YÊU CẦU MUA HÀNG: CÁC LOẠI, CÁCH THỨC THỰC HIỆN VÀ VÍ DỤ - DUDAS - 2026

Phiếu yêu cầu mua hàng là văn bản do bộ phận sử dụng hoặc nhân viên kho lập để thông báo cho bộ phận thu mua về các mặt hàng cần đặt, số lượng và khung thời gian giao hàng. Mua hàng từ một doanh nghiệp bắt đầu bằng việc thu thập các yêu cầu.

Sau khi chúng đã được tổng hợp, bộ phận mua hàng nên được thông báo. Yêu cầu mua hàng là tài liệu sẽ chứa danh sách các yêu cầu đó. Để ngăn chặn gian lận, các nhà quản lý bộ phận thường không được phép đặt hàng trực tiếp từ nhà cung cấp hoặc mua thay mặt cho công ty.

Thay vào đó, nó là một bộ phận khác được gọi là bộ phận mua hàng thực sự đặt hàng với các nhà cung cấp bên ngoài. Người quản lý của các bộ phận khác nhau sử dụng các mẫu đơn trưng cầu mua để thông báo cho bộ phận này những nguyên vật liệu cần được mua.

Yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng là các tài liệu quan trọng trong quá trình mua lại các mặt hàng mà công ty cần cho hoạt động của mình, chuẩn hóa quy trình đặt hàng trong và ngoài nước.

Các loại

Những điểm chính về yêu cầu mua như sau:

- Là một yêu cầu được thực hiện cho bộ phận mua hàng để có được một danh sách các nguyên vật liệu nhất định.

- Bạn cần sự chấp thuận của tổ chức mua hàng.

- Là tài liệu nội bộ; nghĩa là, nó vẫn nằm trong tổ chức.

Bạn có thể tạo yêu cầu mua hàng cho các loại mua sắm sau:

Tiêu chuẩn

Nhận vật tư và vật liệu từ nhà cung cấp, cho cả quá trình sản xuất và vật tư văn phòng và các tài sản khác.

Gia công phần mềm

Cung cấp nguyên liệu thô cho nhà cung cấp và do đó có được thành phẩm.

Ký gửi

Lấy vật liệu được giữ trong các cơ sở của công ty và nhà cung cấp được trả tiền cho việc đó.

chuyển khoản

Để lấy tài liệu từ một bộ phận hoặc khu vực khác trong cùng một tổ chức.

Dịch vụ bên ngoài

Để có được các dịch vụ của nhà cung cấp bên thứ ba, chẳng hạn như thực hiện bảo trì nhà máy.

Như công phu?

Các thành phần cơ bản tạo nên yêu cầu mua hàng là:

- Số yêu cầu, cho phép xác định tài liệu. Nó phải được in trước.

- Bộ phận yêu cầu.

- Ngày trưng dụng và ngày giao hàng được yêu cầu.

- Tên người chuẩn bị trưng dụng và chữ ký của người thực hiện việc ủy ​​quyền tương ứng.

- Các mục yêu cầu phải được mô tả chi tiết, tránh dữ liệu không chính xác. Số lượng phải chính xác; điều rất quan trọng là phải đặt đơn vị cần thiết (kilôgam, lít, đơn vị, v.v.).

- Chữ ký của trưởng phòng mua hàng chấp thuận hoặc không phê duyệt việc mua hàng.

- Nếu báo giá đã được yêu cầu từ nhà cung cấp, chúng phải được đính kèm với yêu cầu.

Quy trình yêu cầu mua hàng

Quy trình trưng cầu mua được sử dụng bởi các tổ chức để đặt và theo dõi các đơn đặt hàng cung cấp. Đây có thể là bất cứ thứ gì từ vật liệu thô đến đồ nội thất văn phòng và hơn thế nữa.

Khi một người quản lý bộ phận cho rằng vật liệu sắp hết, họ điền vào biểu mẫu yêu cầu mua, bao gồm các trường được liệt kê ở trên.

Yêu cầu mua hàng là biểu mẫu mà một bộ phận công ty gửi cho bộ phận mua hàng, liệt kê các mặt hàng mà công ty muốn đặt hàng từ một nhà cung cấp bên ngoài.

Quá trình này cho phép người dùng đặt hàng, nhận được sự chấp thuận của người giám sát và quan trọng nhất là cho phép các nhà cung cấp bên thứ ba gửi báo giá.

Khi người quản lý mua hàng nhận được yêu cầu mua hàng trong quá trình này, anh ta có thể xem lại tất cả thông tin do người dùng nguồn gửi. Người quản lý chỉ cần chọn xem yêu cầu có được chấp thuận hay không.

