SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA KHÁCH SẠN NHƯ THẾ NÀO? (VÀ CÁC CHỨC NĂNG CỦA NÓ) - VIỆC LÀM - 2026

Các sơ đồ tổ chức của một khách sạn đại diện cho công việc mà một khách sạn cần phải thực hiện các quy trình công việc của mình, sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị. Mọi khách sạn, dù là nhỏ, vừa hay lớn, đều cần có một cơ cấu tổ chức để thực hiện các hoạt động hàng ngày của mình.

Sơ đồ tổ chức được sử dụng để giúp phân chia nhiệm vụ, chỉ định công việc cho từng bộ phận và phân quyền trong và giữa các bộ phận. Nó hữu ích cho những người làm việc trong tổ chức, nhưng cũng cho các ứng viên, nhân viên mới, nhà đầu tư, cộng tác viên và những người khác.

Sơ đồ tổ chức trên là điển hình của một khách sạn 5 sao, mặc dù một khách sạn 4 sao có thể có cùng một số phòng ban hoặc nhiều hơn. Số lượng sao có thể được hạ xuống hoặc nâng lên độc lập với số lượng phòng ban.

Ví dụ, khách sạn "NY King" có thể giữ nguyên tất cả các phòng ban và nâng cấp từ 4 lên 5 sao. Hoặc ngược lại; hạ bậc từ 5 xuống 4 sao và giữ nguyên tất cả các phòng ban.

Số lượng căn hộ sẽ thay đổi tùy theo dịch vụ mà khách sạn cung cấp. Một khách sạn sang trọng 5 sao có thể có các dịch vụ du lịch cho khách hàng, phòng tập thể dục, bể bơi, sân tennis, SPA, vũ trường … Một khách sạn nhỏ hơn sẽ không có các dịch vụ bổ sung này và do đó sẽ không cần nhiều nhân viên, giảm số lượng các phòng ban.

Các vị trí cấp cao phổ biến nhất trong khách sạn là: quản lý, giám đốc tiếp thị, quản lý kế toán, quản lý nhân sự, quản lý kỹ thuật, quản lý mua hàng, quản lý phòng và quản lý nhà hàng.

Từ những vị trí này, những vị trí khác được tạo ra kém hơn mặc dù không kém phần quan trọng để hoàn thành chức năng chính của khách sạn; phục vụ khách với chất lượng cao nhất có thể, tùy thuộc vào số lượng sao của từng khách sạn.

Ai là người chịu trách nhiệm lập sơ đồ tổ chức của khách sạn?

Thông thường, người chịu trách nhiệm xây dựng sơ đồ tổ chức trong một công ty là Giám đốc Nhân sự.

Ngoài sơ đồ tổ chức, bạn sẽ cần phải xác định rõ các công việc trong “bản mô tả công việc” để các chức năng của từng nhân viên được xác định rõ ràng. Điều này sẽ rất cần thiết cho việc tuyển dụng nhân viên mới và để mỗi nhân viên biết mình phải làm gì.

Mặt khác, có những khách sạn có chức năng thuê nhân lực thuê ngoài, đặc biệt là những khách sạn nhỏ hơn không thuộc chuỗi khách sạn.

Các công việc phổ biến trong khách sạn và chức năng của chúng

1- Tổng giám đốc / Giám đốc khách sạn

Đó là vị trí của trách nhiệm lớn nhất:

• Ông chịu trách nhiệm quản lý, kiểm soát và phát triển của khách sạn, xác minh rằng tất cả các bộ phận khác của bộ phận đang hoạt động theo cách tốt nhất có thể.
• Xác định các chính sách và mục tiêu của công ty cần đạt được.
• Xác minh rằng từng bộ phận đang đáp ứng các mục tiêu đặt ra, mang lại chất lượng dịch vụ hoàn hảo.
• Nó quản lý việc quản lý nguồn nhân lực, tiếp thị, an ninh, chất lượng và điều phối tất cả các khía cạnh cần thiết cho hoạt động chính xác của khách sạn.

2- Giám đốc bán hàng

Ngoài việc bổ sung cho các bộ phận chính khác, chức năng chính của bộ phận này là dành riêng cho việc bán hàng và quảng cáo:

• Tìm kiếm khách hàng.
• Trình bày với công ty.
• Cung cấp các dịch vụ.
• Đóng giao dịch với khách hàng.
• Xây dựng chiến lược quảng cáo.
• Quảng bá các dịch vụ của khách sạn.
• Tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
• Báo cáo kết quả bán hàng cho phòng tài chính kế toán.

