DỰ ÁN HIỆU QUẢ: ĐẶC ĐIỂM, LOẠI, VÍ DỤ - DUDAS - 2025

Một dự án hiệu quả là một dự án tìm cách kiếm tiền và tạo ra lợi nhuận kinh tế. Những người thúc đẩy một dự án hiệu quả thường là các cá nhân và cả các công ty quan tâm đến việc đạt được lợi ích kinh tế cho các mục đích khác nhau.

Lợi ích kinh tế là kết quả làm việc của toàn bộ nhóm tham gia vào dự án, kết hợp với các quyết định phù hợp của người quản lý. Do đó, nó là kết quả của sự nhất quán tuyệt đối trong các hành động của tất cả những người tham gia dự án.

Nguồn: pixabay.com

Quá trình tạo ra một dự án bao gồm nhiều thành phần quan trọng có thể đòi hỏi những nỗ lực và chi phí hoàn toàn khác nhau.

Tuy nhiên, ngay cả những lĩnh vực này cũng khá phù hợp để phân tích năng suất của các quy trình khác nhau được thực hiện trong đó, bắt đầu với việc lập kế hoạch của chính dự án và kết thúc bằng việc tung ra thị trường.

Năng suất dự án

Năng suất thể hiện con đường ngắn nhất từ ​​việc thiết lập các mục tiêu dự án đến việc thực hiện, sử dụng thời gian và chi phí tài chính tối thiểu.

Nó chỉ đơn giản là hiệu quả hơn trong nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ. Điều này thường liên quan đến một dự án. Bạn càng quản lý một dự án hiệu quả hơn, bạn càng ít có khả năng thất bại.

Sự thành công của một dự án phụ thuộc vào năng suất của nó. Nếu dự án không hiệu quả thì sự đầu tư của các bên quan tâm và thời gian của nhóm làm việc sẽ bị lãng phí.

nét đặc trưng

Thiết bị làm việc đầy đủ

Bước quan trọng nhất để thực hiện một dự án hiệu quả là lựa chọn thiết bị phù hợp để hoàn thành công việc. Bạn phải tập trung toàn bộ sức lực để đảm bảo có được người phù hợp. Điều này sẽ giảm bớt căng thẳng và thất vọng không đáng có sau này.

Bạn không chỉ cần đảm bảo rằng họ có kiến ​​thức kỹ thuật cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ mà còn cần đảm bảo rằng họ có khả năng cộng tác với các thành viên khác trong nhóm và có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ của họ.

Phái đoàn

Nếu những người đủ năng lực với các kỹ năng cần thiết đã được chọn thì không cần giám sát chặt chẽ. Bạn cần tin tưởng các thành viên trong nhóm thực hiện nhiệm vụ của họ.

Trách nhiệm phải được giao bằng cách quy trách nhiệm cho họ về hành động của họ, nhưng cho phép họ thực hiện công việc theo cách của họ.

Một trong những mối nguy hiểm lớn nhất khi thực hiện một dự án là tạo ra sự bất bình trong nhóm làm việc, bằng cách không tin tưởng các thành viên của mình hoặc bằng cách cố gắng chỉ cho họ cách thực hiện công việc của họ.

Cơ quan

Biết cách theo dõi tiến độ của dự án để đảm bảo rằng nó luôn tiến về phía trước.

Biết ai đang thực hiện nhiệm vụ nào và làm thế nào để mọi thứ kết hợp với nhau cuối cùng phụ thuộc vào khả năng duy trì một tổ chức và có hệ thống theo dõi các nhiệm vụ.

Giao tiếp tốt

Có kỹ năng giao tiếp xuất sắc là rất quan trọng để duy trì một dự án hiệu quả. Người quản lý dự án phải biết cách tiếp cận mọi người theo cách không đe dọa khi bị chỉ trích, và phải đảm bảo rằng anh ta đang truyền đạt những mong đợi của mình một cách hiệu quả.

Không chỉ phải quản lý giao tiếp trực tiếp với mọi người mà còn phải thiết lập giai đoạn để nhóm làm việc cộng tác và tập trung.

Thông tin phải được phân phối một cách thích hợp để không có gì gây hiểu lầm.

Theo dõi các nhiệm vụ

Năng suất kết thúc khi bạn không chú ý đến nó. Chỉ tập trung vào công việc sẽ không thể rút ngắn các nhiệm vụ. Bạn có thể mất thời gian, sa lầy vào những chi tiết vụn vặt hoặc hoàn thành công việc đúng thời hạn, nhưng không có quy trình để cảnh báo khi bạn bị tụt hậu hoặc làm việc trong bóng tối.

