TRỌNG TẢI TIỀN MẶT: CÁCH THỰC HIỆN VÀ VÍ DỤ - DUDAS - 2026

Các tiền đếm là một quá trình thường chạy trong các doanh nghiệp như các siêu thị, nhà hàng và các ngân hàng, thực hiện tại kết thúc ngày làm việc hoặc ở phần cuối của sự chuyển đổi từ máy ATM. Quy trình kế toán này làm cho thủ quỹ chịu trách nhiệm về số tiền trong máy tính tiền của họ.

Ngay cả với các hệ thống điểm bán hàng hiện đại ngày nay, một thủ tục vẫn cần thiết để hạch toán thu tiền của cửa hàng. Các kiểm soát nội bộ này là cần thiết để ngăn chặn việc xử lý sai tiền và bảo vệ tài sản khỏi bị mất hoặc trộm cắp.

Nguồn: pixabay.com

Kiểm soát nội bộ mạnh mẽ không chỉ thúc đẩy hiệu quả hoạt động mà còn đảm bảo ghi chép kế toán đáng tin cậy, cần thiết khi khai thuế.

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất của việc giảm hoặc thất thoát trong một cửa hàng là do việc xử lý tiền mặt không tốt. Khi được điều tra, nguyên nhân phổ biến nhất là do thiếu các quy trình hoặc biện pháp kiểm soát thích hợp.

Quyết toán tiền mặt được thực hiện như thế nào?

Vào đầu mỗi ca làm việc, mỗi giao dịch viên nên được phân công két đựng tiền của riêng mình. Yêu cầu thủ quỹ đếm tiền trong ngăn kéo để xác minh số dư đầu kỳ.

Bạn muốn giữ một lượng tiền không đổi trong hộp. Điều này đảm bảo rằng bạn luôn có đủ tiền mặt để trao tiền lẻ cho khách hàng.

Bước tiếp theo để giữ an toàn của bạn là gửi tiền mặt suốt cả ngày. Tùy thuộc vào khối lượng và số lượng giao dịch mà số tiền ký quỹ sẽ khác nhau.

Sau khi xác định thời điểm thực hiện khoản tiền gửi này, tiền mặt sẽ được tính và phần chênh lệch được trừ vào lần đếm ban đầu vào buổi sáng. Việc tính tiền của quầy thu ngân nói chung được thực hiện vào cuối ngày hoặc cuối ca làm việc của nhân viên thu ngân.

Két đựng tiền và các vật dụng bên trong nên được đưa đến văn phòng hoặc khu vực biệt lập khác để chuẩn bị báo cáo. Đây là thời điểm để đảm bảo các khoản tiền vào và ra trong ngày được kiếm một cách hiệu quả và trung thực.

Thi công trọng tải

Khi bạn chuẩn bị đếm tiền, tất cả các hóa đơn lớn, séc và phiếu thực phẩm được gạt sang một bên và để sang một bên.

Tổng số tiền trong lần đến được tính trước, bao gồm séc và thu nhập thẻ tín dụng. Sau khi bạn hoàn tất việc thêm số tiền, con số này được so sánh theo cách thủ công với những gì hệ thống điểm bán hàng hiển thị.

Sau khi người ký phát trở lại số tiền được phân bổ ban đầu, nó được đặt trong két sắt hoặc được giao cho một nhân viên thu ngân khác đang bắt đầu ca làm việc của họ. Bây giờ, các hóa đơn và tiền lẻ được đặt sang một bên cùng với séc từ hộp thu ngân được tính.

Đây là những gì tạo nên tiền gửi bán hàng của nhân viên thu ngân. Hầu hết các máy tính tiền đều có thể in hóa đơn bán hàng và phiếu thu tiền. Các biên lai này cho biết thu ngân đã bán được bao nhiêu và số tiền đã được đăng.

Nếu số tiền phù hợp thì mọi thứ đều ổn. Nếu không, nó sẽ phải được xem xét kỹ lưỡng hơn một chút.

Tách nhiệm vụ

Cân nhắc việc có hai người để xếp các hộp. Một người sẽ đếm ngăn kéo và tạo báo cáo tiền mặt hàng ngày, trong khi người kia sẽ chuẩn bị tiền gửi ngân hàng.

Cả hai người đều phải ký vào báo cáo, nêu rõ trách nhiệm của họ đối với các số liệu được hiển thị. Mặc dù không có hệ thống nào có thể ngăn chặn gian lận, nhưng phương pháp kiểm toán này sẽ giúp hạn chế sự đồng lõa giữa các nhân viên.