Trợ lý bán hàng

Mục tiêu chính của vị trí này là hỗ trợ công việc của cấp trên, sếp và / hoặc giám đốc bán hàng của bạn, kiểm soát, phân loại và đặt hàng doanh thu bán hàng, ngoài việc thu thập hóa đơn để thực hiện đúng quy trình theo trình tự hành chính.

Bộ phận buồng phòng là bộ phận sẽ chịu trách nhiệm nắm bắt các yêu cầu đặt phòng và dịch vụ khách hàng cho mục đích này, cũng như kiểm soát việc kiểm tra và thanh toán cho họ.

Bạn cũng nên giám sát rằng phòng sạch sẽ, làm việc chặt chẽ với lễ tân và quản gia.

Họ có nhiệm vụ xác định tình trạng phòng trống và nhận và xác nhận đặt phòng.

Người giám sát đặt phòng hoặc người quản lý chịu trách nhiệm chỉ đạo hoạt động tốt của bộ phận và các đại lý đặt phòng thực hiện các chức năng tham gia đặt phòng thông qua tất cả các phương tiện khác nhau đến (phương tiện truyền thông, đặt phòng theo nhóm, trực tuyến, tour du lịch, nhà điều hành, vv), quản lý tiền từ các khoản tiền gửi tương ứng và đảm bảo các đặt phòng được thực hiện.

Giám đốc bán hàng

Đây là một trong những công việc quan trọng nhất vì bạn phụ trách danh mục người bán mà bạn phải cho họ biết họ phải làm gì.

Anh ta chịu trách nhiệm về những gì mỗi nhân viên của mình làm, anh ta phải biết chuyển động của tất cả các tài khoản và nếu có bất kỳ vấn đề nào với họ, anh ta phải chịu trách nhiệm về nó.

Bạn phải cung cấp chỉ số chi tiết của các báo cáo tài khoản, có sáng kiến ​​để có được những tài khoản quan trọng cho công ty của bạn.

Sự thành công hay thất bại của công ty phụ thuộc vào họ, đó là một vị trí rất phức tạp đòi hỏi mức độ cam kết và trách nhiệm cao.

3- Quản lý dịch vụ

Anh chịu trách nhiệm giám sát bộ phận dịch vụ:

• Kiểm soát chi phí.
• Có được một lượng khách hàng trung thành.
• Thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên.
• Giải quyết những nghi ngờ và lo lắng về dịch vụ của tất cả khách hàng.
• Đạt chỉ tiêu doanh số.
• Hãy làm gương bằng cách tuân theo các tiêu chuẩn đạo đức.
• Đảm bảo rằng chất lượng cao đang được cung cấp và việc kinh doanh đang sinh lời.

Quản trị và tài chính

Đây là một vị trí quan trọng vì kiểm soát các vấn đề hành chính, phải thống nhất với Tổng Giám đốc về cách thức phân bổ các vấn đề và thông báo cho ông về các giai đoạn và sự kiện khác nhau liên quan đến chúng.

Bạn phải quản lý các nguồn tài chính, ngân sách, chi phí, chi phí và đầu tư cùng với các Bộ phận và Đơn vị của công ty.

Nó giám sát việc quản lý các nguồn tài chính, điều phối các quỹ tín thác do chính phủ quy định, giám sát các quá trình liên quan đến quản lý nhân sự.

Coi trọng và duy trì việc cung cấp, mua lại các nguồn lực vật chất, tài sản và các dịch vụ chung của tập đoàn.

Chiến lược kinh doanh

Đúng như tên gọi, nó chịu trách nhiệm tạo ra các chiến lược và kế hoạch thâm nhập thị trường mới và nâng cao thế mạnh của công ty, cũng như nâng cao kinh nghiệm và kiến ​​thức của từng thành viên trong hiệp hội hoặc tổ chức.

Chức năng chính của ông tập trung vào trách nhiệm trực tiếp đối với các hoạt động bán hàng của công ty, quản lý tiếp thị, xúc tiến và phân phối, lập kế hoạch bán hàng, tổ chức các đợt phân phối khác nhau.

Xác định các mục tiêu đáp ứng về doanh số bán hàng theo sản phẩm và khu vực, lập kế hoạch chiến lược để cải thiện sự thành công của công ty, nghiên cứu khách hàng và địa điểm có thể phù hợp hơn để quảng bá.

Nó thúc đẩy bầu không khí làm việc nhóm bằng cách thúc đẩy tinh thần bán hàng của nhân viên phụ trách.

Phân tích các nguyên nhân có thể gây ra vấn đề và phàn nàn của khách hàng.

Thiết kế các chính sách để xác định giá cả và điều kiện bán hàng.

