NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT CÔNG TY: CÁC NGUYÊN TẮC VÀ VÍ DỤ - DUDAS - 2026

Các nguyên tắc kiểm soát của một công ty là các quy định đòi hỏi phải có sự tồn tại của các thủ tục và quy trình thành lập vào hệ thống để quản lý giúp đỡ chiếm giám sát và điều tiết hoạt động kinh doanh, do đó đảm bảo rằng tài sản của công ty được bảo vệ.

Mục tiêu của các nguyên tắc kiểm soát là đảm bảo rằng hệ thống kế toán hoạt động hiệu quả và các sự kiện kinh doanh được ghi lại một cách chính xác. Rõ ràng, người quản lý không thể giám sát tất cả nhân viên, do đó có khả năng xảy ra một số sai sót hoặc gian lận.

Để xác định và thiết lập các kiểm soát hiệu quả, Ban Giám đốc phải liên tục đánh giá rủi ro, giám sát việc thực hiện kiểm soát và sửa đổi các kiểm soát khi cần thiết.

Có một chức năng kinh doanh thiết yếu như vậy cung cấp sự bảo mật hợp lý bằng cách giảm khả năng xảy ra sai sót và bảo vệ tài sản của tổ chức. Do tầm quan trọng của nó, các công ty phải xem xét các nguyên tắc cơ bản của kiểm soát.

Các nguyên tắc điều khiển chính

Môi trường kiểm soát

Phong cách quản lý và kỳ vọng của các nhà quản lý cấp cao, đặc biệt là các chính sách kiểm soát của họ, quyết định môi trường kiểm soát.

Trong môi trường kiểm soát, có sự giám sát bổ sung do ủy ban quản lý thực hiện, ủy ban này đảm bảo rằng có sự liêm chính về mặt hành chính, các giá trị đạo đức, một cơ cấu tổ chức được xác định rõ và những nhân viên có năng lực và đáng tin cậy, được phân công quyền hạn và trách nhiệm.

Hoạt động kiểm soát

Chúng là các chính sách và thủ tục cụ thể mà ban lãnh đạo sử dụng để đạt được các mục tiêu của mình. Chúng bao gồm những điều sau:

Tách nhiệm vụ

Nó đòi hỏi những người khác nhau phải được giao trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ khác nhau trong các hoạt động liên quan, đặc biệt là những công việc liên quan đến ủy quyền, lưu giữ hoặc lưu giữ hồ sơ.

Bằng cách yêu cầu những người khác nhau thực hiện các chức năng này, một hệ thống kiểm soát cân bằng được tạo ra.

Phê duyệt các giao dịch và hoạt động

Nó giúp đảm bảo rằng tất cả các hoạt động của công ty tuân thủ các chính sách và hướng dẫn đã thiết lập.

Việc yêu cầu các nhà quản lý nhất định phê duyệt các loại giao dịch nhất định sẽ bổ sung thêm cam kết cho hồ sơ kế toán, bằng cách cho thấy rằng các giao dịch đã được phân tích và phê duyệt bởi cơ quan có thẩm quyền thích hợp.

Tiêu chuẩn hóa tài liệu

Nó bao gồm việc tạo ra các hóa đơn và các tài liệu khác dễ sử dụng và đầy đủ thông tin, sử dụng các tài liệu được đánh số trước và liên tiếp, và việc chuẩn bị các tài liệu kịp thời.

Tiêu chuẩn hóa giúp dễ dàng xem lại các bản ghi cũ bằng cách tìm kiếm nguồn gốc của bất kỳ sự khác biệt nào trong hệ thống. Việc thiếu tiêu chuẩn hóa có thể khiến một số mục bị bỏ qua hoặc hiểu sai trong đánh giá như vậy.

Kiểm soát vật lý và quyền truy cập đối với tài sản và hồ sơ

Chúng là điều khiển điện tử hoặc cơ học (két sắt, thẻ nhận dạng, hàng rào, máy tính tiền, máy quay video, ổ khóa) hoặc điều khiển máy tính, liên quan đến đặc quyền truy cập hoặc quy trình sao lưu và phục hồi đã thiết lập.

Công nghệ nói chung có thể đi đến những nơi mà mọi người không thể, và bạn có thể làm việc 24 giờ một ngày mà không cần trả thêm tiền.

Kiểm soát quyền truy cập vào hệ thống kế toán thông qua mật khẩu, khóa và hồ sơ truy cập điện tử ngăn người dùng trái phép ra khỏi hệ thống, cũng như cung cấp cách thức kiểm tra việc sử dụng hệ thống để xác định các nguồn lỗi.

Đánh giá độc lập

Các công ty nên xem xét định kỳ hệ thống kiểm soát của họ. Điều này nên được thực hiện bởi một người chưa làm bất kỳ công việc nào để được xác minh.

Những đánh giá này giúp đảm bảo độ tin cậy của thông tin kế toán và hiệu quả của hoạt động.

Phân công trách nhiệm

Công ty phải xác lập rõ ràng trách nhiệm. Giao trách nhiệm cụ thể cho mọi người đảm bảo rằng họ hiểu rõ vai trò của mình trong việc duy trì quyền kiểm soát.

