KIỂM SOÁT HÀNH CHÍNH: HỆ THỐNG KIỂM SOÁT, MỤC TIÊU, VÍ DỤ - DUDAS - 2025

Các kiểm soát hành chính được định nghĩa là quá trình mà các nhà quản lý ảnh hưởng đến các thành viên khác của tổ chức để thực hiện chiến lược. Nó được thực thi dựa trên thông tin mà người quản lý nhận được.

Nó liên quan đến điều phối, phân bổ nguồn lực, động lực và đo lường hiệu suất. Thực hành kiểm soát quản lý và thiết kế hệ thống kiểm soát quản lý dựa trên một số ngành học.

Nguồn: pixabay.com

Kiểm soát hành chính liên quan đến việc đo lường rộng rãi. Vì vậy, nó có liên quan và đòi hỏi đầu vào từ kế toán, đặc biệt là kế toán quản trị. Thứ hai, nó liên quan đến các quyết định phân bổ nguồn lực. Vì vậy, nó có liên quan và cần có sự đóng góp của kinh tế học, đặc biệt là từ kinh tế học quản lý.

Thứ ba, nó liên quan đến giao tiếp và động lực làm việc. Điều này có nghĩa là nó có liên quan và đòi hỏi sự đóng góp từ tâm lý xã hội, đặc biệt là từ hành vi tổ chức.

Các biện pháp kiểm soát kém trong doanh nghiệp gây ra các mối đe dọa đáng kể, chẳng hạn như sử dụng tài nguyên không hiệu quả, sai sót trong quá trình xử lý, giảm lợi nhuận, thiếu tuân thủ quy định và nhân viên trộm cắp hoặc biển thủ tài sản.

Làm sạch và kiểm soát

Có một mối liên hệ chặt chẽ giữa lập kế hoạch và kiểm soát. Lập kế hoạch là một quá trình mà các mục tiêu của tổ chức và các phương pháp để đạt được các mục tiêu được thiết lập. Kiểm soát là một quá trình đo lường và định hướng hoạt động thực tế so với các mục tiêu đã hoạch định của tổ chức.

Khi chiến lược được thiết lập và lập kế hoạch, nhiệm vụ chính của quản lý là thực hiện các bước để đảm bảo rằng các kế hoạch này được thực hiện hoặc, nếu có điều kiện, kế hoạch được sửa đổi.

Kiểm soát hành chính là một trong những chức năng của quản lý, cũng như lập kế hoạch, tổ chức, giám sát và chỉ đạo.

Đây là một chức năng quan trọng, vì nó giúp xác minh các sai sót và thực hiện hành động khắc phục để giảm thiểu sự sai lệch so với các tiêu chuẩn và đạt được các mục tiêu đã nêu của tổ chức theo cách mong muốn.

Kiểm soát quản trị có thể được định nghĩa là chức năng của hệ thống điều chỉnh các hoạt động khi cần thiết để đạt được kế hoạch hoặc để giữ các thay đổi trong các mục tiêu của hệ thống trong giới hạn cho phép.

Hệ thống kiểm soát hành chính

Chúng là các hệ thống thu thập và sử dụng thông tin để đánh giá hoạt động của các nguồn lực kinh doanh khác nhau, chẳng hạn như con người, vật chất, tài chính và tổ chức nói chung, là kết quả của các chiến lược quản lý theo đuổi.

Do đó, chúng là một tập hợp các thủ tục chính thức cần thiết cho hiệu quả hành chính và kinh tế. Các nhà quản lý sử dụng nó để duy trì hoặc thay đổi các tiêu chuẩn trong các hoạt động của tổ chức.

Là một bộ phận cấu thành của toàn bộ hệ thống kiểm soát của một công ty, mục tiêu của nó là đảm bảo việc thực hiện đầy đủ và kịp thời các kế hoạch và chính sách của ban lãnh đạo.

