu cầu về nhân sự và nguồn lực.

- Các lịch trình thực hiện.

- Một quy trình để theo dõi tiến độ.

Kế hoạch hoạt động trình bày thông tin chi tiết cao dành cho những người sẽ thực hiện các công việc hàng ngày được yêu cầu trong việc quản lý tổ chức.

Quản lý và nhân viên nên thường xuyên tham khảo kế hoạch điều hành để thực hiện công việc hàng ngày của họ.

Lập kế hoạch hoạt động cho biết cái gì, ai, khi nào và bao nhiêu:

Hơn

Các hoạt động và nhiệm vụ phải được thực hiện.

WHO

Những người chịu trách nhiệm cho mỗi hoạt động.

Khi nào

Thời hạn mà các hoạt động phải được hoàn thành.

Bao nhiêu

Số lượng nguồn tài chính được cung cấp để hoàn thành mỗi hoạt động.

Thể loại

Kế hoạch hoạt động có thể được chia thành hai loại:

Gói sử dụng một lần

Họ chỉ giải quyết giai đoạn hiện tại hoặc một vấn đề cụ thể. Họ thực hiện một hành động mà không có khả năng lặp lại trong tương lai. Các kế hoạch này chỉ được sử dụng một lần để đạt được các mục tiêu duy nhất cho doanh nghiệp.

Một ví dụ về điều này là khi một công ty có một sự kiện đặc biệt sắp diễn ra. Họ có thể có kế hoạch một lần để trang trải mọi thứ liên quan đến sự kiện này, chẳng hạn như giảm chi phí trong năm tới.

Kế hoạch liên tục

Chúng được chuyển sang các giai đoạn trong tương lai và được sửa đổi khi cần thiết. Chúng được phát triển cho các hoạt động diễn ra lặp đi lặp lại trong một khoảng thời gian để giúp công ty giải quyết các vấn đề lặp đi lặp lại.

Ví dụ về điều này sẽ là một công ty lớn có các hoạt động định kỳ và phải có cấu trúc cho phép mọi người biết điều gì xảy ra mọi lúc. Một ví dụ khác là một kế hoạch dài hạn để giữ chân người lao động thay vì sa thải họ.

Tầm quan trọng

Một kế hoạch hoạt động rất quan trọng vì nó giúp nhóm làm việc:

- Hãy rõ ràng về nơi các nguồn lực cần thiết sẽ được lấy.

- Sử dụng hiệu quả các nguồn lực đó.

- Xác định rõ các yêu cầu tài nguyên quan trọng nhất.

- Giảm thiểu rủi ro nếu có thể và chuẩn bị các phương án dự phòng khi cần thiết.

- Suy nghĩ về tương lai lâu dài của dự án, bao gồm cả tính bền vững của nó.

Một lợi ích của việc lập kế hoạch hoạt động là một công ty có thể phân tích mức độ lợi nhuận của hoạt động kinh doanh.

Lập kế hoạch hoạt động phân tích tình hình tài chính của một công ty, xác định những điểm yếu của nó và phát triển các cách để tăng lợi nhuận.

Các kế hoạch hoạt động của một công ty có ảnh hưởng tích cực đến các lĩnh vực khác nhau của công ty. Kế hoạch được thực hiện giúp thiết lập các mục tiêu kinh doanh và đạt được các mục tiêu cụ thể.

Nó có tác động tích cực đến cả khía cạnh hoạt động và vật chất, về nhân sự, diện mạo doanh nghiệp và các thủ tục hàng ngày.

Đó là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp đang được quản lý theo cách xây dựng.

Thí dụ

Cần luôn nhớ rằng phân công các hoạt động cho mọi người là yếu tố quan trọng trong việc thực hiện một kế hoạch hoạt động.

Bảng sau đây là một ví dụ về các thành phần chính được tìm thấy trong một kế hoạch hoạt động.

Thông thường sẽ có 8-10 vùng kết quả chính. Ví dụ, chỉ có một được hiển thị.

- Lĩnh vực kết quả chính: tăng trưởng thành viên.

Người giới thiệu

1. Rose Johnson (2018). Lập kế hoạch Chiến thuật và Hoạt động. Doanh nghiệp nhỏ - Chron.com. Lấy từ: smallbusiness.chron.com.
2. Wikipedia, bách khoa toàn thư miễn phí (2018). Kế hoạch hoạt động. Lấy từ: en.wikipedia.org.
3. Leo Isaac (2018). Mục đích của một Kế hoạch Hoạt động. Học trực tuyến để quản lý thể thao. Lấy từ: leoisaac.com
4. Rodney Michael (2018). Kế hoạch Hoạt động cho Doanh nghiệp là gì? - Định nghĩa, Loại & Ví dụ. Nghiên cứu.com. Lấy từ: study.com.
5. Alison Job (2018). Lập kế hoạch hoạt động. Tạp chí doanh nhân. Lấy từ: startedmag.co.za.
6. Leo Isaac (2018). Mẫu Kế hoạch Hoạt động. Học trực tuyến để quản lý thể thao. Lấy từ: leoisaac.com.