QUẢN LÝ DỰ ÁN: CÁC GIAI ĐOẠN, MỤC TIÊU VÀ VÍ DỤ - DUDAS - 2026

Các quản lý dự án là để đáp ứng việc thực hiện các khởi xướng, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đóng cửa các công việc của một nhóm nghiên cứu để đáp ứng lý do cụ thể cho sự thành công và đạt được mục tiêu cụ thể trong thời gian quy định. Vì vậy, nó là việc áp dụng các kỹ năng, kỹ thuật, kiến ​​thức và công cụ để lập trình các hoạt động thỏa mãn các yêu cầu của một dự án.

Dự án là công việc chuyển tiếp được thiết kế để tạo ra một kết quả, dịch vụ hoặc sản phẩm duy nhất, với sự khởi đầu và kết thúc xác định, được thực hiện để đạt được các mục tiêu và mục tiêu đáng chú ý, nói chung là đạt được giá trị gia tăng hoặc thay đổi có lợi.

Nguồn: pixabay.com

Chất lượng tạm thời của các dự án khác với các hoạt động kinh doanh thông thường, là các hoạt động đơn giản lặp đi lặp lại, bán lâu dài hoặc lâu dài để sản xuất dịch vụ hoặc sản phẩm.

Không có quy trình để quản lý dự án có thể dẫn đến lãng phí thời gian, thất thoát tiền bạc và hiệu suất kém.

Công cụ đắc lực

Quản lý dự án là một công cụ kinh doanh mạnh mẽ có thể mang lại nhiều lợi ích cho các công ty thuộc mọi quy mô. Cung cấp các quy trình, hướng dẫn và kỹ thuật có thể lặp lại để giúp quản lý con người và công việc liên quan đến các dự án.

Nó có thể làm tăng cơ hội thành công của bạn và giúp cung cấp các dự án một cách nhất quán, hiệu quả, đúng thời hạn và ngân sách.

Bằng cách thực hiện các chiến lược quản lý dự án cơ bản, các mục tiêu mong muốn sẽ đạt được và các mục tiêu đó sẽ đạt được trong một khoảng thời gian và chi phí xác định.

Điểm mấu chốt là tất cả mọi người đều thắng, do đó có thể là lợi ích tốt nhất cho việc quản lý dự án.

Giai đoạn

Bắt đầu

Giai đoạn bắt đầu xác định bản chất và phạm vi của dự án. Bạn cần hiểu môi trường kinh doanh và cũng đảm bảo rằng các kiểm soát cần thiết được tích hợp vào dự án.

Các tài liệu bắt đầu dự án là một loạt các bản tóm tắt được sử dụng để tạo ra các quy định cho thời gian của dự án. Bao gồm các:

- Đề xuất dự án: ý tưởng đằng sau dự án, mục tiêu chung, thời hạn.

- Phạm vi của dự án: chỉ đạo và giám sát dự án.

- Phân chia cấu trúc công việc: quy mô công việc phải làm, cho đến các công việc hàng ngày.

- Ma trận phân bổ trách nhiệm: vai trò và trách nhiệm phù hợp với kết quả.

- Phân tích nhu cầu và yêu cầu kinh doanh so với các mục tiêu có thể đo lường được.

- Xem xét các hoạt động hiện tại.

- Thư dự án, bao gồm chi phí, nhiệm vụ, công việc và lịch trình.

Lập kế hoạch

Mục tiêu chính là lập kế hoạch hợp lý về thời gian, chi phí và nguồn lực để ước tính công việc cần thiết và do đó quản lý hiệu quả rủi ro trong quá trình thực hiện dự án. Nó bao gồm việc xác định phương pháp luận cần tuân theo để quản lý dự án.

- Xác định các sản phẩm được giao và tạo ra các cấu trúc phá vỡ của công việc.

- Xác định các hoạt động cần thiết để hoàn thành các công việc được giao này và do đó kết nối các hoạt động đó với một trình tự hợp lý.

- Ước tính nhu cầu nguồn lực cho các hoạt động.

- Ước tính thời gian và chi phí của các hoạt động.

- Phát triển lịch trình và ngân sách.

- Lập kế hoạch rủi ro.

- Được chấp thuận chính thức để bắt đầu công việc.

Chấp hành

Trong quá trình thực hiện, bạn phải biết thời hạn thực hiện theo kế hoạch là gì. Giai đoạn thực hiện đảm bảo rằng các công việc của kế hoạch quản lý dự án được thực hiện tương ứng.

Giai đoạn này liên quan đến việc phân bổ, điều phối và quản lý nguồn nhân lực và bất kỳ nguồn lực nào khác, chẳng hạn như nguyên vật liệu và ngân sách. Kết quả của giai đoạn này là các sản phẩm dự án được giao.

