CHỨNG TỪ PHẢI TRẢ: ĐẶC ĐIỂM VÀ VÍ DỤ - DUDAS - 2026

Các khoản phải trả là số vốn còn nợ bằng lời hứa thanh toán được viết chính thức. Khoản vay ngân hàng được bao gồm trong tài khoản này. Chúng là các khoản nợ phải trả bằng văn bản, trong đó nó được hứa sẽ trả một số tiền cụ thể vào một ngày trong tương lai hoặc theo yêu cầu.

Nói cách khác, một chứng từ phải trả là một khoản vay giữa hai chủ thể. Theo thỏa thuận này, người lập chứng từ tạo ra trách nhiệm bằng cách vay tiền từ chủ nợ. Công ty đồng ý hoàn trả số tiền với lãi suất tương ứng cho chủ nợ vào một ngày trong tương lai.

Doanh nghiệp ghi lại khoản vay trên bảng cân đối kế toán như một chứng từ phải trả. Mặt khác, chủ nợ ghi khoản vay như một khoản phải thu trên bảng cân đối kế toán của mình, vì nó sẽ nhận được khoản thanh toán trong tương lai. Chúng khác với các khoản phải trả ở chỗ, trong khi cả hai đều là nợ phải trả, các chứng từ phải trả liên quan đến một kỳ phiếu.

nét đặc trưng

Đặc điểm của các chứng từ phải trả có thể được đánh giá cao khi so sánh với các khoản phải trả.

Loại thỏa thuận

Các khoản phải trả là các thỏa thuận không chính thức, thường chỉ bằng lời nói, giữa người mua và người bán. Các chứng từ duy nhất là đơn đặt hàng của người mua và hóa đơn của người bán.

Các chứng từ phải trả phức tạp hơn. Chúng liên quan đến các hợp đồng vay chính thức, bằng văn bản, đôi khi dài hàng chục trang.

Người cho vay có thể yêu cầu các thỏa thuận hạn chế như một phần của hợp đồng phải trả bằng văn bản, chẳng hạn như cấm trả cổ tức cho các nhà đầu tư trong khi một phần khoản vay vẫn chưa được thanh toán.

Thỏa thuận cũng có thể yêu cầu bảo lãnh, chẳng hạn như tòa nhà thuộc sở hữu của công ty hoặc bảo lãnh từ một người hoặc một tổ chức khác.

Nhiều kỳ phiếu đòi hỏi sự chấp thuận chính thức của ban giám đốc công ty trước khi người cho vay cấp vốn.

Điều khoản và bảo mật

Các khoản phải trả thường được hoàn trả trong vòng 30 ngày không tính lãi suất. Tuy nhiên, một số nhà cung cấp có thể giảm giá khi thanh toán trước, chẳng hạn như chiết khấu 1% nếu thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày lập hóa đơn.

Các chứng từ phải trả được hoàn trả trong thời hạn dài hơn, với ngày hết hạn cụ thể; chúng có thể bắt đầu ở 90 ngày và kéo dài đến vài năm. Các khoản thanh toán thường là số tiền cố định cho gốc và lãi.

Về bảo mật, các nhà cung cấp sản phẩm và dịch vụ phụ thuộc vào thiện chí của người mua để thanh toán. Các khoản phải trả không được đảm bảo bằng tài sản thế chấp. Mặt khác, kỳ phiếu thường lấy tài sản cố định được mua làm tài sản đảm bảo cho khoản vay.

Các khoản phải trả thường được sử dụng để mua tài sản cố định như thiết bị, nhà máy và tài sản. Đây là những kỳ phiếu chính thức cho một số tiền cụ thể mà người đi vay trả trong một thời gian nhất định với lãi suất.

Các chứng từ phải trả trong ngắn hạn và dài hạn

Các khoản phải trả thường được báo cáo trên bảng cân đối kế toán theo hai loại: ngắn hạn và dài hạn.

Trên bảng cân đối kế toán, một khoản nợ phải trả được phân loại là nợ ngắn hạn nếu đáo hạn trong vòng 12 tháng tới, hoặc nợ dài hạn nếu đáo hạn sau một năm.

Ví dụ, một khoản vay ngắn hạn để mua thêm hàng tồn kho chuẩn bị cho kỳ nghỉ lễ sẽ được phân loại là nợ hiện tại, vì khoản này có thể sẽ được trả hết trong vòng một năm.

Việc mua đất đai, tòa nhà hoặc thiết bị lớn thường được coi là một khoản nợ dài hạn, vì các khoản vay dài hạn sẽ được hoàn trả trong nhiều năm.

