QUỸ CHUNG: CHỨC NĂNG, CHÍNH SÁCH VÀ QUẢN LÝ - DUDAS - 2025

Máy tính tiền nói chung là một sổ cái phụ, trong đó lưu trữ tất cả các giao dịch nhận và thanh toán tiền mặt, bao gồm cả tiền gửi ngân hàng và rút tiền. Nó là kho lưu trữ thông tin chính liên quan đến tiền mặt của một công ty.

Các công ty chia tiền mặt chung thành hai mảng: sổ nhật ký chi tiền mặt, nơi ghi lại tất cả các khoản thanh toán bằng tiền mặt, chẳng hạn như chi phí hoạt động và các khoản phải trả, và sổ nhật ký thu chi tiền mặt, nơi ghi chép tất cả các khoản thu tiền mặt. chẳng hạn như bán hàng bằng tiền mặt và các khoản phải thu.

Nguồn: pixabay.com

Một doanh nghiệp sử dụng hộp chung để theo dõi các khoản thu và chi tiền mặt khác nhau đi qua một doanh nghiệp.

Thông tin trên sổ tổng hợp tiền mặt được ghi định kỳ vào sổ cái. Thông thường, ngân hàng sẽ đối chiếu với hồ sơ của ngân hàng thông qua đối chiếu của ngân hàng, để đảm bảo rằng thông tin trong sổ là chính xác.

Nếu nó không đúng, một mục điều chỉnh được thực hiện để làm cho hộp chung phù hợp với thông tin ngân hàng.

Chức năng của máy tính tiền tổng hợp

Các hoạt động kinh tế của bất kỳ doanh nghiệp nào đều liên quan đến dòng tiền và các khoản tương đương tiền vào và ra đều đặn. Quỹ chung giúp ban lãnh đạo công ty xác định doanh nghiệp có bao nhiêu tiền tại bất kỳ thời điểm nào.

Với thông tin này, doanh nghiệp có thể hiển thị báo cáo lưu chuyển tiền tệ của mình cho người cho vay và do đó đảm bảo rằng doanh nghiệp đang đáp ứng hiệu quả thách thức cạnh tranh.

Dòng tiền tập trung vào số tiền công ty chi cho các hoạt động đầu tư, vận hành và tài trợ.

Trong các công ty xử lý một số lượng lớn các giao dịch ghi nợ và ghi có bằng tiền mặt, ô chung thay thế một tài khoản tiền mặt riêng trên sổ cái của công ty.

Các doanh nghiệp có ít khoản thu và thanh toán bằng tiền mặt hơn có thể không yêu cầu thủ quỹ chung và chọn chỉ sử dụng một tài khoản tiền mặt.

Sổ sách kế toán

Ô tổng hợp dùng để ghi các khoản thu, chi tiền mặt. Nó hoạt động như một cuốn sách bổ trợ.

Các bút toán liên quan đến nhận và chi tiền mặt trước tiên được đưa lên sổ tổng hợp tiền mặt và sau đó được đăng lên các tài khoản sổ cái tương ứng.

Ngoài ra, tiền mặt chung thay thế cho tài khoản tiền mặt trên sổ cái. Nếu một hộp tổng hợp được duy trì đúng cách, thì không cần mở tài khoản tiền mặt trên sổ cái.

Có nhiều lý do tại sao một công ty có thể ghi lại các giao dịch bằng cách sử dụng một hộp chung thay vì một tài khoản tiền mặt.

- Số dư tiền mặt hàng ngày dễ dàng truy cập.

- Có thể dễ dàng phát hiện sai sót thông qua xác minh.

- Các mục nhập được cập nhật, vì số dư được kiểm tra hàng ngày.

Chính sách

Trong bối cảnh kinh doanh, các chính sách tiền mặt an toàn được áp dụng, đặc biệt là các chính sách liên quan đến việc kiểm tra tiền mặt nói chung, để khuyến khích báo cáo chính xác và ngăn chặn hành vi trộm cắp tài sản.

Giữ tiền nhận được tách biệt với tiền thanh toán

Tiền nhận được không bao giờ được bỏ vào tiền mặt nhỏ. Nó sẽ gây ra sai sót và nhầm lẫn trong sổ sách kế toán.

Tất cả tiền vào doanh nghiệp phải được gửi ngay vào ngân hàng và vào hồ sơ trước khi trả lại. Nếu không, có thể gây nhầm lẫn khi đối chiếu số dư tiền mặt.

Đưa biên lai cho số tiền đã nhận

Việc phát hành biên nhận hợp lý giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi ai đó móc túi tiền mặt thay vì gửi tiền. Biên lai phải được đánh số trước và trùng lặp.