Tạo một hệ thống theo dõi công việc không chỉ giúp bạn có thể tập trung vào công việc mà còn có một quy trình giám sát để tạo ra các giới hạn cần thiết để luôn đúng tiến độ.

Khi lập kế hoạch dự án, bạn đang ước tính lượng thời gian của mỗi nhiệm vụ sẽ thực hiện, nhưng thường thì những kế hoạch tốt nhất lại đi chệch hướng. Với công cụ phù hợp, bạn có thể nhận được hướng dẫn bạn cần.

Ví dụ: email có thể được tự động thông báo cho bạn khi thời hạn sắp đến, cho phép bạn biết bạn đang ở đâu. Do đó, các điều chỉnh có thể được thực hiện và hoàn thành công việc mà không làm chậm trễ dự án.

Các loại

Dự án là một tập hợp các nhiệm vụ có liên quan với nhau và đôi khi phụ thuộc được lên kế hoạch phải được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định có tính đến các chi phí, nguồn lực nhất định và các ràng buộc khác. Các nhiệm vụ phải được hoàn thành để đạt được một mục tiêu cụ thể.

-Tùy thuộc vào độ phức tạp

Dễ dàng

Một dự án được phân loại là dễ dàng khi các mối quan hệ giữa các nhiệm vụ là cơ bản và lập kế hoạch chi tiết hoặc không cần tổ chức.

Trong trường hợp này, một nhóm làm việc nhỏ là phổ biến, cũng như một số bên liên quan và cộng tác viên bên ngoài.

Phức tạp

Mạng lưới dự án rất rộng lớn và phức tạp. Có nhiều nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau. Với những dự án này, việc đơn giản hóa nếu có thể là rất quan trọng.

Các ứng dụng dựa trên đám mây sẽ giúp đơn giản hóa các dự án phức tạp bằng cách tự động tính toán lộ trình thực hiện dự án tốt nhất và do đó cập nhật bất kỳ thay đổi nào được thực hiện bằng cách sử dụng các loại công cụ quản lý dự án khác nhau.

-Theo nguồn vốn

- Công chúng: Nguồn tài chính của dự án đến từ các tổ chức chính phủ.

- Tư nhân: Nguồn tài chính đến từ các công ty hoặc các ưu đãi tư nhân.

- Hỗn hợp: nguồn tài chính đến từ nguồn tài chính hỗn hợp của nhà nước và tư nhân.

-Tùy theo nội dung của dự án

Kinh doanh

Các dự án này liên quan đến việc phát triển doanh nghiệp, quản lý nhóm làm việc, quản lý chi phí, v.v. và thường tuân theo chiến lược kinh doanh.

Sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ

Các dự án liên quan đến việc phát triển một sản phẩm hoặc dịch vụ sáng tạo, thiết kế một sản phẩm mới, v.v. Chúng thường được sử dụng trong bộ phận nghiên cứu và phát triển.

-Theo những người liên quan

- Phòng ban: khi nói đến một phòng ban hoặc một khu vực cụ thể của tổ chức.

- Nội bộ: khi toàn bộ công ty tham gia phát triển dự án.

- Ma trận: khi có sự kết hợp của các bộ phận tham gia.

- Bên ngoài: khi một công ty ký hợp đồng phụ với người quản lý dự án hoặc các nhóm bên ngoài để thực hiện dự án. Điều này phổ biến trong chuyển đổi kỹ thuật số, cải tiến quy trình và thay đổi chiến lược.

-Tùy theo mục tiêu của bạn

- Sản xuất: nhằm sản xuất một sản phẩm hoặc dịch vụ, có tính đến một mục tiêu cụ thể.

- Về xã hội: Theo hướng nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân.

Làm thế nào để thực hiện một dự án hiệu quả?

Sử dụng công nghệ

Có rất nhiều công cụ tuyệt vời được thiết kế để giúp cải thiện năng suất. Phần mềm có thể là một phần của chiến lược năng suất, nhưng nó cũng có thể là tài sản chính của một công ty.

Một mặt, bạn có thể tạo danh sách việc cần làm, đây là một cách để sắp xếp và giải quyết công việc một cách có hệ thống. Điều này cung cấp một nơi mà bạn có thể thấy những gì cần phải làm và khi nào cần hoàn thành.

Các công cụ quản lý tác vụ rất dễ cập nhật và nếu chúng dựa trên đám mây, có thể được cập nhật mọi lúc mọi nơi, bất kể thời gian nào trong ngày.

Đóng góp vào chiến lược kinh doanh

Khi các chiến lược được phát triển để xác định các dự án kinh doanh quan trọng và một quy trình được thực hiện để liên kết các dự án này với các dự án bộ phận cụ thể khác, kết quả sẽ là một dòng liên tục các chiến lược đã đạt được thành công.

