HOÀN TRẢ TIỀN MẶT NHỎ: ĐÓ LÀ GÌ, TÀI LIỆU VÀ VÍ DỤ - DUDAS - 2026

Việc hoàn trả bằng tiền mặt là khoản hoàn trả được thực hiện vào một quỹ cố định được giao cho một bộ phận của công ty, đối với số tiền thanh toán bằng phương thức này, theo những gì được chỉ ra trong các hóa đơn và biên lai được trình bày, để hoàn thành số tiền ban đầu của bạn bằng tiền mặt một lần nữa.

Các doanh nghiệp thường giữ một lượng tiền mặt nhỏ hơn tại cơ sở của họ để đáp ứng các khoản thanh toán linh tinh nhỏ, chẳng hạn như thực phẩm và đồ dùng văn phòng.

Nguồn: pixabay.com

Có thể có nhiều địa điểm thu tiền nhỏ trong một doanh nghiệp lớn hơn, có thể là một địa điểm cho mỗi tòa nhà hoặc thậm chí một cho mỗi bộ phận. Một hệ thống kế toán riêng biệt được sử dụng để theo dõi các giao dịch tiền mặt lặt vặt.

Các khoản thanh toán như vậy thường được xử lý thông qua một hệ thống ứng trước tiền mặt nhỏ, trong đó một lượng "tiền biến động" được chỉ định. Đây là lượng tiền mặt tối đa có thể được giữ tại một thời điểm.

Phương pháp hoàn lại tiền được ưa thích là bằng séc, được yêu cầu thông qua một yêu cầu séc được ủy quyền hợp lệ và được lập thành văn bản.

Hoàn lại tiền mặt là gì?

Để thiết lập một quỹ tiền mặt nhỏ, một séc được tạo ra để biết số lượng quỹ được phân bổ cho số tiền mặt nhỏ cụ thể.

Mục nhập ban đầu của sổ nhật ký tiền mặt nhỏ là ghi nợ vào tài khoản tiền mặt nhỏ và ghi có vào tài khoản tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng.

Sau đó, cơ quan lưu chiểu giải ngân các khoản tiền khác nhau từ quỹ tiền mặt nhỏ để đổi lấy các biên lai liên quan đến bất kỳ khoản chi phí nào.

Tại thời điểm này không có mục nhập nhật ký. Thay vào đó, số dư tiền trong quỹ tiền mặt lặt vặt giảm đi trong khi số lượng các khoản thu tăng lên.

Số tiền mặt còn lại cộng với tổng số tiền thu phải luôn bằng số tiền ban đầu trong ô dưới. Tuy nhiên, hành vi trộm cắp hoặc lỗi đăng ký có thể dẫn đến sự thay đổi số tiền tài trợ ban đầu.

Hoàn tiền

Khi số dư tiền mặt trong quỹ tiền mặt giảm xuống mức đủ thấp, người giữ tiền mặt yêu cầu thủ quỹ hoàn trả tiền mặt.

Điều này có được con số của tổng số các khoản thu đã được tích lũy. Nhân viên thu ngân viết séc mới cho toàn bộ giá trị của biên lai và đổi séc này lấy biên lai.

Sổ nhật ký tiền mặt lặt vặt là ghi nợ vào tài khoản tiền mặt nhỏ và ghi có vào tài khoản tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng.

Người quản lý tiền mặt nhỏ nhập tiền mặt vào ngăn kéo tiền mặt nhỏ, lúc này sẽ chứa số tiền ban đầu được phân bổ cho quỹ.

Thủ quỹ tạo một sổ nhật ký để ghi nhận các khoản thu chi tiền mặt. Đây là một khoản ghi có vào tài khoản tiền mặt nhỏ và ghi nợ một số tài khoản chi phí khác nhau, tùy thuộc vào những gì đã được mua bằng tiền mặt.

Kiểm soát

Cần phải thiết lập các biện pháp kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với các khoản thu hoặc chi tiền mặt để ngăn ngừa việc quản lý ngân quỹ yếu kém và bảo vệ chống thất thoát.

- Hộp nhỏ hơn phải được giữ ở nơi an toàn. Ví dụ, trong một hộp tiền mặt.

- Thủ quỹ phải có trách nhiệm bảo quản các hóa đơn tương ứng với các khoản thanh toán bằng tiền mặt.

- Việc kiểm đếm tiền bất ngờ nên được thực hiện theo thời gian để đảm bảo tính chính xác của số dư tiền được ghi trên máy tính tiền nhỏ.

- Lượng tiền mặt lặt vặt không được quá cao.

