CƠ CẤU TỔ CHỨC: ĐẶC ĐIỂM, LOẠI HÌNH VÀ CÁC YẾU TỐ - DUDAS

Cơ cấu tổ chức hoặc mô hình tổ chức là mô hình xác định một công ty thông qua khuôn khổ tham chiếu của nó, bao gồm các đường quyền hạn, thông tin liên lạc, nhiệm vụ và phân bổ nguồn lực. Xác định cách thức các hoạt động, (phân công nhiệm vụ, phối hợp và giám sát) nhằm đạt được các mục tiêu.

Các tổ chức phải hiệu quả, linh hoạt và đổi mới để đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững. Cơ cấu tổ chức cũng có thể được coi là cửa sổ quan sát hoặc viễn cảnh mà qua đó các cá nhân xem tổ chức của họ và môi trường của nó.

Một tổ chức có thể được cấu trúc theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào mục tiêu của nó. Cấu trúc của một tổ chức sẽ xác định cách thức mà nó sẽ hoạt động và hoạt động. Mô hình tổ chức cho phép phân công rõ ràng trách nhiệm thực hiện các chức năng và quy trình khác nhau cho các thực thể khác nhau.

Các thực thể này có thể là một chi nhánh, một phòng ban, một nhóm làm việc hoặc một cá nhân. Cơ cấu tổ chức ảnh hưởng đến hành động của tổ chức, cung cấp nền tảng mà trên đó các nhiệm vụ và quy trình vận hành được tiêu chuẩn hóa còn lại.

Tương tự như vậy, nó xác định những cá nhân nào có thể tham gia vào quá trình ra quyết định và do đó, quan điểm của họ ở mức độ nào sẽ định hình các hành động mà tổ chức thực hiện. Mô hình này được định hướng bởi các mục tiêu của tổ chức và đóng vai trò là bối cảnh trong đó các quá trình hoạt động và kinh doanh.

Hình mẫu lý tưởng phụ thuộc vào bản chất của doanh nghiệp và những thách thức mà nó phải đối mặt. Đổi lại, mô hình xác định số lượng nhân viên cần thiết và bộ kỹ năng cần thiết. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thường xuyên xem xét mô hình tổ chức để đảm bảo rằng nó hỗ trợ các mục tiêu chiến lược và sứ mệnh của họ.

Họ cũng quan tâm đến việc các quy trình đáp ứng các tiêu chuẩn của ngành. Họ kiểm soát rằng nó tuân thủ các yêu cầu về lao động, an toàn, sức khỏe và các yêu cầu khác.

Đặc điểm chung

Để hoạt động hiệu quả, một doanh nghiệp cần có hệ thống ra quyết định chính thức, giao tiếp và hoàn thành nhiệm vụ phù hợp với nhu cầu của công ty.

Cấu trúc được xác định và ghi lại

Mọi cơ cấu công ty phải có một khuôn khổ được thiết lập để xác định hệ thống phân cấp. Cấu trúc nên xác định rõ ràng từng công việc, nêu rõ chức năng của công việc đó, phạm vi và quản lý cấp cao mà vai trò đó có liên quan.

Nó phải được ghi lại đầy đủ và dễ dàng truy cập cho tất cả nhân viên, để tránh mọi người nhầm lẫn về nhiệm vụ và vai trò của họ hoặc dành thời gian cho những nhiệm vụ ngoài tầm với của họ.

Giao tiếp

Một cơ cấu tổ chức tốt sẽ có hệ thống phân cấp giao tiếp xác định cách các nhân viên giao tiếp với nhau trong các tình huống khác nhau.

Nó sẽ mô tả cách các nhiệm vụ được giao và truyền đạt cho nhân viên, cách nhân viên cập nhật các nhiệm vụ và cách họ báo cáo hoặc gửi khiếu nại về các vấn đề.

Một cấu trúc giao tiếp lý tưởng sẽ có một chuỗi mệnh lệnh được lập thành văn bản để hướng dẫn nhân viên trong các tương tác hàng ngày của họ.

Một cấu trúc giao tiếp rõ ràng cho phép lãnh đạo cải thiện các tương tác trong công ty.

Tầm nhìn rõ

Mọi công ty đều phải có tầm nhìn. Nó là nền tảng để thiết lập các mục tiêu và mục tiêu của công ty.

Bạn phải xác định rõ ràng những gì bạn đại diện, những gì bạn muốn đạt được và những giới hạn đạo đức và luân lý của bạn. Tầm nhìn phải ngắn gọn và cung cấp định hướng cho doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức phải được tạo ra dựa trên tầm nhìn của công ty.

Phòng ban

Bộ phận hóa quy định cách thức mà một công ty nhóm các phần khác nhau trong tổ chức của mình. Ví dụ, một mô hình tổ chức chức năng nhóm các công việc theo chức năng, chẳng hạn như bán hàng, tiếp thị, sản xuất và dịch vụ khách hàng.

