HỆ THỐNG KIỂM KÊ: LOẠI, PHƯƠNG PHÁP VÀ VÍ DỤ - DUDAS - 2026

Các hệ thống hàng tồn kho là một hệ thống giám sát rằng các báo cáo về số lượng nguyên liệu, vật tư, thành phẩm có sẵn. Nó đảm bảo rằng số lượng vật liệu phù hợp, với chất lượng phù hợp, có sẵn ở đúng nơi vào đúng thời điểm.

Hệ thống này được cập nhật mỗi khi một mặt hàng được bán hoặc nguyên liệu thô được sử dụng để sản xuất một sản phẩm, để biết những gì có sẵn cho ngày hôm sau. Nó cũng cho phép bạn đặt hàng trước các sản phẩm để luôn có mọi thứ bạn cần.

Nguồn: pixabay.com

Khi mọi người nghĩ về hệ thống hàng tồn kho, người ta thường liên hệ nó với ngành bán lẻ. Tuy nhiên, mặc dù các cửa hàng yêu cầu một hệ thống kiểm kê hiệu quả để hoạt động thành công, nó cũng được sử dụng trong nhiều loại hình kinh doanh khác, chẳng hạn như sản xuất, tiện ích, chăm sóc sức khỏe, chính phủ và giáo dục.

Là một phần của chuỗi cung ứng, hệ thống hàng tồn kho bao gồm các khía cạnh như kiểm soát và giám sát việc mua hàng (cả từ nhà cung cấp và khách hàng), duy trì lưu trữ hàng tồn kho, kiểm soát số lượng sản phẩm để bán và việc thực hiện các đơn đặt hàng.

Tầm quan trọng

Hệ thống tồn kho hiệu quả là một thành phần không thể thiếu của bất kỳ hoạt động bán lẻ hoặc sản xuất nào. Mục đích chính của nó là duy trì chính xác số lượng vật chất của sản phẩm, vật tư và vật liệu được lưu trữ trong kho.

Một số yếu tố quan trọng nhất của một hệ thống phát triển tốt là mô tả mặt hàng, hệ thống đánh số, tiêu chuẩn hóa các đơn vị đo lường và ghi nhãn mặt hàng chính xác.

Sau khi được thiết lập, hệ thống kiểm kê có thể được sử dụng để kiểm soát và duy trì hàng hóa được lưu trữ để đảm bảo rằng hàng tồn kho không bị thất thoát do hư hỏng hoặc mất cắp.

Biết khi nào cần sắp xếp lại, đặt bao nhiêu, lưu kho ở đâu, v.v. có thể nhanh chóng trở thành một quá trình phức tạp. Do đó, nhiều công ty yêu cầu một phần mềm hoặc hệ thống quản lý hàng tồn kho, với khả năng lớn hơn cơ sở dữ liệu đơn giản và công thức thủ công.

Điều này rất quan trọng để kiểm soát chi phí mua hàng và đáp ứng các mục tiêu dịch vụ khách hàng. Mặc dù phần mềm quản lý hàng tồn kho là một công cụ quản lý hữu ích, nhưng chìa khóa của một hệ thống tốt nằm ở tính mạnh mẽ của các quy trình được tạo ra.

Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho đề cập đến các chiến lược mà các công ty sử dụng để đảm bảo họ có thể có đủ nguồn cung cấp nguyên liệu cho sản xuất và thành phẩm để bán, đồng thời giảm thiểu chi phí tồn kho.

Lưu trữ hàng tồn kho dư thừa rất tốn kém, vì không gian và nguồn lực tài chính đầu tư vào sản phẩm thường có thể được tận dụng tốt hơn trong các lĩnh vực khác.

Tuy nhiên, đồng thời, có hàng tồn kho thấp có thể dẫn đến việc ngừng sản xuất tốn kém hoặc chậm trễ trong việc hoàn thành đơn hàng. Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho giúp các công ty tìm ra sự cân bằng mong manh giữa lượng hàng quá ít và quá nhiều.

Nó dùng để làm gì?

Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho giúp theo dõi khoảng không quảng cáo và cung cấp dữ liệu cần thiết để kiểm soát và quản lý nó.

Đây là một giải pháp công nghệ tích hợp tất cả các khía cạnh của hoạt động kiểm kê của một tổ chức, bao gồm vận chuyển, mua hàng, nhận hàng, lưu kho, doanh thu, theo dõi và tổ chức lại.

