CHI PHÍ MẶC ĐỊNH: HỆ THỐNG, ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM - DUDAS - 2026

Các giá trị mặc định chi phí dự toán chi phí làm cho một công ty sản xuất. Chúng được thực hiện ngay cả trước khi bắt đầu sản xuất một sản phẩm. Đôi khi chúng cũng có thể được gọi là chi phí tiêu chuẩn.

Việc tính toán các chi phí xác định trước được thực hiện trên cơ sở các biến số khác nhau có ảnh hưởng đến sản xuất, chẳng hạn như chi phí nguyên vật liệu, lao động, nhà máy, v.v.

Nguồn: pixabay.com

Ở cấp độ cơ bản nhất, chi phí mặc định có thể được tạo đơn giản bằng cách lấy trung bình các chi phí thực tế trong vài tháng qua. Trong nhiều công ty, đây là hệ thống được sử dụng để phân tích.

Tuy nhiên, có một số yếu tố bổ sung cần xem xét, có thể làm thay đổi đáng kể chi phí sử dụng mặc định, chẳng hạn như tốc độ thiết lập máy, thay đổi về hiệu quả lao động, v.v.

Tầm quan trọng

Ý tưởng đằng sau việc tính toán các chi phí mặc định là để có thể hiểu rõ hơn về ngân sách cần thiết để sản xuất một sản phẩm. Cũng cần cảnh báo, sau khi hoàn thành sản xuất, nếu công ty có hoạt động tốt hơn hoặc kém hơn so với dự toán hoặc nếu có bất kỳ sự thay đổi nào được tìm thấy.

Bằng cách này, nếu điều này xảy ra, các hành động sửa chữa cần thiết sẽ được thực hiện để lỗi tương tự không lặp lại nữa.

Chi phí mặc định thường nằm trong kế hoạch lợi nhuận hàng năm và ngân sách hoạt động của nhà sản xuất. Chi phí mặc định sẽ được đặt cho nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung cho năm sau.

Hệ thống chi phí xác định trước là gì?

Trong kế toán, hệ thống chi phí xác định trước là một công cụ để lập kế hoạch ngân sách, quản lý và kiểm soát chi phí cũng như đánh giá hiệu quả quản lý chi phí. Nó liên quan đến việc ước tính các nguồn lực cần thiết trong một quá trình sản xuất.

Trước khi bắt đầu một kỳ kế toán, các tiêu chuẩn được xác định về số lượng và chi phí của nguyên vật liệu trực tiếp cần thiết cho quá trình sản xuất, số lượng và tỷ lệ trả công lao động trực tiếp cần thiết cho quá trình sản xuất đó.

Các tiêu chuẩn được thiết lập này sẽ được sử dụng để lập ngân sách cho quá trình sản xuất. Các chi phí đã xác định trước của hoạt động sản xuất sẽ được ghi nhận vào hàng tồn kho và vào tài khoản chi phí của hàng hóa đã bán.

Cuối kỳ kế toán tính số lượng thực tế và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Sau đó, số tiền thực tế và tỷ lệ trả công lao động trực tiếp được sử dụng để so sánh chúng với chi phí xác định trước đã được thiết lập trước đó.

Biến động chi phí

Có thể có một số khác biệt giữa ước tính chi phí và chi phí thực tế. Sự khác biệt giữa chi phí sản xuất mặc định và thực tế được gọi là phương sai chi phí. Điều này sẽ được ghi lại một cách riêng biệt trong tài khoản biến thể.

Bất kỳ số dư nào trong tài khoản phương sai cho thấy rằng công ty đang sai lệch so với số tiền thực tế trong kế hoạch lợi nhuận của mình.

Khi chi phí thực tế được so sánh với chi phí xác định trước và sự khác biệt giữa chúng được kiểm tra, các nhà quản lý được phép tìm cách cải thiện việc kiểm soát chi phí, quản lý chi phí và hiệu quả hoạt động.

Tổng chi phí mặc định

Chi phí mặc định đáng chú ý nhất cho một tổ chức là tỷ lệ chi phí chung mặc định. Trước khi bắt đầu mỗi năm tài chính, tổ chức bắt buộc phải xác định nó. Lý do là tính chất điển hình của chi phí.

Các chi phí khác có thể liên quan đến thời gian ngắn hơn, chẳng hạn như chi phí hoạt động trực tiếp, tiền lương (hàng tháng hoặc hàng ngày), hoặc tiền lương của người quản lý (hàng tháng).

