THƯ KÝ ĐIỀU HÀNH: HỒ SƠ, CÁC KỸ NĂNG VÀ CHỨC NĂNG CẦN THIẾT - DUDAS - 2026

Các thư ký điều hành là một công việc hoặc nghề nghiệp phục vụ để cung cấp hỗ trợ tối đa cho nhân viên cấp cao trong một công ty hoặc tổ chức. Anh ấy sẽ là người sắp xếp và duy trì lịch làm việc của các giám đốc điều hành và giúp họ thực hiện rất nhiều công việc hành chính.

Mục tiêu là đóng góp vào hiệu quả chung của doanh nghiệp bằng cách đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ hành chính được giao cho bạn sẽ được thực hiện một cách kịp thời và hiệu quả. Thư ký là người cung cấp hỗ trợ hành chính. Họ có thể thực hiện các tác vụ như viết và nộp, trả lời điện thoại và truyền tin nhắn.

Nguồn: pixabay.com

Mặt khác, thư ký điều hành, hoặc trợ lý hành chính, cũng thực hiện một số hoạt động đó, cùng với việc điều phối văn phòng, nghiên cứu sản phẩm, tương tác với nhà cung cấp, đặt hàng sản phẩm và tạo cơ sở dữ liệu. .

Thư ký điều hành thường nhận được mức lương cao hơn thư ký vì họ thực hiện các chức năng cấp cao và đẩy nhanh năng suất văn phòng.

Hồ sơ bắt buộc

- Bằng cử nhân quản trị kinh doanh hoặc các lĩnh vực liên quan.

- Kinh nghiệm đã được chứng minh với tư cách là thư ký điều hành hoặc vai trò hành chính tương tự.

- Phải có năng lực xử lý toàn diện Microsoft-Office và phần mềm back-office, ví dụ hệ thống ERP.

- Kiến thức chuyên sâu về quản trị văn phòng và các thủ tục kế toán cơ bản, cũng như các từ vựng kỹ thuật liên quan được sử dụng trong ngành.

- Làm quen với các phương pháp nghiên cứu cơ bản và kỹ thuật báo cáo.

- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian xuất sắc.

- Kỹ năng giao tiếp và đàm phán vượt trội.

- Tính toàn vẹn và bí mật.

Thư ký điều hành phải là những chuyên gia nhanh nhẹn với kỹ năng quản lý thời gian tuyệt vời và khả năng làm việc đa nhiệm. Chính bằng sự siêng năng và năng lực của mình trong công việc, các giám đốc điều hành có thể tập trung vào trách nhiệm quản lý của mình mà không cần lo lắng về các nhiệm vụ khác.

Nhiều nhà quản lý chủ yếu dựa vào thư ký điều hành của họ để điều phối các công việc hàng ngày và giữ chúng đúng tiến độ. Sự chính xác và quyết đoán là yêu cầu cần thiết trong thời gian của người quản lý.

Những kỹ năng cần thiết

Thư ký điều hành phải thành thạo các kỹ năng cơ bản như viết, ngữ pháp, chính tả, chấm câu và có kinh nghiệm sử dụng thiết bị văn phòng và các ứng dụng phần mềm thông thường như xử lý văn bản, bảng tính và đồ họa.

Tương tự, họ phải có kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc và khả năng giải quyết các trách nhiệm khác nhau một cách hiệu quả.

Mặt khác, một thư ký điều hành cũng cần có những phẩm chất khác như phán đoán tốt, ngoại giao, quyết đoán và khả năng giải quyết vấn đề một cách tự chủ.

Họ cần kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ để tương tác với công chúng, viết báo cáo và đánh giá các ấn phẩm.

Tích cực lắng nghe

Bạn cần phải biết cách chú ý đến những gì người khác đang nói, dành thời gian để hiểu những điểm được đưa ra, đặt câu hỏi khi thích hợp và không ngắt lời vào những thời điểm không thích hợp.

Đọc hiểu

Hiểu biết đầy đủ về các câu và đoạn văn được viết trong các tài liệu liên quan đến công việc.

Quản lý thời gian

Biết cách quản lý hiệu quả thời gian của riêng bạn cũng như thời gian của người khác.

Biết cách nói

Nói chuyện rõ ràng với người khác để truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.

Viết

Giao tiếp hiệu quả bằng văn bản, phù hợp với nhu cầu của đối tượng.

Tư duy phản biện

Sử dụng logic và suy luận để có thể xác định điểm mạnh và điểm yếu của các giải pháp, kết luận hoặc cách tiếp cận thay thế cho các vấn đề nảy sinh.

Học chủ động

Hiểu ý nghĩa của thông tin mới đối với việc giải quyết vấn đề và ra quyết định hiện tại và tương lai.

Sự phối hợp

Điều chỉnh hành động trong mối quan hệ với hành động của người khác.