Một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tốt sẽ thực hiện được tất cả những điều này bằng cách áp dụng cách tiếp cận tổng thể đối với hàng tồn kho và bằng cách cho phép các công ty sử dụng các phương pháp tối ưu hóa năng suất và hiệu quả trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

Mặt khác, nó duy trì hàng tồn kho chính xác, ở các vị trí chính xác, để đáp ứng mong đợi của khách hàng.

Bất kể loại hệ thống kiểm soát hàng tồn kho bạn chọn là gì, hãy đảm bảo hệ thống đó bao gồm hệ thống xác định các mặt hàng tồn kho và thông tin của chúng, bao gồm cả nhãn mã vạch.

Điều quan trọng nữa là nó bao gồm các công cụ phần cứng để quét nhãn mã vạch, cơ sở dữ liệu trung tâm cho tất cả hàng tồn kho, cũng như khả năng phân tích dữ liệu, tạo báo cáo và dự báo nhu cầu.

Chiến lược hàng tồn kho

Các chiến lược quản lý hàng tồn kho phù hợp thay đổi tùy theo ngành. Kho dầu có thể lưu trữ một lượng lớn hàng tồn kho trong thời gian dài, cho phép bạn đợi nhu cầu thu hồi.

Mặc dù việc bảo quản dầu rất tốn kém và khó khăn, nhưng không có nguy cơ hàng tồn kho bị hỏng hoặc không đạt yêu cầu.

Tuy nhiên, đối với các công ty kinh doanh hàng hóa dễ hư hỏng hoặc các sản phẩm có nhu cầu cực kỳ nhạy cảm về thời gian, thì việc tích lũy hàng tồn kho không phải là một lựa chọn. Đánh giá sai thời gian hoặc số lượng đơn đặt hàng có thể rất tốn kém.

Các loại

-Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn

Với hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, hồ sơ hàng tồn kho được cập nhật liên tục, đếm cộng và trừ khi các mặt hàng tồn kho được nhận, bán, di chuyển từ địa điểm này sang địa điểm khác, được chọn để tiêu thụ và loại bỏ.

Một số tổ chức thích loại hệ thống này vì nó cung cấp thông tin hàng tồn kho cập nhật và xử lý tốt hơn số lượng hàng tồn kho vật lý.

Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn cũng được ưa thích hơn để theo dõi khoảng không quảng cáo, vì nó liên tục cung cấp kết quả chính xác khi được quản lý đúng cách.

Loại hệ thống này hoạt động tốt nhất khi sử dụng, cùng với kiểm kê kho, cơ sở dữ liệu với số lượng hàng tồn kho và vị trí kệ được nhân viên cập nhật theo thời gian thực, sử dụng máy quét mã vạch.

Những thách thức cần vượt qua

Có một số thách thức liên quan đến loại hệ thống này. Thứ nhất, hệ thống này không thể được bảo trì theo cách thủ công mà cần có thiết bị và phần mềm chuyên dụng, dẫn đến chi phí triển khai cao hơn, đặc biệt là đối với các công ty có nhiều địa điểm hoặc kho hàng.

Việc cập nhật và bảo trì nhiều lần là cần thiết cho hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, điều này cũng có thể tốn kém.

Một thách thức khác khi sử dụng loại hệ thống này là khi thời gian trôi qua, khoảng không quảng cáo được ghi lại có thể không phản ánh khoảng không quảng cáo thực tế, bởi vì số lượng hàng tồn kho thực tế thường xuyên không được sử dụng.

Kết quả là hồ sơ kiểm kê bị ảnh hưởng bởi lỗi, mục bị đánh cắp hoặc mục được quét không đúng cách, khiến chúng không khớp với số lượng hàng tồn kho thực tế.

-Hệ thống kiểm kê thường xuyên

Hệ thống kiểm kê định kỳ không theo dõi hàng tồn kho liên tục, mà cho phép các tổ chức biết mức tồn kho đầu và cuối trong một khoảng thời gian nhất định.

Hệ thống này theo dõi khoảng không quảng cáo bằng cách sử dụng số lượng vật lý. Khi hoàn thành việc kiểm kê hiện vật, số dư trong tài khoản mua hàng được cộng vào tài khoản hàng tồn kho và được điều chỉnh để phù hợp với giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ.

Doanh nghiệp có thể chọn cách tính giá hàng tồn kho cuối kỳ bằng cách sử dụng LIFO, FIFO hoặc một phương pháp kế toán hàng tồn kho khác, lưu ý rằng hàng tồn kho đầu kỳ là hàng tồn kho kết thúc từ kỳ trước.

