QUAN HỆ CÔNG CHÚNG BÊN TRONG VÀ BÊN NGOÀI CỦA MỘT CÔNG TY - DUDAS - 2026

Các mối quan hệ công chúng bên trong và bên ngoài của một công ty có trách nhiệm cung cấp hỗ trợ truyền thông cho một công ty để đưa công ty đó ra thị trường quốc gia và quốc tế. Mục tiêu của nó là quản lý, thúc đẩy và duy trì thông tin liên lạc tuyệt vời trong và ngoài tổ chức, để đảm bảo hình ảnh công chúng ở cấp độ cao.

Giao tiếp tốt giữa nhân viên và công ty tạo ra một bầu không khí tổ chức thuận lợi, nơi làm việc sẽ dễ chịu. Điều này sẽ được phản ánh trực tiếp hoặc gián tiếp vào hình ảnh của công ty một cách tích cực. Truyền thông với công chúng bên ngoài là dòng sống của tổ chức về danh tính, hình ảnh, danh tiếng và sự tín nhiệm.

Dựa trên những mối quan hệ này, công ty sẽ có được một hồ sơ giúp mở ra cánh cửa cho các cuộc đàm phán mới. Trong cả hai trường hợp, điều quan trọng là phải phát triển một mối quan hệ tuyệt vời giữa mọi người.

Nếu ai đó cảm thấy được tôn trọng và coi trọng, họ sẽ thể hiện lòng trung thành và sự cam kết, điều này sẽ góp phần giúp tổ chức đạt được các mục tiêu của mình.

Cân nhắc các nguyên tắc giao tiếp, hội nhập và làm việc theo nhóm, các mối quan hệ công chúng bên trong và bên ngoài của một công ty xây dựng nền tảng cho phép tổ chức củng cố, phát triển và mở rộng về mặt thương mại.

Hiện nay, để tận dụng tối đa các mối quan hệ và thúc đẩy mối quan hệ tích cực giữa hai nhóm, cần phải xác định rõ vai trò của mỗi nhóm. Nếu những vai trò này không rõ ràng, các vấn đề nghiêm trọng có thể phát sinh, thậm chí là sự cạnh tranh giữa các thành viên.

Quan hệ công chúng nội bộ

Quan hệ công chúng nội bộ là những quan hệ tập trung vào việc tăng cường mối quan hệ giữa công ty và nhân viên, tạo điều kiện tạo môi trường giao tiếp tốt và củng cố các giá trị trong mỗi hoạt động được thực hiện.

Mục tiêu của nó là thành lập một nhóm làm việc kinh doanh, nơi mà tất cả nhân viên của công ty - từ giám đốc đến nhân viên cấp thấp nhất - tạo thành một nhóm hợp nhất. Trong một công ty, ưu tiên là công nhân của nó.

Chức năng chính

- Cấu trúc một mạng lưới thông tin liên lạc rộng lớn và hiệu quả. Intranet là một lựa chọn tốt vì nó tạo ra một mạng nội bộ với khả năng truy cập dễ dàng và nhanh chóng. Nó cũng thích hợp để sử dụng hội nghị truyền hình trong trường hợp cần tiếp xúc với những người từ các chi nhánh xa.

- Tổ chức và điều hành các nhóm thảo luận, nơi mọi người gặp nhau tự nguyện để trao đổi về các vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty hoặc nhu cầu của nhóm. Nó cũng bao gồm việc nâng cao những gì được nâng lên cho bộ phận tương ứng và theo dõi giải pháp của nó.

- Lập kế hoạch cho các hoạt động giải trí với sự kết hợp của một số phòng ban: tổ chức sinh nhật, sự kiện thể thao, v.v.

- Tổ chức các buổi hội thảo hoặc các buổi nói chuyện tạo động lực về sự phát triển cá nhân.

- Thực hiện một hộp thư cho các ý kiến ​​hoặc đề xuất, mà phải được xem xét định kỳ để tiếp nhận thông tin, xác thực và chuyển nó đến các bộ phận liên quan đến nó.

- Chuẩn bị và phân phối tài liệu thông tin như tạp chí, tài liệu quảng cáo hoặc bảng quảng cáo. Ghi chép chi tiết các hoạt động đã thực hiện.

Các nguyên tắc cơ bản của quan hệ công chúng nội bộ

Nghe

Mọi thông tin liên lạc đều phất cờ: hãy lắng nghe. Đây là chìa khóa để các chương trình quan hệ công chúng thành công.

