CÁC KỸ THUẬT KIỂM SOÁT HÀNH CHÍNH: CÁC ĐẶC ĐIỂM VÀ VÍ DỤ - DUDAS - 2026

Các kỹ thuật kiểm soát hành chính là phương pháp để thu thập thông tin và sử dụng để đánh giá hiệu suất của các nguồn lực tổ chức khác nhau chẳng hạn như con người, vật chất, tài chính và cũng là tổ chức như một toàn thể, trong ánh sáng của chiến lược tổ chức theo đuổi.

Quản lý vừa là một nghệ thuật vừa là một khoa học. Chính quyền và các chức năng của nó tiếp tục phát triển để theo kịp thời đại. Chức năng kiểm soát hành chính cũng tiến bộ theo thời gian, vì vậy các kỹ thuật mới tiếp tục xuất hiện.

Nguồn: pixabay.com

Kiểm soát là một chức năng quản trị cơ bản. Nó phục vụ để điều chỉnh các hoạt động của tổ chức và so sánh hiệu suất thực tế với các tiêu chuẩn và mục tiêu dự kiến ​​của tổ chức.

Các kỹ thuật kiểm soát cung cấp loại và lượng thông tin cần thiết để đo lường và giám sát hoạt động. Thông tin từ các biện pháp kiểm soát khác nhau phải được điều chỉnh cho phù hợp với cấp quản lý, bộ phận, đơn vị hoặc hoạt động cụ thể.

Để đảm bảo thông tin đầy đủ và nhất quán, các công ty thường sử dụng các báo cáo chuẩn hóa, chẳng hạn như báo cáo tài chính, tình trạng và dự án. Tuy nhiên, mỗi khu vực trong tổ chức sử dụng các kỹ thuật kiểm soát cụ thể của riêng mình.

Danh sách các kỹ thuật (có ví dụ)

-Kỹ thuật truyền thống

Chúng là những kỹ thuật đã được sử dụng trong lĩnh vực tổ chức kinh doanh trong một thời gian dài và vẫn đang được sử dụng.

Quan điểm cá nhân

Đây là kỹ thuật điều khiển truyền thống nhất. Nó cho phép người quản lý thu thập thông tin trực tiếp về hiệu suất của nhân viên.

Nó cũng tạo ra áp lực tâm lý đối với nhân viên để thực hiện tốt hơn và do đó đạt được mục tiêu của họ, vì họ nhận thức được rằng họ đang được quan sát cá nhân tại nơi làm việc.

Tuy nhiên, đây là một bài tập tốn nhiều thời gian và không thể sử dụng hiệu quả cho tất cả các loại công việc.

Báo cáo thống kê

Đây là phân tích tổng hợp của các báo cáo và dữ liệu, được sử dụng dưới dạng trung bình, tỷ lệ phần trăm, chỉ số, tương quan, v.v. Ở các khía cạnh khác nhau. Họ trình bày thông tin về hoạt động của tổ chức trong các lĩnh vực khác nhau.

Loại thông tin này rất hữu ích khi nó được trình bày dưới các dạng khác nhau, chẳng hạn như biểu đồ, đồ thị, bảng, v.v. Nó cho phép các nhà quản lý đọc chúng dễ dàng hơn và tạo điều kiện so sánh hiệu suất với các tiêu chuẩn đã thiết lập và với các giai đoạn trước.

Phân tích hòa vốn

Nó được sử dụng để nghiên cứu mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận. Xác định khuôn khổ chung về lãi và lỗ có thể xảy ra đối với các mức độ hoạt động khác nhau bằng cách phân tích vị trí chung.

Khối lượng bán hàng không có lãi hoặc lỗ được gọi là điểm hòa vốn. Điều này có thể được tính với sự trợ giúp của công thức sau:

Điểm hòa vốn = Chi phí cố định / (Giá bán trên đơn vị - chi phí biến đổi trên đơn vị).

Thông qua phân tích này, một công ty có thể kiểm soát chi phí biến đổi của mình và cũng có thể xác định mức độ hoạt động mà tại đó công ty có thể đạt được mục tiêu lợi nhuận.

Kiểm soát ngân sách

Theo kỹ thuật này, các ngân sách khác nhau được chuẩn bị cho các hoạt động khác nhau phải được thực hiện trong một tổ chức.

Các ngân sách này đóng vai trò là tiêu chuẩn để so sánh chúng với kết quả thực tế và do đó thực hiện các hành động cần thiết để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Do đó, ngân sách có thể được định nghĩa là một báo cáo định lượng về kết quả mong đợi, được chuẩn bị cho một khoảng thời gian xác định trong tương lai, nhằm đạt được một mục tiêu nhất định. Nó cũng là một tuyên bố phản ánh chính sách cho giai đoạn cụ thể đó.