Cũng có một số nhược điểm khi sử dụng hệ thống kiểm kê định kỳ. Thứ nhất, trong khi việc kiểm kê thực tế đang được hoàn tất, các hoạt động kinh doanh bình thường gần như bị đình chỉ. Do đó, người lao động có thể thực hiện các phép đếm vật lý một cách vội vàng do hạn chế về thời gian.

Sai sót và gian lận có thể xảy ra thường xuyên hơn trong hệ thống này, do không có sự kiểm soát liên tục đối với hàng tồn kho. Việc xác định vị trí xảy ra chênh lệch về số lượng khoảng không quảng cáo cũng trở nên khó khăn hơn vì có rất nhiều thời gian trôi qua giữa các lần đếm.

Làm thế nào để thực hiện một hệ thống kiểm kê trong một công ty?

-Phát triển hệ thống lưu trữ

Sắp xếp sản phẩm

Điều đầu tiên là sắp xếp các sản phẩm được lưu trữ của bạn để bạn có thể dễ dàng truy cập và đếm từng mặt hàng trong kho của mình. Cần phải dán nhãn tất cả mọi thứ để có thể dễ dàng nhận ra và các tài liệu có thể được đặt vào đúng vị trí.

Hiệu quả của hệ thống kiểm kê phụ thuộc phần lớn vào tính chính xác của số lượng các mặt hàng được kiểm kê. Số đếm không chính xác có thể gây ra chênh lệch kế toán, dẫn đến đơn đặt hàng quá mức và sản xuất thừa.

Yêu cầu lưu trữ

Việc tiếp theo là tính toán các kích thước vật lý cần thiết để lưu trữ hàng tồn kho. Đây có thể là toàn bộ nhà kho hoặc một tủ nhỏ, tùy thuộc vào kích thước của sản phẩm hoặc nguyên vật liệu và khối lượng bán hàng.

Bất kỳ điều kiện đặc biệt nào cần thiết để bảo quản, chẳng hạn như kiểm soát nhiệt độ hoặc độ ẩm, cũng cần được xem xét.

Hàng tồn kho phải được đặt một cách hiệu quả để cải thiện việc quản lý. Mỗi mặt hàng nên được đặt sao cho mặt hàng có doanh thu cao nhất dễ tiếp cận nhất.

Cũng nên xem xét việc loại bỏ các mặt hàng lỗi thời được bán không thường xuyên.

Xem xét một hệ thống mã vạch

Nếu bạn có một lượng lớn hàng tồn kho, bạn sẽ cần một số cách để theo dõi các mặt hàng. Cách dễ nhất để làm điều này là thông qua hệ thống mã vạch. Nếu bạn có ít loại mặt hàng, bạn có thể sử dụng hệ thống trực quan.

- Kiểm kê

Đào tạo công nhân

Những người làm việc trên hàng tồn kho là khía cạnh quan trọng nhất của hệ thống. Nếu họ không được đào tạo hoặc không biết chắc ai sẽ thực hiện hành động, hiệu quả và độ chính xác của việc quản lý sẽ bị ảnh hưởng.

Nhân viên cần được đào tạo về tất cả các khía cạnh của hệ thống kiểm kê, chẳng hạn như những gì cần phải thực hiện tại mỗi thời điểm, ai nên thực hiện và cách thức lập hồ sơ.

Thực hiện đếm định kỳ

Tần suất thực hiện kiểm kê sẽ có ảnh hưởng đáng kể đến tính chính xác của hệ thống kiểm kê. Một số loại hoạt động sẽ yêu cầu khoảng thời gian tồn kho thường xuyên hơn những loại khác.

Điều quan trọng là phải tập trung vào những mục quan trọng nhất trước. Ví dụ: bạn có thể đặt các mục có mức độ ưu tiên cao là những mặt hàng chiếm 80% doanh thu. Sau đó, các danh mục ưu tiên trung bình và thấp có thể được tạo cho các mặt hàng có ít doanh số hơn. Điều này sẽ tránh lãng phí thời gian đếm các mặt hàng có doanh thu thấp.

- Kiểm kê đối chiếu

Điều chỉnh dữ liệu

Hàng tồn kho phải được điều chỉnh do bị mất cắp, lỗi thời, hư hỏng. Việc giảm hàng tồn kho sẽ giải thích sự khác biệt giữa số lượng hàng tồn kho thực tế và hàng tồn kho được ghi trên sổ sách.

Các chức năng riêng biệt

Quản lý hàng tồn kho yêu cầu cả quản lý hàng tồn kho vật lý, chẳng hạn như đếm và di chuyển khoảng không quảng cáo, cũng như các tác vụ hành chính, chẳng hạn như nộp tài liệu và kế toán tương ứng.

