HỆ THỐNG KIỂM KÊ VĨNH VIỄN: HOẠT ĐỘNG, LỢI THẾ - DUDAS - 2026

Các hệ thống tồn kho vĩnh viễn là một phương pháp kế toán hàng tồn kho mà ngay lập tức ghi lại việc bán hoặc mua của hàng tồn kho thông qua việc sử dụng các hệ thống máy vi tính và phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp.

Nó cho thấy một cái nhìn khá chi tiết về sự thay đổi hàng tồn kho với các báo cáo ngay lập tức về lượng hàng tồn trong kho, và phản ánh chính xác mức độ hàng hóa có sẵn.

Khoảng không quảng cáo vĩnh viễn là phương pháp theo dõi khoảng không quảng cáo được ưa thích, vì nó có thể liên tục tạo ra kết quả chính xác hợp lý, nếu được quản lý đúng cách.

Là một doanh nghiệp, việc có nhiều hàng tồn kho hơn bạn cần sẽ rất tốn kém và có thể dẫn đến lãng phí. Mặt khác, có quá ít đồng nghĩa với việc bạn có nguy cơ làm khách hàng thất vọng và mất doanh thu bán hàng cho đối thủ cạnh tranh.

Vì phần mềm kiểm kê vĩnh viễn luôn được cập nhật nên bạn có khả năng hiển thị tức thì về lượng hàng tồn kho, cho phép bạn phản ứng nhanh hơn với những thay đổi của nhu cầu.

Quy trình làm việc như thế nào?

Với hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, một công ty liên tục cập nhật hồ sơ hàng tồn kho, tính toán các khoản cộng và trừ cho các hoạt động như:

- Hàng tồn kho đã mua.

- Hàng hóa bán từ kho.

- Nguyên vật liệu lấy từ hàng tồn kho để sử dụng vào sản xuất.

- Đồ bỏ đi.

Hệ thống hoạt động hoàn hảo khi kết hợp với cơ sở dữ liệu máy tính, được cập nhật theo thời gian thực bởi nhân viên kho sử dụng máy quét mã vạch hoặc nhân viên bán hàng sử dụng thiết bị đầu cuối của điểm bán hàng.

Kiểm kê định kỳ so với kiểm kê vĩnh viễn

Theo truyền thống, nếu bạn muốn biết có bao nhiêu mặt hàng có sẵn trong kho, bạn phải thực hiện đếm thực tế và điều chỉnh nó bằng các hệ thống dựa trên lô thủ công hoặc tự động.

Các công ty thực tế đã hạch toán hàng tồn kho vào cuối một thời kỳ cụ thể và số liệu hàng tồn kho được cập nhật tại thời điểm đó. Đây được biết đến như một hệ thống kiểm kê định kỳ, vì thông tin được cập nhật theo định kỳ.

Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn sử dụng phần mềm và quy trình quản lý hàng tồn kho cho phép cập nhật thời gian thực về chuyển động của hàng tồn kho.

Nhân viên sử dụng máy quét mã vạch để ghi lại các giao dịch bán, mua hoặc trả hàng khi chúng xảy ra.

Thông tin này được gửi đến cơ sở dữ liệu được cập nhật liên tục để ghi lại từng thay đổi. Cập nhật hàng tồn kho vĩnh viễn là thứ đặt tên cho hệ thống và làm cho nó khác biệt với cách tiếp cận định kỳ.

Tài khoản hàng tồn kho vĩnh viễn

Theo hệ thống này, không cần thiết phải duy trì tài khoản mua hàng vì tài khoản hàng tồn kho được tính trực tiếp cho mỗi lần mua hàng hóa.

Các tài khoản được đăng trong hệ thống này là:

- Khi hàng hóa được mua về để tồn kho:

- Khi phát sinh các chi phí như cước vận chuyển, bảo hiểm, … được cộng vào giá vốn hàng hóa:

- Nếu hàng hóa được trả lại cho nhà cung cấp:

- Khi hàng hóa được bán:

- Nếu hàng hóa do khách hàng trả lại:

- Khi phát hiện có sự chênh lệch giữa số lượng tài khoản hàng tồn kho và số lượng thực:

Lợi thế

Cho phép bổ sung chính xác

Các thay đổi trong hàng tồn kho được ghi lại theo thời gian thực, khi mua và bán hàng tồn kho. Điều này cho phép bạn tạo các báo cáo xác định ngay các mục hàng tồn kho sắp hết.

Khám phá sự suy giảm và trộm cắp

Trong hệ thống kiểm kê định kỳ, hàng tồn kho được điều chỉnh vào cuối kỳ, xác nhận số lượng hàng tồn kho thực tế. Điều này che giấu mọi hành vi trộm cắp, từ chối hoặc thậm chí sai sót trong việc kiểm đếm, khi điều chỉnh này được chuyển vào tài khoản giá vốn hàng bán.

