VÒNG ĐỜI CỦA TÀI LIỆU LÀ GÌ? - TỪ VỰNG VĂN HÓA - 2025

Vòng đời của tài liệu bao gồm một chuỗi các giai đoạn mà tệp đi qua trong suốt vòng đời hữu ích của nó. Các giai đoạn này bao gồm từ khi tạo ra một tài liệu, thông qua tất cả các lần sử dụng và sửa đổi, cho đến khi bị hủy hoặc được lưu trữ vĩnh viễn.

Khái niệm về vòng đời của tài liệu được tạo ra ở Hoa Kỳ sau Thế chiến thứ hai. Điều này là do nhu cầu tìm một cách thích hợp để xử lý một số lượng lớn các tệp đã tích lũy.

Nguồn ảnh: Wikimedia.org.

Mỗi chuyên ngành tiếp cận vòng đời của tài liệu khác nhau, có tính đến trọng tâm của nó và bản chất của kho lưu trữ. Ví dụ, vòng đời của một văn bản pháp luật có thể có các giai đoạn khác với các giai đoạn của một văn bản học thuật.

Trong mỗi trường hợp, các cân nhắc về thời gian lưu giữ của một tài liệu, cách lưu trữ hoặc cách sử dụng đúng cách của tài liệu là khác nhau. Tương tự, cũng có những cách tiếp cận khác nhau đối với các giai đoạn trong vòng đời của nó.

Ví dụ: có thể có tài liệu không có giá trị đối với một công ty hoặc một tổ chức chính phủ do tuổi tác của chúng. Tuy nhiên, chính những tài liệu lưu trữ này có thể có giá trị lịch sử cao đối với một bảo tàng.

Một sự khác biệt cơ bản khác là sự khác biệt tồn tại giữa tài liệu tương tự và kỹ thuật số. Mặc dù tầm quan trọng nằm ở nội dung của các tài liệu, sự tồn tại của các tệp kỹ thuật số cho thấy những đặc thù trong việc xử lý chúng và trong các giai đoạn của vòng đời của chúng.

Ba tuổi của tài liệu

Hình ảnh: slideplayer

Năm 1972, nhà sử học Carlos Wyffels đưa ra lý thuyết về Ba thời đại. Theo đó, tài liệu là những đối tượng có một quá trình quan trọng trong đó công dụng của chúng được biến đổi.

Nhìn chung, các tài liệu được sử dụng nhiều ngay sau khi tạo và trong một thời gian nhất định. Tuy nhiên, theo thời gian, việc sử dụng này bị giảm cho đến thời điểm nó ngừng hoàn toàn, vì chúng đã được lưu trữ hoặc bị phá hủy.

Theo Wyffels, chu kỳ này mà tất cả các tài liệu trải qua được chia thành ba độ tuổi: độ tuổi quản trị hoặc hoạt động, độ tuổi trung gian hoặc bán hoạt động và độ tuổi không hoạt động hoặc lịch sử.

Hành chính hoặc tuổi hoạt động (tệp quản lý)

Đề cập đến khoảng thời gian hoạt động của một tài liệu. Nó bắt đầu tại thời điểm được tạo ra và trải qua các giai đoạn khác nhau, trong đó nó thường xuyên được tư vấn, chuyển giao và chia sẻ.

Ví dụ: thời hạn quản lý của hóa đơn điện nước bắt đầu khi nó được tạo. Sau đó, tiếp tục di chuyển trong một khoảng thời gian giới hạn - khi được bưu tá giao hàng hoặc gửi qua email, khi kiểm tra và khi thanh toán.

Độ tuổi trung bình hoặc bán hoạt động (tệp trung tâm)

Đó là khoảng thời gian mà tài liệu đã mất đi tính hữu ích mà nó được tạo ra. Do đó, nó không được sử dụng tích cực như trong thời đại hành chính. Tuy nhiên, nó được bảo tồn và có thể được tham khảo không thường xuyên.

Ví dụ, tuổi trung gian của hóa đơn điện nước bắt đầu khi, sau khi thanh toán, hóa đơn đó được nộp vào một thư mục. Rất có thể nó sẽ không bao giờ được lấy ý kiến ​​nữa, tuy nhiên, nó sẽ được lưu trong hồ sơ trong trường hợp có mối lo ngại phát sinh.