Tuy nhiên, chi phí chung liên quan đến việc vận hành một nhà máy hoặc hoạt động kinh doanh là các hoạt động diễn ra trong suốt năm. Do đó, chúng phải được xác định trước để phân bổ ngân sách chính xác. Công thức sau được sử dụng để xác định chi phí mặc định:

Tỷ lệ chi phí mặc định = Tổng chi phí chung hàng năm ước tính / Tổng cơ sở hoạt động ước tính.

Tổng cơ sở hoạt động bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến chi phí chung: lượng lao động và giờ máy.

Lợi thế

Hệ thống chi phí mặc định và các phương sai liên quan là một công cụ quản lý có giá trị. Khi phát sinh một phương sai, Ban Giám đốc nhận thấy rằng chi phí sản xuất thực tế khác với chi phí xác định trước.

Nếu chi phí thực tế lớn hơn chi phí xác định trước, phương sai là không thuận lợi, cho thấy rằng nếu mọi thứ khác không đổi, lợi nhuận thực tế của doanh nghiệp sẽ thấp hơn kế hoạch.

Nếu chi phí thực tế nhỏ hơn chi phí xác định trước, phương sai là có lợi, cho thấy rằng nếu mọi thứ khác không đổi, lợi nhuận thực tế có thể vượt quá lợi nhuận kế hoạch.

Ngân sách

Ngân sách luôn được tạo thành từ các chi phí xác định trước, vì sẽ không thể bao gồm chi phí thực tế chính xác của một mặt hàng vào ngày ngân sách được quyết toán.

Ngoài ra, vì một ứng dụng chính của lập ngân sách là so sánh nó với kết quả thực tế trong các giai đoạn tiếp theo, các hướng dẫn được sử dụng trong đó tiếp tục xuất hiện trong các báo cáo tài chính trong suốt kỳ ngân sách.

Chi phí hàng tồn kho

Việc in một báo cáo hiển thị số dư hàng tồn kho cuối kỳ là điều cực kỳ dễ dàng nếu bạn đang sử dụng hệ thống kiểm kê vĩnh viễn. Điều này được thực hiện bằng cách nhân nó với chi phí được xác định trước của từng mặt hàng và ngay lập tức tạo ra giá trị hàng tồn kho cuối kỳ.

Kết quả không khớp chính xác với chi phí hàng tồn kho thực tế, nhưng nó gần đúng. Tuy nhiên, nếu chi phí thực tế liên tục thay đổi, có thể cần phải cập nhật chi phí mặc định thường xuyên.

Việc cập nhật chi phí cao hơn của các mặt hàng tồn kho một cách thường xuyên và để lại các mặt hàng có giá trị thấp hơn để thỉnh thoảng đánh giá chi phí sẽ dễ dàng hơn.

Công thức giá

Nếu một doanh nghiệp giao dịch với các sản phẩm tùy chỉnh, doanh nghiệp có thể sử dụng chi phí mặc định để thu thập các chi phí dự kiến ​​từ các yêu cầu của khách hàng, sau đó một khoản tiền được thêm vào để thu lợi nhuận.

Đây có thể là một hệ thống khá phức tạp, trong đó bộ phận bán hàng sử dụng cơ sở dữ liệu về chi phí mặt hàng, thay đổi tùy thuộc vào số lượng đơn vị khách hàng muốn đặt hàng.

Hệ thống này cũng có thể tính đến những thay đổi trong chi phí sản xuất của công ty ở các mức khối lượng khác nhau, vì nó có thể yêu cầu sử dụng thời gian sản xuất dài hơn, ít tốn kém hơn.

Nhược điểm

Việc thực hiện một hệ thống chi phí xác định trước có thể tốn nhiều thời gian, công sức và rất tốn kém.

Chi phí cộng với hợp đồng

Nếu bạn có hợp đồng với khách hàng trong đó khách hàng thanh toán chi phí phát sinh cộng với lợi nhuận, được gọi là hợp đồng cộng chi phí, thì chi phí thực tế phải được sử dụng, theo các điều khoản của hợp đồng. Chi phí mặc định không được phép.

Xử lý các hoạt động không phù hợp

Một loạt các phương sai được báo cáo theo một hệ thống chi phí xác định trước có thể dẫn đến các hành động không chính xác để tạo ra các phương sai có lợi.

Ví dụ, nguyên vật liệu thô có thể được mua với số lượng lớn hơn để cải thiện sự thay đổi giá mua, mặc dù điều này làm tăng đầu tư vào hàng tồn kho.

Tương tự, các chu kỳ sản xuất dài hơn có thể được lên kế hoạch để cải thiện sự thay đổi hiệu quả lao động, mặc dù tốt hơn là sản xuất với số lượng ít hơn và chấp nhận hiệu quả lao động thấp hơn.