Hai chức năng này nên được đảm nhiệm bởi các bộ phận khác nhau, do đó giảm nguy cơ trộm cắp.

-Cải thiện quản lý hàng tồn kho

Tối ưu hóa mức tồn kho

Mức tồn kho phải được giữ ở mức chính xác để tối đa hóa lợi nhuận và giảm lỗ.

Giữ quá nhiều hàng tồn kho làm tăng nguy cơ lỗi thời, hư hỏng và hư hỏng, trong khi không giữ đủ đồng nghĩa với việc mất cơ hội bán hàng.

Triển khai phần mềm

Mặc dù sử dụng bảng tính có thể hoạt động đối với một doanh nghiệp nhỏ, nhưng các doanh nghiệp lớn sẽ cần phần mềm quản lý hàng tồn kho.

Hệ thống có thể được tích hợp với các phần mềm nghiệp vụ khác để tạo ra một hệ thống tích hợp và tự động hóa các hoạt động.

Phương pháp và công cụ kiểm soát hàng tồn kho

ABC kiểm soát hàng tồn kho

Không mong muốn có cùng một mức độ kiểm soát đối với tất cả các mặt hàng tồn kho, vì mỗi mặt hàng khác nhau dựa trên giá trị tiêu thụ hàng năm của nó.

Do đó, phương pháp kiểm soát hàng tồn kho này được sử dụng để xác định mức độ quan trọng của từng mặt hàng trong kho theo giá trị tiêu thụ hàng năm của nó. Chúng được phân loại là A, B và C.

Các mặt hàng có giá trị cao được xếp vào loại "A". Chúng thường chiếm 15% -25% các mặt hàng tồn kho, chiếm 75% -80% giá trị tiêu thụ hàng năm. Kiểm soát chặt chẽ phải được duy trì đối với các mặt hàng này.

Loại "B" bao gồm các mặt hàng có giá trị tiêu dùng thấp hơn. Nó được tạo thành từ 20% -30% các mặt hàng tồn kho, chiếm 10% -15% giá trị tiêu thụ hàng năm. Kiểm soát hợp lý phải được duy trì đối với các hạng mục này.

Các mặt hàng ít quan trọng hơn trong hàng tồn kho được phân loại là "C". Nó được tạo thành từ 45% -65% các mặt hàng tồn kho, chiếm 5% -15% giá trị tiêu thụ hàng năm. Do giá trị của những mặt hàng này thấp, nên ít có sự kiểm soát đối với chúng.

Phương pháp ba khay

Nó dựa trên khái niệm của hệ thống Kanban, được sử dụng bởi các nhà sản xuất Nhật Bản, điều chỉnh việc cung cấp các mặt hàng bằng cách sử dụng một thẻ hiển thị một tập hợp các thông số kỹ thuật.

Các trung tâm làm việc hiển thị thẻ này khi họ muốn lấy hàng tồn kho từ các khay tiếp liệu.

Tất cả ba khay, một trên sàn nhà máy, một trong nhà kho và khay thứ ba trong cơ sở của nhà cung cấp, đều được trang bị thẻ Kanban để theo dõi chuyển động của hàng tồn kho.

Sau khi sử dụng lượng tồn kho từ khay đặt trên sàn cây, nó được bổ sung từ khay chứa. Sau đó, khay kho được gửi đến nhà cung cấp để được lấp đầy từ kho dự trữ. Ngay lập tức, nhà cung cấp sẽ sản xuất thêm hàng tồn kho để lấp đầy thùng rỗng của họ.

Vừa kịp giờ

Nó là một phương pháp mà vật liệu được thu thập một vài giờ trước khi được sử dụng. Nó được các công ty áp dụng để giảm tải hàng tồn kho không cần thiết, trong trường hợp nhu cầu ít hơn hàng tồn kho theo kế hoạch.

Mục tiêu của phương pháp này là tăng vòng quay hàng tồn kho và giảm chi phí bảo trì kho.

Do đó, nó loại bỏ sự cần thiết phải thực hiện hàng tồn kho lớn. Để đạt được những lợi ích của phương pháp này, phải có thời gian thích hợp giữa việc cung cấp nguyên vật liệu và chu kỳ sản xuất.

Hệ thống máy tính

Công cụ này tích hợp trong một hệ thống duy nhất tất cả các chức năng liên quan đến quản lý hàng tồn kho. Phần mềm loại này cho phép công ty kiểm soát lượng hàng tồn kho bằng cách tự động cập nhật hàng tồn kho, ghi lại các khoản rút tiền và xem xét số dư.