Nếu bất kỳ trách nhiệm nào bị bỏ qua, một hệ thống giám sát hiệu quả sẽ làm rõ ai không thực hiện nhiệm vụ được giao.

Ví dụ

Tất cả các kiểm soát này đáp ứng các mục tiêu của nguyên tắc kiểm soát. Sau khi có các biện pháp kiểm soát, người quản lý không phải giám sát hoạt động của từng nhân viên. Họ có thể định kỳ xem xét các biện pháp kiểm soát để đảm bảo chúng hoạt động tốt và tập trung vào việc điều hành doanh nghiệp.

Tách nhiệm vụ

Đó là một sự kiểm soát tốt để đảm bảo rằng các chức năng lưu trữ hồ sơ tách biệt với việc xử lý tiền mặt thực tế.

Vì lý do này, giao dịch viên có trách nhiệm thu tiền mặt của khách hàng, có khả năng gửi vào ngân hàng, và bộ phận kế toán có trách nhiệm ghi chép các khoản thu tiền mặt này và thực hiện đối chiếu ngân hàng.

Bằng cách này, một người không thể lấy tiền của khách hàng và chiếm đoạt nó, sau đó che đậy kế toán gian lận.

Nếu hai người làm những công việc này, cách duy nhất để gian lận có thể hoạt động là nếu mỗi người đồng lõa với người kia. Rõ ràng, hai nhân viên đồng lõa ít có khả năng ăn cắp hơn một nhân viên duy nhất.

Phê duyệt

Yêu cầu phê duyệt thanh toán chi phí lớn có thể ngăn cản những nhân viên vô đạo đức thực hiện các giao dịch gian lận lớn với quỹ của công ty.

Một bảng giá chính thức đóng vai trò là sự chấp thuận cho nhân viên kinh doanh để bán ở những mức giá này. Ngoài ra, có thể có một kiểm soát cho phép người quản lý bán hàng ủy quyền những thay đổi hợp lý đối với bảng giá.

Thay đổi nhân viên và các kỳ nghỉ

Việc luân chuyển nhân viên bắt buộc hoặc thời gian nghỉ phép được thực hiện để phát hiện các âm mưu gian lận trong đó yêu cầu phải có một hệ thống thường xuyên để duy trì nó.

Nếu kế toán viên thay đổi trách nhiệm hai tháng một lần, một người sẽ không thể điều hành một hệ thống lừa đảo một cách nhất quán.

Kiểm tra thực tế

Kiểm toán hiện vật bao gồm việc đếm thủ công tiền mặt và bất kỳ tài sản vật chất nào khác được ghi trong hệ thống kế toán, chẳng hạn như hàng tồn kho.

Việc đếm vật lý có thể tiết lộ sự chênh lệch tiềm ẩn trong số dư tài khoản bằng cách bỏ qua hoàn toàn hồ sơ điện tử. Việc đếm tiền mặt tại các điểm bán hàng có thể được thực hiện hàng ngày, thậm chí nhiều lần trong ngày.

Các dự án lớn hơn, như kiểm kê vật chất, cần được thực hiện ít thường xuyên hơn, có thể hàng năm hoặc hàng quý.

Đối chiếu kế toán định kỳ

Chúng đảm bảo rằng số dư của hệ thống kế toán trùng với số dư tài khoản của các đơn vị khác, chẳng hạn như ngân hàng, nhà cung cấp và khách hàng.

Sự khác biệt được tìm thấy giữa các loại tài khoản bổ sung này có thể cho thấy sự khác biệt trong các tài khoản riêng hoặc lỗi bắt nguồn từ các đơn vị khác.

Điều khiển tự động

Chúng có lẽ là những kiểm soát nội bộ phổ biến nhất vì chúng không chỉ bảo vệ công ty mà còn tăng hiệu quả của nó.

Đồng hồ thời gian tự động là một ví dụ điển hình. Nhân viên được kiểm tra bằng các đồng hồ này khi họ đến và sau đó được kiểm tra vào cuối ca làm việc của họ.

Đồng hồ thời gian tự động loại bỏ khả năng nhân viên gian lận với giờ làm việc của họ.

Người giới thiệu

1. MyAccountingCourse (2018). Các Nguyên tắc Kiểm soát Nội bộ là gì? Lấy từ: myaccountingcourse.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Nguyên tắc Kiểm soát là gì? Lấy từ: myaccountingcourse.com.
3. Michelle Miley (2017). Bảy Nguyên tắc Kiểm soát Nội bộ là gì? Bizfluent. Lấy từ: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Các Nguyên tắc Cơ bản của Kiểm soát Nội bộ. Lấy từ: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Kiểm soát nội bộ. Lấy từ: Clipsnotes.com.
6. Quản trị viên (2015). 17 Nguyên tắc Kiểm soát Nội bộ. Người ủng hộ đạo đức. Được lấy từ :hicsadvocate.com.
7. David Ingram (2018). Bảy thủ tục kiểm soát nội bộ trong kế toán là gì? Doanh nghiệp nhỏ-Chron. Lấy từ: smallbusiness.chron.com.