Tài liệu dự án

Để duy trì ngân sách, phạm vi, hiệu quả và cả tốc độ, một dự án phải có các tài liệu vật lý liên quan đến từng nhiệm vụ cụ thể.

Với tài liệu chính xác, có thể dễ dàng xem liệu các yêu cầu của một dự án có được đáp ứng hay không. Tài liệu cung cấp thông tin về những gì đã được hoàn thành cho dự án đó.

Được thực hiện đúng, tài liệu có thể là xương sống cho sự thành công của một dự án.

Giám sát và kiểm soát

Nó bao gồm các quá trình được thực hiện để quan sát việc thực hiện dự án, để các vấn đề tiềm ẩn có thể được xác định kịp thời và các biện pháp khắc phục có thể được thực hiện khi cần thiết, để kiểm soát việc thực hiện dự án.

Hiệu suất dự án được quan sát và đo lường để xác định các thay đổi trong kế hoạch quản lý dự án.

Nó cũng cung cấp thông tin phản hồi giữa các giai đoạn khác nhau của dự án, nhằm thực hiện các hành động phòng ngừa hoặc khắc phục để tuân thủ kế hoạch quản lý dự án.

Đóng cửa

Nó bao gồm việc hoàn thành chính thức của dự án và sự chấp nhận của nó. Các hoạt động quản trị bao gồm tài liệu về các bài học kinh nghiệm. Nó bao gồm việc hoàn thiện tất cả các hoạt động của toàn bộ quy trình để chính thức kết thúc dự án.

Đánh giá sau khi thực hiện cũng được bao gồm trong giai đoạn này. Đây là giai đoạn quan trọng để nhóm dự án học hỏi kinh nghiệm và áp dụng vào các dự án sau này.

Bạn nên xem xét những điều hoạt động tốt trong dự án và phân tích những điều không hiệu quả để rút ra bài học kinh nghiệm.

bàn thắng

Mục tiêu của quản lý dự án là hoàn thành một dự án toàn diện đáp ứng các mục tiêu của khách hàng.

Phát triển thành công các giai đoạn của dự án

Một dự án, bất kể quy mô của nó, thường bao gồm năm giai đoạn đặc biệt có tầm quan trọng như nhau: Khởi đầu, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát, kết thúc.

Sự phát triển và thực hiện trơn tru, không gián đoạn của tất cả các giai đoạn trên đảm bảo sự thành công của một dự án.

Giao tiếp hiệu quả

Cần luôn ghi nhớ rằng sự thành công hay thất bại của một dự án phụ thuộc phần lớn vào tinh thần đồng đội. Do đó, chìa khóa thành công luôn nằm ở sự hợp tác.

Vì vậy, thiết lập giao tiếp tốt có tầm quan trọng lớn. Một mặt, thông tin phải được trình bày rõ ràng và đầy đủ để mọi người hiểu đầy đủ. Mặt khác, bạn phải có khả năng lắng nghe và tiếp nhận những phản hồi mang tính xây dựng.

Đạt được mục tiêu chính của dự án

Mục tiêu chính của dự án phải được hoàn thành trong thời gian dự kiến, với chất lượng dự kiến ​​và trong ngân sách được cân nhắc.

Tối ưu hóa các yếu tố đầu vào cần thiết được giao và ứng dụng của chúng để đáp ứng các mục tiêu xác định trước của dự án là một vấn đề luôn có chỗ để cải tiến.

Tất cả các quy trình và thủ tục có thể được cải cách và cập nhật để cải thiện tính bền vững của một dự án và cũng để hướng dẫn nhóm thực hiện quá trình thay đổi chiến lược.

Sản xuất một dự án tuân theo các mục tiêu của khách hàng

Điều này có nghĩa là tầm nhìn của khách hàng cần được giải quyết và cải cách, hoặc thương lượng với họ liên quan đến các mục tiêu của dự án, để biến chúng thành các mục tiêu có thể thực hiện được.

Việc đáp ứng kỳ vọng của khách hàng và khiến họ hài lòng không chỉ dẫn đến sự hợp tác thành công, có thể giúp loại bỏ những bất ngờ trong quá trình thực hiện dự án mà còn đảm bảo tính bền vững trong tương lai.

Những lợi ích

Ưu điểm chính của quản lý dự án là nó giúp bạn quản lý dự án một cách hiệu quả. Điều này cho phép giải quyết vấn đề nhanh hơn.

