CÁC MỤC NHẬT KÝ: CHÚNG DÙNG ĐỂ LÀM GÌ, CÁC YẾU TỐ VÀ VÍ DỤ - DUDAS - 2025

Các bút toán ghi sổ là nhật ký giao dịch là một phần của kế toán hàng ngày. Do đó, chúng được sử dụng để ghi lại các giao dịch kinh doanh trong sổ sách kế toán của một công ty.

Chúng có thể được ghi trong sổ cái chung, nhưng cũng có khi trong sổ cái phụ, sau đó sẽ được tổng hợp và chuyển sang sổ cái. Sổ cái được sử dụng để lập các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Do đó, các bút toán sẽ trực tiếp làm thay đổi số dư các tài khoản trên sổ cái.

Nguồn: pixabay.com

Trong hệ thống kế toán thủ công hoặc tự động, các giao dịch kinh doanh lần đầu tiên được ghi vào sổ nhật ký. Đó là nơi bắt nguồn của các mục từ nhật ký.

Chúng là một phần quan trọng của kế toán. Chúng có thể bao gồm nhiều bản ghi, mỗi bản ghi sẽ là ghi nợ hoặc ghi có. Tổng số ghi nợ phải bằng tổng số tín chỉ, nếu không mục nhập nhật ký sẽ bị cho là "không cân đối".

Các mục nhật ký có thể ghi lại các khoản mục một lần hoặc các khoản mục định kỳ, chẳng hạn như khấu hao hoặc phân bổ trái phiếu.

Chúng để làm gì?

Sổ nhật ký là bước đầu tiên trong chu trình kế toán và được sử dụng để ghi lại tất cả các giao dịch kinh doanh trong hệ thống kế toán.

Khi các sự kiện kinh doanh xảy ra trong suốt kỳ kế toán, các bút toán được ghi vào sổ nhật ký chung để cho biết sự kiện đó đã thay đổi phương trình kế toán như thế nào.

Ví dụ, khi công ty chi tiền mặt để mua một chiếc xe mới, tài khoản tiền mặt giảm hoặc ghi có, và tài khoản xe tăng hoặc ghi nợ.

Logic đằng sau việc ghi sổ nhật ký là ghi lại mọi giao dịch kinh doanh ở ít nhất hai nơi, được gọi là ghi sổ kế toán kép.

Ví dụ: khi một giao dịch bán tiền mặt được tạo ra, điều này làm tăng cả tài khoản bán hàng và tài khoản tiền mặt. Nếu sản phẩm được mua theo hình thức tín dụng, điều này sẽ làm tăng cả tài khoản phải trả và tài khoản hàng tồn kho.

Các mục nhật ký và tài liệu kèm theo phải được lưu trữ trong vài năm, ít nhất là cho đến khi báo cáo tài chính của công ty không còn cần phải được kiểm toán nữa.

Thời hạn lưu giữ tối thiểu cho các mục nhập nhật ký nên được bao gồm trong chính sách nộp hồ sơ của công ty.

Hệ thống kế toán trên máy vi tính

Hệ thống kế toán trên máy vi tính tự động ghi lại hầu hết các giao dịch kinh doanh vào các tài khoản sổ cái.

Họ làm điều này ngay lập tức sau khi họ đã chuẩn bị hóa đơn bán hàng, viết séc cho chủ nợ, xử lý biên nhận của khách hàng, v.v.

Do đó, bạn sẽ không thấy các mục nhập nhật ký cho hầu hết các giao dịch kinh doanh, chẳng hạn như hóa đơn của khách hàng hoặc nhà cung cấp. Các mục nhật ký không được sử dụng để ghi lại các hoạt động có khối lượng lớn.

Trong phần mềm kế toán, các bút toán thường được nhập bằng cách sử dụng các phân hệ riêng biệt, chẳng hạn như các khoản phải trả, có sổ cái riêng, ảnh hưởng gián tiếp đến sổ cái.

Tuy nhiên, một số bút toán sẽ cần được xử lý để ghi lại các khoản chuyển giữa các tài khoản ngân hàng hoặc các biên bản điều chỉnh kế toán.

Ví dụ, bạn có thể phải ghi sổ nhật ký vào cuối mỗi tháng để ghi nhận khấu hao. Mục nhập này sẽ có ghi nợ chi phí khấu hao và ghi có khấu hao lũy kế.