Chúng có thể bao gồm mọi thứ, từ cách nguồn cung cấp được đặt hàng đến cách tài sản được lên lịch sử dụng, công việc được giao hoặc quản lý hàng tồn kho.

Hệ thống kiểm soát quản lý là cách mà người quản lý có thể lập thành văn bản các chiến lược hoặc chính sách tổ chức của họ. Tương tự, đó là một cách đánh giá hiệu suất của các quy trình nội bộ của công ty, so sánh chúng với các mục tiêu và chính sách đã tuyên bố.

Công cụ kinh doanh

Hệ thống kiểm soát quản lý là một công cụ kinh doanh có thể đưa ra dấu hiệu về việc một tổ chức đang hoạt động tốt như thế nào theo các mục tiêu của nó.

Tuy nhiên, kiểm soát hành chính chỉ là một trong những công cụ mà các nhà quản lý sử dụng để thực hiện các chiến lược mong muốn.

Các chiến lược không chỉ được thực hiện thông qua các biện pháp kiểm soát hành chính mà còn với cơ cấu tổ chức, quản lý nguồn nhân lực và văn hóa tổ chức.

Các thành phần

Hệ thống kiểm soát hành chính là một công cụ giúp ban lãnh đạo hướng tổ chức đến các mục tiêu chiến lược và lợi thế cạnh tranh của tổ chức. Nó thường được hiểu là có ba thành phần:

- Thiết lập các tiêu chuẩn.

- Đo lường hiệu suất thực tế so với các tiêu chuẩn này.

- Thực hiện các biện pháp khắc phục những sai lệch so với quy định và kế hoạch.

Nỗi khó khăn

Có hai khó khăn chung xoay quanh hệ thống kiểm soát hành chính trong các công ty.

- Có thể nhận ra những khu vực cần kiểm soát tốt hơn.

- Có thể nhận biết khi nào các kiểm soát hiện có không hiệu quả hoặc bị lỗi.

bàn thắng

Mục tiêu kiểm soát hành chính đề cập đến độ tin cậy của thông tin tài chính, phản hồi kịp thời về việc đạt được các mục tiêu hoạt động hoặc chiến lược, và việc tuân thủ luật pháp và quy định.

Phát hiện lỗi

Một sự bất thường trong quản lý của công ty có thể gây nguy hiểm cho việc đạt được các mục tiêu chung của một công ty, khiến nó mất vị thế trước đối thủ và cho đến khi sự tồn vong của chính nó bị tổn hại.

Vì vậy, điều quan trọng là phải phát hiện ra những bất thường một cách nhanh chóng. Tương tự, các mạch và khu vực khác nhau có thể được xác định rằng, mặc dù không bị ảnh hưởng bởi sự bất thường hoặc hỏng hóc nghiêm trọng, có thể được tối ưu hóa cho phúc lợi chung của công ty.

Chứng tỏ rằng mọi thứ hoạt động chính xác

Kiểm soát hành chính kiểm tra xem mọi thứ có hoạt động tốt hay không và cả các mục tiêu đề xuất và các cấp độ được thiết lập ở cấp quản trị liên quan đến lợi nhuận, doanh số bán hàng, an ninh, v.v., đều được đáp ứng mà không cần sửa đổi đáng kể.

Bằng cách này, công ty trở nên an toàn hơn, các tiêu chuẩn và quy trình ra quyết định hoạt động trở nên vững chắc hơn.

Hành động khi cần thiết

Việc phát hiện tình huống sẽ không hữu ích lắm nếu không thực hiện các hành động cụ thể để chuyển hướng một tình huống tiêu cực, nhờ vào thông tin chi tiết và cụ thể do kiểm soát hành chính cung cấp.

Giao tiếp và động viên người lao động

Kiến thức chính xác về tình trạng của công ty, bao gồm các lỗi, các vấn đề và các khía cạnh được xử lý chính xác, thúc đẩy giao tiếp tốt hơn với người lao động, thúc đẩy họ đảm bảo rằng các khía cạnh cần thiết được cải thiện hoặc tuân theo đường lối chính xác.