Hiệu quả cao hơn trong việc cung cấp dịch vụ

Quản lý dự án cung cấp một lộ trình dễ dàng theo dõi và dẫn đến hoàn thành dự án. Sau khi bạn biết nơi để tránh ổ gà, bạn sẽ làm việc thông minh hơn và hiệu quả hơn.

Sự hài lòng của khách hàng

Miễn là một dự án được hoàn thành đúng thời hạn và ngân sách, khách hàng sẽ hạnh phúc. Và một khách hàng hạnh phúc là người sẽ được nhìn thấy lại.

Quản lý dự án thông minh cung cấp các công cụ cho phép mối quan hệ khách hàng / người quản lý này tiếp tục.

Hiệu quả cao hơn trong việc cung cấp các dịch vụ

Các chiến lược tương tự giúp bạn có thể hoàn thành thành công một dự án cũng sẽ hiệu quả nhiều lần đối với các dự án khác.

Cải thiện sự phát triển và tăng trưởng trong nhóm

Kết quả tích cực không chỉ xây dựng sự tôn trọng, chúng thường truyền cảm hứng cho nhóm dự án tiếp tục tìm cách thực hiện hiệu quả hơn.

Tăng tính linh hoạt

Có lẽ một trong những lợi ích lớn nhất của quản lý dự án là nó cho phép tính linh hoạt. Quản lý dự án an toàn cho phép bạn vẽ ra chiến lược bạn muốn thực hiện để dự án được hoàn thành.

Tuy nhiên, vẻ đẹp của một tổ chức như vậy là nếu một con đường thông minh hơn được phát hiện, nó có thể được thực hiện. Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, chỉ riêng điều này thôi cũng đã đáng giá để nhập học.

Đánh giá rủi ro gia tăng

Khi tất cả những người chơi đã xếp hàng và có chiến lược, họ sẽ nhảy ra những rủi ro tiềm ẩn để tát.

Quản lý dự án cung cấp một lá cờ đỏ vào đúng thời điểm - trước khi bạn bắt đầu làm việc để hoàn thành dự án.

Ví dụ

American Airlines

Việc American Airlines sáp nhập với US Airways đã tạo ra sự chồng chéo về công nghệ và chương trình. Họ biết rằng bảng tính không đủ để quản lý các dự án và tài nguyên phức tạp.

Để có được tầm nhìn về các ưu tiên chung của bộ phận và toàn cầu, họ bắt đầu sử dụng quản lý dự án để nhập nhân sự, quản lý nguồn lực và lập kế hoạch năng lực.

Kết quả là, hãng hàng không đã tận dụng công việc công nghệ thông tin từ 10% lên 20%. Điều này tương đương với tác động tích cực ròng của vài triệu đô la trên bảng cân đối kế toán của bạn.

Giờ đây, họ có quyền truy cập vào dữ liệu tốt hơn và đáng tin cậy hơn để đưa ra các quyết định quan trọng về các dự án và nguồn lực.

Ngân hàng Hoàng gia

Ngân hàng Hoàng gia Scotland cần triển khai dữ liệu nhất quán và đáng tin cậy để cung cấp thông tin cho các quyết định tài chính và nguồn lực. Do đó, họ đã chọn quản lý dự án để thúc đẩy sự nhất quán này. Vì vậy, họ đã gỡ bỏ 35 hệ thống cũ, hơn 50 công cụ do người dùng phát triển và hàng trăm bảng tính.

Với dữ liệu ở các định dạng khác nhau và hàng trăm dự án được quản lý bởi các hệ thống khác nhau, họ muốn kiểm soát dữ liệu của mình để xem tổng cơ sở khách hàng rõ ràng hơn.

Trong mười hai tháng, họ đã có thể hoàn thành vụ việc kinh doanh của mình và đạt được lợi tức đầu tư. Đồng thời, họ đã cải thiện tính minh bạch và giảm chi phí tại mỗi đơn vị kinh doanh.

Người giới thiệu

1. Wikipedia, bách khoa toàn thư miễn phí (2019). Quản lý dự án. Lấy từ: en.wikipedia.org.
2. Viện Quản lý Dự án (2019). Quản lý dự án là gì? Lấy từ: pmi.org.
3. Clarizen (2018). Mục tiêu của Quản lý Dự án là gì? Lấy từ: clarizen.com.
4. NI Business (2019). Ưu điểm của quản lý dự án. Lấy từ: nibusinessinfo.co.uk.
5. Gary Picariello (2019). 10 lợi ích hàng đầu của quản lý dự án. Quản lý dự án Bright Hub. Lấy từ: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018). 5 Ví dụ về Quản lý Dự án Thành công trong Thế giới Thực. Blog Planview. Lấy từ: blog.planview.com.