Một phần của nhiệm vụ là chú ý đến những gì những người làm việc trong công ty nói. Chính họ đang ngày ngày đảm đương công việc của mình; do đó, lắng nghe họ là lắng nghe chính công ty.

Điều này cũng nên mở rộng đối với những gì không được nói ra, đối với những gì không được thể hiện vì ngại ngùng hoặc sợ hãi. Đó là lý do tại sao trong quan hệ công chúng nội bộ, điều quan trọng là phải hỏi, yêu cầu và tìm kiếm đề xuất, để hiểu đầy đủ các tình huống và nhân sự.

Chia sẻ

Điều quan trọng là phải thông báo cho mọi người về các kế hoạch, sự kiện ra mắt và sự kiện sắp tới, cũng như những thành công đạt được trong các hoạt động đã thực hiện.

Nhân viên phải nhận thông tin trực tiếp từ công ty. Quan hệ công chúng nội bộ phải đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nhận thức được những gì đang xảy ra trong công ty; Bằng cách này, sẽ tránh được những diễn giải sai lầm có thể xảy ra về bất kỳ sự kiện nào.

Báo cáo không phải là gửi một loạt các email; điều này sẽ tạo ra một hiệu ứng trái ngược với những gì dự định. Mọi người sẽ không đọc chúng và họ sẽ được cung cấp thông tin sai. Bạn nên phát hành một bản tin định kỳ với các liên kết, cung cấp cơ hội để chọn không tham gia.

Để tích hợp

Thành công của quan hệ công chúng trong lĩnh vực nội bộ liên quan trực tiếp đến mức độ tích hợp đạt được với tất cả những người có liên quan đến hoạt động.

Khi mọi người hòa nhập, họ cảm thấy rằng họ là một phần của tổng thể và sẵn sàng tham gia khi được yêu cầu. Để đạt được điều này, cần phải có nhiều hoạt động khác nhau, nơi ghi nhận những thành công của công ty cũng như của nhân viên.

Một phần của công tác quan hệ công chúng nội bộ là xây dựng công ty như một mặt trận thống nhất, hoạt động theo một phương hướng xác định. Điều này chỉ có thể đạt được nếu một nhóm làm việc được tạo ra ở đó có môi trường hợp tác giữa các bộ phận.

Học

Tất cả kinh nghiệm là học hỏi. Những điều mang lại kết quả tích cực nên được sử dụng để củng cố thế mạnh của nhóm và công ty. Những điểm không đáp ứng được kỳ vọng phải được định hướng lại để chuyển thành điểm mạnh trong tương lai.

Quan hệ công chúng nội bộ phải coi đổi mới và sáng tạo là chìa khóa để luôn giữ kỳ vọng của mọi người về bước tiếp theo. Ở đây, nỗi sợ thất bại có thể nảy sinh, bởi vì bất kỳ tính mới nào có thể không được chấp nhận tốt hoặc không đáp ứng được những kỳ vọng đã có.

Tuy nhiên, những người học cách nhìn nhận thất bại từ góc độ học tập không coi đó là một sự bất tiện, mà là một thách thức để vượt qua. Nếu điều gì không thành công, ý tưởng là nhanh chóng nhận ra nó và rút kinh nghiệm.

Kiên định

Trong quan hệ công chúng nội bộ, dự án này kết thúc và dự án khác ra đời, nó giống như một vòng tuần hoàn không bao giờ kết thúc. Các hành động có thể không quá rời rạc, nhưng cũng không áp đảo. Họ phải được lập kế hoạch để tạo ra các mối quan hệ trong công ty có lợi nhuận, làm cho các mục tiêu của họ phù hợp.

Để củng cố các thành tựu, điều cần thiết là các hành động phải được duy trì theo thời gian và chúng phải nhất quán. Điều này sẽ tạo niềm tin cho nhân viên, họ sẽ biết rằng đó là một công việc được dàn xếp tốt chứ không phải chỉ mang tính chất cuối cùng.

Quan hệ công chúng bên ngoài

Quan hệ công chúng bên ngoài chịu trách nhiệm thực hiện các hành động liên quan đến vị trí, giá trị, đường lối và hành động của công ty đối với các thực thể và nhóm người khác nhau tạo nên cuộc sống trong xã hội.

Mục tiêu của nó là thúc đẩy công ty và tăng thu nhập. Đó là lý do tại sao nó tìm cách phát triển giao tiếp hiệu quả giữa công ty và các thực thể khác nhau mà nó có liên quan: khách hàng, phương tiện truyền thông, các ngành công nghiệp, cộng đồng, chính phủ, các tổ chức tài chính, nhà cung cấp và công chúng.

