BẰNG CHỨNG XẢ: ĐẶC ĐIỂM, VÍ DỤ: - DUDAS - 2026

Các bằng chứng về xả là một tài liệu kế toán phục vụ để ghi lại các thanh toán của các cam kết khác nhau mà một mua lại tổ chức kinh tế. Đây có thể là nghĩa vụ lao động, các khoản phải trả cho nhà cung cấp, các giao dịch kinh doanh, các chi phí hoạt động khác nhau (văn phòng phẩm, dịch vụ, v.v.), các khoản tạm ứng, v.v.

Tài liệu này có thể được sử dụng làm bằng chứng cho thấy một giao dịch tiền tệ đã diễn ra giữa hai bên. Trong kinh doanh, biên lai có thể được sử dụng cho nhiều mục đích: đôi khi để thay thế tiền mặt trong giao dịch, đóng vai trò như một biên lai hoặc cũng để cho biết rằng một hóa đơn đã được chấp thuận để thanh toán.

Nguồn: pixabay.com

Nó được sử dụng để hỗ trợ thanh toán một số tiền nhất định thông qua séc. Nói chung, trong một công ty, nó được thực hiện theo cách sao chép, sao cho bản chính có thể được đính kèm vào chứng từ kế toán hàng ngày và bản sao được lưu vào hồ sơ liên tiếp.

Tóm lại, tài liệu này được sử dụng để có thể ghi lại các nghiệp vụ tương ứng với một khoản thanh toán bằng phát hành séc. Chúng còn được gọi là chính sách séc. Đổi lại, nó là một tài liệu giúp một công ty kiểm soát tốt hơn các chi phí của mình.

Đặc điểm của bằng chứng phóng điện

- Ai làm ra nó?

Nói chung, bằng chứng xuất viện do công ty chuẩn bị, sao y:

- Biên lai gốc do công ty lưu giữ và dùng để đính kèm vào chi phí hàng ngày do kế toán xử lý.

- Bản sao, đối với tệp liên tiếp.

- Bảo vệ

Để theo dõi và tránh gian lận, bạn nên nhận và đóng dấu hợp lệ bằng chứng xuất trình của người thụ hưởng khoản thanh toán, mặc dù đây không phải là nghĩa vụ pháp lý.

Để có quyền kiểm soát tốt hơn, một bản sao của séc được đính kèm với bằng chứng thanh toán, vì tiền bảo chứng được giao cho người thụ hưởng.

Việc hỗ trợ kế toán phải được ghi chép một cách tóm tắt và có trật tự, sao cho có thể thể hiện rõ ràng các giao dịch được thực hiện hàng ngày trong một công ty.

- Phương thức thanh toán

Bằng chứng xuất viện được chuẩn bị cho tất cả các khoản thanh toán do công ty trực tiếp thực hiện. Trong tất cả các tổ chức kinh doanh, hầu hết các khoản thanh toán được thực hiện theo những cách sau:

- Thanh toán bằng tiền mặt.

- Thanh toán bằng séc.

- Thanh toán chuyển khoản hoặc chuyển tiền.

- Thanh toán trực tiếp bởi ngân hàng thay mặt cho khách hàng doanh nghiệp.

Nó cũng có thể được thực hiện bởi một bên thứ ba thay mặt cho công ty. Tuy nhiên, trong trường hợp này sẽ không có bằng chứng về việc phóng điện. Đối với loại giao dịch này, một tài liệu sơ bộ sẽ được chuẩn bị.

- Nguồn tài liệu

Không có chứng từ nào có thể được chuẩn bị nếu không có sẵn một số tài liệu nguồn. Các tài liệu nguồn này được xuất trình để thực hiện bằng chứng xả thải.

Tiền mặt

Tiền mặt là bằng chứng của bất kỳ tài liệu nào được mua cho các mục đích chính thức. Nó là một tài liệu tương tự như một hóa đơn.

Biên lai

Biên lai được gửi bởi nhà cung cấp dịch vụ hoặc những người nhận thanh toán từ một công ty dựa trên tài khoản của họ.

Trên thực tế, khi một tổ chức mua nguyên vật liệu hoặc dịch vụ trên cơ sở tín dụng và sau đó thanh toán cho các nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, tổ chức đó sẽ phát hành một biên lai làm bằng chứng về khoản thanh toán của công ty.

Biên lai cũng là bằng chứng về các loại tiền gửi và ứng trước khác nhau, tức là tiền gửi bảo đảm, tiền ứng trước, v.v.