Giúp thiết lập sự phối hợp và phụ thuộc lẫn nhau giữa các bộ phận khác nhau. Ví dụ, không thể chuẩn bị ngân sách mua hàng nếu không biết số lượng nguyên vật liệu cần thiết. Thông tin đó đến từ ngân sách sản xuất. Phần sau dựa trên ngân sách bán hàng.

Ngân sách nên linh hoạt để có thể dễ dàng thực hiện những thay đổi cần thiết sau này, theo yêu cầu của môi trường hiện hành.

Các loại ngân sách

- Ngân sách bán hàng: là một tuyên bố về những gì một tổ chức mong đợi bán được về số lượng và giá trị.

- Ngân sách sản xuất: là một báo cáo về những gì một tổ chức dự định sản xuất trong thời kỳ được lập ngân sách. Nó được thực hiện từ ngân sách bán hàng.

- Ngân quỹ nguyên vật liệu: là bảng báo cáo số lượng ước tính và giá thành của nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất.

- Ngân quỹ tiền mặt: đây là các dòng tiền vào và ra được dự báo cho kỳ lập ngân sách. Tương ứng với dòng tiền dự kiến.

- Ngân sách vốn: Là khoản chi tiêu ước tính cho các tài sản dài hạn chính, chẳng hạn như nhà máy mới hoặc thiết bị chính.

- Ngân sách nghiên cứu và phát triển: đây là những chi phí ước tính cho việc phát triển hoặc hoàn thiện các sản phẩm và quy trình.

-Kỹ thuật hiện đại

Những kỹ thuật này cung cấp một cách suy nghĩ mới và đưa ra những cách thức mới để có thể kiểm soát các khía cạnh khác nhau của tổ chức.

Lợi tức đầu tư (ROI)

Nó cung cấp những điều cơ bản để xác định xem vốn đầu tư vào doanh nghiệp đã được sử dụng hiệu quả hay chưa để tạo ra lợi tức hợp lý.

ROI hoạt động như một thiết bị giám sát hiệu quả để đo lường hiệu suất tổng thể của một tổ chức hoặc các phòng ban hoặc bộ phận riêng lẻ của tổ chức đó. Nó cũng giúp các nhà quản lý bộ phận phát hiện ra các vấn đề ảnh hưởng tiêu cực đến ROI.

Công thức được sử dụng để tính toán là: Lợi tức đầu tư = (Thu nhập ròng / Tổng đầu tư) x 100.

Thu nhập ròng trước hoặc sau thuế có thể được sử dụng để tính ROI. Tổng mức đầu tư bao gồm đầu tư vào tài sản cố định cũng như vốn lưu động đầu tư vào doanh nghiệp.

Phân tích chỉ số

Nó là một kỹ thuật được sử dụng để phân tích các báo cáo tài chính của một công ty thương mại bằng cách tính toán các chỉ số khác nhau.

Các chỉ số được các tổ chức sử dụng nhiều nhất có thể được phân thành các loại sau:

Các chỉ số thanh khoản

Chúng được tính toán để hiểu tình hình tài chính ngắn hạn của doanh nghiệp và khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn của doanh nghiệp. Nó bao gồm chỉ báo hiện tại và chỉ báo nhanh:

- Chỉ tiêu ngắn hạn = Tài sản ngắn hạn / Nợ ngắn hạn.

- Chỉ tiêu nhanh = Tiền + Hóa đơn phải thu / Nợ ngắn hạn.

Các chỉ tiêu về khả năng thanh toán

Chúng được tính toán để xác định khả năng thanh toán dài hạn của doanh nghiệp và khả năng thanh toán các khoản nợ dài hạn. Nó bao gồm chỉ số nợ, chỉ số tài sản, chỉ số trả lãi, v.v.

- Chỉ tiêu Nợ = Nợ các chủ nợ / Quỹ cổ đông.

- Chỉ tiêu sở hữu = Quỹ cổ đông / Tổng tài sản.

Các chỉ số về khả năng sinh lời

Chúng giúp phân tích vị trí lợi nhuận của một doanh nghiệp. Ví dụ, chỉ báo lợi nhuận gộp, chỉ báo lợi nhuận ròng, chỉ báo thương mại, v.v.

- Chỉ tiêu lãi gộp = Lợi nhuận gộp / Doanh thu thuần × 100.

- Chỉ tiêu lãi ròng = Lợi nhuận ròng / Doanh thu thuần x 100.

Chỉ số doanh thu

Chúng giúp biết được các nguồn lực có được sử dụng hiệu quả để tăng hiệu quả của hoạt động kinh doanh hay không. Ví dụ, chỉ tiêu vòng quay hàng tồn kho, chỉ tiêu vòng quay con nợ, chỉ tiêu vòng quay tài sản cố định, v.v. Doanh thu cao hơn cho thấy việc sử dụng tài nguyên tốt hơn.

- Chỉ tiêu vòng quay hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán / Hàng tồn kho bình quân.

