HỆ THỐNG KIỂM KÊ VĨNH VIỄN: ĐẶC ĐIỂM VÀ VÍ DỤ - DUDAS - 2026

Các hệ thống tồn kho vĩnh viễn là một phương pháp kế toán đối với hàng tồn kho, trong đó ghi lại việc bán hoặc mua của hàng tồn kho ngay lập tức thông qua việc sử dụng máy vi tính point-of-sale hoặc các hệ thống nhập lệnh và phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp.

Kiểm kê vĩnh viễn cung cấp một cái nhìn chi tiết cao về những thay đổi trong hàng tồn kho, với báo cáo tức thời về số lượng hàng tồn trong kho, do đó phản ánh chính xác mức độ sẵn có của các mặt hàng.

Nguồn: pixabay.com

Hệ thống kiểm kê này vượt trội hơn so với hệ thống kiểm kê định kỳ cũ hơn vì nó cho phép theo dõi ngay lập tức doanh số và mức tồn kho của các mặt hàng riêng lẻ, giúp tránh tình trạng tồn kho.

Kế toán công ty không cần phải điều chỉnh hàng tồn kho vĩnh viễn theo cách thủ công, ngoại trừ trường hợp số lượng hàng tồn kho thực tế không được thống nhất do mất mát, đổ vỡ hoặc trộm cắp.

Kiểm kê thường xuyên là phương pháp được ưa thích để theo dõi hàng tồn kho, vì nếu được quản lý đúng cách, nó có thể tạo ra kết quả chính xác hợp lý liên tục.

nét đặc trưng

Tồn kho vĩnh viễn mô tả hệ thống kiểm kê trong đó thông tin về số lượng và tính sẵn có của hàng tồn kho được cập nhật liên tục như một chức năng của doanh nghiệp.

Điều này đạt được bằng cách kết nối hệ thống kiểm kê với hệ thống nhập đơn đặt hàng, chẳng hạn như máy quét mã vạch không dây và trong các cửa hàng, với hệ thống thiết bị đầu cuối của điểm bán hàng. Do đó, hàng tồn kho trên sách sẽ giống hệt hoặc gần bằng với hàng tồn kho thực tế.

Sẽ kém hiệu quả hơn khi các thay đổi được đăng trên thẻ kiểm kê, vì có khả năng đáng kể là các mục nhập sẽ không được thực hiện, sẽ được thực hiện không chính xác hoặc không được thực hiện kịp thời.

Theo hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, một công ty liên tục cập nhật hồ sơ hàng tồn kho của mình để tính đến việc cộng và trừ hàng tồn kho cho các hoạt động như:

- Hàng tồn kho đã nhận.

- Sản phẩm tồn kho đã bán.

- Vật phẩm chuyển từ nơi này sang nơi khác.

- Nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất.

- Đồ bỏ đi.

Công thức hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn rất đơn giản: Hàng tồn kho đầu kỳ (thường được lấy từ số lượng vật chất) + Phiếu thu - Lô hàng = Hàng tồn kho cuối kỳ.

Chênh lệch hàng tồn kho

Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn có lợi thế là cung cấp thông tin số dư hàng tồn kho cập nhật và yêu cầu giảm mức độ đếm hàng tồn kho thực tế.

Tuy nhiên, mức tồn kho được hệ thống này tính toán có thể dần dần khác với mức tồn kho thực tế.

Điều này là do các giao dịch không được ghi chép hoặc bị mất cắp, vì vậy số dư trên sổ sách phải được định kỳ so với số tiền thực tế hiện có, sử dụng phương pháp đếm chu kỳ và điều chỉnh số dư sổ sách khi cần thiết.

Giá vốn hàng bán

Theo hệ thống vĩnh viễn, có các cập nhật liên tục về chi phí của tài khoản hàng hóa đã bán khi mỗi lần bán hàng được thực hiện. Điều này có nghĩa là dễ dàng có được giá vốn chính xác của hàng hóa đã bán trước ngày kết thúc kỳ kế toán.

Mua hàng

Việc mua hàng tồn kho được đăng lên tài khoản tồn kho nguyên vật liệu hoặc tài khoản hàng hóa, tùy thuộc vào tính chất của việc mua hàng, trong khi cũng có một mục nhập hồ sơ riêng lẻ được duy trì cho từng mặt hàng tồn kho.

Theo dõi giao dịch

Các cuộc điều tra dễ dàng theo dõi hơn nhiều trong hệ thống kiểm kê vĩnh viễn. Trong hệ thống này, tất cả các giao dịch đều có sẵn chi tiết ở cấp độ cá nhân.