Lợi ích của bạn có thể được tối đa hóa khi bạn tích hợp hệ thống kiểm soát hàng tồn kho của mình với các hệ thống khác, chẳng hạn như kế toán và bán hàng, giúp bạn kiểm soát mức độ tồn kho tốt hơn.

Số lượng đặt hàng cố định

Trong phương pháp này, mức tồn kho tối đa và tối thiểu được cố định. Số lượng tồn kho tối đa cố định có thể được bổ sung tự động khi mức tồn kho đạt đến mức tồn kho tối thiểu hoặc điểm đặt hàng lại được thiết lập.

Công ty phải thiết lập sức chứa tối đa và tối thiểu, theo không gian lưu trữ và xu hướng bán hàng.

Phương pháp này giúp giảm lỗi sắp xếp lại và quản lý hiệu quả dung lượng lưu trữ.

Ví dụ

NetSuite ERP

Hệ thống này được thiết kế để kiểm soát hàng tồn kho, bất kể khối lượng hoặc vị trí. Nó cho phép bạn đáp ứng các mong đợi về dịch vụ khách hàng hoặc cung cấp các đơn đặt hàng công việc cho nhà kho.

Sử dụng các công cụ và tính năng tích hợp của nó, hàng tồn kho có thể được theo dõi trên nhiều địa điểm, cũng như theo dõi các đơn đặt hàng và kho an toàn.

Được thiết kế cho các công ty vừa và lớn, giải pháp đảm bảo rằng bạn có một lượng lớn hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu đặt hàng bất cứ lúc nào.

Khoảng không quảng cáo Zoho

Điều bạn sẽ đánh giá ngay lập tức về hệ thống quản lý hàng tồn kho này là nó là một phần của bộ ứng dụng năng suất kinh doanh của Zoho, một trong những thương hiệu phần mềm doanh nghiệp được sử dụng rộng rãi nhất.

Lợi thế lớn của Zoho Inventory so với các hệ thống khác là khả năng tương thích với các ứng dụng năng suất Zoho khác, cho phép di chuyển dữ liệu ổn định trên các sản phẩm của Zoho.

Điều này có nghĩa là bạn có thể quản lý hàng tồn kho, bán hàng, nguồn nhân lực và quản lý các mối quan hệ với khách hàng, sử dụng một nền tảng duy nhất.

Sách nhanh

Trong khi QuickBooks được nhiều người biết đến là phần mềm kế toán xuất sắc, công cụ quản lý hàng tồn kho của nó có khả năng theo kịp các công cụ quản lý hàng tồn kho tốt nhất trên thị trường.

Xem xét rằng các doanh nghiệp đang kinh doanh bán các mặt hàng hoặc dịch vụ, thì việc giải pháp phần mềm kế toán có thể quản lý tất cả các mặt hàng này là hợp lý.

Đầu tiên, QuickBooks đảm nhận việc cập nhật số lượng hàng tồn kho đang được mua hoặc bán. Chế độ xem nhanh về tính năng này sẽ cho phép bạn dễ dàng biết những gì đang bán, sau đó cho biết những gì cần được sắp xếp lại.

Trong khi bạn có xu hướng thực hiện các nhiệm vụ khác, QuickBooks hoạt động trong nền để đưa giá trị hàng tồn kho vào bảng cân đối kế toán.

Người giới thiệu

1. Nicole Pontius (2019). 4 Loại Hệ thống Kiểm soát Hàng tồn kho: Perpetual vs. Kiểm soát Hàng tồn kho Định kỳ và Hệ thống Quản lý Hàng tồn kho Hỗ trợ Chúng. Camcode. Lấy từ: camcode.com.
2. Biệt ngữ kinh doanh (2019). Hệ thống Kiểm soát Hàng tồn kho. Lấy từ: businessjargons.com.
3. Michael R. Lewis (2019). Cách phát triển hệ thống kiểm kê. Wiki Cách làm. Lấy từ: wikihow.com.
4. Anam Ahmed (2018). Hệ thống kiểm kê là gì? Bizfluent. Lấy từ: bizfluent.com.
5. TradeGecko (2019). Quản lý hàng tồn kho là gì? Lấy từ: tradegecko.com.
6. Adam Hayes (2019). Quản lý hàng tồn kho. Investopedia. Lấy từ: investmentopedia.com.
7. Tham khảo cho Doanh nghiệp (2019). Hệ thống Kiểm soát Hàng tồn kho. Lấy từ: referenceforbusiness.com.
8. Finances Online (2019). 10 Hệ thống Quản lý Hàng tồn kho Tốt nhất năm 2019. Lấy từ: Financencesonline.com.