Khoản chi tiền mặt (kế toán) , còn được gọi là thanh toán bằng tiền mặt, đề cập đến khoản thanh toán được thực hiện bởi một doanh nghiệp trong một thời kỳ cụ thể, chẳng hạn như một tháng, một quý hoặc một năm. Nó là dòng tiền được trả để đổi lấy việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.
Nó không chỉ bao gồm các khoản thanh toán bằng tiền mặt (rút tiền mặt), mà còn thông qua séc hoặc chuyển khoản điện tử. Nếu thanh toán được thực hiện bằng séc hoặc qua chuyển khoản, thường có sự chậm trễ một hoặc hai ngày trước khi tiền được rút khỏi tài khoản ngân hàng của công ty, do quá trình xử lý kéo dài.
Việc giải ngân tiền mặt thường được thực hiện thông qua hệ thống tài khoản phải trả. Tuy nhiên, quỹ cũng có thể được giải ngân thông qua hệ thống trả lương và thông qua tiền mặt nhỏ.
Quy trình giải ngân tiền mặt có thể được ký hợp đồng phụ với ngân hàng của công ty để ngân hàng phát hành các khoản thanh toán từ những ngày được công ty thanh toán ủy quyền sử dụng tiền từ tài khoản séc của đơn vị.
nét đặc trưng
Một khoản chi ra thể hiện một dòng tiền mặt. Hoạt động thanh toán làm giảm số dư tiền mặt hiện có trong tài khoản séc.
Một khoản chi tiền mặt cũng có thể được thực hiện để hoàn lại tiền cho khách hàng, khoản tiền này được ghi nhận là giảm doanh thu. Một loại chi tiền mặt khác là chi trả cổ tức cho các cổ đông; điều này được ghi nhận là giảm vốn doanh nghiệp.
Có một số lượng lớn các giao dịch giải ngân có thể xảy ra, trong số đó là những giao dịch sau:
- Tiền lương trả cho người lao động.
- Hoa hồng bán hàng trả cho người bán.
- Trả tiền bản quyền cho việc sử dụng tài sản trí tuệ.
- Việc thanh toán hóa đơn của nhà cung cấp.
- Cổ tức trả cho cổ đông hoặc nhà đầu tư.
- Các khoản thuế đã nộp cho Nhà nước.
Các hình thức giải ngân phổ biến nhất có thể thực hiện là tiền mặt, séc, chuyển khoản điện tử qua nhà thanh toán bù trừ tự động, thẻ ghi nợ và chuyển khoản ngân hàng.
Tài khoản giải ngân
Một công ty sử dụng tài khoản chi tiêu để kiểm soát số tiền mà công ty sử dụng cho các chi phí khác nhau như trả lương, kiện tụng, phạt theo quy định, bảo trì thiết bị và vật tư văn phòng.
Bất kỳ tài khoản nào mà doanh nghiệp dựa vào để giám sát những gì xuất ra từ kho bạc của công ty đều đủ điều kiện là tài khoản giải ngân. Với tầm quan trọng của các tài khoản này, cần có nhiều tư duy chiến lược để xây dựng và áp dụng các thủ tục giải ngân.
Các quy định này giúp nhân viên hiểu rõ ràng cách giải ngân, khi nào thì thực hiện, từ ai để được phê duyệt và cách báo cáo các hạng mục.
Kế toán ghi lại các giao dịch và gửi chúng lên các sổ cái như sổ cái và sổ kế toán các khoản phải trả. Mỗi hồ sơ bao gồm ngày tháng, tên người thụ hưởng, số tiền được tính hoặc ghi có, phương thức thanh toán, mục đích thanh toán và ảnh hưởng của nó đối với số dư tiền mặt chung của công ty.
Các tài khoản trên sổ cái phụ thuộc vào loại hình kinh doanh. Ví dụ: một nhà bán lẻ có các khoản thanh toán cho các mặt hàng tồn kho, các khoản phải trả và tiền lương. Một nhà sản xuất có các giao dịch về nguyên liệu thô và chi phí sản xuất.
Nó dùng để làm gì?
Các khoản chi tiền mặt đo lường số tiền thực sự rời khỏi một doanh nghiệp. Số tiền này có thể rất khác so với lãi hoặc lỗ thực tế của công ty.
