TÁI CẤU TRÚC TỔ CHỨC: QUY TRÌNH VÀ VÍ DỤ - DUDAS - 2026

Các tái cấu trúc tổ chức là một kỹ thuật sử dụng để thiết kế lại quy trình kinh doanh. Điều này được thực hiện để tận dụng các điểm mạnh của tổ chức, được gọi là năng lực cốt lõi.

Đây là quá trình xem xét tất cả các cấp độ khác nhau của cách thức hoạt động kinh doanh của tổ chức và xem xét cách cải thiện mọi thứ. Sử dụng kỹ thuật này, một công ty có thể tự sắp xếp cho tương lai, tăng lợi nhuận và thị phần của mình.

Nguồn: Marmelad, qua Wikimedia Commons

Các phương pháp hợp lý hóa quy trình làm việc liên quan đến việc rút ngắn khoảng cách vật lý giữa nhà máy và nhà cung cấp, phân quyền, sử dụng công nghệ và kỹ thuật quản lý, kiểm soát các chi phí như chi phí bán hàng và thời gian giao hàng.

Bằng cách xác định điểm mạnh và điểm yếu, tổ chức có thể thực hiện các bước để cấu trúc lại các quy trình hoạt động của mình, cải thiện năng suất.

Ngoài việc tập trung vào các quy trình hiện có, việc tái cấu trúc tổ chức sẽ biến đổi các quy trình và giúp tổ chức tối đa hóa năng lực cốt lõi của mình để hoạt động hiệu quả hơn.

Lập kế hoạch chiến lược và hoạt động, bao gồm các đại diện từ tất cả các khu vực chức năng, giúp ban lãnh đạo dẫn dắt các nỗ lực tái cấu trúc tổ chức.

Quá trình

Tái cấu trúc tổ chức là việc thực hành suy nghĩ lại và thiết kế lại cách thức thực hiện công việc để hỗ trợ tốt hơn nhiệm vụ của tổ chức và giảm chi phí.

Các tổ chức thiết kế lại hai lĩnh vực chính của doanh nghiệp của họ. Đầu tiên, họ sử dụng các công nghệ hiện đại để cải thiện quá trình phổ biến dữ liệu và ra quyết định.

Sau đó, bắt đầu đánh giá cấp cao về sứ mệnh của tổ chức, các mục tiêu chiến lược và nhu cầu của khách hàng.

Những câu hỏi cơ bản được đặt ra như: Có cần xác định lại sứ mệnh không? Các mục tiêu chiến lược có phù hợp với sứ mệnh không? Khách hàng là ai?

Một tổ chức có thể thấy rằng nó đang hoạt động dưới những giả định có vấn đề, đặc biệt là về mong muốn và nhu cầu của khách hàng. Chỉ sau khi tổ chức xem xét lại những gì nên làm, tổ chức mới quyết định cách tốt nhất để thực hiện.

Trong khuôn khổ của đánh giá mục tiêu và sứ mệnh cơ bản này, việc tái cấu trúc tập trung vào các quy trình kinh doanh của tổ chức và cũng như các thủ tục chi phối cách sử dụng các nguồn lực để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Thiết kế lại quy trình

Quy trình kinh doanh có thể được chia nhỏ thành các hoạt động cụ thể, cũng như được đo lường và cải tiến.

Nó cũng có thể được thiết kế lại hoặc loại bỏ. Tái cấu trúc xác định, phân tích và thiết kế lại các quy trình kinh doanh chính của tổ chức để đạt được những cải tiến lớn về các chỉ số hoạt động, chẳng hạn như chi phí, chất lượng, dịch vụ và tốc độ.

Tái cấu trúc công nhận rằng các quy trình của một tổ chức thường được chia thành các quy trình phụ và nhiệm vụ, được thực hiện trong một số lĩnh vực chức năng chuyên biệt trong công ty.

Thông thường, không ai chịu trách nhiệm về hiệu suất chung của toàn bộ quy trình. Tái cấu trúc chỉ ra rằng việc tối ưu hóa hiệu suất luồng có thể mang lại một số lợi ích. Tuy nhiên, bạn không thể tạo ra những cải tiến mạnh mẽ nếu bản thân quy trình không hiệu quả và lỗi thời.

Vì lý do đó, việc tái cấu trúc tập trung vào việc thiết kế lại toàn bộ quy trình. Bằng cách này, bạn có thể đạt được những lợi ích lớn nhất có thể cho tổ chức và khách hàng của mình.

Động lực tạo ra những cải tiến lớn, bằng cách suy nghĩ lại về cách thức thực hiện công việc của tổ chức, là điều phân biệt việc tái cấu trúc với các nỗ lực cải tiến quy trình phụ, vốn tập trung vào cải tiến chức năng hoặc gia tăng.

