- Giá trị của hồ sơ hành chính là gì?
- Người tham gia một hành vi hành chính là ai?
- Nội dung cần có của một hồ sơ hành chính là gì?
- Ví dụ
- Ví dụ đầu tiên
- Ví dụ thứ hai
- Người giới thiệu
Một hành vi hành chính là văn bản trong đó những sự kiện đã xảy ra với một nhân viên hay một nhóm công nhân được ghi nhận bằng văn bản và làm bằng chứng tài liệu. Chúng thường là hồ sơ về các tình huống làm việc không thường xuyên hoặc không tuân thủ các quy định có chế tài.
Những bất thường được đăng ký trong hồ sơ hành chính phải nằm trong nội quy lao động hiện hành; nghĩa là, chúng phải được phản ánh trong hợp đồng lao động, cũng như trong Luật Lao động Liên bang và Nội quy Lao động.
Giá trị của hồ sơ hành chính là gì?
Việc ghi chép các sự cố công việc có liên quan vào hồ sơ hành chính là một thực tiễn rất được khuyến khích, bởi vì chúng có thể được sử dụng "một hậu quả" theo hai cách:
- Chứng minh sự việc trước hội đồng hòa giải, trọng tài trong trường hợp có tranh chấp lao động.
- Công nhận hồ sơ của những nhân viên cao cấp nhất trong trường hợp bị sa thải, vì hồ sơ đó được đánh giá ngoài lý do chấm dứt hợp đồng lao động.
Người tham gia một hành vi hành chính là ai?
Cần phải xác định được mục tiêu của việc soạn thảo hành vi hành chính, để có thể xác định được ai phải là người tham gia, những người phải chứng minh và ký tên vào văn bản.
Các mục tiêu này có thể là:
- Chi tiết việc vi phạm nghĩa vụ lao động.
- Chi tiết hình phạt lao động.
- Chi tiết về việc sa thải.
Thông thường, về mặt logic, những người tham gia là công nhân và nhân chứng, nhưng cũng có thể là đại diện của công ty, người thường là người được chỉ định để gọi cuộc họp bắt đầu hành vi hành chính tiếp theo. Cần phải ghi lại chi tiết những người tham dự là ai, để đảm bảo tính hợp lệ của hành vi hành chính.
Nội dung cần có của một hồ sơ hành chính là gì?
Đây là những dữ liệu cơ bản mà phòng nhân sự phải ghi vào hồ sơ hành chính:
- Địa điểm của công ty hoặc nơi diễn ra các sự kiện là đối tượng của hành vi hành chính.
- Ngày và giờ.
- Những người tham gia hoặc các bên xuất hiện.
- Giải thích lý do.
- Phát biểu (người lao động và người chứng kiến).
- Chi tiết của tài liệu hỗ trợ những gì đã được tuyên bố bởi các nhân chứng và các bên có mặt khác.
- Chốt biên bản phản ánh thời gian và chữ ký của những người tham gia.
- Trong trường hợp hành vi hành chính liên quan đến việc xử phạt người lao động thì phải lưu trong hồ sơ của người bị xử phạt.
Ví dụ
Ví dụ đầu tiên
«Tại Thành phố Mexico, vào lúc 8 giờ sáng, ngày 8 tháng 12 năm 2017, tại văn phòng khu vực Nhân sự của Công ty Madnus SA tại địa chỉ của Calle los Rosales # 10, México, DF, Ông Pedro Pérez, tổng giám đốc, gặp gỡ; María Romero, Trợ lý Hành chính; Rosa Cali, Giám đốc nhân sự; và Sergio Arcade, thư ký của Liên minh, để điều tra các sự kiện xảy ra vào ngày 7 tháng 12 năm nay lúc 10:00 sáng liên quan đến công nhân Javier Sánchez, một nhà điều hành.