Tạo văn phòng dự án

Tư duy hiện tại liên kết quản lý dự án với chất lượng. Các ban chỉ đạo và trung tâm chất lượng đã có trong các tổ chức trong một thời gian dài.

Việc thành lập văn phòng quản lý dự án là một bản sao của các trung tâm này. Mục đích là thành lập văn phòng giám sát tất cả các dự án và hệ thống chất lượng.

Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc sẽ không chỉ tập trung vào các dự án mà còn tập trung vào các quy trình chính phải được cải tiến hoặc thiết kế lại để đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.

Văn phòng này đóng vai trò như một động lực quan trọng cho sự chuyển đổi của công ty, đảm bảo một phương pháp nhất quán để:

- Quản lý các dự án.

- Xây dựng kế hoạch kinh doanh.

- Tạo chính sách.

- Cải tiến quy trình.

- Đo lường hiệu suất.

Thiết lập và đo lường các tiêu chí sản xuất

Các tiêu chí sản xuất sẽ thay đổi theo từng dự án. Một số tiêu chí sản xuất mà các nhóm dự án thiết lập là:

- Dự án hoàn thành đúng thời hạn.

- Dự án hoàn thành trong ngân sách.

- Mức độ hài lòng của khách hàng.

- Đã xây dựng tiêu chuẩn chất lượng.

- Đáp ứng các mục tiêu của dự án.

- Các yêu cầu được thiết lập và đáp ứng rõ ràng.

- Kế hoạch chuyển tiếp có trong kế hoạch dự án.

Công nhận và khen thưởng hiệu quả công việc

Chế độ đãi ngộ và khen thưởng thỏa đáng rất quan trọng trong việc thúc đẩy mọi người trong bất kỳ tổ chức nào. Các dự án cũng không ngoại lệ.

Thường không có mô tả công việc cho nhân viên dự án. Chúng thường chỉ tồn tại cho những công việc truyền thống hơn trong tổ chức.

Bản mô tả công việc nên được xây dựng cho tất cả các cấp của nhân viên dự án, phản ánh mức độ quyền hạn và trách nhiệm.

Phần thưởng rất khó thiết lập, định lượng và quản lý. Tiêu chí “công việc tốt” rất khó định lượng. Vì vậy, phải có mục tiêu cụ thể rõ ràng.

Phần thưởng có thể là một lời cảm ơn công khai, một lá thư, một tấm bảng, hoặc thậm chí là một giải thưởng bằng tiền.

Ví dụ

Dự án sản xuất

Các dự án này được thực hiện để có thể thực hiện một cách hiệu quả các hoạt động sản xuất một sản phẩm và sau đó bán nó và do đó thu được lợi nhuận.

Kết quả cuối cùng được tìm kiếm có thể là một chiếc xe, thuyền, máy bay, một bộ phận máy móc, thực phẩm chế biến, v.v.

Dự án xây dựng

Kết quả cuối cùng là việc xây dựng các tòa nhà, cầu, đường, hầm, v.v. Nhóm này có thể bao gồm các dự án khai thác và hóa dầu.

Dự án quản lý

Những dự án này bao gồm tổ chức hoặc sắp xếp lại công việc, mà không nhất thiết phải tạo ra một kết quả hữu hình.

Ví dụ như thiết kế và thử nghiệm một gói phần mềm mới, chuyển trụ sở công ty hoặc sản xuất một chương trình sân khấu.

Dự án nghiên cứu

Trong những dự án này, các mục tiêu có thể khó thiết lập, bởi vì trong đó các kết quả thu được là không thể đoán trước. Đây là những dự án tập trung vào việc thu thập thông tin mới về một chủ đề nhất định.

Người giới thiệu

1. Michael Stanleigh (2019). Tạo Văn hóa Dự án Hiệu quả. Lấy từ: bia.ca.
2. Peter Landau (2017). 3 Các chiến lược để tăng năng suất. Quản lý dự án. Lấy từ: projectmanager.com.
3. Alexander Sergeev (2018). 4+ Đề xuất Hiệu quả về Cách Năng suất trong Quản lý Dự án. Blog Hygger. Lấy từ: hygger.io.
4. Jessica Gust (2016). 5 Chìa khóa để trở thành một nhà quản lý dự án năng suất. Quản lý dự án. Lấy từ: project-management.com.
5. Sindhuja (2019). Dự án: Loại, Mục tiêu và Tổ chức. Ý tưởng Quản lý Kinh doanh. Lấy từ: businessmanagementideas.com.
6. Sinnaps (2019). Các loại dự án trong quản lý dự án. Lấy từ: sinnaps.com.