Hệ thống vĩnh viễn sẽ so sánh giá trị hàng tồn kho trong hệ thống với số lượng cuối kỳ và cho phép bạn điều tra bất kỳ sự khác biệt nào.

Tạo báo cáo tài chính giữa niên độ chính xác hơn

Do trong hệ thống kiểm kê định kỳ, giá trị hàng tồn kho không thay đổi trong kỳ nên cả tài khoản hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán và tài khoản giá vốn hàng bán trong báo cáo lãi lỗ đều không chính xác trong kỳ. giai đoạn = Stage.

Hệ thống vĩnh viễn giữ cho những số tiền đó chính xác và cung cấp một bộ báo cáo tài chính chính xác hơn trong suốt kỳ.

Quản lý chặt chẽ hơn mức tồn kho

Mức tồn kho luôn chính xác và được truy cập trực tuyến bất kỳ lúc nào. Bạn có thể tính toán chính xác tỷ lệ doanh thu của mình để biết liệu doanh số bán hàng có đang chậm lại hoặc sản phẩm không còn bán nhanh.

Tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác

Thông tin hàng tồn kho theo thời gian thực rất quan trọng đối với nhóm tài chính và kế toán. Tích hợp hệ thống kiểm kê với hệ thống tài chính giúp đảm bảo báo cáo thuế và quy định chính xác.

Người bán có thể cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt hơn, tác động trực tiếp đến danh tiếng của họ. Sự tích hợp của nó với các hệ thống bán hàng mang lại cho nhóm đó một cái nhìn tổng thể hiện tại về những gì đang bán và những gì không.

Nhược điểm

Chi phí thực hiện cao

Để sử dụng hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, trước tiên doanh nghiệp phải cài đặt thiết bị và phần mềm chuyên dụng. Nó đòi hỏi đầu tư ban đầu lớn, nhiều nguồn lực và thời gian để triển khai hệ thống một cách chính xác.

Sau khi cài đặt các thiết bị và phần mềm cần thiết, việc bảo trì và cập nhật thường xuyên sẽ tiếp tục là điều bắt buộc, khiến các doanh nghiệp còn tốn kém hơn.

Phức tạp hơn

Nó đòi hỏi các công ty phải cung cấp đào tạo cho từng nhân viên do tính phức tạp của hệ thống.

Nhân viên sẽ cần được đào tạo về cách sử dụng phần mềm độc đáo của công ty và cũng sẽ cần được đào tạo về cách sử dụng các thiết bị đặc biệt, chẳng hạn như máy quét.

Khoảng không quảng cáo được ghi lại có thể không phản ánh hàng tồn kho thực tế

Có thể là một bất lợi cho các giao dịch được đăng ngay sau khi chúng diễn ra, vì khoảng không quảng cáo được đăng có thể không phản ánh hàng tồn kho thực tế theo thời gian.

Điều này là do trong hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, số lượng hàng tồn kho thực tế không được sử dụng thường xuyên.

Với số lượng người tham gia giao dịch nhiều hơn trong hệ thống, công ty giả định rủi ro mắc lỗi cao hơn do lỗi của con người.

Thời gian tiêu thụ nhiều hơn

Với hệ thống kiểm kê định kỳ, các công ty phân bổ một thời gian nhất định để ghi nhận hàng tồn kho.

Họ có thể được đăng ký hàng tuần, hàng tháng hoặc thậm chí hàng năm. Điều này làm cho hệ thống kiểm kê định kỳ ít tốn thời gian hơn so với hệ thống kiểm kê vĩnh viễn.

Với hệ thống vĩnh viễn, mọi giao dịch phải được ghi lại ngay lập tức. Kiểm toán viên nên xem xét các giao dịch để đảm bảo chúng là chính xác và vẫn cần thực hiện kiểm kê vật chất để tìm ra sự khác biệt trong các số liệu.

Người giới thiệu

1. Steven Bragg (2017). Hệ thống kiểm kê hàng năm. Các Khóa học & Sách về Kế toán CPE. Lấy từ: Accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Tồn kho vĩnh viễn. Lấy từ: investmentopedia.com.
3. Kế toán Quản lý (2017). Hệ thống kiểm kê hàng năm. Lấy từ: Accountingformanagement.org.
4. Oracle Netsuite (2018). Tại sao sử dụng hệ thống kiểm kê vĩnh viễn? Lấy từ: netsuite.com.
5. Angie Mohr (2018). Ưu điểm của Hệ thống Kiểm kê Hàng năm. Doanh nghiệp nhỏ - Chron.com. Lấy từ: chron.com.
6. Tanya Robertson (2018). Nhược điểm của Hệ thống Kiểm kê Liên tục. Doanh nghiệp nhỏ - Chron.com. Lấy từ: smallbusiness.chron.com.