NGÂN SÁCH HOẠT ĐỘNG: ĐẶC ĐIỂM, CÁCH THỰC HIỆN, LỢI THẾ - DUDAS - 2025

Các ngân sách hoạt động bao gồm tất cả các khoản thu và chi phí mà một doanh nghiệp, chính phủ hoặc sử dụng tổ chức lên kế hoạch hoạt động của mình trong một khoảng thời gian, thường là một quý hoặc một năm. Nó được chuẩn bị trước khi bắt đầu một kỳ kế toán, như một mục tiêu dự kiến ​​sẽ đạt được.

Nó là một kế hoạch chi phí cần thiết để duy trì hoạt động của một công ty thương mại hoặc tổ chức đại chúng. Ví dụ, một ngân sách hoạt động điển hình bao gồm chi phí lao động và vật liệu ước tính cần thiết để vận hành sản xuất kinh doanh hoặc sản phẩm.

Nguồn: pixabay.com

Nó cho thấy doanh thu dự kiến ​​của công ty và các chi phí liên quan cho kỳ tiếp theo, thường là năm sau. Nó thường được trình bày dưới dạng báo cáo thu nhập.

Thông thường, ban quản lý thực hiện quá trình thu thập dữ liệu ngân sách trước khi bắt đầu năm và sau đó cập nhật liên tục mỗi tháng. Nó có thể bao gồm một kế hoạch tóm tắt cấp cao, được hỗ trợ bởi các chi tiết hỗ trợ từng dòng ngân sách.

Hoàn thành ngân sách

Phần khó khăn của việc hoàn thành ngân sách hoạt động là ước tính đúng các dữ liệu lịch sử và yếu tố khả năng xảy ra của các biến thị trường khác nhau.

Ngân sách này phải tính đến hiệu suất bán hàng trong quá khứ, xu hướng hiện tại trong ngành hoặc lĩnh vực, tính thời vụ, các sản phẩm mới dự kiến ​​tung ra và cả các lực lượng cạnh tranh.

Thông thường, các công ty tạo ra nhiều ngân sách hoạt động để dự đoán khả năng sụt giảm doanh thu hoặc ra mắt sản phẩm mới có thể thúc đẩy lợi nhuận.

nét đặc trưng

Ngân sách hoạt động có tính đến các chi phí mà một công ty biết rằng mình sẽ có, chi phí mà công ty dự kiến ​​trong tương lai, cũng như doanh thu mà công ty dự kiến ​​tạo ra trong năm tới.

Do đó, ngân sách hoạt động về cơ bản là ước tính về chi phí và doanh thu trong tương lai của một công ty. Đây là một trong hai phân đoạn của ngân sách tổng thể. Mô tả các hoạt động nhằm tạo ra thu nhập cho công ty.

Nó được chuẩn bị trước khi lập ngân sách tài chính. Điều này là do một phần lớn các hoạt động tài trợ không được biết cho đến khi ngân sách hoạt động được chuẩn bị.

Điểm mấu chốt của ngân sách hoạt động là tỷ suất lợi nhuận hoạt động ước tính. Tỷ suất lợi nhuận này không bằng lợi nhuận ròng, được tính toán khi chuẩn bị ngân sách tài chính.

Hiệu suất thực tế so với ngân sách

Mỗi tháng, một báo cáo được tạo ra cho thấy tình hình hoạt động thực tế của công ty, cùng với các số liệu được lập ngân sách trong tháng, để so sánh và phân tích. Phân tích này bao gồm các câu hỏi như sau:

- Bạn có đang đạt hoặc vượt chỉ tiêu doanh số không?

- Có bất kỳ khoản chi phí nào không được đưa vào ngân sách không?

- Các chi phí đã được dự trù tốt chưa, hay có những khoản vượt chi phí cần được quan tâm ngay lập tức?

Trả lời những câu hỏi kiểu này sẽ giúp ban lãnh đạo lập kế hoạch tốt hơn, từ đó đưa ra những thay đổi phù hợp, từ đó đưa công ty vào hoạt động tốt hơn.

Chi tiết theo khu vực

Có các chi tiết giúp cải thiện mức độ phù hợp của ngân sách hoạt động, cũng như tăng thêm giá trị bằng cách sử dụng nó để hỗ trợ các quyết định tài chính của doanh nghiệp.

Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng ngân sách của mình. Những nhân viên tham gia vào hoạt động hàng ngày thường là những người biết rõ nhất về tất cả các khoản mục ngân sách của bộ phận.

Ví dụ: khu vực nguồn nhân lực có thể tập hợp một ngân sách bao gồm các tính toán cập nhật cho các lợi ích nhất định, chi phí cho mỗi nhân viên mới và các chi tiết khác mà họ thường xuyên làm việc.

Bộ phận mua hàng đã quen thuộc với chi phí nguyên vật liệu và các vấn đề ảnh hưởng đến chi phí này, chẳng hạn như cơ hội giảm giá, chi phí mua hàng theo mùa hoặc các sự kiện bên ngoài tạo ra giá biến động.