Bà María Romero khai rằng: vào ngày 7 tháng 12, công nhân Javier Sánchez xuất hiện tại trụ sở công ty muộn một giờ và trong tình trạng say xỉn, nói ra những lời xúc phạm mà anh ta không muốn lặp lại trước mặt những người có mặt. Sau đó, sau khi nôn mửa trên bàn tiếp tân, Javier Sánchez đã bất tỉnh trên sàn.
Ông Javier Sánchez kể rằng: vào ngày 7 tháng 12, ông đến nơi làm việc muộn, mặc dù không khỏe nhưng ông vẫn quyết tâm thực hiện công việc của mình khi cảm thấy tồi tệ hơn, ông bắt đầu nôn mửa và bất tỉnh xuống đất. Ông Sánchez nhất quyết phủ nhận việc mình say rượu hoặc dùng lời lẽ xúc phạm.
Sau khi cho những người tham gia biết lý do cuộc họp và lập biên bản hiện tại kèm theo hình thức xử phạt sau (chi tiết hình thức xử phạt theo Quy chế làm việc nội bộ của Công ty) đối với Javier Sánchez và các tuyên bố trước đó, họ chấm dứt hành vi hành chính hiện tại được ký kết tuân thủ bởi những người tham gia của cô ấy ».
Ví dụ thứ hai
«Vào lúc 11:45 sáng ngày 12 tháng 5 năm 2017 tại Calle de la Colina nº 8, tại trụ sở chính của công ty Rocali SA và với sự hiện diện của JA Martínez với tư cách là người bảo vệ / người gác cửa, M. Serrano với tư cách là người đứng đầu bộ phận nhân sự và Marina Carmona với tư cách là thư ký / hành chính để thực hiện việc dỡ bỏ hành vi hành chính này đối với các sự kiện xảy ra vào ngày 12 tháng 5 năm 2017 lúc 09:00 trong khuôn viên của công ty Rocali SA , trong bộ phận nhân sự. Sự kiện bao gồm:
Marina Carmona nói rằng vào ngày 12 tháng 5 năm 2017, khi đến trụ sở của công ty Rocali SA, cô đã bị nhân viên bảo vệ JA Martínez giam giữ ở lối vào cơ sở để nói với cô rằng cô không thể vượt qua vì cô không còn ở của các nhân viên của công ty, mà Marina Carmona khẳng định rằng họ không có tin tức về việc chấm dứt hợp đồng như vậy.
Sau một hồi vật lộn, Marina Carmona đã có thể tiếp cận các cơ sở của công ty Rocali, SA, nhanh chóng đến văn phòng của M. Serrano và rất kích động đến văn phòng của M. Serrano để yêu cầu lý do sa thải.
Ngay sau đó, bà đã có sự tham dự của Giám đốc nhân sự M. Serrano, người khẳng định không biết về vụ sa thải nhưng đã tiến hành xác minh nó.
Sau khi tham khảo cơ sở dữ liệu, M. Serrano trở lại văn phòng của mình để thông báo cho Marina Carmona rằng đó là một lỗi, vì một nhân viên khác tên là Marina García đã bị sa thải. Anh rối rít xin lỗi vì sai sót đáng tiếc đã gây ra và cho biết nếu có yêu cầu, anh sẽ lập chứng chỉ hành chính để không gặp rắc rối vì đến muộn công việc.
Bức thư này được nêu ra theo yêu cầu của những người liên quan.
Bến du thuyền Carmona.
M. Serrano.
JA Martinez ».
Người giới thiệu
- Bắt đầu một doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hồ sơ hành chính. emprendepyme.net
- BBD Sall Consultores. (2015) Giá trị xác suất của biên bản. bbdconsultores.wordpress.com
- Angelico Pineda (2016) Tại sao hồ sơ hành chính lại quan trọng? elempresario.mx
- Rune. (2017) Bạn có biết hồ sơ hành chính, lao động là gì không? runahr.com
- Wikipedia. Hồ sơ hành chính.