TRUYỀN THÔNG ĐI XUỐNG: CÁC TÍNH NĂNG, LỢI ÍCH VÀ VÍ DỤ - DUDAS - 2026

Từ trên truyền xuống , từ quản lý đến nhân viên, xảy ra khi thông tin và tin nhắn chảy xuống qua chuỗi thức của lệnh hoặc cấu trúc phân cấp của một tổ chức.

Nói cách khác, các thông điệp và mệnh lệnh bắt đầu ở các cấp cao hơn của hệ thống phân cấp tổ chức và hoạt động theo cách của chúng đến các cấp thấp hơn. Các phản hồi cho thông tin liên lạc xuôi dòng cũng diễn ra theo cùng một cách.

Nguồn: pixabay.com

Giao tiếp từ trên xuống là quá trình đưa ra kết luận của quản lý cấp cao nhằm thay đổi hoặc cải thiện nơi làm việc hoặc hệ thống kinh doanh. Những phát hiện này sau đó được truyền đạt cho nhân viên, những người làm việc hướng tới mục tiêu, với các nhân viên khác hoặc cá nhân.

Một số nhà quản lý cấp thấp hơn có thể cung cấp thông tin về cách đạt được mục tiêu cuối cùng. Tuy nhiên, họ có thể không có thẩm quyền thay đổi chính sách, nếu không có sự chấp thuận của cấp quản lý cao nhất.

Loại giao tiếp này liên quan đến việc quản lý một dự án. Nghĩa là, người quản lý có toàn quyền kiểm soát việc ủy ​​quyền nhiệm vụ, thiết lập lịch trình và thời hạn của dự án.

nét đặc trưng

Truyền thông hướng xuống rất hữu ích cho các nhà quản lý để thông báo cho nhân viên về tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu, mục tiêu, chính sách và thủ tục của tổ chức.

Nó có thể ở dạng giao tiếp bằng miệng: trò chuyện mặt đối mặt, cuộc họp, bài phát biểu, hội nghị, v.v. hoặc thông tin liên lạc bằng văn bản: hướng dẫn sử dụng, thông báo, thông tư, tin tức kỹ thuật số, cảnh báo, v.v.

Truyền thông hướng xuống có thể làm tăng việc sử dụng các chương trình cụ thể tại nơi làm việc, bằng cách làm cho nhân viên nhận thức được tính khả dụng của chúng, giải thích rõ ràng cách tiếp cận và sử dụng các dịch vụ, đồng thời cho thấy ban lãnh đạo ủng hộ và coi trọng các chương trình đó.

Với giao tiếp hướng xuống, người quản lý phải hoàn toàn phân biệt được điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên trong nhóm và giao nhiệm vụ thích hợp cho họ.

Một chiều

Mặc dù giao tiếp hạ nguồn đôi khi có thể mời gọi phản hồi, nhưng nói chung là một chiều thay vì đối ứng - người giao tiếp cấp cao hơn không mời hoặc mong đợi phản hồi từ người nhận cấp thấp hơn.

Sự khác biệt về kinh nghiệm, kiến ​​thức, cấp độ quyền hạn và địa vị có thể khiến người gửi và người nhận không có chung giả định hoặc hiểu biết về bối cảnh, điều này có thể dẫn đến hiểu nhầm hoặc hiểu sai thông điệp.

Đảm bảo rằng truyền thông đi xuống có hiệu quả không nhất thiết là một nhiệm vụ dễ dàng.

Tạo ra các giao tiếp rõ ràng và rõ ràng trong khi duy trì một giọng điệu tôn trọng có thể khắc phục những vấn đề này và tăng hiệu quả.

Lợi thế

Tất cả các khía cạnh phải được xem xét, đặc biệt là một quyết định sẽ ảnh hưởng đến nhân viên như thế nào. Đây là lý do tại sao giao tiếp hướng xuống đặc biệt có lợi cho các tổ chức có các nhà lãnh đạo tài năng và hiểu biết.

Kỷ luật tổ chức

Truyền thông đi xuống tuân theo hệ thống cấp bậc của tổ chức. Điều này có nghĩa là kỷ luật của tổ chức và sự tuân thủ của các thành viên dễ dàng hơn nhiều để duy trì.

Hiệu quả

Giao tiếp hướng xuống cung cấp cho cấp dưới các hướng dẫn, mệnh lệnh, chỉ dẫn và giải thích cần thiết về các vấn đề phức tạp khác nhau. Điều này cuối cùng làm tăng hiệu quả của nhân viên.

Nó mang lại hiệu quả vì các hướng dẫn và thông tin đến từ các nguồn điện, những người có thể điều phối các hoạt động từ cấp cao nhất của tổ chức.

Truyền đạt hiệu quả các mục tiêu

Lãnh đạo cao nhất có thể dễ dàng truyền đạt các mục tiêu và phân công trách nhiệm để đạt được các mục tiêu đó.