Bạn lập ngân sách hoạt động như thế nào?

Kết quả hoạt động trong quá khứ sẽ luôn là cơ sở cho các khoản ngân sách định hướng trong tương lai. Nó được chuẩn bị bằng cách xem xét nhiều yếu tố và giả định, chẳng hạn như:

- Xu hướng bán hàng trong quá khứ.

- Xu hướng giá nguyên vật liệu trong quá khứ.

- Những thay đổi về luật và quy định của chính phủ liên quan đến ngành.

- Kinh tế tổng hợp.

Dựa trên các yếu tố này, ngân sách thu nhập được xây dựng bước đầu. Điều này là do tất cả các chi phí sẽ dựa trên dự báo doanh thu này.

Sau đó, ngân sách chi phí được chuẩn bị. Chi phí phải được ước tính dựa trên doanh số bán hàng và xu hướng trong quá khứ.

Các thành phần

Ngân sách hoạt động bắt đầu với doanh thu và sau đó hiển thị từng loại chi phí. Điều này bao gồm chi phí biến đổi, là những chi phí thay đổi theo doanh thu, chẳng hạn như chi phí nguyên vật liệu và lao động sản xuất.

Nó cũng bao gồm các chi phí cố định, chẳng hạn như tiền thuê tòa nhà hàng tháng hoặc tiền thuê máy photocopy hàng tháng. Nó cũng bao gồm chi phí hoạt động và chi phí khấu hao phi tiền tệ.

Tất cả những mục này sẽ cho phép công ty ước tính tỷ lệ lợi nhuận ròng ước tính.

Thu nhập trong tương lai

Đây là phần mà công ty cố gắng dự đoán sẽ kiếm được bao nhiêu tiền trong năm tới.

Ví dụ: nếu một công ty sản xuất điện thoại và dự kiến ​​tung ra một mẫu điện thoại mới trong năm tới, họ có thể dự đoán lợi nhuận sẽ tăng bằng cách tăng doanh thu trong tương lai.

Tuy nhiên, nếu một công ty chỉ sản xuất một loại điện thoại và dự đoán rằng đối thủ cạnh tranh sẽ tung ra một thiết bị tốt hơn vào năm tới, thì doanh số bán hàng sẽ giảm xuống, vì khách hàng sẽ muốn có điện thoại mới hơn.

Chi phí đã biết

Đây là những chi phí mà một doanh nghiệp biết rằng mình sẽ phải trả. Ví dụ, bạn sẽ phải thanh toán hóa đơn tiền điện để duy trì hoạt động của thiết bị. Bảo hiểm, tiền lương hoặc tiền thuê nhà cũng phải được trả.

Chi phí đã biết là những chi phí xảy ra mỗi năm. Công ty dự kiến ​​những khoản chi phí này mỗi khi lập kế hoạch ngân sách.

Chi phí tương lai

Chúng là những thứ có thể thay đổi từ năm này sang năm khác. Chúng không phải là thứ mà công ty mong đợi sẽ trả mỗi khi lập kế hoạch ngân sách.

Ví dụ, nếu một công ty có một chiếc máy cũ có vẻ như nó sẽ cần được thay thế trong vòng năm tới, nó sẽ được coi là chi phí trong tương lai.

Vì không biết chính xác khi nào nó sẽ ngừng hoạt động, nó được tính là chi phí trong tương lai để có đủ tiền trong ngân sách để trang trải chi phí của một chiếc máy mới.

Lợi thế

Truyền đạt mục tiêu

Nó cung cấp một cách để thiết lập và cũng truyền đạt các mục tiêu tài chính cho năm tới, có thể được sử dụng để yêu cầu nhân viên và ban quản lý chịu trách nhiệm về việc đạt được các mục tiêu đó.

Chuẩn bị cho những điều bất ngờ

Nó tạo cơ hội cho các công ty chuẩn bị trong trường hợp bất khả kháng.

Ví dụ, một công ty có thể đặt mục tiêu doanh thu và chi phí của mình bằng cách lập kế hoạch để có đủ lợi nhuận để bỏ tiền vào quỹ khủng hoảng.

Quỹ này có thể được sử dụng trong trường hợp kinh tế suy thoái, mất nhà cung cấp lớn hoặc khách hàng thường xuyên, hoặc bất kỳ loại vấn đề kinh doanh nào khác cũng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền của công ty.

Theo dõi thu nhập và chi phí

Giúp theo dõi thu nhập và chi phí. Kiểm soát chi phí đồng thời khuyến khích làm việc chăm chỉ và đạt được mục tiêu bán hàng của bạn.

Các công ty chuẩn bị một lịch trình để so sánh ngân sách với kết quả tài chính thực tế cho mỗi tháng, hoặc mỗi quý, để xem hiệu quả thực tế của công ty đang theo đuổi các mục tiêu đã lập ngân sách như thế nào.

