BÁO CÁO BÁN HÀNG: CÁCH THỰC HIỆN VÀ VÍ DỤ - DUDAS - 2026

Một bán hàng báo cáo là một báo cáo cung cấp một cái nhìn tổng quan về tình trạng của hoạt động bán hàng của công ty. Nó cho thấy các xu hướng khác nhau xảy ra trong khối lượng bán hàng trong một thời gian nhất định, nhưng cũng phân tích các bước khác nhau của phễu bán hàng và hiệu suất của các nhà điều hành bán hàng.

Nó cung cấp một cái nhìn nhanh về hoạt động của công ty tại một thời điểm cụ thể để đánh giá tình hình và xác định quyết định tốt nhất để thực hiện và loại hành động cần thực hiện.

Nguồn: pixabay.com

Báo cáo bán hàng giúp tìm ra các cơ hội thị trường tiềm năng mới, nơi kết quả có thể được cải thiện.

Thông tin được chuyển tải trong báo cáo bán hàng phần lớn sẽ đưa vào các quyết định bán hàng quan trọng nhất, chẳng hạn như ngừng cung cấp một số sản phẩm nhất định, tăng báo giá, trả tiền thưởng, v.v.

Điều quan trọng là tạo các báo cáo bán hàng rõ ràng và ngắn gọn thể hiện thông tin quan trọng nhất cần thiết để đưa doanh nghiệp của bạn thoát khỏi những va chạm và đi trên một con đường suôn sẻ để tiếp tục phát triển và thành công.

Làm thế nào để bạn lập một báo cáo bán hàng?

Khi viết báo cáo, hãy ghi nhớ các mục tiêu cuối cùng. Có một số câu hỏi quan trọng cần đặt ra: bạn đang báo cáo cho ai và tại sao? Sau khi những câu hỏi này được trả lời, báo cáo có thể được trình bày rõ ràng.

Biết khán giả

Trước tiên, hãy cân nhắc đối tượng của bạn và tự hỏi mình cần thông tin gì. Do đó, đây sẽ là một hướng dẫn để biết những dữ liệu nào cần cung cấp. Báo cáo bán hàng phải phản ánh nhu cầu của từng đối tượng cụ thể.

Ví dụ, thông tin mà giám đốc tiếp thị quan tâm sẽ rất khác với thông tin mà giám đốc tài chính đang tìm kiếm.

Giám đốc tiếp thị sẽ muốn biết các đại diện bán hàng đang nắm bắt các khách hàng tiềm năng mà nhóm tiếp thị cung cấp tốt như thế nào. Bạn cũng sẽ muốn biết chiến dịch tiếp thị nào có tỷ lệ chuyển đổi cao nhất.

Ngược lại, giám đốc tài chính sẽ muốn tất cả các con số bán hàng, cùng với chi phí. Bạn cũng cần dự báo bán hàng chính xác.

Chọn thông tin chính xác

Phải quyết định dữ liệu nào sẽ cho bức tranh chính xác về hiệu suất của nhóm bán hàng, điều này sẽ giúp đưa ra quyết định tốt nhất. Báo cáo bán hàng phải trả lời những câu hỏi chính sau:

- Các mục tiêu bán hàng có được đáp ứng không?

- Thu nhập là bao nhiêu vs. chi phí trong khoảng thời gian đã chọn? Doanh số bán hàng hiện tại so với các giai đoạn trước như thế nào?

- Sản phẩm và dịch vụ nào được bán nhiều nhất? Cái nào không đáp ứng được kỳ vọng?

- Dự báo doanh số cho tháng / quý / năm tới là gì?

- Các lĩnh vực cơ hội là gì? Đã đến lúc rút khỏi lãnh thổ hoặc dòng sản phẩm nào đó?

Quyết định khoảng thời gian

Khung thời gian sẽ giúp xác định trọng tâm của báo cáo. Việc chọn một khoảng thời gian cụ thể cũng sẽ cho phép so sánh giữa các khoảng thời gian chính xác hơn.

Ví dụ: báo cáo hàng năm sẽ cho phép bạn xem xét các xu hướng chính trong ngành, thói quen mua hàng của khách hàng, cũng như kết quả của các sáng kiến ​​tiếp thị chính, phát triển sản phẩm mới và biến động theo mùa.

Chọn đồ họa phù hợp

Thông tin được truyền đạt như thế nào cũng quan trọng như chính thông tin đó. Chức năng chính của một báo cáo bán hàng tốt là truyền tải thông tin theo cách dễ hiểu và dễ thực hiện.

Biểu đồ thanh có thể tốt hơn nhiều trong việc hiển thị doanh số bán sản phẩm chủ lực đã tăng bao nhiêu trong 5 năm qua hơn là chỉ đơn giản là đưa các con số vào bảng.

Tạo dữ liệu trực quan không chỉ là làm cho báo cáo bán hàng của bạn trông đẹp mắt. Nó cũng là làm cho thông tin hấp dẫn và dễ hiểu.

