PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC: CÁC GIAI ĐOẠN, PHƯƠNG PHÁP, TẦM QUAN TRỌNG VÀ VÍ DỤ - DUDAS - 2025

Các phân tích công việc là một quá trình sử dụng để xác định và xác định cụ thể chức năng và yêu cầu của công việc và tầm quan trọng tương đối của các chức năng này cho một vị trí nhất định.

Đó là một thủ tục quan trọng để giúp mọi người phát triển sự nghiệp của họ. Đồng thời để giúp các tổ chức phát triển nhân viên của họ để tối đa hóa tài năng.

Nguồn: pixabay.com

Một khái niệm quan trọng của phân tích công việc là phân tích được thực hiện là về công việc chứ không phải con người. Mặc dù dữ liệu có thể được thu thập từ những người có công việc thông qua các cuộc phỏng vấn hoặc bảng câu hỏi, nhưng kết quả của phân tích là mô tả công việc hoặc thông số kỹ thuật, không phải là mô tả về con người.

Các nhà phân tích công việc thường là nhà tâm lý học công nghiệp hoặc nhân viên nhân sự đã được đào tạo và hoạt động dưới sự giám sát của nhà tâm lý học công nghiệp.

Một trong những nhà tâm lý học công nghiệp đầu tiên đưa ra khái niệm này là Morris Viteles. Năm 1922, ông sử dụng phân tích này để chọn nhân viên của một công ty xe điện.

Phân tích công việc để làm gì?

Kết quả của phân tích công việc là những ảnh hưởng quan trọng đến việc thiết kế đào tạo, phát triển các đánh giá hiệu suất và cải tiến các quy trình.

Việc áp dụng các kỹ thuật phân tích công việc làm cho chúng ta có thể giả định rằng thông tin về một công việc, như nó tồn tại ngày nay, có thể được sử dụng để phát triển các chương trình tuyển dụng, lựa chọn, đào tạo và đánh giá những người cho một vị trí sẽ tồn tại. trong tương lai.

Trước khi bạn có thể tạo một bản mô tả chính xác cho một công việc, cần phải thực hiện phân tích công việc để đánh giá nhu cầu và mục đích của công việc cũng như cách thức thực hiện công việc đó.

Một bản mô tả công việc nên bao gồm một danh sách các nhiệm vụ thiết yếu. Phân tích công việc đảm bảo rằng công việc phải làm ở một vị trí được mô tả chính xác. Bản mô tả công việc chỉ đơn giản là tài liệu các kết quả phân tích công việc.

Các giai đoạn chung

Quá trình phân tích công việc cần được thực hiện một cách hợp lý, do đó tuân theo các thông lệ quản lý thích hợp. Vì vậy, nó là một quá trình gồm nhiều giai đoạn, không phụ thuộc vào các phương pháp được sử dụng.

Các giai đoạn phân tích công việc có thể khác nhau tùy thuộc vào các phương pháp được sử dụng và số lượng công việc được đưa vào. Các giai đoạn chung là:

- Lập kế hoạch phân tích công việc.

- Chuẩn bị và thông báo cho các nhân viên liên quan.

- Thực hiện phân tích công việc.

- Xây dựng bản mô tả công việc và bản đặc tả công việc.

- Bảo trì và cập nhật các mô tả và thông số kỹ thuật.

Quá trình này liên quan đến một nhà phân tích công việc, người mô tả nhiệm vụ của người đương nhiệm, bản chất và điều kiện của công việc, và một số bằng cấp cơ bản.

Sau đó, nhà phân tích điền vào một biểu mẫu, thể hiện các yêu cầu của vị trí. Một danh sách các nhiệm vụ hợp lệ được tạo ra. Danh sách này chứa các lĩnh vực chức năng, các nhiệm vụ liên quan và các khuyến nghị đào tạo cơ bản.

Chủ sở hữu và người giám sát phải xác nhận danh sách cuối cùng này để xác nhận phân tích. Phân tích công việc cần thu thập thông tin về các lĩnh vực sau:

Nhiệm vụ và công việc

Đơn vị cơ bản của một chức vụ là việc thực hiện các nhiệm vụ và công việc cụ thể. Thông tin cần thu thập về các yếu tố này có thể là: tần suất, thời lượng, nỗ lực, kỹ năng, độ phức tạp, thiết bị, tiêu chuẩn, v.v.

