CÁCH CẢI THIỆN GIAO TIẾP HIỆU QUẢ: 10 MẸO THIẾT THỰC - GEOGRAFÍA - 2025

Đội ngũ nhân viên, tổ chức và công ty giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng để đạt được mục tiêu và phát triển các mối quan hệ cá nhân - những thách thức phức tạp nhất của cuộc sống, chẳng hạn như các mối quan hệ xã hội quan trọng (mẹ / cha con, gia đình, công việc, v.v.) hoặc sự thăng tiến trong sự nghiệp chuyên môn của bạn đòi hỏi cách xử lý giao tiếp chính xác.

Dù bằng miệng hay bằng văn bản, giao tiếp không phải là vấn đề đơn giản. Tin tốt là khả năng giao tiếp có thể học được. Bằng cách làm theo những hướng dẫn này, bạn sẽ học cách cải thiện khả năng giao tiếp hiệu quả và bạn sẽ sớm nhận thấy những thay đổi trong việc chấp nhận, tin tưởng và phát triển nghề nghiệp.

10 bước để phát triển giao tiếp hiệu quả

1-Đừng coi thường bất cứ điều gì

Nhiều người, đặc biệt là trong lĩnh vực chuyên môn, bị thuyết phục về khả năng giao tiếp vượt trội của họ, giữ những niềm tin như:

"Tôi là một người giao tiếp tốt … những người khác đều có vấn đề."

"Cách giao tiếp của tôi không thành vấn đề, chính là người khác không biết cách lắng nghe."

Chỉ ra sai lầm của người khác để biện minh cho các vấn đề của chúng ta là trò tiêu khiển số một của các xã hội chủ nghĩa cá nhân, một sự khác biệt được đề xuất bởi nhà khoa học Miller vào năm 1984 ¹ .

Hiệu ứng truyền thông mà tôi nói này là hiệu ứng ghi công: diễn giải hoặc giải thích về nguyên nhân, động cơ và lý do của một số sự kiện (bao gồm niềm tin, thái độ và hành vi) ở những người khác hoặc ở cá nhân thực hiện điều đó.

Nhà khoa học Kelley đề xuất rằng nếu con người đóng vai trò là nhà khoa học, thì chúng ta chỉ có thể phải chịu một sự phân bổ kiểu này nếu trong tình huống cụ thể được đề xuất ² :

• Bất cứ khi nào chúng ta ở bên người đó, điều tương tự cũng xảy ra với chúng ta.
• Người đó có cùng vấn đề với nhiều người hơn.

Tuy nhiên, vì lý do văn hóa và học tập, chúng tôi không khoa học và khách quan khi đưa ra các nhận định phân bổ.

Quay trở lại ví dụ, cách đơn giản và nhanh nhất là đổ lỗi cho người kia về một vấn đề nào đó.

• Thành kiến ​​xu hướng xác nhận: chúng tôi phải chịu sự thiên vị quy kết này nếu chúng tôi không tìm kiếm thông tin nằm ngoài nhận thức cá nhân của chúng tôi hoặc nếu chúng tôi đặt nặng phán đoán của mình lên người khác.

Có nghĩa là, nếu chúng ta hành động như con người hơn là nhà khoa học, chúng ta có thể coi lỗi của người khác là đương nhiên ngay cả khi chỉ có quan sát được đề xuất đầu tiên của Kelley.

Kẻ thù lớn nhất của việc học tập và phát triển bản thân là cách suy nghĩ của chúng ta. Nếu chúng ta cho rằng mình là người hoàn hảo và người khác là người giao tiếp tồi, chúng ta sẽ không bao giờ tự hỏi mình có thể cải thiện điều gì.

Sự thật là tất cả chúng ta đều có điểm mạnh và điểm yếu trong các khía cạnh khác nhau của giao tiếp giữa các cá nhân. Không có một người nào trên hành tinh này không cần phải làm việc để cải thiện khả năng giao tiếp của mình vì đó là công việc cả đời, chúng ta không bao giờ được lơ là cảnh giác.

2-Biết bản thân

Trước khi quyết định thay đổi cách giao tiếp, bạn nên biết điểm mạnh của mình là gì để cố gắng duy trì và học hỏi từ đó hoặc đâu là điểm yếu của bạn, bạn nên khắc phục.

Hãy dành chút thời gian để xem lại những lần gặp gỡ giao tiếp gần đây nhất mà bạn đã có. Tự đặt câu hỏi và cố gắng mô tả phong cách giao tiếp của bạn. Một số câu hỏi mà bạn có thể tự hỏi trong mỗi cảnh giao tiếp mà bạn nhớ như sau:

• Tôi đã giao tiếp như thế nào (hành vi, thái độ, kiểu lập luận được sử dụng, v.v.)?
• Hậu quả của việc giao tiếp theo cách này là gì?
• Công cụ giao tiếp nào được sử dụng tích cực hơn và công cụ nào tiêu cực hơn?
• Những công cụ nào bạn có thể sử dụng rộng rãi?
• Và trong số các tiêu cực, làm thế nào bạn có thể tránh phát sinh chúng?