Chi tiết do nhân viên chuẩn bị

Có nhiều loại giao dịch mà người đã tiêu tiền không thể có được biên lai, hóa đơn hoặc tiền mặt. Đối với hình thức thanh toán này, người đó phải chuẩn bị chi tiết chi phí và được cấp có thẩm quyền cho phép, để thực hiện thanh toán.

Ví dụ, đối với chi phí vận chuyển, nhân viên không thể cung cấp biên lai. Do đó, có thể có nhiều giao dịch nhỏ khác mà không có bằng chứng nào được đưa ra, ngoại trừ các chi tiết do nhân viên chuẩn bị.

Nó dùng để làm gì?

Bằng chứng xuất viện rất quan trọng vì nó cho phép ghi lại và kiểm soát các khoản thanh toán được thực hiện bằng séc hoặc tiền mặt, do đó phân biệt cách thức thanh toán được thực hiện, với thông tin tương ứng.

Chứng từ ghi lại số tiền đã thanh toán, ngày phát hành và giao hàng, tên của người thụ hưởng mà khoản thanh toán đã được chuyển đến, và khái niệm mà nó được thực hiện.

Ngoài ra, đây là một cơ chế kiểm soát tuyệt vời, trong đó tên được chỉ ra với chữ ký tương ứng của những người đã tham gia thanh toán. Không chỉ bản thân người lập séc và biên lai mà còn là người chịu trách nhiệm thực hiện việc xem xét nó.

Quan trọng nhất, bằng chứng xuất trình phản ánh tên và chữ ký của người ủy quyền thanh toán, do đó tạo ra khả năng truy xuất toàn bộ các hoạt động thanh toán được thực hiện.

Mặt khác, chứng từ cho phép bạn đặt các dữ liệu tương ứng, chẳng hạn như mã tài khoản kế toán, số tiền, khái niệm, v.v. để có thể ghi lại từng khoản thanh toán vào sổ kế toán.

Ví dụ về bằng chứng xuất viện

Dưới đây là hình ảnh của một biên nhận đầu ra điển hình, cho biết các số trong các khoảng trống khác nhau mà nội dung sẽ được đặt trong đó:

- 1: Bản sao của séc sẽ được phản ánh trong không gian này khi nó được làm bằng giấy than.

- 2: Nếu đang mang số liên tiếp thì nhập số biên lai tương ứng.

- 3: Mã của tài khoản kế toán nhập theo sơ đồ tài khoản đơn.

- 4: Lý do tại sao thanh toán được thực hiện được chỉ ra.

- 5: Số tiền của mỗi lần thanh toán liên quan đến chứng từ.

- 6: Chỉ điền vào nếu có bất kỳ điều gì cần làm rõ.

- 7: Số tiền cuối cùng của khoản thanh toán đang được thực hiện.

- 8: Số của séc thanh toán được chỉ định.

- 9: Nếu thanh toán được thực hiện bằng tiền mặt, nó được đánh dấu bằng X. Trong trường hợp này, các khoảng trống được chỉ ra trong 1 và 8 sẽ không được sử dụng.

- 10: Nếu thanh toán bằng séc thì nhập tên ngân hàng tương ứng với séc.

- 11: Tên chi nhánh ngân hàng phát hành séc.

Các trường kiểm soát

- 12: Tên của thể nhân hoặc pháp nhân mà khoản thanh toán được thực hiện.

- 13: Tên người lập biên lai và séc.

- 14: Tên người duyệt séc và biên lai đã lập.

- 15: Tên người có thẩm quyền duyệt séc và biên lai.

- 16: Tên người chịu trách nhiệm lập sổ sách kế toán khoản thanh toán.

- 17: Chữ ký của người nhận séc. Nếu là pháp nhân thì cũng phải được niêm phong hợp lệ.

- 18: Số tài liệu nhận dạng của người nhận séc được nhập. Nếu bạn là pháp nhân, bạn phải thêm số Nif của công ty.

- 19: Ngày giao dịch (ngày, tháng, năm).

Người giới thiệu

1. Sofia Orozco (2019). Chứng từ giải ngân. Calameo. Lấy từ: es.calameo.com.
2. Áp dụng Excel kế toán (2019). Cách tạo bằng chứng phóng điện. Lấy từ: aplicaexcelcontable.com.
3. Từ điển Doanh nghiệp (2019). Chứng từ thanh toán. Lấy từ: businessdictionary.com.
4. S. Bansal (2011). Chứng từ thanh toán. Tìm hiểu tài khoản. Lấy từ: letlearnaccounting.com.
5. Wiki How (2019). Làm thế nào để thực hiện một phiếu thanh toán. Lấy từ: wikihow.com.