Ôn tập

Xem xét và đánh giá kết quả hoạt động của bản thân, người khác hoặc tổ chức để cải tiến hoặc thực hiện các biện pháp khắc phục.

Đặc trưng

Một thư ký điều hành có thể chịu trách nhiệm về tiền mặt và kế toán lặt vặt, nhưng cũng có thể quản lý ngân sách. Bạn có thể xuất bản các bài báo trên một trang web, nhưng bạn cũng có thể thiết kế và quản lý trang web.

Bạn có thể nhập dữ liệu vào bảng tính mà bạn đã thiết kế và sử dụng cho các chức năng báo cáo của mình.

Một thư ký điều hành có thể giám sát các nhân viên hành chính. Thường báo cáo trực tiếp cho Giám đốc điều hành và có thể xác nhận một hoặc nhiều giám đốc điều hành cấp cao.

Trách nhiệm

Chú ý đến giám đốc điều hành

- Duy trì chương trình làm việc của giám đốc điều hành và hỗ trợ lập kế hoạch cho các cuộc hẹn, cuộc họp hội đồng quản trị, hội nghị, v.v.

- Tham dự các cuộc họp để chuẩn bị biên bản cuộc họp và biên bản, sau đó biên soạn, phiên âm và phân phát chúng.

- Sắp xếp mọi việc đi lại cho nhân viên điều hành: mua vé, đặt phòng khách sạn, giao chi phí đi lại, quản lý và xem xét các tài liệu thích hợp, v.v.

- Thực hiện các cuộc điều tra được ủy quyền, thu thập dữ liệu và chuẩn bị các tài liệu hoặc báo cáo để các giám đốc điều hành, ủy ban và hội đồng quản trị xem xét và trình bày theo sự phân công.

- Xử lý các tài liệu mật, đảm bảo rằng chúng vẫn được bảo vệ và an toàn.

Tương tác bên trong và bên ngoài

- Nhận và lọc các cuộc gọi điện thoại, chuyển hướng chúng đến người thích hợp khi thuận tiện.

- Quản lý, ưu tiên và phân phối tất cả các thư từ đến hoặc đi (email, thư từ, fax, gói hàng, v.v.), đọc và phân tích các bản ghi nhớ, bản trình bày và báo cáo đến để xác định tầm quan trọng của chúng và lập kế hoạch phân phối chúng.

- Chuẩn bị câu trả lời cho các thư từ có các câu hỏi thông thường.

- Giám sát việc sử dụng đồ dùng văn phòng và thương lượng các điều khoản với nhà cung cấp để đảm bảo rằng các đơn hàng có lợi hơn.

- Gặp gỡ với các cá nhân, nhóm lợi ích đặc biệt và những người khác, thay mặt cho giám đốc điều hành, ủy ban và hội đồng quản trị.

- Chào mừng khách truy cập và xác định xem họ có nên được tiếp cận với những người cụ thể hay không.

Hỗ trợ hành chính

- Lưu giữ hồ sơ điện tử và giấy tờ trong hồ sơ, đảm bảo rằng thông tin được sắp xếp và dễ dàng truy cập để truy xuất nhanh chóng.

- Chuẩn bị hóa đơn, báo cáo, thư từ, báo cáo tài chính và các tài liệu khác, sử dụng phần mềm xử lý văn bản, bảng tính, cơ sở dữ liệu và / hoặc trình bày, cũng cung cấp các hỗ trợ tương ứng trong kế toán.

- Thực hiện các nhiệm vụ văn phòng chung, chẳng hạn như duy trì hệ thống quản trị và thực hiện các nhiệm vụ kế toán cơ bản.

- Điều phối và chỉ đạo các dịch vụ văn phòng, chẳng hạn như hồ sơ và ngân sách, để hỗ trợ các giám đốc điều hành.

- Thiết lập và giám sát các chính sách và thủ tục hành chính, cho cả nhân viên văn phòng cũng như cho tổ chức.

- Xem xét các thủ tục và thực tiễn hoạt động để xác định xem có thể thực hiện cải tiến trong các lĩnh vực như quy trình công việc, thủ tục báo cáo hoặc chi phí hay không.

- Giám sát và đào tạo các nhân viên hành chính khác.

Người giới thiệu

1. Khả thi (2018). Mô tả công việc Thư ký điều hành. Lấy từ: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Sự khác biệt giữa thư ký và thư ký điều hành. Công việc - Chron. Lấy từ: work.chron.com.
3. Công cụ lập kế hoạch nghề nghiệp (2018). Thư ký điều hành và Trợ lý hành chính. Lấy từ: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Thư ký điều hành Mô tả công việc. Lấy từ: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Trách nhiệm của Thư ký Điều hành. Lấy từ: bestsampleresume.com