Phân tích công việc kết hợp các nhiệm vụ của công việc với kiến ​​thức về các thuộc tính của con người. Có hai cách khác nhau để tiếp cận phân tích công việc:

Nhiệm vụ định hướng

Họ tập trung vào các hoạt động thực tế liên quan đến việc thực hiện công việc. Thủ tục này xem xét các nhiệm vụ, trách nhiệm và chức năng của công việc.

Sau đó, nhà phân tích công việc phát triển các báo cáo nhiệm vụ trình bày rõ ràng chi tiết các nhiệm vụ đang được thực hiện.

Sau khi tạo các báo cáo nhiệm vụ, các nhà phân tích công việc xếp hạng các nhiệm vụ, chỉ ra tầm quan trọng, độ khó, tần suất và hậu quả của lỗi.

Công nhân định hướng

Nó nhằm mục đích kiểm tra các thuộc tính con người cần thiết để thực hiện công việc thành công. Những thuộc tính này đã được phân thành bốn loại: kiến ​​thức, kỹ năng, khả năng và các đặc điểm khác.

Kiến thức là thông tin mà mọi người cần để hoàn thành công việc. Mặt khác, kỹ năng là năng khiếu cần thiết để thực hiện mỗi nhiệm vụ. Cuối cùng, Khả năng là thuộc tính tương đối ổn định theo thời gian.

Các đặc điểm còn lại là tất cả các thuộc tính khác, thường là các yếu tố nhân cách.

Các thuộc tính cần thiết cho một vị trí bắt nguồn từ các nhiệm vụ quan trọng được thực hiện thường xuyên nhất.

Phương pháp

Phương pháp có thể được sử dụng trong phân tích các vị trí sẽ phụ thuộc vào các điểm nhất định, chẳng hạn như loại chức vụ, số lượng chức vụ, số lượng người đương nhiệm và vị trí của các vị trí.

Có một số phương pháp có thể được sử dụng riêng lẻ hoặc kết hợp. Bao gồm các:

Quan sát

Đây là phương pháp phân tích công việc đầu tiên được sử dụng. Quy trình chỉ đơn giản là quan sát những người đương nhiệm trong công việc và ghi chép.

Đôi khi các câu hỏi được đặt ra trong khi quan sát và thường thì ngay cả nhiệm vụ công việc cũng được thực hiện. Càng nhiều hoạt động được quan sát, các vị trí được đề cập sẽ được hiểu rõ hơn.

Phỏng vấn

Điều cần thiết là có thể bổ sung cho quan sát được thực hiện bằng cách phỏng vấn các tiêu đề. Những cuộc phỏng vấn này hiệu quả nhất khi có một bộ câu hỏi cụ thể dựa trên những quan sát và phân tích công việc khác.

Ngoài ra, chúng cũng dựa trên các cuộc thảo luận trước đó với đại diện nguồn nhân lực, nhà đào tạo hoặc quản lý, những người có kiến ​​thức về các vị trí.

Bảng câu hỏi và khảo sát

Trong bảng câu hỏi hoặc khảo sát, các báo cáo nhiệm vụ được đưa vào dưới dạng các hành vi của người lao động.

Các chuyên gia được yêu cầu đánh giá kinh nghiệm của mỗi tuyên bố từ các khía cạnh khác nhau, chẳng hạn như tầm quan trọng của nó đối với thành công chung của công việc và tần suất của nó.

Các bảng câu hỏi cũng yêu cầu đánh giá mức độ quan trọng của các yêu cầu công việc để thực hiện các nhiệm vụ, và các chuyên gia có thể được yêu cầu đánh giá bối cảnh của công việc.

Không giống như kết quả quan sát và phỏng vấn, các câu trả lời cho bảng câu hỏi có thể được phân tích thống kê để cung cấp hồ sơ khách quan hơn về các thành phần công việc.

Hiện tại, các bảng câu hỏi và khảo sát này đã được cung cấp trực tuyến cho các tiêu đề.

Sự cố nghiêm trọng và hàng ngày

Các chuyên gia được yêu cầu xác định các khía cạnh quan trọng của hành vi hoặc hiệu suất dẫn đến thành công hoặc thất bại của họ.

Ví dụ, người giám sát của kỹ thuật viên dịch vụ điện có thể báo cáo rằng kỹ thuật viên không thể thẩm định bản vẽ trong một dự án tốn nhiều thời gian, dẫn đến đường dây bị cắt, gây mất điện lớn.

Phương pháp thứ hai, nhật ký công việc, yêu cầu công nhân và / hoặc giám sát viên ghi nhật ký các hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định.