Thực hiện các biện pháp phòng ngừa

Việc chẩn đoán sớm các vấn đề cụ thể được phát hiện bởi kiểm soát hành chính làm cho các hành động khắc phục trở nên không cần thiết, vì chúng chỉ được thay thế bằng các hành động phòng ngừa.

Lợi thế

Ưu điểm lớn nhất của kiểm soát của nhà quản lý là nó tạo ra một chu kỳ chỉ đạo và kiểm soát cho lãnh đạo doanh nghiệp. Việc ra quyết định được sắp xếp hợp lý vì có ít cá nhân tham gia hơn.

Nó giúp các nhà quản lý đo lường hiệu suất thực tế và như một hướng dẫn để đạt được các mục tiêu.

Giúp phân cấp

Xu hướng hiện đại trong các tổ chức kinh doanh là hướng tới sự phân quyền, đòi hỏi một hệ thống kiểm soát.

Trong phân quyền, quyền ra quyết định được phân tán trong toàn bộ tổ chức.

Ban quản lý phải nắm quyền kiểm soát trong tay để xem liệu quyền hạn có được sử dụng đúng cách hay không. Nếu không có các biện pháp kiểm soát hành chính thích hợp, phân quyền không thể thành công.

Giúp phối hợp

Quy mô của các công ty hiện đại ngày càng tăng. Một lượng vốn lớn và một số lượng lớn nhân lực được sử dụng trong đó.

Điều này tạo ra vấn đề về việc kiểm soát thích hợp, vì có nhiều bộ phận sản xuất và phân phối các sản phẩm khác nhau. Để điều phối các hoạt động của họ, cần có một hệ thống kiểm soát.

Đơn giản hóa việc giám sát

Đơn giản hóa việc giám sát bằng cách chỉ ra những sai lệch đáng kể. Kiểm soát nhân viên.

Một hệ thống kiểm soát tốt sẽ phát hiện điểm yếu rất nhanh. Điều này giúp mở rộng phạm vi kiểm soát ở tất cả các cấp.

Tăng động lực

Các kỹ thuật kiểm soát tạo ra bầu không khí trật tự và kỷ luật trong tổ chức, bằng cách tìm ra các sai lệch và xác định các yếu tố chịu trách nhiệm cho chúng.

Điều này làm tăng động lực của nhân viên, bởi vì họ biết công việc mà họ phải chịu trách nhiệm.

Nhược điểm

Một nhược điểm của kiểm soát hành chính là nó có thể không khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới, bằng cách làm cho một công ty trở nên tiêu chuẩn hóa hơn và kém linh hoạt hơn.

Các tổ chức bị kiểm soát hành chính chặt chẽ thường ít có khả năng thích ứng với những thay đổi của thị trường, ngành của họ hoặc môi trường pháp lý, hạn chế phạm vi của các ý tưởng và kế hoạch khả thi.

Khó thiết lập các tiêu chuẩn định lượng

Kiểm soát hành chính mất hiệu lực khi tiêu chuẩn thực hiện không thể được xác định bằng các thuật ngữ định lượng.

Rất khó để thiết lập một tiêu chuẩn định lượng cho hành vi con người, mức độ hiệu quả, sự hài lòng trong công việc, động lực của nhân viên, v.v. Trong những trường hợp như vậy, việc phán xét là theo quyết định của người quản lý.

Không kiểm soát được các yếu tố bên ngoài

Một công ty không thể kiểm soát các yếu tố bên ngoài như chính sách của chính phủ, thay đổi công nghệ, thay đổi thời trang, thay đổi chính sách cạnh tranh, v.v.

Nhân viên phản kháng

Nhân viên cấp cơ sở có thể cảm thấy bị đánh giá thấp và không hài lòng vì họ không được phép trình bày ý tưởng của mình. Nhân viên cảm thấy rằng sự kiểm soát làm giảm quyền tự do hành động của họ. Điều này có thể dẫn đến luân chuyển nhân viên nặng nề.