Thay đổi nhịp độ nhanh

Hệ thống chi phí mặc định giả định rằng chi phí không thay đổi nhiều trong ngắn hạn, vì vậy các tiêu chuẩn này có thể được dựa vào trong vài tháng hoặc thậm chí một năm trước khi cập nhật chi phí.

Tuy nhiên, trong một môi trường mà tuổi thọ của sản phẩm ngắn hoặc những cải tiến liên tục làm giảm chi phí, thì giá thành được xác định trước có thể trở nên lỗi thời trong vòng một hoặc hai tháng.

Phản hồi chậm

Hệ thống tính toán phương sai phức tạp là một bộ phận cấu thành của hệ thống chi phí xác định trước, được nhân viên kế toán hoàn thành vào cuối mỗi kỳ kế toán.

Nếu bộ phận sản xuất tập trung vào phản hồi ngay lập tức về các vấn đề để sửa chữa ngay lập tức, thì việc báo cáo các biến thể này sẽ quá muộn để có ích.

Thông tin cấp đơn vị

Các phép tính phương sai thường đi kèm với báo cáo chi phí mặc định được cộng dồn lại với nhau cho toàn bộ bộ phận sản xuất của một công ty.

Do đó, họ không thể cung cấp thông tin sai lệch ở cấp độ thấp hơn, chẳng hạn như ô công việc, lô hoặc đơn vị cụ thể.

Ví dụ

Giả sử rằng kế toán chi phí của một công ty đang sử dụng chi phí mặc định. Bằng cách đó, họ sẽ nhận được các dữ liệu sau:

- Chi phí xác định trước cho mỗi đơn vị đầu vào. Ví dụ: $ 20 cho mỗi giờ làm việc trực tiếp.

- Số lượng xác định trước của mỗi đầu vào cho mỗi đơn vị đầu ra. Ví dụ, hai giờ làm việc để sản xuất mỗi đơn vị.

- Định trước chi phí cho mỗi đơn vị sản xuất. Ví dụ, 20 đô la x 2 giờ = 40 đô la lao động trực tiếp cho mỗi đơn vị được sản xuất.

Công ty ABC

Công ty ABC muốn ước tính và phân bổ các khoản chi phí chung, chẳng hạn như tiền thuê nhà, tiền điện nước và thuế tài sản, cho các quy trình sản xuất sử dụng các chi phí này một cách gián tiếp.

Vì các chi phí này không thể được tính toán một cách tùy tiện, nên phải sử dụng một tỷ lệ.

Công thức tỷ lệ chi phí chung mặc định được tính bằng cách chia tổng chi phí ước tính trong kỳ cho cơ sở hoạt động ước tính.

Có thể lấy lao động trực tiếp làm ví dụ. Giả sử chi phí lao động trực tiếp cho kỳ tiếp theo được ước tính là 100.000 đô la và tổng chi phí chung là 150.000 đô la.

Tỷ lệ mặc định sẽ bằng 1,5. Điều này có nghĩa là cứ 1 đô la chi phí lao động trực tiếp, thì 1,5 đô la chi phí chung sẽ được sử dụng trong quá trình sản xuất.

Giờ đây, bạn có thể ước tính tổng chi phí cần thiết cho một công việc hoặc thậm chí đặt giá thầu cạnh tranh.

Ví dụ, giả sử công ty đang cung cấp một công việc có chi phí lao động trực tiếp là 5.000 đô la. Bạn có thể ước tính chi phí chung của mình là 5.000 đô la x 1,5 = 7.500 đô la và bao gồm điều này làm tổng giá thầu của bạn.

Người giới thiệu

1. Vinish Parikh (2012). Chi phí Định trước là gì. Hãy Học Tài chính. Lấy từ: letlearnfinance.com.
2. Khóa học Kế toán của tôi (2019). Tỷ lệ chi phí được xác định trước là gì? Lấy từ: myaccountingcourse.com.
3. Harold Averkamp (2019). Chi phí tiêu chuẩn là gì? Huấn luyện viên Kế toán. Lấy từ: Accountingcoach.com.
4. MBA Skool (2019). Chi phí xác định trước. Lấy từ: mbaskool.com.
5. James Wilkinson (2013). Hệ thống tính phí tiêu chuẩn. Giám đốc tài chính chiến lược. Lấy từ: Strategiccfo.com.
6. Công cụ kế toán. Chi phí tiêu chuẩn. Lấy từ: Accountingtools.com.