ỐNG THÔNG THƯỜNG: NÓ BAO GỒM NHỮNG GÌ, CÁC LOẠI VÀ VÍ DỤ - VIỆC LÀM - 2026

Các kênh thông thường là phương tiện mà qua đó mọi người giao tiếp trong một tổ chức để truyền quy định, lệnh, yêu cầu, khẩu hiệu, tuyên bố và báo cáo. Bạn nên suy nghĩ kỹ về việc sử dụng ống luồn dây nào để hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau: sử dụng ống luồn dây không phù hợp có thể dẫn đến hậu quả tiêu cực.

Các thông điệp phức tạp yêu cầu các ống dẫn thông thường phong phú hơn để tạo điều kiện tương tác để đảm bảo sự rõ ràng. Trong mạng được gọi là truyền thông này, một người quản lý trở thành một liên kết. Các quyết định và lệnh di chuyển lên, xuống hoặc đi ngang, tùy thuộc vào vị trí của người quản lý trong mạng lưới truyền thông.

Một nhà quản lý giỏi phải truyền cảm hứng, chỉ đạo và tổ chức nhân viên của mình một cách hiệu quả, và đối với điều này, công cụ tối ưu là lời nói và chữ viết. Để có một luồng thông tin tốt và để một nhà quản lý có thể quản lý nhân viên của mình, cần phải có một đường dẫn thường xuyên hiệu quả.

Nó bao gồm những gì?

Thông tin trong một tổ chức đi lên, xuống và đi ngang. Luồng thông tin này được gọi là giao tiếp. Các đường dẫn thông thường đề cập đến cách thông tin này lưu chuyển trong tổ chức và với các tổ chức khác.

Một yếu tố quan trọng của quá trình giao tiếp là cơ chế phản hồi giữa cấp quản lý và nhân viên.

Với cơ chế này, nhân viên thông báo cho nhà quản lý rằng họ đã hiểu rõ nhiệm vụ trong tầm tay. Mặt khác, người quản lý cung cấp cho nhân viên những phản hồi và định hướng về công việc của họ.

Tầm quan trọng

Việc phá vỡ đường ống dẫn thường xuyên dẫn đến luồng thông tin không hiệu quả: nhân viên không nhận thức được những gì công ty mong đợi ở họ, họ không được thông báo về những gì đang xảy ra trong công ty.

Điều này sẽ khiến họ nghi ngờ về lý do của bất kỳ sự thay đổi nào trong công ty. Hơn nữa, nếu không có giao tiếp hiệu quả, nhân viên trở nên ủng hộ bộ phận của họ hơn là công ty, ảnh hưởng đến việc ra quyết định và năng suất của họ.

Cuối cùng, điều này cũng làm hỏng các mục tiêu chung của tổ chức. Vì vậy, để một tổ chức hoạt động hiệu quả, một nhà quản lý giỏi phải có khả năng truyền đạt cho nhân viên của mình những gì họ mong đợi.

Bạn cũng phải đảm bảo rằng nhân viên nhận thức được các chính sách của công ty và mọi thay đổi trong tương lai.

Do đó, các nhà quản lý nên thực hiện một hệ thống dẫn dắt thường xuyên hiệu quả để tối ưu hóa năng suất của công nhân nhằm đảm bảo hoạt động trơn tru của tổ chức.

Các loại

Ống thông thường chính thức

Một ống dẫn thông thường chính thức truyền tải thông tin như mục tiêu, chính sách và thủ tục của tổ chức. Thông điệp trong loại ống dẫn thông thường này tuân theo một chuỗi lệnh.

Điều này có nghĩa là thông tin truyền từ người quản lý đến cấp dưới của anh ta, và đến lượt họ, họ sẽ chuyển thông tin đó cho cấp nhân viên tiếp theo.

Các đường dẫn thông thường không chính thức

Trong môi trường làm việc chính thức luôn có một mạng lưới giao tiếp không chính thức. Mạng lưới liên lạc chính thức có thứ bậc nghiêm ngặt không thể tự nó hoạt động hiệu quả. Do đó, có một ống dẫn thông thường khác bên ngoài mạng lưới này.

Mặc dù loại ống thông thường này có thể làm gián đoạn chuỗi chỉ huy, nhưng một nhà quản lý giỏi phải đạt được sự cân bằng tốt giữa ống dẫn thông thường chính thức và không chính thức.

Các đường ống thông thường không chính thức

Đôi khi sự giao tiếp diễn ra trong một tổ chức là giữa các cá nhân. Trong khi biên bản cuộc họp có thể là một chủ đề thảo luận giữa các nhân viên, các chương trình thể thao, chính trị và truyền hình cũng là một phần trong cuộc trò chuyện của họ.

