BỘ PHẬN MUA HÀNG: ĐẶC ĐIỂM, CHỨC NĂNG - DUDAS - 2025

Bộ phận mua hàng là bộ phận của một công ty chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động mua nguyên liệu, phụ tùng, dịch vụ, v.v., theo yêu cầu của tổ chức. Nó cung cấp một dịch vụ là xương sống của nhiều tổ chức công nghiệp, bán lẻ và quân sự.

Đảm bảo rằng các nguồn cung cấp cần thiết để vận hành doanh nghiệp được đặt hàng và lưu giữ trong kho. Bộ phận này là trung tâm của việc quản lý chuỗi cung ứng thành công, và chịu trách nhiệm giảm thiểu chi phí cho các sản phẩm đã đặt hàng, kiểm soát mức tồn kho và thiết lập mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp.

Một bộ phận mua hàng tốt sẽ yêu cầu chất lượng từ nhà cung cấp và sẽ theo dõi đơn hàng từ đầu đến khi tiếp nhận. Giúp các bộ phận khác xác định nhu cầu, quản lý quá trình trưng dụng và có được giá cả cạnh tranh. Họ thường đóng vai trò là người kiểm soát để đảm bảo tuân thủ ngân sách.

nét đặc trưng

Đóng vai trò cố vấn đáng tin cậy cho quản lý cấp cao

Bộ phận mua hàng tham gia vào việc lập kế hoạch và lập ngân sách của công ty ở cấp cao. Điều này giúp bạn có thể thiết kế chi phí kỹ thuật đảo ngược và khám phá các giải pháp thay thế có chất lượng thấp hơn và / hoặc chất lượng cao hơn.

Thúc đẩy sự đổi mới của nhà cung cấp

Không chỉ yêu cầu mức giá thấp nhất, bộ phận mua hàng làm việc với các nhà cung cấp để giảm chi phí cơ bản cho các sản phẩm và dịch vụ của họ.

Họ gắn bó mật thiết với "vòng đời của sự đổi mới", từ ý tưởng ban đầu đến quá trình sản xuất và cải tiến liên tục.

Cung cấp thông tin chi tiết về dữ liệu nhà cung cấp chính

Các công ty có thể dựa trên thông tin này để tạo ra các phân tích dự đoán, cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về thị trường.

Quản lý và giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng

Các cuộc khủng hoảng kinh tế đã dạy giá trị của việc nhận thức được sự ổn định của các nhà cung cấp. Bộ phận mua hàng có cái nhìn rõ ràng hơn nhiều về khu vực đó so với bất kỳ bộ phận nào khác của tổ chức.

Thúc đẩy nhân sự nhanh nhẹn và phát triển tài năng

Cần phải vượt qua ranh giới chức năng và địa lý để tìm kiếm những ứng viên phù hợp cho bộ phận mua hàng.

Trong một số trường hợp, câu trả lời nằm ở việc thuê ngoài hoặc sử dụng các tổ chức dịch vụ chia sẻ.

Đặc trưng

Lấy vật liệu

Đối với một công ty sản xuất, điều này có thể bao gồm nguyên liệu thô, nhưng nó cũng có thể bao gồm các công cụ, máy móc hoặc thậm chí là đồ dùng văn phòng cần thiết cho nhóm bán hàng và thư ký.

Trong kinh doanh bán lẻ, bộ phận mua hàng phải đảm bảo rằng luôn có đủ sản phẩm trên kệ hoặc kho để giữ cho cửa hàng được dự trữ tốt.

Điều đặc biệt quan trọng là phải giữ cho kho hàng tồn kho của bạn ở mức hợp lý. Việc đầu tư quá nhiều tiền vào hàng tồn kho có thể dẫn đến tình trạng tồn kho và thiếu vốn cho các loại chi phí khác, chẳng hạn như nghiên cứu và phát triển hoặc quảng cáo.

Đánh giá giá cả

Bộ phận thu mua chịu trách nhiệm liên tục đánh giá xem bạn có đang nhận được nguyên vật liệu với giá tốt nhất có thể hay không, để tối đa hóa lợi nhuận.

Bạn cần so sánh giá cả để có thể tìm được nhà cung cấp tốt nhất với giá hợp lý nhất cho các đơn hàng quy mô công ty cụ thể.

Bộ phận mua hàng có thể liên lạc với các nhà cung cấp thay thế, thương lượng giá tốt hơn cho các đơn đặt hàng có khối lượng lớn hơn, hoặc hỏi về khả năng có được các sản phẩm giá thấp hơn từ nhiều nguồn khác nhau.