Thời gian bán hoạt động của tài liệu có thể thay đổi tùy thuộc vào loại tài liệu và tùy thuộc vào ngữ cảnh. Ví dụ, một tài liệu pháp lý có thể có thời gian hoạt động lâu hơn một hóa đơn điện nước.

Độ tuổi không hoạt động hoặc độ tuổi lịch sử (lưu trữ lịch sử)

Đề cập đến thời kỳ cuối cùng của các kho lưu trữ. Tuy nhiên, không phải tất cả các tệp đều có cùng một đích. Tùy thuộc vào bản chất của chúng, chúng có thể trở thành lịch sử hoặc bị phá hủy.

Tài liệu lưu trữ lịch sử là tài liệu có giá trị về văn hóa hoặc nghiên cứu. Vì vậy, trong giai đoạn này, các phương pháp bảo quản được tìm cách để bảo quản chúng một cách trọn vẹn nhất có thể.

Các giai đoạn trong vòng đời của tài liệu

Lý thuyết về ba thời đại thiết lập một cách tổng quát các giai đoạn cơ bản mà tất cả các tài liệu đều trải qua. Tuy nhiên, cũng có những giai đoạn khác cụ thể hơn xác định tính hữu ích và việc xử lý tài liệu.

Các giai đoạn mà một tài liệu trải qua phụ thuộc vào giá trị, cách sử dụng và bối cảnh của nó. Theo các đặc điểm này, người ta xác định giai đoạn đó phải trải qua và các quy định về kỹ thuật và hành chính cho từng giai đoạn đó.

Đây là một số giai đoạn chính mà một tài liệu phải trải qua trong suốt vòng đời hữu ích của nó:

1-Tạo: bao gồm việc tạo ra tài liệu, ở định dạng in hoặc kỹ thuật số.

2-Lưu trữ: theo định dạng mà tài liệu đã được tạo, nó được lưu trữ vật lý hoặc kỹ thuật số. Trong một số trường hợp, giai đoạn số hóa cũng được xem xét, khi nó là một phần của quá trình.

3-Phân loại: đề cập đến việc tổ chức, phân loại hoặc lập chỉ mục tài liệu theo các tham số được thiết lập trong từng ngữ cảnh.

4-Chuyển giao: đề cập đến việc gửi và / hoặc chuyển một tài liệu theo đặc điểm của nó. Hiện tại, điều này có thể đề cập đến chuyển phát bằng thư thực hoặc gửi qua email tùy từng trường hợp.

5-Phân phối: giai đoạn này đề cập đến các tài liệu được sử dụng công khai hoặc có nhu cầu, do đó sau khi được tạo ra chúng cần được tiết lộ cho một nhóm người nhất định.

6-Sử dụng cộng tác: hiện tại, các tệp có thể được sắp xếp để sử dụng chung và chỉnh sửa. Giai đoạn này mới xuất hiện gần đây và được coi là dành riêng cho các tài liệu kỹ thuật số.

7-Tham vấn: đề cập đến giai đoạn mà các tài liệu được sắp xếp với ý định rằng chúng có thể được tham khảo. Trong quá trình này, các điều khoản về bảo mật và / hoặc khả năng tiếp cận là rất quan trọng, tùy thuộc vào công chúng được mong đợi tiếp cận thông tin.

8-Lưu trữ hoặc tiêu hủy: đây là giai đoạn cuối cùng trong vòng đời của mọi tài liệu. Nó tương ứng với thời điểm mà nó được quyết định xem nó có đủ giá trị lịch sử để được bảo tồn hay ngược lại, nó bị phá hủy.

Có nghĩa

1. Đại học Darmouth. (SF). Vòng đời tài liệu: Định nghĩa, Công nghệ hỗ trợ và Ứng dụng. Khôi phục từ: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Vòng đời của tài liệu: Thuyết 3 thời đại. Đã khôi phục từ: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Vòng đời quản lý tài liệu điện tử là gì? Khôi phục từ: documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). Vòng đời của tài liệu. Được khôi phục từ: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Vòng đời của tài liệu - Hệ thống lưu trữ của Tây Ban Nha. Đã khôi phục từ: normadat.es.