NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN: HỒ SƠ, VAI TRÒ VÀ VÍ DỤ - DUDAS - 2024

Người quản lý dự án là người chịu trách nhiệm chung cho một dự án về việc khởi tạo, lập kế hoạch, thiết kế, thực hiện, xem xét, kiểm soát và kết thúc dự án thành công.

Anh ấy là người chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định, cả lớn và nhỏ. Người quản lý dự án phải đảm bảo kiểm soát rủi ro và giảm thiểu sự không chắc chắn. Mọi quyết định bạn đưa ra sẽ trực tiếp mang lại lợi ích cho dự án của bạn.

Nguồn: pixabay.com

Bất cứ điều gì có điểm bắt đầu và điểm kết thúc, kết quả là một sản phẩm, là một dự án và cần có sự giám sát và lãnh đạo của người quản lý dự án.

Do đó, các nhà quản lý dự án làm việc trong hầu hết mọi lĩnh vực, từ công nghệ đến nhân sự, từ quảng cáo và tiếp thị đến xây dựng.

Người quản lý dự án sử dụng phần mềm quản lý dự án, chẳng hạn như Microsoft Project, để tổ chức các nhiệm vụ và lực lượng lao động của họ. Các gói phần mềm này cho phép họ tạo báo cáo và đồ thị về dự án trong vài phút.

Hồ sơ

Giám đốc dự án là người chuyên nghiệp trong lĩnh vực quản lý dự án.

Năng lực

Giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản là chìa khóa thành công. Họ có thể được yêu cầu thuyết trình, vì vậy điều quan trọng là phải cảm thấy thoải mái khi sử dụng phần mềm thuyết trình và nói trước các nhóm đông người.

Khả năng lãnh đạo

Khả năng lãnh đạo và thúc đẩy một nhóm làm việc là điều cần thiết cho tiến độ của bất kỳ dự án nào. Bạn phải giải quyết những xung đột về tính khí và phát huy tinh thần đồng đội.

Đàm phán

Các nhà quản lý dự án sẽ thương lượng với khách hàng về phạm vi và giờ làm việc thích hợp, cũng như các nguồn lực và nhân lực nhất định.

Biết cách thương lượng để đạt được thứ bạn cần và khiến mọi người tham gia hài lòng là một kỹ năng phát triển theo kinh nghiệm.

Cơ quan

Người quản lý dự án khó có thể thành công nếu họ bất cẩn hoặc đãng trí. Bởi vì họ có rất nhiều thứ khác nhau, họ cần phải tự tổ chức lại cả cuộc sống nghề nghiệp và cá nhân.

Giải quyết vấn đề

Các nhà quản lý dự án thường xuyên gặp những vấn đề cần chú ý và họ có nhiệm vụ phải dự đoán trước những vấn đề tiềm ẩn, nghĩ ra giải pháp nếu những vấn đề này nảy sinh.

Ngân sách

Tất cả các dự án đều có sẵn một lượng tài chính cố định. Người quản lý dự án nên xây dựng ngân sách cho khoản tiền đó và giám sát nó chặt chẽ. Đây là một kỹ năng đòi hỏi kinh nghiệm.

Hiểu biết

Người quản lý dự án là đại diện của khách hàng và phải xác định và thực hiện các nhu cầu chính xác của khách hàng, dựa trên kiến ​​thức về tổ chức mà anh ta đại diện.

Bạn được yêu cầu phải có kinh nghiệm trong toàn bộ lĩnh vực công việc của người quản lý dự án, để xử lý hiệu quả tất cả các khía cạnh của dự án.

Các công cụ, kiến ​​thức và kỹ thuật để quản lý dự án thường là duy nhất cho quản lý dự án. Ví dụ: cấu trúc để chia nhỏ công việc, phân tích các con đường quan trọng và quản lý giá trị thu được.

Chỉ hiểu và áp dụng các công cụ và kỹ thuật thường được công nhận là thực hành tốt là không đủ để quản lý dự án hiệu quả.

Việc quản lý hiệu quả này đòi hỏi người quản lý dự án phải hiểu và sử dụng cả kiến ​​thức và kỹ năng của ít nhất bốn lĩnh vực chuyên môn.

Ví dụ, kiến ​​thức về lĩnh vực ứng dụng, là các tiêu chuẩn và quy định do ISO thiết lập để quản lý dự án, kỹ năng quản lý chung và quản lý môi trường dự án.

Trách nhiệm

Người quản lý dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch, mua lại và thực hiện một dự án của bất kỳ công ty nào, bất kể ngành nghề nào.

Bạn phải đảm bảo rằng mọi người trong nhóm biết và thực hiện vai trò của họ, cảm thấy được trao quyền và hỗ trợ trong vai trò của họ, đồng thời họ biết vai trò của các thành viên khác trong nhóm, hành động phù hợp với từng vai trò.