Phê duyệt trước của nhà cung cấp

Bộ phận mua hàng đánh giá các nhà cung cấp về giá cả, chất lượng, ý kiến ​​của khách hàng và thời gian hoàn thành đơn đặt hàng, đưa ra danh sách các nhà cung cấp được duyệt.

Theo dõi đơn đặt hàng của bạn

Đơn đặt hàng được lập thành văn bản với các mẫu đơn đặt hàng. Những thông tin này nêu rõ thông tin quan trọng về các vật liệu được đặt hàng, cũng như số lượng đặt hàng.

Các biểu mẫu này được sử dụng để đảm bảo rằng các sản phẩm đã đặt hàng sẽ được nhận và để theo dõi thời gian hoàn thành đơn đặt hàng.

Công việc văn phòng

Bộ phận mua hàng xử lý tất cả các tài liệu liên quan đến việc mua và giao nguyên vật liệu.

Điều này có nghĩa là làm việc chặt chẽ với bộ phận kế toán của bạn để đảm bảo rằng có đủ tiền để mua các mặt hàng, dòng tiền trôi chảy và tất cả các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn.

Tuân thủ chính sách

Trước khi mua hàng, bộ phận mua hàng phải đảm bảo rằng bộ phận này tuân thủ các thủ tục thu nhận và phê duyệt ngân sách, đồng thời phải đảm bảo rằng các nguyên vật liệu được mua theo chính sách chung của tổ chức.

Tầm quan trọng

Nhận chi phí thấp hơn

Bộ phận mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tối đa hóa lợi nhuận kinh doanh. So sánh giá cả và thương lượng với nhà cung cấp để công ty có được mức giá tốt nhất có thể cho các sản phẩm cần thiết.

Bạn cũng có thể tiết kiệm bằng cách tận dụng các đảm bảo và chiết khấu mà những người không phải là chuyên gia thường quên.

Giúp tiết kiệm, minh bạch hơn trong chi tiêu của công ty. Điều này sẽ cho phép bạn đàm phán hợp đồng tốt hơn và giải phóng dòng tiền.

Ngăn không cho đủ vật liệu

Bộ phận mua hàng phải xác định sản phẩm nào là quan trọng đối với doanh nghiệp và thực hiện các biện pháp thích hợp để bảo vệ chuỗi cung ứng của mình.

Để đảm bảo rằng việc thiếu nguyên liệu không ảnh hưởng đến năng suất, bộ phận mua hàng sử dụng các kỹ thuật như tìm nguồn cung ứng.

Có nhiều nguồn có nghĩa là sử dụng nhiều nhà cung cấp cung cấp các sản phẩm giống nhau. Nếu có vấn đề với một nhà cung cấp, có thể tăng đơn đặt hàng sang nhà cung cấp khác để bù đắp cho sự thất bại.

Nâng cao chất lượng

Bộ phận mua hàng giúp cải thiện chất lượng bằng cách thiết lập các mục tiêu hiệu suất. Sau đó, nó theo dõi hiệu suất thực tế so với các mục tiêu đó.

Điều quan trọng là phải đo lường các đặc tính chất lượng bằng cách sử dụng các chỉ số cho các thuộc tính, chẳng hạn như độ bền, hình thức sản phẩm hoặc thời gian giao hàng.

Họ làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp để phát triển các quy trình của họ và giúp họ cải thiện chất lượng.

Quản lý các mối quan hệ

Thách thức đối với bộ phận mua hàng là làm cho nhà cung cấp quan tâm đến việc làm việc với công ty. Làm cho nhà cung cấp đầu tư vào một mối quan hệ lâu dài.

Bộ phận này cũng phải quản lý các mối quan hệ trong công ty. Bạn phải làm việc với các bên liên quan nội bộ, chẳng hạn như tiếp thị, tài chính, hậu cần và phân phối, để đảm bảo rằng tất cả chúng đều phù hợp.

Tìm kiếm sự đổi mới

Bởi vì bộ phận mua hàng luôn tiếp xúc với nhiều doanh nghiệp bên ngoài, bộ phận này có vị trí lý tưởng để có được những sản phẩm sáng tạo có thể mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp về giá cả, chất lượng hoặc sự tiện lợi.

Người giới thiệu

1. Alexis Viết (2018). Chức năng của Bộ phận mua hàng trong một tổ chức là gì? Doanh nghiệp nhỏ - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Wikipedia, bách khoa toàn thư miễn phí (2018). Quản lý thu mua. Lấy từ: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). Vai trò của bộ phận mua hàng trong kinh doanh. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 cách bộ phận mua hàng có thể cải thiện hoạt động kinh doanh của bạn. Lấy từ: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). Năm đặc điểm của các tổ chức đấu thầu 'đẳng cấp thế giới'. Forbes. Lấy từ: forbes.com.