Đưa ra quyết định từ cấp cao nhất cho phép các nhà lãnh đạo rõ ràng về các mục tiêu và kỳ vọng. Nó cũng mang lại cho nhân viên nhiều thời gian hơn để tập trung vào nhiệm vụ công việc của họ, thay vì tham gia các cuộc họp để thảo luận về các phương hướng khả thi cho công ty.

Dễ dàng ủy quyền

Việc ủy ​​quyền sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu nó đến trực tiếp từ cấu trúc giao tiếp theo chiều dọc mà chuỗi lệnh đại diện.

Khi một nhà lãnh đạo mạnh mẽ đứng đầu, các nhà quản lý có thể phụ trách một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời giao nhiệm vụ cho các nhóm hoặc nhân viên và đặt ra thời hạn chắc chắn.

Nhược điểm

Chỉ với những nhà điều hành hàng đầu mới đưa ra quyết định, kết luận của họ có thể bị coi là thiếu tính sáng tạo và gây bất lợi cho hiệu suất tổng thể.

Méo mó

Thông tin liên lạc từ trên xuống có thể bị bóp méo khi chúng tiến triển qua nhiều cấp của tổ chức.

Phản hồi chậm

Cần có thời gian để các thông điệp đi xuống toàn bộ tổ chức, sau đó lên tổ chức, rồi lại quay trở lại. Điều này có nghĩa là phản hồi có thể chậm, dẫn đến sự cố, đặc biệt là trong môi trường năng động.

Các vấn đề diễn giải

Truyền thông đi xuống gây ra các vấn đề về giải thích do hiệu ứng méo và phản hồi chậm để làm rõ thông điệp.

Suy giảm mối quan hệ

Việc phụ thuộc quá nhiều vào giao tiếp hướng xuống sẽ làm xấu đi mối quan hệ giữa công nhân và quản lý. Điều này là do nó không cung cấp bất kỳ phạm vi giao tiếp trực tiếp nào giữa chúng.

Giảm động lực

Với thời gian mà giao tiếp diễn ra và vấn đề với các thông điệp bị bóp méo, giao tiếp đi xuống có thể có tác động tiêu cực đến động lực của tổ chức.

Khi được sử dụng đúng cách, giao tiếp hướng xuống có thể giúp thiết lập một tầm nhìn rõ ràng cho định hướng của công ty. Nhưng anh ta có thể dễ dàng bị coi là hách dịch hoặc độc tài.

Đặc biệt với một nhà lãnh đạo yếu kém, nhân viên có thể trở nên bực bội và thách thức các quyết định một chiều. Do đó, truyền thông hạ nguồn không phải là cách tốt nhất cho các công ty đang đấu tranh để thực hiện thay đổi một cách hiệu quả.

Ví dụ

Ví dụ về truyền thông hướng xuống bao gồm giải thích sứ mệnh và chiến lược của tổ chức hoặc giải thích tầm nhìn của tổ chức. Do đó, giao tiếp hiệu quả giúp nhân viên hiểu rõ thông điệp mà họ đã nhận được.

Dù thông tin hay thuyết phục, giao tiếp hiệu quả sẽ khiến người tiếp nhận hành động hoặc cư xử phù hợp với mong đợi của người giao tiếp.

Trong công việc, những định hướng của nhà quản lý đối với nhân viên là hình thức truyền thông hướng xuống cơ bản nhất. Chúng có thể là hướng dẫn sử dụng bằng văn bản, hướng dẫn, ghi chú, chính sách hoặc thuyết trình bằng miệng.

Một ví dụ khác về giao tiếp đi xuống là ban giám đốc hướng dẫn ban giám đốc thực hiện hành động cụ thể.

Tổ chức

Hầu hết các tổ chức hoạt động với một số kiểu truyền thông đi xuống. Một số ví dụ nổi tiếng là Trump Organization, Helmsley Hotels và Martha Stewart Living.

Những công ty này là những ví dụ điển hình vì chúng được dẫn dắt bởi ba cá nhân có năng lực và hiểu biết cao, những người có thể đưa ra thành công tất cả các quyết định về hướng đi của công ty.

Các công ty trong các ngành được quản lý cao cũng có nhiều khả năng sử dụng giao tiếp hạ nguồn, chẳng hạn như ngân hàng và các tổ chức tài chính.

Người giới thiệu

1. Micah Harper (2015). Từ trên xuống so với Các kiểu quản lý từ dưới lên. Đại học Touro trên toàn thế giới. Lấy từ: tuw.edu.
2. Nghiên cứu (2018). Truyền thông hướng xuống: Định nghĩa, Ưu điểm & Nhược điểm. Lấy từ: study.com.
3. Lumen (2018). Quản lý và Truyền thông. Lấy từ: Course.lumenlearning.com.
4. Surbhi (2017). Sự khác biệt giữa giao tiếp hướng lên và giao tiếp đi xuống. Sự khác biệt chính. Lấy từ: keydifferences.com.
5. Truyền thông Kinh doanh (2018). Ưu điểm và Nhược điểm của giao tiếp đi xuống. Lấy từ: thebusinesscommunication.com.