Bảng câu hỏi phân tích công việc

Bảng câu hỏi phân tích công việc (CAP) đánh giá trình độ kỹ năng công việc và các đặc điểm cơ bản của người nộp đơn cho một tập hợp các cơ hội việc làm. Chứa hàng loạt câu hỏi chi tiết để đưa ra nhiều báo cáo phân tích.

Nó được thiết kế để đo lường tính hợp lệ của các thành phần của vị trí đối với các thuộc tính được trình bày trong các bài kiểm tra năng khiếu.

CAP chứa 195 hạng mục được gọi là "hạng mục công việc" và bao gồm sáu bộ phận khác nhau:

- Đầu vào thông tin.

- Các quá trình tinh thần.

- Kết quả của tác phẩm.

- Quan hệ với người khác.

- Bối cảnh tác phẩm.

- Các biến số liên quan đến công việc.

Tầm quan trọng

Một trong những mục đích chính của việc tiến hành phân tích công việc là chuẩn bị các bản mô tả công việc và đặc tả công việc. Tương tự như vậy, họ sẽ giúp thuê được mức chất lượng phù hợp của lực lượng lao động trong một tổ chức.

Ngoài ra, phân tích công việc phục vụ cho việc ghi lại các yêu cầu của công việc và công việc phải thực hiện.

Ngành cải tiến hiệu suất con người sử dụng phân tích công việc để đảm bảo rằng các hoạt động đào tạo và phát triển được tập trung và hiệu quả.

Trong lĩnh vực nguồn nhân lực và tâm lý học công nghiệp, phân tích công việc thường được sử dụng để thu thập thông tin được sử dụng trong việc lựa chọn nhân sự, đào tạo, phân loại và / hoặc đãi ngộ.

Các nhà tâm lý học công nghiệp sử dụng phân tích công việc để xác định các yêu cầu thể chất của một công việc và do đó kiểm tra xem một người bị suy giảm thể chất có sẵn sàng để thực hiện công việc với nhu cầu thích ứng nào đó hay không.

Các chuyên gia phát triển bài kiểm tra chứng nhận sử dụng phân tích vị trí để xác định các yếu tố miền phải được lấy mẫu để tạo bài kiểm tra nội dung hợp lệ.

Cung cấp thông tin liên quan đến vị trí

Nó cung cấp dữ liệu có giá trị liên quan đến vị trí, giúp người quản lý hoàn thành các chức năng và trách nhiệm của một công việc cụ thể, những rủi ro và nguy hiểm liên quan, các kỹ năng và khả năng cần thiết để thực hiện công việc và các thông tin liên quan khác.

Phù hợp công việc với nhân viên

Đây là một trong những hoạt động quản trị quan trọng nhất. Đúng người điền vào vị trí tuyển dụng là một bài kiểm tra kỹ năng, sự hiểu biết và năng lực của nhà quản lý nguồn nhân lực.

Như vậy, phân tích công việc giúp họ hiểu được loại nhân viên nào sẽ phù hợp để thực hiện thành công một công việc cụ thể.

Thực tiễn tuyển dụng hiệu quả

Ai phải lấp chỗ trống? Liên hệ với ai cho một vị trí công việc cụ thể? Quá trình phân tích công việc trả lời những câu hỏi này. Do đó, nó giúp các nhà quản lý tạo ra, thiết lập và duy trì các hoạt động tuyển dụng hiệu quả.

bàn thắng

Một trong những mục tiêu của phân tích công việc là có thể trả lời các câu hỏi như sau:

- Tại sao vị trí tồn tại?

- Người lao động thực hiện những hoạt động thể chất và tinh thần nào?

- Khi nào thì hoàn thành công việc?

- Công việc phải làm ở đâu?

- Nó sẽ được tiến hành trong những điều kiện nào?

Đồng thời thiết lập và ghi lại mối quan hệ của vị trí với các thủ tục tuyển dụng, chẳng hạn như đào tạo, tuyển chọn, lương thưởng và đánh giá hiệu suất. Các mục tiêu khác là:

Nhu cầu đào tạo

Các hoạt động và kỹ năng, cũng như đào tạo, mà công việc yêu cầu phải được thể hiện. Nó được sử dụng trong các nhu cầu đào tạo để phát triển:

- Nội dung đào tạo.

- Các bài kiểm tra đánh giá để đo lường hiệu quả của khóa đào tạo.