Nhân viên thường chống lại sự kiểm soát. Kết quả là, hiệu quả của nó bị giảm.

Vụ tốn kém

Các tổ chức phải dành rất nhiều thời gian và tiền bạc để cài đặt một hệ thống kiểm soát hành chính.

Lợi ích phải nhiều hơn chi phí bỏ ra, khi đó chỉ có kiểm soát mới có hiệu quả, nếu không sẽ dẫn đến kém hiệu quả.

Tầm quan trọng

Nếu không có sự kiểm soát hành chính, quy trình quản lý không hoàn thiện. Trong các công ty, nhu cầu kiểm soát phát sinh do một số yếu tố:

- Rất khó để thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện hoàn toàn chính xác trong các tổ chức lớn. Mặt khác, một nhà quản lý cần tất cả các loại thông tin kịp thời, mà không phải lúc nào cũng có sẵn. Cần có sự kiểm soát để đánh giá độ chính xác của các tiêu chuẩn.

- Nhân viên được giao phó những khoản tiền lớn và nhiều nguồn lực quý giá. Tuy nhiên, khi thiếu kiểm soát, nhân viên có thể nhượng bộ trước những cám dỗ. Một hệ thống kiểm soát hiệu quả giúp giảm thiểu hành vi không trung thực của nhân viên.

- Trong trường hợp không có sự kiểm soát, nhân viên có thể thoải mái trong nỗ lực của họ và hiệu suất của họ có thể giảm xuống dưới mức bình thường.

Thông qua kiểm soát, người ta đảm bảo rằng các nguồn lực của tổ chức được thu được và sử dụng một cách hiệu quả để đạt được các mục tiêu mong muốn. Kiểm soát hành chính mang lại những lợi ích sau:

Xác minh chính sách

Nó cho phép ban quản lý xác minh chất lượng của các kế hoạch khác nhau. Do đó, nó có thể tiết lộ kế hoạch nào cần được thiết kế lại hoặc mục tiêu nào cần được sửa đổi.

Những thay đổi trong môi trường có thể làm cho các kế hoạch ban đầu không thể thực hiện được hoặc thiếu hụt. Kiểm soát giúp xem xét và cập nhật kế hoạch.

Trách nhiệm quản lý

Ngay cả khi người quản lý giao một số hoạt động và giao quyền cho cấp dưới, anh ta vẫn phải chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng.

Do đó, một nhà quản lý phải kiểm tra hoạt động của cấp dưới để đảm bảo rằng họ đang sử dụng quyền hạn được giao theo cách mong muốn.

Kiểm soát hành chính cho phép nhà quản lý hoàn thành trách nhiệm của mình và đồng thời giao quyền.

Động lực

Truyền cảm hứng cho nhân viên làm việc chăm chỉ và hiệu quả hơn. Khi họ biết rằng hiệu suất của họ đang được đánh giá cao và phần thưởng của họ được liên kết với sự đánh giá đó, họ sẽ cố gắng đóng góp những nỗ lực cao nhất của mình.

Hiệu quả

Kiểm soát góp phần vào hiệu quả của hoạt động, bằng cách tập trung vào việc đạt được các mục tiêu. Do đó, nó cho phép người quản lý phát hiện và sửa chữa những sai sót trước khi chúng trở nên nghiêm trọng, giúp giảm thiểu lãng phí và thất thoát.

Ví dụ

Kiểm soát hành chính là bất kỳ quá trình, thực hành, chính sách, công cụ, đo lường hoặc hệ thống nào được thực hiện để cho phép ban lãnh đạo chỉ đạo các nguồn lực của tổ chức. Sau đây là các ví dụ minh họa:

Kiểm soát yêu cầu

Chính thức lập hồ sơ các kế hoạch theo yêu cầu và quản lý sự thay đổi của các kế hoạch này.