3-Giữ tầm nhìn toàn cầu

Hãy tưởng tượng rằng bạn đang ở trong một bối cảnh nhóm làm việc hoặc học tập. Có lẽ điều quan trọng nhất đối với bạn và cả nhóm là nhiệm vụ. Tuy nhiên, đây là con dao hai lưỡi.

Khi có một nhiệm vụ cần thực hiện, chúng ta có xu hướng tập trung vào nó và bỏ bê việc giao tiếp với mọi người. Khi rơi vào trường hợp này, hãy cố gắng giữ một cái nhìn toàn cầu về những gì đang xảy ra.

Vì hầu hết các lỗi thực hiện công việc là do giao tiếp kém, hãy cố gắng trở thành tiếng nói khách quan của nhóm. Ngoài ra, trong nhiều trường hợp, bạn sẽ tham gia vào các cuộc thảo luận nhóm. Nếu bạn là người quan sát, bạn sẽ biết cách xác định nguyên nhân của mâu thuẫn để giải quyết nó.

4-Nghe trước khi nói

Liên hệ chặt chẽ với điểm trước đó, chúng tôi tìm thấy hiện tượng này. Bạn chắc chắn sẽ có thể xác định một số tình huống giao tiếp trong cuộc sống mà bạn thấy mình đang bảo vệ vị trí răng và móng của mình.

Đối với chúng ta, chủ đề được thảo luận càng quan trọng thì chúng ta càng cố gắng xem xét ý kiến ​​của mình.

Điều này có thể khiến chúng ta không nghe và độc quyền bài phát biểu, hoặc thậm chí đối đầu với người khác vì sự phổ biến của quan điểm của chúng ta. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, quan điểm của bạn và của những người khác không đối lập như lúc đầu.

Do đó, chiến lược tốt nhất để tránh rơi vào những tình huống không thoải mái khiến chúng ta nhớ cuộc trò chuyện như một sự thất bại, đó là lắng nghe trước khi nói và cố gắng đưa ra những lập luận ngắn gọn nhưng mang tính thông tin cao một cách quyết đoán.

5-Tính quyết đoán trong công việc

Với tư cách là điểm trung gian giữa sự thụ động và tính hiếu chiến trong diễn ngôn giao tiếp, chúng tôi nhận thấy sự quyết đoán. Thuật ngữ này, mặc dù xuất phát từ tiếng Latinh (khẳng định sự chắc chắn của một sự vật), lần đầu tiên được Wolpe và Lazarus mô tả chi tiết vào năm 1958.

Tính quyết đoán bao gồm việc khẳng định bản thân và tôn trọng bản thân, nói những gì mình nghĩ và nói mà không sợ bị trả thù, vâng, luôn làm điều đó một cách thanh lịch và tôn trọng tối đa.

Tôi phải làm gì để trở nên quyết đoán?

• Luôn nói sự thật, cho dù điều đó là tích cực hay tiêu cực đối với người đối thoại của bạn, không đối xử với anh ta bằng sự khinh thường hoặc gửi những thông điệp gây tổn thương. Tính quyết đoán bao hàm sự sang trọng và tôn trọng người khác.
• Truyền tải thông điệp của bạn một cách rõ ràng, ngắn gọn, nhanh chóng và mạnh mẽ. Giao tiếp quyết đoán không hiểu do dự. Khi nói đến giao tiếp hiệu quả, ít hơn luôn luôn nhiều hơn.
• Nói về những gì bạn biết, đừng bao giờ dựa vào suy đoán hay nhận thức đơn thuần. Tại sao? Nếu uy tín nguồn thông tin của bạn bị giảm sút, rất có thể người đối thoại sẽ nhân cơ hội để "ăn thịt" bạn bằng những lý lẽ của anh ta, bước vào vòng giao tiếp hung hăng-phòng thủ.
• Mời đối thoại, đặt câu hỏi và yêu cầu tham gia.
• Tích cực lắng nghe người đối thoại của bạn. Lắng nghe tích cực là một khía cạnh giao tiếp chủ yếu không lời ³ . Nét mặt và cử chỉ xác nhận của bạn sẽ thể hiện ý kiến ​​của bạn với người đối thoại mà không cần phải nói. Đây là một cách tuyệt vời để tiết kiệm từ và thể hiện bản thân trong khi nghe. Ngoài ra, bạn sẽ kích thích động lực giao tiếp lớn hơn và sự quan tâm đến bạn với tư cách là người cùng chia sẻ quan điểm.