- Chỉ tiêu vòng quay bên Nợ = Doanh số tín dụng thuần / Các khoản phải thu bình quân.

Kế toán trách nhiệm

Nó là một hệ thống kế toán trong đó sự tham gia chung của các bộ phận, bộ phận và phòng ban khác nhau của một tổ chức được cấu hình như "trung tâm trách nhiệm".

Người đứng đầu mỗi trung tâm có trách nhiệm đạt được mục tiêu đặt ra cho trung tâm của mình. Các trung tâm trách nhiệm có thể thuộc các loại sau.

Trung tâm chi phí

Đề cập đến bộ phận của một tổ chức mà người quản lý chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh tại trung tâm, nhưng không phải đối với doanh thu.

Ví dụ, bộ phận sản xuất của một tổ chức có thể được phân loại như một trung tâm chi phí.

Trung tâm doanh thu

Đề cập đến một bộ phận chịu trách nhiệm tạo ra doanh thu. Ví dụ, bộ phận tiếp thị.

Trung tâm lợi nhuận

Đề cập đến một bộ phận có người quản lý chịu trách nhiệm về cả chi phí và doanh thu. Ví dụ, bộ phận sửa chữa và bảo trì.

Trung tâm đầu tư

Bạn chịu trách nhiệm về lợi nhuận cũng như các khoản đầu tư được thực hiện dưới dạng tài sản. Để đánh giá hoạt động của trung tâm đầu tư, lợi tức đầu tư được tính toán và so sánh với dữ liệu tương tự từ những năm trước cho chính trung tâm và cho các công ty tương tự khác.

Kiểm toán quản lý

Nó đề cập đến việc đánh giá một cách có hệ thống về kết quả hoạt động chung của việc quản lý một tổ chức. Mục tiêu là để xem xét hiệu quả và hiệu lực của quản trị và cải thiện hoạt động của nó trong các giai đoạn tương lai.

Đánh giá kết quả hoạt động chung của việc quản lý một tổ chức. Mục đích cơ bản của nó là xác định những khiếm khuyết trong việc thực hiện các chức năng quản lý. Nó cũng đảm bảo cập nhật các chính sách quản lý hiện có.

Đảm bảo sự sửa đổi cần thiết trong các chính sách và kỹ thuật quản lý hiện có, theo những thay đổi của môi trường.

Giám sát liên tục hiệu suất quản lý giúp cải thiện hệ thống kiểm soát.

Pert và CPM

PERT (Kỹ thuật xem xét và đánh giá theo lịch trình) và CPM (Phương pháp đường dẫn tới hạn) là các kỹ thuật mạng quan trọng, hữu ích cho việc lập kế hoạch và kiểm soát.

Các kỹ thuật này giúp thực hiện nhiều chức năng quản lý khác nhau như lập kế hoạch, lập lịch trình và thực hiện các dự án có thời hạn liên quan đến nhiều hoạt động phức tạp, đa dạng và có liên quan lẫn nhau.

Chúng được sử dụng để tính toán tổng thời gian dự kiến ​​cần thiết để hoàn thành một dự án và có thể xác định các hoạt động tắc nghẽn có ảnh hưởng quan trọng đến ngày hoàn thành dự án.

Do đó, các kỹ thuật này khá tương quan với nhau và giải quyết các yếu tố như lập lịch thời gian và phân bổ nguồn lực cho các hoạt động này.

Hệ thống thông tin quản lý

Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và cập nhật để đưa ra các quyết định quản lý khác nhau. Vì vậy, nó là một công cụ giao tiếp quan trọng, cũng như một kỹ thuật điều khiển rất hữu ích.

Công cụ này cung cấp thông tin cho các nhà quản lý để họ có thể thực hiện hành động sửa chữa thích hợp trong trường hợp có sai lệch so với các tiêu chuẩn.

Người giới thiệu

1. Toppr (2019). Kỹ thuật Kiểm soát Quản lý. Lấy từ: toppr.com.
2. Kalpana (2019). Kỹ thuật Kiểm soát Quản lý: Kỹ thuật Truyền thống và Kỹ thuật Hiện đại. Ý tưởng Quản lý Kinh doanh. Lấy từ: businessmanagementideas.com.
3. Wikipedia, bách khoa toàn thư miễn phí (2019). Hệ thống kiểm soát quản lý. Lấy từ: en.wikipedia.org.
4. Priyali Sharma (2019). Top 14 Kỹ thuật Kiểm soát - Quản lý Doanh nghiệp. Thư viện bài viết của bạn. Lấy từ: yourarticlelibrary.com.
5. Gaurav Akrani (2011). Kỹ Thuật Điều Khiển - 10 Loại Kỹ Thuật Điều Khiển. Cuộc sống thành phố Kalyan. Lấy từ: kalyan-city.blogspot.com.
6. Ghi chú Cliffs (2019). Kỹ thuật Kiểm soát Tổ chức. Lấy từ: Clipsnotes.com.