Tạo kế hoạch để tăng tiến độ đào tạo của những người trong bộ phận của bạn.

Nó chịu trách nhiệm tiếp nhận, lọc và phân phối các thủ tục và cải tiến khác nhau liên quan đến chất lượng dịch vụ.

Người biên soạn và kế toán

Phòng phụ trách phân tích và kiểm soát hoạt động tài chính kế toán.

Nó cũng được dành riêng cho việc chuẩn bị ngân sách hàng năm, dự báo thu nhập, báo cáo tài chính, tạo báo cáo về tình hình tài chính, tham dự các cuộc kiểm tra của người kiểm soát, v.v.

Mua hàng

Đây là một vị trí rất quan trọng đối với sự phát triển đúng đắn của công việc trong công ty bởi vì họ phụ trách chuỗi cung ứng và mua tất cả các hàng hóa cần thiết để cơ sở hoạt động hiệu quả.

Nó có thể được mua để sử dụng cho công ty như để bán lại và / hoặc nguyên liệu để sản xuất các sản phẩm của chính công ty.

Khoản phí này cũng bao gồm việc mua các dịch vụ liên quan đến vận chuyển hoặc tiếp thị.

Họ chịu trách nhiệm về việc sử dụng thông tin và hệ thống máy tính cho việc quản lý của tổ chức.

Họ lập kế hoạch và chỉ đạo mọi hoạt động liên quan đến công nghệ thông tin và công nghệ trong công ty mà họ làm việc.

Họ xác định mục tiêu kinh doanh cho việc thiết kế các kế hoạch nhằm đạt được các mục tiêu đã nêu trước đó.

4- Trợ lý giám đốc

Anh ấy có trách nhiệm hoàn thành mọi nhiệm vụ của người quản lý khi người quản lý vắng mặt.

Nói chung, anh ta không đưa ra những quyết định quan trọng mà không hỏi ý kiến ​​người quản lý trước, nhưng anh ta có một quyết định về những vấn đề thường lệ và chung có thể phát sinh trong hoạt động bình thường của khách sạn.

Bạn phải được đào tạo với tất cả thông tin và kiến ​​thức cần thiết để đảm nhận một vị trí quan trọng như vậy, biết tất cả các chức năng, nhân sự, nhiệm vụ của họ, người thay thế, v.v.

Ngoài ra, kiến ​​thức về các quy phạm pháp luật là điều không thể thiếu để tránh gặp rắc rối với pháp luật.

Bạn cần giải quyết nhanh chóng và có phương án B cho mọi việc đề phòng mọi việc diễn ra không như ý muốn.

Giám đốc bộ phận quý

Công việc của anh ta bao gồm lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát thực hiện từng chính sách điều hành liên quan đến khu vực của mình:

• Lập kế hoạch và giám sát hoạt động của các nhóm và quy ước.
• Phân tích số liệu thống kê hàng tháng.
• Thiết lập các tiêu chuẩn và định mức cho việc cung cấp các dịch vụ trong khu vực của bạn.
• Nhận các khiếu nại liên quan đến khu vực của bạn.
• Phối hợp với người quản lý bảo trì để thực hiện đúng nhiệm vụ của họ.

Trưởng lễ tân

Tổ chức và kiểm soát các công việc của bộ phận lễ tân:

• Tạo lịch làm việc của nhân viên do bạn phụ trách.
• Quản lý Khiếu nại.
• Nó liên lạc với các bộ phận khác nếu cần thiết.
• Họ chăm sóc dịch vụ khách hàng và giải quyết bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm nào.
• Anh ta là người phụ trách chính trong việc tiếp xúc với khách hàng.

Người quản gia

Bộ phận này là bộ phận có số lượng nhân viên lớn nhất trong toàn bộ khách sạn và chủ yếu phụ trách việc vệ sinh toàn bộ cơ sở: cả các khu vực chung của khách sạn và các hành lang, văn phòng, phòng nghỉ, v.v.

Đây là vị trí vô cùng quan trọng bởi vì sự sạch sẽ là lá bài gọi của một khách sạn, một phần lớn sự thành bại phụ thuộc vào điều này.

Bạn phải được đào tạo, nhân viên phải thân thiện và truyền được sự ấm áp cho khách.

Quản lý thực phẩm và đồ uống

Anh chịu trách nhiệm giám sát việc chuẩn bị và trang trí từng món ăn và thức uống được chuẩn bị trong khu vực bếp của khách sạn, theo đúng công thức và tiêu chuẩn đã được khách sạn thiết lập trước đó.