Nếu nó không được chấp thuận, có một ô để ghi lý do cho quyết định và bộ phận yêu cầu sẽ được thông báo về quyết định này. Tuy nhiên, nếu người quản lý chấp thuận, bước tiếp theo sẽ là yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp.

Tầm quan trọng

Bắt đầu quá trình mua hàng

Tùy từng thời điểm, các phòng ban của một công ty sẽ cần tài liệu; yêu cầu mua bắt đầu quá trình mua. Bộ phận mua hàng sẽ hành động tùy theo độ mạnh của tài liệu.

Nếu có bất kỳ vấn đề nào, tài liệu sẽ là bằng chứng cho thấy một bộ phận đã đặt hàng nguồn cung cấp với một thông tin liên lạc nhất định.

Nó là một công cụ kiểm soát

Khi không có biện pháp kiểm soát thích hợp, nhân viên có thể tham gia vào gian lận, vì họ có thể yêu cầu tài liệu cho mục đích cá nhân.

Với yêu cầu mua hàng, có các biện pháp để đảm bảo rằng không có gian lận nào được thực hiện. Yêu cầu phải qua nhiều tay để đảm bảo tính chính xác và cần thiết.

Bảo vệ doanh nghiệp

Với lệnh trưng dụng được đưa ra, cơ hội gian lận sẽ được tránh. Tài sản của công ty cũng được bảo vệ.

Tập trung hóa quá trình mua hàng

Khi một tổ chức yêu cầu tất cả các yêu cầu phải được thực hiện tập trung thông qua bộ phận mua hàng, thì việc quản lý toàn bộ quá trình sẽ trở nên dễ dàng.

Người mua cũng được hưởng lợi vì giờ đây họ có thể gộp các giao dịch mua và tận dụng sức mua của tổ chức để thương lượng các điều khoản tốt hơn.

Ví dụ

ví dụ 1

Yêu cầu số: 00455

Ngày: 15 tháng 5 năm 2018

Tên người nộp đơn: Annaliese Corvo

Chức vụ: giám sát đào tạo

Bộ phận: Đào tạo nhân sự

Lý do đề nghị: Các bài viết dưới đây được yêu cầu sử dụng trong khóa đào tạo “Đảm bảo chất lượng”, sẽ được phát trong tuần từ 16 đến 20/7/2018.

- 01 hộp bút dạ bảng lật.

- 12 cây bút chì.

- 01 bảng lật gồm 20 tờ trắng: rộng 1 mét x dài 1,5 mét.

- 12 quyển vở một dòng khổ thường.

- 06 bút dạ màu cho bảng trắng.

- 12 cục tẩy để xóa.

- 12 bút mực xanh.

2 báo giá nhận được từ nhà cung cấp văn phòng phẩm được đính kèm.

Được ủy quyền bởi: Alberto Moreno

Chức vụ: Giám đốc nhân sự

Quản lý nguồn nhân lực

Ví dụ 2

Confecciones Tely, bộ phận sản xuất của SA cần đặt hàng các nguyên liệu khác nhau và điền vào mẫu yêu cầu mua hàng. Biểu mẫu này thông báo cho bộ phận mua hàng rằng những vật tư này là cần thiết.

Bộ phận mua hàng có thể chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu đã nhận. Nếu được chấp thuận, đơn đặt hàng sẽ được tạo.

Đơn đặt hàng được gửi đến nhà cung cấp để mua sản phẩm. Nhà cung cấp sản xuất và giao hàng có hóa đơn.

Bộ phận nhận hàng nhận sản phẩm và chuyển báo cáo nhận hàng cho bộ phận kế toán.

Nếu tất cả các chứng từ phù hợp, bộ phận kế toán sẽ thông qua hóa đơn cho thủ quỹ, cho biết rằng có thể thanh toán cho nhà cung cấp.

Người giới thiệu

1. Từ điển Doanh nghiệp (2018). Yêu cầu mua hàng. Lấy từ: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Yêu cầu mua hàng là gì? Lấy từ: myaccountingcourse.com.
3. Giờ rừng. Sự khác biệt giữa Chuyển đổi và Đơn đặt hàng. Doanh nghiệp nhỏ - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Yêu cầu mua hàng là gì và tại sao nó lại quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn. Làm sạch. Lấy từ: blog.procurify.com.
5. Tutorials Point (2018). SAP MM - Yêu cầu mua hàng. Lấy từ: tutorialspoint.com.