Nhận biên lai cho số tiền đã thanh toán

Đôi khi có thể không lấy được biên lai. Ví dụ, khi mua đồ trong chợ.

Trong trường hợp này, chi phí của mỗi giao dịch cần được ghi chú ngay lập tức để không bị quên các khoản. Sau đó, chúng có thể được chuyển đến một biên lai tiền mặt để người quản lý ủy quyền.

Gửi tiền mặt vào ngân hàng

Có tiền trong văn phòng là hấp dẫn. Nhiều lần gian lận bắt đầu theo cách này.

Tiền mặt phải được gửi nhanh chóng vào ngân hàng. Nhiều nhất là trong ba ngày sau khi nhận.

Thủ tục nhận tiền mặt

Để bảo vệ người xử lý tiền, phải luôn có hai người khi mở hộp đựng tiền, phong bì và các nguồn tiền khác. Cả hai người phải đếm tiền và đồng thời ký nhận.

Giảm thiểu giao dịch tiền mặt

Hộp chỉ được sử dụng để thanh toán khi các phương pháp khác là không thể. Tốt nhất, bạn nên thiết lập tài khoản nhà cung cấp để thanh toán hóa đơn bằng séc hoặc chuyển khoản.

Ưu điểm của việc thanh toán bằng séc là một bộ hồ sơ bổ sung được tạo ra dưới dạng một bản sao kê của ngân hàng. Ngoài ra, nó đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới thực hiện thanh toán, giảm khả năng trộm cắp hoặc gian lận.

Điều khiển

Sổ nhật ký tiền mặt tổng hợp thường được chia thành sổ nhật ký thu tiền và sổ nhật ký xuất quỹ khi có số lượng giao dịch lớn.

Trong một doanh nghiệp nhỏ với khối lượng giao dịch liên quan đến tiền mặt ít hơn, tất cả các giao dịch tiền mặt được ghi vào một ô chung duy nhất.

Quy trình thông tin

Các giao dịch tiền mặt trải qua các giai đoạn khác nhau trước khi kết thúc trong một báo cáo thanh khoản. Nói chung, dòng tiền vào và ra được ghi nhận bằng cách ghi nợ và ghi có vào tài khoản tiền mặt.

Ví dụ, các khoản thu của khách hàng được hạch toán bằng cách ghi nợ vào tài khoản tiền mặt và ghi có vào tài khoản phải thu của khách hàng. Thông tin trong ô tổng hợp được nhập theo trình tự thời gian, để thuận tiện cho việc tra cứu giao dịch.

Sau đó, dòng tiền được nhập vào số dư thử nghiệm, giúp kế toán xác minh rằng tổng số tín dụng bằng tổng số tiền ghi nợ.

Bước thứ ba trong quy trình báo cáo tài chính dẫn đến việc công bố tiền mặt trên bảng cân đối kế toán của công ty.

Nhật ký giao dịch

Chỉ tiêu tổng hợp tiền mặt đầu tiên là số dư đầu kỳ vào đầu kỳ kế toán. Mỗi mục nhập phải có ngày tháng, ghi chú về chi phí hoặc biên lai và tổng số tiền của giao dịch.

Các giao dịch tiền mặt thông thường cũng phải được chuyển vào các tài khoản hoặc chức danh tương ứng trong sổ cái.

Ví dụ: các khoản thanh toán nhận được bằng tiền mặt cho các dịch vụ được thực hiện được liệt kê trong phần "Tài sản" của sổ cái.

Chi phí mua ngoài cho vật tư và các tư liệu kinh doanh khác được liệt kê là chi phí.

Một công ty phải đối chiếu số tiền mặt chung với báo cáo ngân hàng hàng tháng nhận được từ tổ chức tài chính và tính đến sự chênh lệch trong quỹ.

Người giới thiệu

1. Will Kenton (2019). Sổ quỹ. Investopedia. Lấy từ: investmentopedia.com.
2. Kế toán Quản lý (2018). Sổ quỹ là gì? Lấy từ: Accountingformanagement.org.
3. Ashley Adams-Mott (2019). Sổ quỹ và Sổ cái là gì? Doanh nghiệp nhỏ - Chron.com. Lấy từ: smallbusiness.chron.com.
4. Steven Bragg (2018). Sổ quỹ. Công cụ kế toán. Lấy từ: Accountingtools.com.
5. Hầu tước Codjia (2017). Tầm quan trọng của sổ tiền mặt trong kế toán. Bizfluent. Lấy từ: bizfluent.com.
6. Humentum (2019). Mẹo hàng đầu để kiểm soát tiền mặt. Lấy từ: humentum.org.