Nó tập trung vào việc phổ biến tin tức về sản phẩm mới, chiến lược tiếp thị, sự kiện từ thiện, tài trợ, khuyến mãi và tất cả những thông tin về tập đoàn có thể được sử dụng để quảng bá nó.

Chức năng chính

-Xây dựng cơ sở dữ liệu với thông tin cập nhật từ các phương tiện truyền thông địa phương, khu vực, quốc gia và quốc tế.

-Chỉnh sửa và sản xuất tài liệu POP và các danh mục của các sản phẩm hoặc dịch vụ do công ty cung cấp.

-Viết thông tin sẽ được gửi đến các phương tiện truyền thông để phổ biến: thông cáo báo chí, đánh giá sự kiện, v.v.

- Ghi lại hình ảnh và ghi âm nghe nhìn của các sự kiện được tổ chức.

- Giám sát việc tuân thủ các hướng dẫn quảng cáo hoặc các thỏa thuận đã thực hiện với các phương tiện thông tin đại chúng.

-Tổ chức các sự kiện khuyến mại của công ty: đại hội, triển lãm, vui chơi.

-Chỉnh sửa và sản xuất các tạp chí thể chế cho mục đích quảng cáo.

-Tổ chức các chuyến tham quan có hướng dẫn viên của công ty.

Các khía cạnh quan trọng của quan hệ công chúng đối ngoại

Thuyết phục

Giao tiếp là một nghệ thuật và tạo ra nhu cầu ở nơi không có là một nghệ thuật tuyệt vời hơn. Thuyết phục khách hàng, cơ quan chính phủ hoặc cơ quan truyền thông thực hiện một hành động mà ban đầu không được coi là chức năng rất quan trọng của quan hệ công chúng đối ngoại thành công.

Hiện nay thị trường trở nên rất cạnh tranh. Nhiều công ty không có khả năng đầu tư số tiền lớn vào các chiến dịch quảng cáo quy mô lớn.

Việc thực hiện các hoạt động quan hệ công chúng bên ngoài để tác động đến công chúng một cách hiệu quả và trực tiếp trở nên quan trọng hơn, giúp cho công ty có vị thế tốt hơn về sản phẩm và thương hiệu của mình.

Khách hàng tập trung

Duy trì giao tiếp trực tiếp với khách hàng sẽ cho phép doanh nghiệp luôn hiện diện trong môi trường thương mại. Thực hiện các chuyến thăm thường xuyên đến các tổ chức sẽ không chỉ cho phép tăng cường mối quan hệ mà còn để tìm hiểu về mối quan tâm của họ.

Vì lý do này, bạn nên trả lời các câu hỏi hoặc vấn đề được nêu ra trong thời gian ngắn nhất có thể và phân bổ chúng một cách hiệu quả.

Giao tiếp với khách hàng hiện tại càng tốt thì càng ít chiến lược và thời gian để giành được các mối quan hệ kinh doanh mới cùng có lợi.

Biết cách lắng nghe

Các mối quan hệ công chúng bên ngoài không nên chỉ tập trung vào việc trau dồi các công cụ để truyền bá tốt thông điệp mà bạn muốn đến với người khác mà còn nên cân nhắc lắng nghe.

Giao tiếp là hai chiều, cả hai bên đều quan trọng trong quá trình này và cả hai đều có những khía cạnh liên quan để nói. Đánh giá cao phản hồi và cho biết rằng bạn quan tâm đến những gì người khác nghĩ là dấu hiệu của quan hệ công chúng thành công.

Người giới thiệu

1. Julie Miller (2016). Quan hệ công chúng nội bộ là gì? Axia Quan hệ công chúng. Lấy từ: axiapr.com
2. Công viên Sylvia (2009). Nội bộ vs. Vai trò PR bên ngoài. Thông báo. Lấy từ: com.
3. Casey Anderson (2018). Tầm quan trọng của giao tiếp bên ngoài doanh nghiệp. Doanh nghiệp nhỏ Chron. Lấy từ: smallbusiness.chron.com.
4. Joseph Chris (2018). Các khía cạnh quan trọng của giao tiếp bên ngoài doanh nghiệp. Chron. Lấy từ: smallbusiness.chron.com.
5. Denise Brandenberg (2017). Giao tiếp nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp. Bizfluent. Lấy từ: bizfluent.com.
6. Meltwater (2013). 5 bước đơn giản để PR nội bộ tốt hơn. Lấy từ: tanwater.com.
7. Ngôi sao Shaining (2014). Đối nội và Đối ngoại của Quan hệ công chúng. Lấy từ: shaining.blogspot.com.