Hành vi thường xuyên không chính thức trong một tổ chức giống như một "câu lạc bộ". Đó là thông qua câu lạc bộ mà tin đồn lan truyền. Những người tham gia câu lạc bộ tạo thành các nhóm, được chuyển thành tình bạn bên ngoài tổ chức.

Thông tin lưu hành trong câu lạc bộ rất phóng đại và có thể gây ra cảnh báo không cần thiết cho nhân viên. Một nhà quản lý giỏi phải có quyền truy cập vào thông tin lưu chuyển trong ống dẫn thông thường không chính thức này và phải thực hiện các bước tích cực để ngăn chặn thông tin sai lệch chảy qua.

Mặt đối mặt

Giao tiếp trực tiếp hoặc giao tiếp cá nhân là một trong những đường dẫn thông thường hiệu quả nhất có thể được sử dụng trong một tổ chức.

Sự hiện diện thể chất, giọng nói và nét mặt giúp người nhận tin nhắn diễn giải tốt hơn.

Đây là ống dẫn tốt nhất để sử dụng cho các tin nhắn phức tạp hoặc mang tính cảm xúc. Nó cho phép tương tác giữa người nói và người nhận để xóa mọi sự mơ hồ.

Liên lạc qua điện thoại

Một ống liên lạc điện thoại thông thường nên được sử dụng khi một thông điệp riêng tư hoặc phức tạp hơn cần được truyền tải đến một cá nhân hoặc một nhóm nhỏ.

Một số người trong tổ chức có thể chọn sử dụng ống dẫn này để tiết kiệm thời gian và nỗ lực điều phối cuộc họp trực tiếp.

Giao tiếp điện tử

Các đường dẫn thường xuyên của giao tiếp điện tử trên các nền tảng email, Internet, mạng nội bộ và mạng xã hội.

Đó là một phương pháp giao tiếp ít cá nhân hơn, nhưng nó hiệu quả. Khi sử dụng ống dẫn này, nên cẩn thận để tạo ra các thông điệp một cách rõ ràng và tránh sử dụng các lời châm biếm và ám chỉ, trừ khi thông điệp yêu cầu cụ thể.

Tin nhắn bằng văn bản

Giao tiếp bằng văn bản nên được sử dụng khi một thông điệp không yêu cầu tương tác phải được truyền đạt cho nhân viên hoặc nhóm.

Các chính sách, thư từ, ghi chú, hướng dẫn sử dụng, cảnh báo, thông báo và thông báo đều là những thông điệp hoạt động tốt cho hành vi thông thường này.

Ví dụ

- Một ví dụ về ống dẫn thông thường chính thức là bản tin của công ty, bản tin này cho cả nhân viên và khách hàng một ý tưởng rõ ràng về mục tiêu và tầm nhìn của công ty.

- Việc chuyển giao thông tin với các bản ghi nhớ, báo cáo, hướng dẫn và các cuộc họp theo lịch trình trong chuỗi chỉ huy cũng là các kênh thường xuyên chính thức.

- Một kế hoạch kinh doanh, một cuộc khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng, báo cáo hàng năm, các cuộc họp đánh giá là những đường dẫn chính thức thường xuyên.

- Một ví dụ về hành vi không chính thức thường xuyên là giờ ăn trưa tại nhà ăn hoặc phòng ăn của tổ chức. Tại đây, trong bầu không khí thoải mái, các cuộc thảo luận giữa các nhân viên được khuyến khích.

- Những người quản lý đi dạo quanh nhà máy và các văn phòng, áp dụng một phong thái thân thiện để xử lý các thắc mắc của nhân viên, cũng là những ví dụ về các đường dẫn thông thường không chính thức.

- Vòng tròn chất lượng, làm việc theo nhóm và các chương trình đào tạo khác nhau nằm ngoài chuỗi chỉ huy; do đó, chúng thuộc loại kênh không chính thức thông thường.

- Các cuộc tụ họp xã hội giữa các nhân viên là một ví dụ về ứng xử thường xuyên không chính thức.

Người giới thiệu

1. Nguồn nhân lực (2016). Các loại kênh truyền thông. Lấy từ: losrecursoshumanos.com.
2. Oneil Williams (2018). Các kênh liên lạc trong một tổ chức là gì? Doanh nghiệp nhỏ - Chron. Lấy từ: chron.com.
3. Tutorials Point (2018). Kênh thông tin liên lạc. Lấy từ: tutorialspoint.com.
4. Thử thách quản lý (2018). Kênh thông tin liên lạc. Lấy từ: mangementchallenge.weebly.com.
5. Julieth Herrera Lopez (2015). Hành vi Thường xuyên trong một Tổ chức. Lấy từ: conduitregularjh.blogspot.com.