Phần ngắn hạn của chứng từ phải trả là số tiền phải trả trong năm tới. Phần dài hạn là phần sẽ hết hạn sau hơn một năm.

Việc phân loại các khoản phải trả một cách thích hợp rất được quan tâm từ góc độ của một nhà phân tích, để xem liệu các ghi chú này có hết hạn trong tương lai gần hay không. Điều này có thể cho thấy một vấn đề thanh khoản sắp xảy ra.

Thí dụ

Một ví dụ về chứng từ phải trả là một khoản vay do ngân hàng cấp cho công ty HSC.

HSC vay ngân hàng 100.000 USD để mua hàng tồn kho của năm nay. Công ty HSC ký vào chứng từ với tư cách là người đi vay và đồng ý trả khoản thanh toán hàng tháng cho ngân hàng là 2000 đô la, bao gồm 500 đô la lãi hàng tháng, cho đến khi chứng từ phải trả được thanh toán đầy đủ.

HSC ghi nợ 100.000 đô la từ tài khoản tiền mặt của bạn và ghi có vào tài khoản Khoản phải trả Chứng từ của bạn cho số tiền vay. Ngân hàng làm ngược lại: ghi nợ tài khoản phải thu của bạn và ghi có vào tài khoản tiền mặt của bạn.

Vào đầu mỗi tháng, HSC thanh toán khoản vay $ 2000, ghi nợ tài khoản phải trả chứng từ $ 1500, ghi nợ tài khoản chi phí lãi vay $ 500 và ghi có vào tài khoản tiền mặt là $ 2000.

Một lần nữa, ngân hàng ghi lại mặt trái của giao dịch. Nợ tiền mặt 2.000 đô la, chứng từ tín dụng phải thu 1.500 đô la, và thu nhập lãi 500 đô la.

Tập hợp các bút toán này diễn ra hàng năm cho đến khi hoàn toàn hủy bỏ chứng từ phải trả.

Chênh lệch giữa khoản phải trả và chứng từ phải trả

Ví dụ, nếu một công ty muốn vay 100.000 đô la từ ngân hàng của mình, ngân hàng sẽ yêu cầu các nhà điều hành công ty ký một hợp đồng vay chính thức trước khi ngân hàng giao tiền.

Ngân hàng cũng có thể yêu cầu doanh nghiệp cầm cố tài sản thế chấp và đích thân chủ sở hữu của công ty bảo lãnh khoản vay.

Công ty sẽ ghi nhận khoản vay này vào tài khoản Sổ cái phải trả Giấy tờ. Ngân hàng sẽ đăng khoản vay vào tài khoản sổ cái khoản phải thu của bạn.

Ngược lại với khoản vay ngân hàng, chỉ cần gọi một trong những nhà cung cấp của công ty và yêu cầu giao sản phẩm hoặc vật tư là đủ. Ngày hôm sau, các sản phẩm sẽ đến và ký nhận hàng.

Một vài ngày sau, công ty nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp cho biết khoản thanh toán cho các sản phẩm sẽ đến hạn trong 30 ngày; giao dịch này không liên quan đến một kỳ phiếu.

Kết quả là giao dịch này được ghi nhận vào khoản phải trả trên sổ cái của công ty. Nhà cung cấp sẽ ghi lại giao dịch với một khoản ghi nợ vào tài khoản tài sản phải thu của họ và một khoản ghi có cho tài khoản bán hàng.

Người giới thiệu

1. Harold Averkamp (2018). Ghi chú phải trả định nghĩa. Huấn luyện viên Kế toán. Lấy từ: Accountingcoach.com.
2. Harold Averkamp (2018). Sự khác biệt giữa Ghi chú Phải trả và Tài khoản Phải trả là gì? Huấn luyện viên Kế toán. Lấy từ: Accountingcoach.com.
3. Khóa học kế toán của tôi (2018). Ghi chú phải trả là gì? Lấy từ: myaccountingcourse.com.
4. Steven Bragg (2018). Ghi chú phải trả. Công cụ kế toán. Lấy từ: Accountingtools.com.
5. Jim Woodruff (2018). Sự khác biệt giữa tài khoản phải trả và tài khoản phải trả. Doanh nghiệp nhỏ - Chron. Lấy từ: smallbusiness.chron.com.
6. Study.com (2018). Ghi chú Phải trả trong Kế toán: Định nghĩa & Ví dụ. Lấy từ: study.com.