Báo cáo hàng tồn kho có thể được truy cập trực tuyến bất kỳ lúc nào. Điều này giúp dễ dàng quản lý mức tồn kho và lượng tiền mặt cần thiết để mua thêm hàng tồn kho.

Vì hệ thống kiểm kê định kỳ chỉ thỉnh thoảng được cập nhật, các nhà quản lý không bao giờ có thông tin tài chính cập nhật và chính xác để làm cơ sở cho các quyết định mua hàng hoặc sản xuất của họ.

Ưu điểm và nhược điểm

Lợi thế

Ưu điểm chính là cung cấp cho các nhà quản lý các số liệu thống kê liên quan về tình trạng của công ty, một cách kịp thời.

Số giá vốn hàng bán và số dư tài khoản hàng tồn kho luôn sẵn sàng. Thông tin này rất quan trọng để cải thiện chính sách mua hàng và lập báo cáo tài chính ngắn hạn.

Mặc dù lỗi hàng tồn kho có thể xảy ra do mất mát, đổ vỡ, trộm cắp, theo dõi hàng tồn kho không chính xác hoặc lỗi quét, nhưng có nhiều lợi ích khi sử dụng hệ thống này:

- Duy trì sự kiểm soát tốt hơn đối với hàng tồn kho hiện vật bằng cách so sánh số dư thực tế với hồ sơ sổ sách.

- Phát hiện không chậm trễ bất kỳ vấn đề nào trước khi nó trở nên lớn, chẳng hạn như trộm cắp, hư hỏng hoặc rò rỉ hàng tồn kho.

- Ngăn chặn hàng tồn kho. Thiếu hàng có nghĩa là một sản phẩm đã hết hàng.

- Cung cấp cho ban quản lý sự hiểu biết chính xác hơn về sở thích của khách hàng.

- Cho phép quản lý tập trung hệ thống quản lý hàng tồn kho cho nhiều vị trí.

- Cung cấp độ chính xác cao hơn, vì mỗi khoản mục hàng tồn kho được ghi riêng trên sổ cái.

- Giảm số lượng hàng tồn kho thực tế, không yêu cầu phải đóng các hoạt động kinh doanh thông thường trong quá trình kiểm đếm thực tế.

Nhược điểm

- Trong trường hợp kế toán thủ công, việc sử dụng hệ thống kiểm kê vĩnh viễn tốn nhiều thời gian. Điều này cũng có thể dẫn đến nhiều sai sót trong mỗi kỳ kế toán. Vấn đề này chỉ có thể được giải quyết bằng cách áp dụng một hệ thống kế toán trên máy vi tính.

- Việc sử dụng máy tính và phần mềm kế toán có thể khá tốn kém đối với các doanh nghiệp nhỏ.

- Giữ tài khoản hàng tồn kho dưới hệ thống cố định là tốn kém và mất thời gian.

- Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn có thể dễ bị lỗi do đánh giá quá cao hoặc đánh giá thấp. Những điều này có thể xảy ra do trộm cắp, đổ vỡ, lỗi quét hoặc chuyển động hàng tồn kho không được kiểm soát, dẫn đến lỗi bổ sung.

Thí dụ

Ví dụ về hệ thống tồn kho vĩnh viễn là bộ phận vận chuyển và nhận hàng hiện đại. Mỗi hộp nhận được sẽ được quét vào hệ thống kế toán và do đó được tự động thêm vào số dư hàng tồn kho.

Sản phẩm được vận chuyển cho khách hàng được đánh dấu bằng mã vạch và được quét khi họ rời bến tàu. Điều này tự động đưa chúng ra khỏi hệ thống kế toán và làm cho hàng tồn kho giảm.

Có thể thấy, hệ thống hiện đại này được cập nhật theo thời gian thực. Không cần thiết phải xử lý các giao dịch theo lô như trong hệ thống kiểm kê định kỳ. Do đó, tất cả các báo cáo sẽ luôn được cập nhật để nhân viên quản lý xem xét.

Người giới thiệu

1. Steven Bragg (2018). Hệ thống kiểm kê hàng năm. Công cụ kế toán. Lấy từ: Accountingtools.com.
2. Steven Bragg (2019). Sự khác biệt giữa hệ thống kiểm kê định kỳ và vĩnh viễn. Công cụ kế toán. Lấy từ: Accountingtools.com.
3. James Chen (2018). Tồn kho vĩnh viễn. Lấy từ: investmentopedia.com.
4. Wikipedia, bách khoa toàn thư miễn phí (2019). Tồn kho vĩnh viễn. Lấy từ: en.wikipedia.org.
5. Khóa học Kế toán của tôi (2019). Hệ thống kiểm kê hàng năm là gì? Lấy từ: myaccountingcourse.com.