Tóm tắt điều hành

Ban lãnh đạo cao nhất không phải lúc nào cũng có thời gian để đi vào chi tiết, vì vậy bạn cần một bản tóm tắt liệt kê những điểm nổi bật nhất.

Bản tóm tắt này có thể ở đầu báo cáo, trước khi nhập dữ liệu và kết quả. Đây là nội dung cuối cùng được viết, vì nó sẽ tóm tắt những ý chính đã rút ra và thảo luận về các bước tiếp theo.

Ví dụ

Báo cáo liên hệ

Báo cáo này cung cấp cái nhìn toàn cảnh về các liên hệ được tìm thấy trong cơ sở dữ liệu, cũng như các quan điểm chi tiết về ngành, ngày của liên hệ cuối cùng và các thuộc tính khác.

Báo cáo này có thể giúp bạn xác định các cơ hội mới, cũng như tìm các kết nối trên web.

Phân tích các khách hàng chính

Báo cáo này cho biết chính xác từng khách hàng đang ở giai đoạn nào trong quy trình của bạn. Nó cũng có thể được sắp xếp theo sản phẩm hoặc nguồn để so sánh và phân tích một số nhóm khách hàng quan trọng và tiến trình của họ.

Để biết chính xác khách hàng quan trọng đến từ đâu, cơ sở dữ liệu sẽ cần phải được tích hợp với phần mềm tiếp thị tương thích.

Tóm tắt bán hàng

Báo cáo này được sử dụng để đo lường tiến độ bán hàng liên quan đến mục tiêu, được chia nhỏ theo nguồn, sản phẩm và đại diện bán hàng.

Nó có thể giúp bạn hiểu chiến thuật nào (mạng xã hội, email, tìm kiếm, v.v.) đang thúc đẩy doanh số bán hàng nhiều nhất và nơi bạn cần nhân đôi nỗ lực của mình.

Khả năng hiển thị bán hàng đặc biệt quan trọng trong việc phản hồi với giám đốc điều hành và các bên liên quan khác.

Tóm tắt doanh số cũng có thể được sử dụng để dự báo và đặt mục tiêu mới, dựa trên tỷ lệ đóng cửa hiện tại.

Báo cáo kinh doanh

Đây là một công cụ tuyệt vời để đảm bảo rằng bạn đang theo dõi đúng khách hàng tiềm năng, cũng như doanh số bán hàng và hành vi của họ.

Báo cáo này là cần thiết cho các chiến lược bán hàng và tiếp thị dựa trên tài khoản khách hàng.

Báo cáo lãi lỗ

Báo cáo lãi và lỗ hiển thị trong thời gian thực các báo giá đang đóng hoặc bị mất. Tương tự như vậy, đại diện nào chịu trách nhiệm về những báo giá đó và tỷ lệ đóng cửa của họ so với ngành hoặc với mục tiêu của chính họ như thế nào.

Báo cáo tùy chọn

Các chỉ số khác có thể được đưa vào báo cáo bán hàng tùy chỉnh như sau:

Kích thước danh sách trung bình

Các hợp đồng bán hàng có thể được định giá rất khác nhau, tùy thuộc vào một số yếu tố, nhưng quy mô trung bình của báo giá danh mục đầu tư phải được xác định để có thể đưa ra các chiến lược và dự báo bán hàng nhanh chóng nhưng mạnh mẽ.

Số lượng các cuộc đàm phán trong quá trình

Điều quan trọng không chỉ là biết có bao nhiêu báo giá đang được cung cấp, điều quan trọng là phải biết chúng ở đâu, thời điểm dự kiến ​​đóng và khả năng chúng sẽ trở thành doanh số bán hàng cho công ty.

Tỷ lệ chuyển đổi hoặc đóng

Xác định số lượng ưu đãi mở trung bình cần thiết để đóng một báo giá, dựa trên kết quả lịch sử.

Thời gian chu kỳ bán hàng

Nó đề cập đến thời gian trung bình để một ứng viên vào kênh và trải qua toàn bộ quy trình bán hàng đến giai đoạn kết thúc. Chu kỳ bán hàng càng nhanh thì càng tốt cho đội ngũ bán hàng.

Người giới thiệu

1. Mona Lebied (2018). 16 Ví dụ về Báo cáo Bán hàng Bạn có thể Sử dụng Cho Báo cáo Hàng ngày, Hàng tuần hoặc Hàng tháng. Datapine. Lấy từ: datapine.com.
2. Jessica Bennett (2017). 7 Bước Tạo Báo Cáo Bán Hàng Các Ông Chủ Của Bạn Sẽ Thích Đọc. Blog Salesforce. Lấy từ: salesforce.com.
3. Blog Pipedrive (2018). Giới thiệu về Báo cáo Bán hàng. Lấy từ: blog.pipedrive.com.
4. Karri Bishop (2018). 6 Báo cáo Báo cáo bán hàng của bạn cần để thành công. Hubspot. Lấy từ: blog.hubspot.com.
5. Mba Skool (2018). Báo cáo bán hàng. Lấy từ: mbaskool.com.