Kiểm soát tài chính

Kiểm soát tài chính chẳng hạn như thực hành xây dựng, giám sát và hạch toán ngân sách.

Giám sát hiệu suất

Quá trình đồng ý về một bộ mục tiêu với nhân viên và đánh giá hiệu suất so với những mục tiêu đó.

Giám sát

Giám sát việc thực hiện của nhân viên nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả và chất lượng công việc.

Thay đổi kiểm soát

Quá trình đệ trình, đánh giá, phê duyệt, sắp xếp thứ tự ưu tiên, thực hiện, truyền đạt và xem xét các thay đổi trong một tổ chức.

Kiểm soát an ninh

Thực hiện các biện pháp bảo vệ và đối phó để tránh rủi ro cho người, tài sản và thông tin.

Kiểm tra sự tuân thủ

Việc thực hiện các quy trình, thủ tục, hệ thống, kiểm soát, đo lường và báo cáo để tuân thủ luật pháp, quy định, tiêu chuẩn và chính sách nội bộ.

Đo điểm chuẩn

Đây là quá trình liên tục đánh giá hiệu suất của công ty so với ngành, sự cạnh tranh hoặc các phương pháp hay nhất hiện tại.

Cải tiến liên tục

Đó là quá trình lặp đi lặp lại của việc đo lường mọi thứ, cải thiện chúng và đo lường lại chúng.

QA

Đảm bảo đầu ra nằm trong đặc điểm kỹ thuật. Ví dụ: thực hiện quy trình kiểm tra sản phẩm trên dây chuyền sản xuất.

Đảm bảo chất lượng

Đó là quá trình ngăn ngừa những hư hỏng về chất lượng trong tương lai. Ví dụ, thực hành điều tra nguyên nhân gốc rễ của tất cả các lỗi chất lượng để xác định các cải tiến.

Tự động hóa

Cải thiện năng suất, hiệu quả và chất lượng bằng cách thay thế công việc bằng tự động hóa.

Kiểm soát dữ liệu

Kiểm soát dữ liệu trong các lĩnh vực như chất lượng dữ liệu, nguồn gốc dữ liệu, bảo mật, tích hợp và tuân thủ.

Kiểm soát hàng tồn kho

Điều tiết và hạch toán hàng tồn kho để tránh tình trạng thiếu hoặc thừa.

Kiểm soát tài sản

Kiểm soát các tài sản như cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng, máy móc, phần mềm và tài sản trí tuệ.

Ví dụ, một hệ thống kế toán tài sản thực hiện sự tách biệt thích hợp về mối quan tâm về tài sản.

Người giới thiệu

1. Tất cả các doanh nghiệp (2019). Hệ thống Kiểm soát Hành chính là gì và tại sao chúng lại quan trọng như vậy? Lấy từ: allbusinessadmin.com.au.
2. Wikipedia, bách khoa toàn thư miễn phí (2019). Hệ thống kiểm soát quản lý. Lấy từ: en.wikipedia.org.
3. Wikipedia, bách khoa toàn thư miễn phí (2019). Kiểm soát (quản lý). Lấy từ: en.wikipedia.org.
4. Kenneth A. Merchant (1982). Chức năng Kiểm soát của Quản lý. MIT Sloan. Lấy từ: sloanreview.mit.edu.
5. Từ điển Doanh nghiệp (2019). Kiểm soát quản lý. Lấy từ: businessdictionary.com.
6. John Spacey (2015). 21 Ví dụ về Kiểm soát Quản lý. Lấy từ: simplicable.com.
7. Cơ sở kiến ​​thức MBA (2019). Tầm quan trọng của Kiểm soát Quản lý trong một Tổ chức. Lấy từ: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Ưu điểm của Kiểm soát Quản lý đối với Tổ chức. Thư viện bài viết của bạn. Lấy từ: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Tầm quan trọng và hạn chế của việc kiểm soát. Thư viện bài viết của bạn. Lấy từ: yourarticlelibrary.com.