Các tài liệu

Mỗi công ty xác định các định dạng được sử dụng và quy trình phải tuân theo cho yêu cầu hoàn trả, nhưng về cơ bản quy trình này bao gồm tập hợp tất cả các khoản thanh toán được thực hiện ở cuối hộp dưới và các hỗ trợ tương ứng.

Điều quan trọng là mọi khoản thanh toán, dù chỉ là tối thiểu, phải được hỗ trợ bởi hóa đơn tương ứng hoặc, nếu có, tài liệu tương đương, nơi có thể xác định rõ ràng công ty hoặc người đã thực hiện thanh toán, đối với các vấn đề liên quan như xử lý thuế và kế toán.

Định dạng hoàn lại tiền

Người quản lý chịu trách nhiệm xử lý tiền lặt vặt phải điền vào một chứng từ gọi là "Hoàn trả tiền lặt vặt", trong đó liệt kê các chi phí phát sinh trong một khoảng thời gian nhất định, để được hoàn trả cho số tiền đã tiêu thụ.

Nhân viên phải nộp tất cả các biên lai chi phí ban đầu kèm theo một mẫu hoàn trả tiền mặt lặt vặt đã điền:

Tổng cộng của tất cả các hóa đơn và biên lai theo hình thức hoàn trả và số tiền mặt còn lại ở dạng tiền mặt lặt vặt phải bằng số quỹ tạm ứng ban đầu.

Định dạng hoàn lại tiền mặt tổng cộng nhỏ, với tổng của tất cả các khoản thanh toán riêng lẻ, được gửi đến người kiểm soát để xem xét lần cuối và ủy quyền.

Chứng từ giải ngân

Để hoàn trả giá trị của các chi phí phát sinh theo biên lai và hóa đơn tiền mặt nhỏ, được liệt kê trong tài liệu "hoàn trả tiền mặt nhỏ", một bằng chứng chi tiêu hoặc thanh toán được tạo ra, như được hiển thị bên dưới .

Tất cả các tài liệu liên quan này phải được đính kèm vào sổ nhật ký chứng từ kế toán.

Đơn hoàn trả và bản gốc của tất cả các tài liệu được gửi đến bộ phận kế toán phải trả để xử lý.

Biên lai thanh toán được thực hiện dưới danh nghĩa của người giữ tiền mặt nhỏ, để séc có thể được phát hành với tên của anh ta cho số tiền được yêu cầu. Người quản lý có thể chuyển séc hoàn tiền một cách riêng tư bằng tiền mặt.

Ví dụ

Công ty ABC quyết định phân bổ 100 đô la tiền mặt dưới dạng quỹ tiền mặt nhỏ cho bộ phận hoạt động của mình để bộ phận này có thể trực tiếp xử lý các khoản chi phí thấp.

Do đó, vào ngày 1 tháng 3, số tiền $ 100 được chuyển đến. Việc phân bổ tiền mặt ban đầu sẽ được hạch toán như sau:

Trong tháng 3, bộ phận vận hành đã thực hiện các khoản thanh toán nhỏ sau đây bằng tiền mặt lặt vặt:

- Ngày 3 tháng 1: mua trà với giá 10 đô la.

- Ngày 15 tháng 1: mua văn phòng phẩm với giá $ 50.

- Ngày 27 tháng 1: thanh toán cho thợ sửa ống nước $ 20.

Các khoản thanh toán bằng tiền mặt nhỏ này sẽ được hạch toán kế toán như sau:

Hộp nhỏ hơn phải được hoàn trả vào ngày 31 tháng 3. Vì tổng chi phí trong tháng là 80 đô la, vì vậy đây sẽ là số tiền được hoàn lại:

Do đó, kể từ ngày 1 tháng 4, hộp dưới sẽ một lần nữa có $ 100 đã được chỉ định ban đầu cho nó.

Người giới thiệu

1. Đại học Fordham (2019). Các quỹ tạm ứng tiền mặt nhỏ và các khoản bồi hoàn. Lấy từ: fordham.edu.
2. Đại học Stanford (2019). Làm thế nào để: Hoàn trả một nhân viên bằng tiền mặt nhỏ. Lấy từ: web.stanford.edu.
3. Kế toán đơn giản hóa (2019). Kế toán tiền mặt lặt vặt. Lấy từ: Accounting-simplified.com.
4. Steven Bragg (2019). Kế toán tiền mặt lặt vặt. Công cụ kế toán. Lấy từ: Accountingtools.com.
5. Gerencie (2017). Hoàn trả tiền mặt nhỏ. Lấy từ: gerencie.com.