Nhược điểm

Doanh nghiệp phải có khả năng nắm bắt tình trạng tài chính hiện tại của doanh nghiệp để thành công, cũng như dự kiến ​​những gì sẽ xảy ra trong những tháng tới để lên kế hoạch cho thu nhập và chi phí của năm tới.

Nghệ thuật và khoa học

Tạo ra một ngân sách hiệu quả là một phần nghệ thuật và một phần khoa học. Với tư cách là chủ doanh nghiệp, bạn sẽ cần phải tìm ra vị trí cần đặt để tạo ra một ngân sách phản ánh loại hiệu suất mà nhóm có thể mang lại.

Đồng thời, người ta phải xem xét những gì công ty phải làm để giữ vững vị trí hoặc đánh bại các đối thủ cạnh tranh và do đó có thể nổi bật trên thị trường.

Xác định mục tiêu

Điều quan trọng là phải đặt mục tiêu ngân sách đủ cao để thị trường và nhà đầu tư coi công ty của bạn là người dẫn đầu và là người chiến thắng.

Tuy nhiên, các mục tiêu nên được giữ ở mức độ thực tế đủ để không tạo ra nhận thức tiêu cực nếu các mục tiêu không đạt được.

Ví dụ

-Dòng ngân sách

Ngân sách hoạt động phải phản ánh các hoạt động trong công ty, cũng như biểu đồ tài khoản. Một ví dụ về cấu trúc của nó như sau:

Bán hàng

- Bán sản phẩm / dịch vụ số. một

- Bán sản phẩm / dịch vụ số. hai

- Bán sản phẩm / dịch vụ số. … Doanh số ước tính cho từng sản phẩm / dịch vụ.

Chi phí biến đổi

- Giá vốn hàng bán.

- Chi phí bán hàng trực tiếp.

- Hoa hồng bán hàng.

- Lao động trực tiếp.

- Chi phí vận chuyển.

Giá cố định

- Trả lương cho nhân viên cửa hàng, văn phòng.

- Cho thuê.

- Điện, nước.

- Bảo trì tòa nhà.

- Làm sạch.

- Chi phí đi lại.

- Điện thoại cố định.

- Điện thoại di động.

- Kết nối Internet.

- Lưu trữ và cập nhật trang web.

- Tiếp thị và công khai.

- Bảo hiểm.

- Chi phí cho thuê.

- Mua hàng nhỏ.

- Bảo trì thiết bị.

- Viên kế toán.

- Luật sư.

- Các tư vấn khác.

- Các khoản chi đột xuất (5% chi phí).

Chi phí không dùng tiền mặt

Mặc dù các khoản chi phí này không ảnh hưởng đến dòng tiền nhưng chúng sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động trong báo cáo kết quả tài chính.

- Khấu hao.

- Đội máy tính.

- Nhà máy / tòa nhà.

- Máy móc.

-Nhóm mục tiêu

Các công ty chọn nhóm ngân sách theo nhiều cách khác nhau. Ví dụ: dựa trên quy mô, cấu trúc, loại hình kinh doanh và các cân nhắc khác.

Ví dụ: bạn có thể quyết định nhóm ngân sách theo các bộ phận, với các danh mục như quản lý, tài chính, nhà máy hoặc CNTT. Mỗi phần này sẽ có các thành phần giống nhau, chẳng hạn như bảng lương, lệ phí, máy tính và chi phí văn phòng.

Một số công ty chuẩn bị ngân sách của họ theo trung tâm chi phí hoặc bộ phận, thay vì bộ phận.

Trong một công ty sản xuất, đây có thể là bộ phận sản xuất hoặc bộ phận bảo trì. Các bộ phận này chịu trách nhiệm về chi phí hoạt động trực tiếp và không có phần tạo ra doanh thu của doanh nghiệp.

Đối với loại ngân sách này, rất khó để tính toán lợi nhuận cho mỗi trung tâm chi phí, vì nó yêu cầu phải được phân bổ thu nhập và chi phí chung.

Người giới thiệu

1. CFI (2019). Ngân sách hoạt động là gì? Lấy từ: unionfinanceinstitution.com.
2. Cynthia Gaffney (2019). Ngân sách Hoạt động là gì? Doanh nghiệp nhỏ - Chron. Lấy từ: smallbusiness.chron.com.
3. Khóa học Kế toán của tôi (2019). Ngân sách Hoạt động là gì? Lấy từ: myaccountingcourse.com.
4. Nghiên cứu (2019). Ngân sách Hoạt động là gì? - Định nghĩa & Ví dụ. Lấy từ: study.com.
5. Rosemary Peavler (2019). Các phần của Ngân sách Hoạt động cho Doanh nghiệp Nhỏ. Sự cân bằng doanh nghiệp nhỏ. Lấy từ: thebalancesmb.com.
6. Cynthia Gaffney (2018). Ngân sách Hoạt động là gì? Bizfluent. Lấy từ: bizfluent.com.
7. Sanjay Bulaki Borad (2018). Ngân sách điều hành. Quản lý tài chính điện tử. Lấy từ: efinancemanagement.com.