6-có thái độ tích cực

Mọi hành vi giao tiếp giữa con người với nhau đều chứa đựng hai thành phần này.

Thái độ xuất phát từ niềm tin, cảm xúc và ý định của chúng ta. Nhà tâm lý học Allport đã định nghĩa chúng là những trạng thái tinh thần và thần kinh được sắp xếp từ kinh nghiệm tạo ra ảnh hưởng trực tiếp hoặc năng động đến phản ứng của cá nhân đối với mọi đối tượng và mọi tình huống tương ứng với chúng.

Nếu chúng ta phân tích định nghĩa này, chúng ta thấy rằng trong một hành động giao tiếp, thái độ của chúng ta cũng quan trọng như hành vi của chúng ta. Trong mỗi cuộc trao đổi giao tiếp, thái độ của chúng ta sẽ luôn hiện diện, cung cấp thông tin cho người đối thoại của chúng ta.

Khi tôi nói về thái độ, tôi muốn nói đến cả những thái độ mà chúng ta có đối với bản thân và những thái độ mà chúng ta có đối với người khác, và cả hai loại thái độ này đều quan trọng hàng đầu.

Nếu thái độ của bạn đối với bản thân là tiêu cực (coi thường bản thân), điều này sẽ được phản ánh trong cách giao tiếp của bạn, khiến nhiệm vụ trở nên khó khăn hơn nhiều.

Bằng cách nào? Một người không coi trọng bản thân và muốn điều đó đủ sẽ gây ra hậu quả tương tự đối với người đối thoại và uy tín của anh ta sẽ bị giảm sút.

Ngược lại, nếu bạn duy trì thái độ tích cực đối với bản thân, bạn sẽ nhanh chóng thấy rằng những người khác sẽ quan tâm hơn đến việc lắng nghe ý kiến ​​của bạn và chấp nhận lý lẽ của bạn.

7-Thích ứng với người đối thoại của bạn

Mọi thứ đều giao tiếp: bạn, người đối thoại, chủ thể, thời điểm, địa điểm và cách thức.

Tùy thuộc vào nội dung cuộc trò chuyện, bối cảnh nên được điều chỉnh. Vì vậy, một cuộc trò chuyện trong công việc không giống như một cuộc trò chuyện với bạn bè hoặc gia đình.

Dù sao, khía cạnh quan trọng nhất vẫn là người mà bạn giao tiếp. Theo hướng này, Einstein nói: "Bạn không hiểu điều gì đó trừ khi bạn có thể giải thích nó cho bà của bạn."

8-Sự đồng cảm: Người đối thoại của tôi đang nghĩ gì?

Bạn có thể tự hỏi mình câu hỏi này rất thường xuyên khi trò chuyện. Nếu vậy, tuyệt vời. Đồng cảm là khả năng nhận thức được suy nghĩ, cảm xúc, cảm xúc và ý định của một người khác.

Bạn càng hiểu rõ một người, bạn càng có thể đồng cảm với họ tốt hơn và bạn càng quen với việc giải thích những gì người kia có thể đang cảm thấy hoặc suy nghĩ, thì khả năng của bạn sẽ càng tốt hơn.

Nếu người đối thoại của bạn cảm thấy rằng bạn đồng cảm với họ, họ sẽ cảm thấy hứng thú và có động lực hơn trong cuộc trò chuyện của bạn. Đây là lý do tại sao sự đồng cảm là một công cụ giao tiếp mạnh mẽ. Bằng cách quan tâm đến người khác, bạn sẽ có được sự quan tâm.

Tôi có thể làm gì để trở nên đồng cảm trong cuộc trò chuyện?

• Hỏi anh ấy xem ấn tượng của bạn có đúng không. Trong cuộc trò chuyện, hãy cố gắng đoán xem người kia có thể đang nghĩ gì hoặc cảm thấy gì. Khi bạn có một ý tưởng gần đúng, hãy hỏi gián tiếp bằng cách sử dụng các biểu thức như “Có vẻ như vậy…. Tôi đã đúng?" hoặc "Tôi có ấn tượng rằng …". Dựa trên câu trả lời bạn nhận được, bạn sẽ có được manh mối để giải thích các tín hiệu của người cụ thể đó.
• Chú ý đến vẻ ngoài của người đối thoại: Không phải vô ích khi người ta nói rằng đôi mắt là tấm gương phản chiếu tâm hồn. Vẻ ngoài của một người sẽ cho bạn biết cảm giác của họ.
• Có đi có lại về mặt cảm xúc: Nếu điều bạn muốn là người đối thoại thể hiện cảm xúc của họ, hãy bắt đầu bằng cách làm tương tự. Rất có thể bằng cách này người kia sẽ thích ứng với mức độ thể hiện của bạn.