Ngoài ra, có khả năng có một bút toán ghi dồn lãi cho một khoản vay ngân hàng. Mục nhập này sẽ có ghi nợ chi phí lãi vay và ghi có lãi vay phải trả.

Thành phần

Một mục nhật ký thủ công được đăng trên nhật ký chung của một công ty sẽ bao gồm các mục sau:

- Ngày tương ứng.

- Số tiền và tài khoản sẽ được ghi nợ.

- Số tiền và tài khoản sẽ được ghi có.

- Một mô tả ngắn hoặc ghi chú.

- Một tham chiếu, chẳng hạn như số séc.

Các số tiền đã đăng này, sẽ xuất hiện trong nhật ký được sắp xếp theo ngày, sẽ được đăng vào các tài khoản sổ cái chung.

Các bút toán nhật ký thường được in và lưu trữ trong thư mục giao dịch kế toán, với các tài liệu hỗ trợ kèm theo hỗ trợ cho việc ghi sổ.

Do đó, kiểm toán viên bên ngoài có thể truy cập thông tin này như một phần của cuộc kiểm toán cuối năm đối với báo cáo tài chính của công ty và các hệ thống liên quan.

Cách viết một mục nhật ký

Cấu trúc chi tiết để ghi sổ nhật ký kế toán được trình bày như sau:

- Dòng tiêu đề, có thể bao gồm số mục tạp chí và ngày nhập tạp chí.

- Cột đầu tiên ghi số tài khoản và tên tài khoản đăng ký bài dự thi. Trường này sẽ có thụt lề nếu nó dành cho tài khoản đang được ghi có.

- Cột thứ hai ghi số tiền ghi nợ được nhập.

- Cột thứ ba chứa số tiền tín dụng được nhập.

- Một dòng cuối trang cũng có thể chứa một mô tả ngắn gọn về lý do của mục nhập.

Theo cách này, định dạng mục nhập cơ bản cho bản ghi sổ nhật ký được trình bày như sau:

Quy tắc cấu trúc của bút toán là phải có tối thiểu hai mục trên hai dòng khác nhau trong bút toán và tổng số tiền ghi trong cột ghi nợ phải bằng tổng số tiền nhập trong cột ghi có. .

Ví dụ

Ghế điều chỉnh

Sổ nhật ký điều chỉnh được sử dụng vào cuối tháng để có thể sửa đổi báo cáo tài chính và do đó tuân thủ khuôn khổ kế toán liên quan, chẳng hạn như Nguyên tắc Kế toán được Chấp nhận Chung hoặc Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế.

Ví dụ, tiền lương chưa thanh toán có thể được cộng dồn vào cuối tháng nếu công ty đang sử dụng cơ sở kế toán dồn tích.

Ghế composite

Một mục nhật ký tổng hợp là một mục bao gồm nhiều hơn hai dòng mục. Nó thường được sử dụng để ghi lại các giao dịch phức tạp, hoặc nhiều giao dịch cùng một lúc.

Ví dụ, mục nhật ký để ghi nhận một bảng lương thường có nhiều dòng, vì nó liên quan đến việc ghi lại nhiều khoản nợ thuế và các khoản khấu trừ tiền lương.

Ghế ngược

Thông thường, đây là một mục điều chỉnh được hoàn nhập vào đầu kỳ tiếp theo. Điều này thường xảy ra vì một khoản chi phí lẽ ra đã được tích lũy trong kỳ trước, nhưng không còn cần thiết nữa.

Do đó, khoản tích lũy tiền lương của kỳ trước được hoàn nhập vào kỳ sau, được thay thế bằng một khoản chi phí trả lương thực tế.

Người giới thiệu

1. Wikipedia, bách khoa toàn thư miễn phí (2018). Ghi nhật ký. Lấy từ: en.wikipedia.org.
2. Harold Averkamp (2018). Mục nhập nhật ký là gì? Huấn luyện viên Kế toán. Lấy từ: Accountingcoach.com.
3. Steven Bragg (2018). Định nghĩa mục nhật ký. Công cụ kế toán. Lấy từ: Accountingtools.com.
4. Khóa học kế toán của tôi (2018). Mục tạp chí. Lấy từ: myaccountingcourse.com.
5. Jan Irfanullah (2013). Mục tạp chí. Giải thích kế toán. Lấy từ: Accountingexplained.com.