Các trách nhiệm khác chung cho tất cả các nhà quản lý dự án như sau:

- Xác định và truyền đạt các mục tiêu của dự án rõ ràng, hữu ích và có thể đạt được.

- Nhận các yêu cầu của dự án: nhóm làm việc, thông tin cần thiết, các thỏa thuận khác nhau và vật liệu hoặc công nghệ cần thiết để đạt được các mục tiêu của dự án.

- Quản lý thông tin liên lạc.

- Xây dựng kế hoạch dự án và xác định phạm vi.

- Quan hệ với những người quan tâm đến dự án.

- Quản lý tiến độ dự án.

- Quản lý thời gian ước tính cho việc bàn giao dự án.

- Quản lý ngân sách dự án.

Đặc trưng

Các nhà quản lý dự án là đầu mối liên hệ đầu tiên đối với bất kỳ vấn đề hoặc sự khác biệt nào phát sinh từ những người đứng đầu các bộ phận khác nhau của một tổ chức, trước khi vấn đề đến với các cơ quan cấp trên. Vì vậy, quản lý dự án là trách nhiệm của người quản lý dự án.

Giám đốc dự án là cầu nối giữa quản lý cấp trên và các nhóm phụ trách trong quá trình thực hiện dự án thực tế. Do đó, nó đảm bảo rằng phạm vi của dự án là chính xác, thường xuyên báo cáo về tiến độ của nó và nó được giữ trong lịch đã được phê duyệt.

Anh ta hiếm khi tham gia trực tiếp vào các hoạt động dẫn đến kết quả cuối cùng, mà cố gắng theo dõi tiến độ, sự tương tác lẫn nhau và nhiệm vụ của các bên khác nhau, theo cách giảm thiểu rủi ro thất bại chung, tối đa hóa lợi ích và giảm thiểu các chi phí.

Quản lý rủi ro

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của người quản lý dự án là nhận ra rằng rủi ro ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thành công của nó và rủi ro này phải được đo lường cả chính thức và không chính thức trong suốt vòng đời của một dự án.

Hầu hết các vấn đề ảnh hưởng đến một dự án đều bắt nguồn từ hình thức này hay hình thức khác từ rủi ro, do đó nảy sinh từ sự không chắc chắn. Người quản lý dự án thành công là người tập trung vào điều này như mối quan tâm chính của mình.

Một nhà quản lý dự án thành công có thể giảm thiểu rủi ro đáng kể bằng cách tự kết hợp với chính sách giao tiếp cởi mở, do đó đảm bảo rằng mọi người đóng góp quan trọng đều có thể có cơ hội nói lên ý kiến ​​và mối quan tâm của họ.

Thí dụ

Hồ sơ người quản lý dự án công nghệ

Người quản lý dự án CNTT chịu trách nhiệm phát triển và quản lý các dự án công nghệ về chi phí, thời gian và phạm vi.

Trách nhiệm

- Tạo và quản lý kế hoạch dự án, phân công nhiệm vụ và thiết lập các mốc quan trọng.

- Điều chỉnh các mục tiêu của dự án với các mục tiêu của công ty, đảm bảo rằng nhóm dự án rõ ràng về các mục tiêu đó.

- Bàn giao và lắp đặt các giải pháp công nghệ.

- Giúp nhóm dự án với các nhiệm vụ thiết kế và phát triển.

- Dẫn dắt quá trình xác định và giải quyết vấn đề.

- Quản lý quá trình giám sát rủi ro.

- Theo dõi và quản lý phạm vi.

- Quản lý tất cả các tài liệu.

- Làm việc trên nhiều dự án đồng thời.

- Khuyến khích giao tiếp với khách hàng hoặc nhà tài trợ.

Năng lực

- Ba năm kinh nghiệm trở lên trong lĩnh vực quản lý dự án CNTT.

- Chứng chỉ quản lý dự án là bắt buộc.

- Định hướng chi tiết và đạt được kết quả.

- Kỹ năng giao tiếp tốt, với khách hàng, nhóm làm việc và những người quan tâm.

- Có kinh nghiệm về chiến lược kinh doanh và CNTT.

- Tâm lý lấy khách hàng làm trọng tâm.

- Có kiến ​​thức về các công cụ phần mềm liên quan.

Người giới thiệu

1. Wikipedia, bách khoa toàn thư miễn phí (2018). Quản lý dự án. Lấy từ: en.wikipedia.org.
2. Duncan Haughey (2018). Vai trò của người quản lý dự án. Lấy từ: websitesmart.co.uk.
3. Sở Tài chính An Roinn Airgeadais (2018). Vai trò và trách nhiệm của Quản lý dự án. Lấy từ: Finance-ni.gov.uk.
4. Jason Westland (2017). Quản lý dự án Mô tả công việc. Quản lý dự án. Lấy từ: projectmanager.com.
5. The Balance Careers (2018). Danh sách Kỹ năng Quản lý Dự án và Ví dụ. Lấy từ: thebalancecareers.com.