- Phương pháp đào tạo: nhóm nhỏ, trên máy tính, video, lớp học.

Đền bù

Thông tin từ phân tích công việc là rất quan trọng trong việc ước tính giá trị của mỗi công việc và do đó, mức lương thưởng thích hợp của nó.

Việc bồi thường thường phụ thuộc vào kỹ năng và trình độ học vấn cần thiết cho công việc, mức độ trách nhiệm, rủi ro an toàn, v.v. Đây là tất cả các yếu tố có thể được đánh giá thông qua phân tích công việc.

Phân tích công việc cung cấp thông tin để xác định giá trị tương đối của mỗi công việc. Nó được sử dụng để xác định hoặc xác định:

- Kỹ năng và trình độ học vấn.

- Môi trường làm việc: nguy hiểm, sự chú ý, nỗ lực thể chất.

- Trách nhiệm: giám sát, kiểm sát viên.

Quy trình lựa chọn

Phân tích công việc cung cấp thông tin về những gì công việc đòi hỏi và những đặc điểm con người cần thiết để thực hiện các hoạt động này.

Thông tin này, dưới dạng mô tả công việc và thông số kỹ thuật, giúp bạn quyết định loại người bạn cần chọn. Nó được sử dụng trong các thủ tục lựa chọn để phát triển:

- Chức năng của vị trí cần đưa vào thông báo vị trí tuyển dụng.

- Mức lương phù hợp với vị trí.

- Yêu cầu tối thiểu về trình độ học vấn và / hoặc kinh nghiệm.

Đánh giá hiệu suất

Đánh giá hiệu suất so sánh hiệu suất thực tế của từng nhân viên với các tiêu chuẩn hiệu suất.

Phân tích công việc xác định các hoạt động cụ thể và tiêu chuẩn thực hiện công việc.

Thí dụ

Đối với công việc của người điều hành mèo tuyết trên dốc trượt tuyết, phân tích công việc theo định hướng nhiệm vụ có thể bao gồm tuyên bố sau:

Nó vận hành máy bay ném bom mèo tuyết, thường vào ban đêm, để làm mịn và đều tuyết được đánh dấu bởi những người trượt tuyết và những người trượt tuyết và bởi tuyết mới rơi.

Mặt khác, phân tích công việc theo định hướng người lao động có thể bao gồm tuyên bố sau:

Đánh giá địa hình, độ sâu và tình trạng tuyết, chọn cài đặt độ sâu chính xác cho mèo tuyết, cũng như số lần vượt qua cần thiết trên một dốc trượt tuyết nhất định.

Các phương pháp phân tích công việc đã phát triển bằng cách sử dụng các phương pháp tiếp cận định hướng nhiệm vụ và định hướng người lao động.

Vì kết quả cuối cùng của cả hai cách tiếp cận là một tuyên bố về các yêu cầu bắt buộc, nên cả hai đều không thể được coi là cách "đúng" để tiến hành phân tích công việc.

Công nhân định hướng

Bởi vì các phân tích công việc theo định hướng người lao động có xu hướng cung cấp các hành vi chung của con người và các mẫu hành vi ít bị ràng buộc vào các phần công nghệ của công việc, chúng tạo ra nhiều dữ liệu hữu ích hơn để phát triển các chương trình đào tạo và cung cấp phản hồi cho nhân viên.

Ngoài ra, sự biến động tồn tại ở nơi làm việc điển hình ngày nay có thể làm cho các tuyên bố nhiệm vụ cụ thể trở nên ít giá trị hơn một cách tách biệt.

Vì những lý do này, ngày nay các nhà tuyển dụng có xu hướng sử dụng các phương pháp tiếp cận định hướng vào người lao động để phân tích công việc hơn so với trước đây.

Người giới thiệu

1. Wikipedia, bách khoa toàn thư miễn phí (2018). Bảng câu hỏi phân tích vị trí. Lấy từ: en.wikipedia.org.
2. Hướng dẫn Nhân sự (1999). Phân tích công việc: Tổng quan. Lấy từ: job-analysis.net.
3. Wikipedia, bách khoa toàn thư miễn phí (2018). Phân tích công việc. Lấy từ: en.wikipedia.org.
4. Hướng dẫn Nghiên cứu Quản lý (2018). Ưu điểm và Nhược điểm của Phân tích công việc. Lấy từ: managementstudyguide.com.
5. Nhân sự là gì (2018). Các giai đoạn trong Quy trình Phân tích Công việc. Lấy từ: whatishumanresource.com.