Ví dụ, nếu một doanh nghiệp sử dụng phương pháp kế toán dồn tích, các chi phí được báo cáo khi chúng phát sinh, không phải khi chúng được thanh toán. Tương tự, thu nhập được báo cáo khi nó được kiếm, không phải khi nó thực sự được thu.
Tuy nhiên, nếu thu nhập không được thu nhanh như mong muốn, nhưng các chi phí đang được thanh toán, bạn có thể báo cáo lợi nhuận nhưng không có tiền mặt để hoàn thành.
Tiền chi ra là một phần của dòng tiền. Nếu dòng tiền âm, nghĩa là chi tiêu cao hơn thu nhập, đó có thể là một cảnh báo sớm về khả năng nợ xấu.
Tạp chí giải ngân
Sổ nhật ký chi tiêu là sổ kế toán lưu giữ tất cả các chi phí tài chính của công ty trước khi xuất bản vào sổ cái.
Sổ nhật ký giải ngân phục vụ một số chức năng, như một phương tiện ghi lại việc hủy bỏ các khoản thuế và phân loại các chi phí khác. Tất cả các khoản mua bằng tiền mặt đều được ghi vào sổ nhật ký chi tiêu.
Nhật ký này được đối chiếu hàng tháng vào các tài khoản sổ cái. Các báo cáo này sau đó được sử dụng để lập báo cáo tài chính cho các kỳ kế toán thông thường.
Các sổ nhật ký được lưu trong phần mềm kế toán và sẽ chứa các thông tin cơ bản sau: ngày giải ngân, số séc, loại giao dịch, số tiền, người thụ hưởng và ghi chú.
Người quản lý sổ nhật ký phải rất tỉ mỉ và nắm rõ mọi giao dịch để duy trì nhật ký một cách hợp lý. Một thực tiễn tốt là thiết lập các kiểm soát nội bộ để tiền không bị chuyển hướng hoặc sử dụng sai mục đích.
Các kiểm soát nội bộ như vậy có thể là xác minh các khoản chi tiêu số lượng lớn hoặc giám sát các chương trình thanh toán cụ thể cho các hoạt động bất thường.
Ngoài việc sử dụng để ghi sổ cái chung trong việc lập báo cáo tài chính của công ty, nhật ký chi phí có thể cung cấp thông tin cho chủ sở hữu về các hoạt động xử lý tiền mặt.
Trong số các thông tin nổi bật mà tờ báo này trình bày, cần nêu rõ số tiền đã được phân bổ cho hàng tồn kho trong tháng đó, bao nhiêu tiền lương, bao nhiêu tiền cho thuê, bao nhiêu cho dịch vụ bên ngoài, cùng các khía cạnh khác. Nhật ký trở thành một nguồn tài liệu tốt để hướng dẫn các quyết định xuất tiền trong tương lai.
Thí dụ
Một ví dụ về chi phí bỏ ra là khi luật sư của công ty, trong khi chuẩn bị một vụ án, thanh toán cho bên thứ ba phí pháp lý hoặc y tế, điều tra riêng, gửi tài liệu hoặc báo cáo chuyên gia.
Việc giải ngân có thể tốn kém trong các trường hợp liên quan đến báo cáo của chuyên gia để thiết lập bằng chứng, đặc biệt là trong các trường hợp thương tích cá nhân, khi thương tích nghiêm trọng có ảnh hưởng lâu dài và phải được đánh giá ngay lập tức.
Các báo cáo này giúp xác định chính xác hơn thiệt hại của khách hàng và hiểu rõ hơn về các thiệt hại được yêu cầu bồi thường. Luật sư thông báo cho khách hàng và công ty bảo hiểm trước khi phải chịu chi phí phát sinh cao. Khách hàng phải hoàn lại tiền cho luật sư.
Người giới thiệu
- Michael Keenan (2018). Giải ngân tiền mặt trong kế toán là gì? Doanh nghiệp nhỏ - Chron. Lấy từ: smallbusiness.chron.com.
- Steven Bragg (2017). Giải ngân tiền mặt. Công cụ kế toán. Lấy từ: Accountingtools.com.
- Investopedia (2018). Tạp chí Xuất chi tiền mặt. Lấy từ: investmentopedia.com.
- Steven Bragg (2017). Giải ngân. Công cụ kế toán. Lấy từ: Accountingtools.com.
- Investopedia (2018). Giải ngân. Lấy từ: investmentopedia.com.
- Hầu tước Codjia (2017). Tài khoản Giải ngân là gì? Bizfluent. Lấy từ: bizfluent.com.