Thừa hoặc thiếu

Khi có sự chênh lệch, tiền sẽ được đếm lại để đảm bảo rằng số tiền là chính xác.

Bất kỳ sự dư thừa và / hoặc thiếu hụt nào cần được điều tra. Sự chênh lệch nhỏ là phổ biến và thường do lỗi của con người, có thể là sự thay đổi số đếm của nhân viên thu ngân cho khách hàng. Sự khác biệt lớn nhất là những sự khác biệt cần được quan sát kỹ hơn.

Sự khác biệt thường xuyên có thể là dấu hiệu của hành vi trộm cắp của nhân viên hoặc cho thấy rằng cần phải đào tạo thêm cho một giao dịch viên cụ thể.

Tiền thừa / thiếu luôn có thể được tính bằng cách trừ số tiền trong ngăn kéo, không bao gồm số tiền ban đầu, từ số tiền in trên biên lai của thủ quỹ.

Tùy thuộc vào số tiền thừa / thiếu và các trường hợp liên quan, các biện pháp kỷ luật có thể khác nhau. Nhân viên thu ngân bị mất vị trí do thừa / thiếu, cho dù là do vi phạm lặp đi lặp lại hoặc thừa hoặc thiếu lớn.

Tình trạng thiếu hụt thường do các hóa đơn dính vào nhau, nhân viên thu ngân trả lại quá nhiều tiền lẻ, hoặc thậm chí có thể bỏ túi một số tiền.

Thức ăn thừa được sản xuất bằng cách lấy quá nhiều tiền của khách hàng hoặc nhập không chính xác các mặt hàng tại điểm bán hàng.

Thí dụ

Tại cửa hàng Omega, quy trình tính tiền thực sự bắt đầu vào cuối ngày hôm trước, khi thủ quỹ John Doe và người quản lý của anh ta chấp nhận số tiền mặt còn lại trong sổ của John.

Khi John đi làm vào sáng hôm sau, anh ta bắt đầu với số tiền còn lại trong hộp. Vào cuối mỗi ngày làm việc, anh ta hoặc người quản lý của anh ta đăng một bản tóm tắt về hoạt động trong ngày tại quầy thu ngân, do đó tạo ra một báo cáo về tổng doanh số bán hàng do thu ngân thực hiện.

Để làm điều này, John đếm số tiền mặt trong tài khoản của mình, cũng như kiểm tra tổng số tiền, thu nhập thẻ tín dụng và doanh số tín dụng của cửa hàng. Sau đó điền vào một biểu mẫu như sau:

Kết quả trọng tải

Người quản lý xem xét số lượng thực sự được tạo ra bởi hộp của John, và so sánh nó với biểu mẫu được thực hiện.

Nếu số tiền mặt trong hộp không khớp với mẫu, người quản lý và John sẽ tìm cách xác định lỗi. Nếu không thể tìm thấy, một mẫu đơn vượt / rút tiền mặt sẽ được điền.

Một số công ty tính tiền trực tiếp cho nhân viên thu ngân nếu thiếu. Những người khác lại đảm nhận vị trí sa thải giao dịch viên sau một số lần thiếu hụt để lấy một số tiền nhất định. Ví dụ, ba thiếu hơn $ 10.

Người quản lý cửa hàng quyết định bao nhiêu tiền mặt để thanh toán hoặc đăng ký cho ngày hôm sau. Nó thực hiện nhiệm vụ này cho từng giao dịch viên. Sau đó gửi tất cả tiền mặt và séc trong ngày vào một hộp ký gửi ban đêm.

Sau đó người quản lý trình báo cáo chi tiết tiền gửi cho kế toán để nhập số liệu vào hệ thống kế toán.

Người giới thiệu

1. Wikipedia, bách khoa toàn thư miễn phí (2018). Thu ngân cân đối. Lấy từ: en.wikipedia.org.
2. Matthew Hudson (2018). Cân đối Ngăn kéo Tiền mặt. Sự cân bằng doanh nghiệp nhỏ. Lấy từ: thebalancesmb.com.
3. Cửa hàng (2016). Làm thế nào để cân bằng ngăn kéo tính tiền giống như một chuyên gia. Lấy từ: shopkeep.com.
4. Hình nộm (2018). Làm thế nào để Cân đối các Giao dịch Đăng ký Tiền mặt. Lấy từ: dummies.com.
5. Revolvy (2018). Thu ngân cân đối. Lấy từ: Revvy.com.