Liên quan mật thiết đến sự đồng cảm là khái niệm giao tiếp đạo đức. Điều này đề cập đến việc cân nhắc hạnh phúc của người mà bạn tương tác, thể hiện sự nhạy cảm của bạn với cảm xúc và niềm tin của họ.

Nếu một người cảm thấy được thấu hiểu, họ sẽ cởi mở hơn để lắng nghe bạn và bày tỏ những gì họ thực sự cảm thấy.

9-Quan sát và lắng nghe tích cực

Khi chúng ta giao tiếp, tất cả các giác quan của chúng ta có thể cung cấp cho chúng ta những thông tin có giá trị cao. Có xu hướng ưu tiên sử dụng thính giác, chúng ta chỉ nhận được 45% tổng số thông tin mà người đối thoại của chúng ta truyền đi: giai điệu giọng nói, âm lượng, nhịp điệu và nội dung.

55% thông tin giao tiếp khác có thể được nhận biết thông qua giác quan ³ , nhưng để làm được điều này, chúng ta phải rèn luyện và làm quen với việc nắm bắt các chìa khóa này: biểu cảm, cử chỉ, vị trí, nhịp thở, khoảng cách, v.v.

Khi lắng nghe người đối thoại, chúng ta phải làm quen với việc chủ động làm việc đó, tức là trích xuất thông tin tối đa từ những kích thích thu được: suy nghĩ, liên tưởng và diễn giải, v.v. Ngoài ra, một công cụ thúc đẩy tốt để đi kèm với bài phát biểu của bạn là gật đầu bằng lời nói hoặc cử chỉ.

10-Cẩn thận với các rối loạn giao tiếp

Một trong những cách tốt nhất để học giao tiếp hiệu quả là sửa chữa và khắc phục những sai lầm của chúng ta. Có một số thay đổi giao tiếp nhất định xảy ra với tần suất cao trong tất cả các trao đổi giao tiếp:

• Sự bóp méo : bao gồm việc diễn giải một phần hoặc chủ quan thông tin do người đối thoại của chúng ta truyền đi. Khi lắng nghe, chúng ta phải đặt mình vào hệ quy chiếu của người đang nói và cố gắng tách biệt mình dựa trên kinh nghiệm và học hỏi của chúng ta. Mỗi người là một thế giới.
• Thiếu sót : vì khả năng chú ý của con người có hạn, chúng ta thường đánh mất một phần thông tin do người đối thoại truyền đi. Điều này có thể trở nên khó chịu và mất tinh thần đối với người đang nói chuyện với bạn. Cố gắng tiết chế sự chú ý của bạn để đảm bảo bạn nhớ thông tin quan trọng và lọc ra những thông tin ít liên quan hơn. Để biết điều gì là quan trọng, chúng ta phải chú ý đến ngôn ngữ không lời của người đối thoại, ngôn ngữ này sẽ làm nổi bật điều đó bằng một nội dung cảm xúc lớn hơn.
• Khái quát hóa : thay đổi này, không giống như những thay đổi trước, đề cập đến các thông điệp giao tiếp của bạn để đáp lại những thông điệp của người đối thoại của bạn. Chúng ta có xu hướng khái quát một tình huống cụ thể thành "luôn luôn, không bao giờ, tất cả, không có gì, v.v.". Cố gắng tránh sử dụng những cách diễn đạt này bằng cách khái quát những trường hợp cụ thể mà người đối thoại truyền cho bạn. Tại sao? Điều này sẽ gây ra cảm giác khó hiểu cho người đối thoại của bạn, điều này sẽ chuyển thành sự từ chối và thất vọng đối với bạn.

Người giới thiệu

1. Miller, JG (1984). Văn hóa và sự phát triển của giải thích xã hội hàng ngày. Tạp chí Nhân cách và Tâm lý Xã hội, 46, 961–978.
2. Kelley, HH (1971). Ghi công trong tương tác xã hội. New York: Báo chí Học tập chung.
3. Mehrabian, Albert (1969): "
   Một số tham chiếu và thước đo của hành vi phi ngôn ngữ". Phương pháp và Công cụ Nghiên cứu Hành vi, 1, 203-207.
4. Tổng công ty Xlibris. (2008). Kỹ năng giao tiếp hiệu quả: Nền tảng cho sự thay đổi.
5. Chambers, HE (2001). Kỹ năng Giao tiếp Hiệu quả cho các Chuyên gia Khoa học và Kỹ thuật. Sách Cơ bản.