Thay đổi cơ cấu lại tổ chức

Ý tưởng đằng sau việc tái cấu trúc tổ chức là làm cho công ty linh hoạt hơn, đáp ứng nhanh hơn và hiệu quả hơn cho tất cả các bên liên quan: khách hàng, nhân viên và chủ sở hữu. Công ty phải sẵn sàng thực hiện những thay đổi sau:

- Chuyển từ tập trung vào quản lý sang tập trung vào khách hàng: ông chủ không phải là ông chủ, khách hàng là ông chủ.

- Đào tạo các công nhân tham gia vào mỗi quá trình để ra quyết định và làm chủ các quá trình.

- Chuyển sự chú trọng từ quản lý các hoạt động sang tập trung vào kết quả.

- Tập trung vào việc dẫn dắt và giảng dạy nhân viên để họ có thể tự đo lường kết quả của mình.

- Thay đổi định hướng của công ty từ đa chức năng sang đa chức năng. Điều này cho phép nâng cao kiến ​​thức về tổ chức giữa các thành viên và mức độ linh hoạt hơn trong việc hoàn thành nhiệm vụ.

- Chuyển các phép toán nối tiếp sang các phép toán đồng thời. Nói cách khác, đa nhiệm thay vì chỉ làm một việc tại một thời điểm.

- Loại bỏ các quy trình quá phức tạp và phức tạp để chuyển sang các quy trình đơn giản và tinh gọn.

nét đặc trưng

Các đặc điểm của tái cấu trúc tổ chức bao gồm một số yếu tố quan trọng. Một mặt, việc tái cấu trúc không thể tiếp tục nếu không có sự hỗ trợ đầy đủ của ban lãnh đạo cao nhất của công ty.

Với sự chấp thuận của cấp quản lý, những người chịu trách nhiệm tái tổ chức phải phát triển một kế hoạch đánh giá rõ ràng và cũng có tầm nhìn về những gì sẽ đạt được với kết quả.

Tái cấu trúc còn được biết đến với việc sử dụng công nghệ thông tin để đáp ứng các mục tiêu của doanh nghiệp, tạo ra các cơ sở dữ liệu và mạng cần thiết có thể được sử dụng để tạo ra một quy trình kinh doanh liền mạch.

Ví dụ

Tái cấu trúc tổ chức đã tạo ra kết quả có thể kiểm chứng được ở một số công ty lớn.

Kể từ những năm 1990, công ty máy tính Dell đã sử dụng nhiều yếu tố khác nhau của quá trình tái cấu trúc. Ông cho rằng phần lớn thành công lâu dài của mình là do nhận ra nhu cầu tái cấu trúc liên tục.

Ngoài ra, American Airlines và Procter & Gamble đã tái cấu trúc sau thời kỳ khó khăn tài chính nghiêm trọng, chứng kiến ​​những cải thiện trong cuộc chiến chống nợ và thu hồi lợi nhuận.

Thức ăn nhanh

Một ví dụ về tái cấu trúc tổ chức là công ty thức ăn nhanh. Thiết kế lại hoàn toàn việc phân phối sản phẩm có thể dẫn đến kết quả không mong muốn.

Trong loại hình nhà hàng này, quy trình cũng giống như ở tất cả các nhà hàng khác. Có đơn đặt hàng của khách, đơn hàng xuống bếp, nhà bếp sơ chế thực phẩm rồi giao cho người tiêu dùng.

Các nhà phân tích quy trình kinh doanh nhận ra rằng sẽ có lợi hơn nếu các phần thức ăn được chuẩn bị trước trong một cơ sở riêng biệt và được vận chuyển hàng ngày đến các nhà hàng. Vì vậy, khi khách đặt hàng, nhân viên đặt mọi thứ lại với nhau và giao hàng.

Đây là một sự thay đổi hoàn toàn trong quy trình. Điều này dẫn đến khả năng kiểm soát tốt hơn, ít tai nạn hơn, nhân viên hài lòng hơn và khả năng tập trung hơn vào nhu cầu của khách hàng mà không làm giảm chất lượng.

Người giới thiệu

1. Jeffrey Lowenthal (1994). Năng lực cốt lõi & Tái cấu trúc tổ chức: Điều chỉnh tổ chức cho tương lai. HỎI. Lấy từ: asq.org.
2. Kristie Lorette (2018). Tái cấu trúc một tổ chức có nghĩa là gì? Doanh nghiệp nhỏ - Chron.com. Lấy từ: smallbusiness.chron.com.
3. Wikipedia, bách khoa toàn thư miễn phí (2018). Quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp. Lấy từ: en.wikipedia.org.
4. Nghiên cứu (2018). Tái cấu trúc trong kinh doanh là gì? - Định nghĩa, Ví dụ & Phương pháp luận. Lấy từ: study.com.
5. Heflo (2018). Ví dụ về tái cấu trúc quy trình kinh doanh - Hiểu và học hỏi từ chúng. Lấy từ: heflo.com.