Đảm bảo thực hiện đúng chức năng của các nhân viên khác, xử lý tốt vật tư, tránh lãng phí vật tư, chuẩn bị thực đơn, giám sát khu vực tráng miệng, rượu, tổng kho, v.v.

Bạn phải mua hàng cần thiết và kiểm soát các kho hàng.

Kiểm soát tất cả nhân viên do bạn phụ trách.

Đội trưởng dịch vụ khách hàng

Chịu trách nhiệm trước người quản lý về việc vận hành chính xác các dịch vụ do nhà hàng, quán ăn cung cấp.

• Nhận khách hàng.
• Anh ta đi cùng anh ta đến bàn.
• Nhận đề xuất.
• Bỏ qua quán ăn.
• Kiểm tra xem mọi người đang làm công việc của họ.
• Kiểm tra nguồn cung cấp.
• Giúp đỡ người phục vụ nếu cần thiết.

Anh chịu trách nhiệm kiểm soát nhân viên, lập thực đơn, giám sát việc sử dụng hợp lý nguyên liệu và các hàng hóa khác, kiểm soát sản lượng và chất lượng món ăn, xác định giờ làm việc của những công nhân khác do anh phụ trách.

Giám đốc dịch vụ chung

Ông phụ trách phát triển một chương trình hàng năm để bảo trì và phòng ngừa máy móc và thiết bị.

Thực hiện tất cả các biện pháp cần thiết để duy trì và cải thiện tình trạng kiến ​​trúc của tài sản.

Quản lý các dịch vụ cơ bản, hỗ trợ các khu vực bao gồm nó, bảo vệ an ninh của tài sản và người cư ngụ, vận hành ủy ban an toàn và vệ sinh.

Quản lý bảo trì

• Bạn phải khắc phục mọi sự cố trong thời gian kỷ lục để việc sản xuất không bị gián đoạn.
• Bạn phải tổ chức và điều phối các lệnh công việc bảo trì cho tất cả nhân sự do bạn phụ trách.
• Điều phối việc giao và nhận các vật tư cần thiết để thực hiện công việc bảo trì.
• Xác minh trình tự và chất lượng của công việc được thực hiện.
• Cho phép loại bỏ các vật liệu được lưu trữ trong kho.
• Nếu cần thiết, nó phải cung cấp đào tạo về thiết bị, vật liệu và dụng cụ hiện có trong các cơ sở.

Sếp an ninh

Nó có trách nhiệm ngăn ngừa các nguy cơ nghề nghiệp.

• Phân tích các tình huống rủi ro có thể xảy ra.
• Lập kế hoạch an toàn.
• Kiểm tra đội.
• Giám sát hệ thống.
• Đảm bảo sự an toàn của khách hàng và nhân viên.
• Chuẩn bị các báo cáo về tất cả mọi thứ đã và đã xảy ra.
• Kiểm soát bãi đậu xe.

Quản lý vườn

Phụ trách mọi thứ liên quan đến khu vườn và bảo trì khu vườn.

Quản lý hành chính

Chức năng của nó là lập kế hoạch và chỉ đạo việc quản lý hành chính của công ty.

• Quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp.
• Kiểm soát kỷ luật nhân sự.
• Tạo chiến lược sản xuất, v.v.

Trưởng phòng Nhân sự

Anh ta chịu trách nhiệm về mọi thứ liên quan đến việc kiểm soát nguồn nhân lực và làm việc liên hệ trực tiếp với Quản lý chung và những người quản lý khác.

• Bạn phải duy trì một môi trường làm việc thuận lợi.
• Tổ chức các hệ thống con nhân sự.
• Hòa giải xung đột giữa các nhân viên.
• Đảm bảo phúc lợi của mối quan hệ nhân viên - công ty.

Quản lý kho

Nó kiểm soát đầu vào và đầu ra của tất cả vật liệu, thiết bị, sản phẩm, công cụ và nói chung là tất cả tài sản thuộc sở hữu của công ty.

Nó cũng thực hiện kiểm toán và kiểm kê để kiểm soát chính xác và hiệu quả.

Trợ lý kế toán

Công việc của anh ấy liên quan đến nhiệm vụ kế toán, trong số nhiều chức năng của anh ấy, chúng ta có thể tìm thấy:

• Quản lý hàng tồn kho.
• Dịch vụ trả tiền.
• Hoàn thuế.

Trợ lý hành chính

Các chức năng chính của nó là:

• Xử lý thư từ, nhận tài liệu, trả lời cuộc gọi, thăm viếng, nộp tài liệu, xử lý hồ sơ, cập nhật chương trình làm việc, v.v.

Một kế hoạch khác là: