KIỂM SOÁT KẾ TOÁN NỘI BỘ: CÁC YẾU TỐ, MỤC TIÊU VÀ VÍ DỤ - DUDAS - 2026

Các kiểm soát kế toán nội bộ bao gồm các phương pháp thực hiện bởi một công ty để đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin tài chính và kế toán, mục tiêu hoạt động đáp ứng và khả năng sinh lời, và chính sách quản lý truyền toàn bộ tổ chức. Những điều này trùng lặp với quy trình hoạt động bình thường của một công ty.

Sự chồng chéo này nhằm mục đích bảo vệ tài sản, giảm thiểu sai sót và đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện theo cách đã được phê duyệt. Không có hệ thống kiểm soát nội bộ nào giống hệt nhau, nhưng nhiều triết lý kiểm soát liên quan đến tính toàn vẹn tài chính và thực hành kế toán đã trở thành thông lệ quản lý chuẩn.

Kiểm soát nội bộ phải trả giá, đó là các hoạt động kiểm soát thường làm chậm dòng chảy tự nhiên của các quá trình của công ty, có thể làm giảm hiệu quả tổng thể của công ty. Một khái niệm chính là ngay cả hệ thống kiểm soát nội bộ toàn diện nhất cũng sẽ không loại bỏ hoàn toàn rủi ro có gian lận hoặc sai sót.

Sẽ luôn có một số sự cố, thường là do những trường hợp không lường trước được hoặc do nỗ lực quá quyết tâm của kẻ muốn lừa đảo.

Các yếu tố của kiểm soát kế toán nội bộ

Tách nhiệm vụ

Việc tách biệt các nhiệm vụ liên quan đến việc phân chia trách nhiệm về kế toán, tiền gửi, báo cáo và kiểm toán. Các nhiệm vụ bổ sung là riêng biệt, ít có khả năng một nhân viên thực hiện hành vi gian lận.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ chỉ có một số nhân viên kế toán, chia sẻ trách nhiệm giữa hai hoặc nhiều người hoặc yêu cầu đồng nghiệp xem xét các nhiệm vụ quan trọng có thể phục vụ cùng một mục đích.

Kiểm soát truy cập

Kiểm soát quyền truy cập vào các phần khác nhau của hệ thống kế toán thông qua mật khẩu, khóa và nhật ký truy cập điện tử có thể ngăn người dùng trái phép ra khỏi hệ thống, đồng thời cung cấp cách kiểm tra việc sử dụng hệ thống để xác định nguồn lỗi hoặc sai lệch.

Kiểm tra thực tế

Kiểm toán hiện vật bao gồm việc đếm thủ công tiền mặt và bất kỳ tài sản vật chất nào được ghi trong hệ thống kế toán; ví dụ, hàng tồn kho, vật liệu và công cụ.

Số liệu vật lý có thể tiết lộ sự khác biệt được giấu kín trong số dư tài khoản, vốn bị bỏ qua trong hồ sơ điện tử.

Việc đếm tiền tại các điểm bán hàng có thể được thực hiện hàng ngày, thậm chí nhiều lần trong ngày. Các dự án lớn hơn, như đếm hàng tồn kho thủ công, cần được thực hiện ít thường xuyên hơn, có thể là hàng quý.

Tài liệu chuẩn hóa

Chuẩn hóa các tài liệu được sử dụng cho các giao dịch tài chính - chẳng hạn như hóa đơn, trưng dụng vật liệu nội bộ, biên lai hàng tồn kho và báo cáo chi phí đi lại - có thể giúp duy trì tính nhất quán trong việc lưu trữ hồ sơ theo thời gian.

Việc sử dụng các định dạng tài liệu tiêu chuẩn có thể giúp dễ dàng hơn trong việc xem xét các bản ghi trong quá khứ khi tìm kiếm nguồn gốc của bất kỳ sai lệch nào trong hệ thống. Việc thiếu tiêu chuẩn hóa có thể khiến các mục bị bỏ qua hoặc hiểu sai trong một đánh giá như vậy.

Số dư dùng thử

Sử dụng hệ thống sổ sách kế toán hai lần tăng thêm độ tin cậy bằng cách đảm bảo rằng các sổ sách luôn được cân bằng. Mặc dù vậy, vẫn có thể xảy ra lỗi khiến hệ thống mất cân bằng tại bất kỳ thời điểm nào.

Việc tính toán số dư dùng thử hàng ngày hoặc hàng tuần có thể cung cấp thông tin định kỳ về tình trạng của hệ thống. Điều này cho phép phát hiện và điều tra sự khác biệt càng sớm càng tốt.

Điều chỉnh định kỳ

Đối chiếu kế toán có thể đảm bảo rằng số dư của hệ thống kế toán khớp với số dư tài khoản của các đơn vị khác, chẳng hạn như ngân hàng, nhà cung cấp và khách hàng tín dụng.

Ví dụ, một đối chiếu ngân hàng liên quan đến việc so sánh số dư tiền mặt và hồ sơ tiền gửi và biên lai giữa hệ thống kế toán và bảng sao kê ngân hàng.

Sự khác biệt giữa các loại tài khoản bổ sung này có thể tạo ra sai sót hoặc chênh lệch trong chính tài khoản. Chúng cũng có thể cho thấy rằng các lỗi có thể bắt nguồn từ các thực thể khác.

Thẩm quyền phê duyệt

Việc yêu cầu các nhà quản lý cụ thể ủy quyền cho một số loại giao dịch nhất định có thể thêm một lớp trách nhiệm giải trình vào hồ sơ kế toán. Điều này cho thấy rằng các giao dịch đã được xem, phân tích và phê duyệt bởi các cơ quan tương ứng.

Việc yêu cầu phê duyệt để thực hiện các khoản chi phí và thanh toán lớn ngăn cản những nhân viên vô đạo đức thực hiện các giao dịch gian lận lớn với quỹ của công ty.

bàn thắng

Bảo vệ tài sản của công ty

Kiểm soát nội bộ được thiết kế tốt giúp bảo vệ tài sản khỏi bị mất mát. Sự mất mát có thể là một sự mất mát tình cờ, xuất phát từ những sai lầm trung thực của con người. Nó cũng có thể là một tổn thất có chủ đích, do các hoạt động gian lận có chủ đích.

Đảm bảo độ tin cậy và tính toàn vẹn của thông tin tài chính

Kiểm soát nội bộ đảm bảo rằng Ban Giám đốc có thông tin chính xác, kịp thời và đầy đủ - bao gồm cả hồ sơ kế toán - để lập kế hoạch, kiểm soát và báo cáo hoạt động kinh doanh.

Đảm bảo tuân thủ pháp luật

Kiểm soát nội bộ giúp đảm bảo rằng công ty tuân thủ nhiều luật và quy định của quốc gia, tiểu bang và địa phương có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Thúc đẩy hoạt động hiệu quả và hiệu quả

Kiểm soát nội bộ cung cấp một môi trường trong đó các nhà quản lý và nhân viên có thể tối đa hóa hiệu quả và hiệu lực của hoạt động.

Tuân thủ các mục tiêu và mục tiêu

Hệ thống kiểm soát nội bộ cung cấp cơ chế cho ban lãnh đạo giám sát việc đạt được các mục tiêu và mục tiêu hoạt động.

Thí dụ

Tài sản thanh khoản luôn cần được bảo vệ nhiều hơn tài sản kém thanh khoản, vì chúng dễ bị đánh cắp hơn; ví dụ, nhận tiền mặt.

Tiền mặt là tài sản có tính thanh khoản cao nhất và có thể dễ dàng bị đánh cắp bởi bất kỳ nhân viên nào xử lý nó. Để bảo vệ tiền mặt của công ty là các biện pháp kiểm soát nội bộ đặc biệt được thực hiện.

Kiểm soát nội bộ của việc tách bạch nhiệm vụ thường được sử dụng bằng tiền mặt. Việc kiểm soát này yêu cầu người nhận tiền mặt từ khách hàng và người ghi nhận tiền mặt trong hệ thống kế toán không bao giờ là cùng một nhân viên.

Trên thực tế, một số hệ thống kiểm soát nội bộ tiến thêm một bước và yêu cầu một nhân viên thu tiền, một nhân viên khác gửi vào ngân hàng và một nhân viên khác phải ghi vào hệ thống kế toán.

Bằng cách phân chia nhiệm vụ của từng nhân viên, không một cá nhân nào có thể thu tiền, gửi tiền và ghi sổ kế toán bán hàng. Điều này ngăn ngừa gian lận, bởi vì như vậy một người không thể bỏ túi một phần tiền mặt thu được và ghi lại một lượng tiền mặt nhỏ hơn trong hệ thống kế toán.

Người giới thiệu

1. Steven Bragg (2018). Kiểm soát nội bộ. Công cụ kế toán. Lấy từ: Accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Kiểm soát nội bộ. Lấy từ: investmentopedia.com.
3. Đồi Rebekiah (2018). Kiểm soát nội bộ trong kế toán: Định nghĩa, Các loại và Ví dụ. Học. Lấy từ: study.com.
4. Đại học Washington (2018). Kiểm soát nội bộ. Lấy từ: Finance.uw.edu.
5. David Ingram (2018). Bảy thủ tục kiểm soát nội bộ trong kế toán là gì? Doanh nghiệp nhỏ - Chron. Lấy từ: smallbusiness.chron.com.
6. Khóa học kế toán của tôi (2018). Kiểm soát nội bộ là gì? Lấy từ: myaccountingcourse.com.