Một tổ chức bộ phận được nhóm theo địa lý, chẳng hạn như một khu vực phía đông và phía tây. Các hình thức khác của bộ phận hóa bao gồm bộ phận hóa theo khách hàng, sản phẩm hoặc thị trường.

Chuyên môn hóa công việc

Chuyên môn hóa lao động, còn được gọi là phân công lao động, là mức độ mà các nhiệm vụ cụ thể trong một công ty được chia thành các công việc riêng lẻ.

Khi chuyên môn hóa công việc mở rộng, một công ty có thể giao cho một người nhiệm vụ như một phần của dự án lớn hơn. Loại môi trường này thường tạo ra các nhiệm vụ nhỏ hơn và lặp đi lặp lại nhiều hơn.

Phân cấp thẩm quyền

Còn được gọi là chuỗi lệnh, nó đề cập đến đường quyền của một tổ chức, nêu chi tiết ai báo cáo cho ai.

Trong mối quan hệ với hệ thống phân cấp quyền hạn là phạm vi kiểm soát. Đề cập đến số lượng người phụ thuộc mà người quản lý có quyền.

Tập trung và phân quyền

Cơ cấu tổ chức phi tập trung phân tán trách nhiệm ra quyết định cho các nhà quản lý cấp dưới và một số nhân viên không thuộc quyền quản lý.

Mặt khác, mô hình tổ chức tập trung giữ trách nhiệm kiểm soát và ra quyết định ở gần cấp cao nhất của công ty.

Tuy nhiên, việc một tổ chức là tập trung hay phi tập trung có thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như số lượng cấp bậc mà công ty có hoặc mức độ phân tán về mặt địa lý của một công ty.

Các loại

Đơn giản hoặc tổ chức kinh doanh

Một tổ chức đơn giản có cơ cấu tổ chức linh hoạt, thường được điều hành bởi các doanh nhân có tư duy kinh doanh. Các công ty mới thành lập, do chủ sở hữu của họ quản lý, là điển hình của loại hình tổ chức này.

Lý tưởng, nghị lực và nhiệt huyết luôn hướng về phía trước là thế mạnh. Những hạn chế hoặc rủi ro có thể xảy ra là cơ cấu hạn chế, kỷ luật kém trong nhiệm vụ, kiểm soát quản lý kém hiệu quả nếu không chú trọng đến việc xác định quy trình làm việc.

Loại tổ chức này có cấu trúc đơn giản và phẳng. Nó bao gồm một đơn vị lớn với một hoặc một vài người quản lý. Tổ chức tương đối không chính thức và không có cấu trúc.

Khi các công ty lớn đối mặt với các điều kiện thù địch, họ có thể quay lại cấu trúc này để duy trì sự kiểm soát chặt chẽ từ cấp trên.

Tuy nhiên, khi các tổ chức phát triển, cấu trúc này có thể không phù hợp, vì những người ra quyết định có thể trở nên quá tải khiến họ bắt đầu đưa ra những quyết định kém.

Tổ chức bộ máy (quan liêu)

Henry Mintzberg gọi một tổ chức quan liêu cao là một "cỗ máy". Các cơ quan chính phủ và các loại hình tập đoàn lớn khác là hiện thân của phong cách này.

Tổ chức của máy móc được xác định bởi tiêu chuẩn hóa của nó. Công việc mang tính hình thức hóa cao, nhiều thủ tục, việc ra quyết định tập trung, các công việc được phân theo nhóm chức năng.

Các công việc được xác định rõ ràng; có một quy trình lập kế hoạch chính thức với ngân sách và kiểm toán, và các thủ tục thường xuyên được xem xét để xác minh tính hiệu quả của chúng.

Tất cả các dòng chức năng tăng lên trên cùng, cho phép các nhà quản lý hàng đầu duy trì quyền kiểm soát tập trung. Các tổ chức này có thể rất hiệu quả.

Tổ chức chuyên nghiệp

Kiểu tổ chức chuyên nghiệp có mức độ quan liêu tương tự kiểu máy móc. Tuy nhiên, nó có đặc điểm là kiến thức chuyên môn cao.

Những công nhân được đào tạo kỹ thuật này thường có kỹ năng chuyên biệt và tự chủ trong công việc của họ. Điều này cho phép ra quyết định phi tập trung hơn so với việc ra quyết định phổ biến trong loại máy móc.

Sự khác biệt chính với các tổ chức máy móc là các tổ chức chuyên nghiệp phụ thuộc vào các chuyên gia được đào tạo chuyên sâu, những người yêu cầu kiểm soát công việc của chính họ.

Cấu trúc này là điển hình khi tổ chức chứa một số lượng lớn lao động tri thức. Đây là lý do tại sao nó phổ biến ở những nơi như trường đại học, công ty kế toán và công ty luật.

Nhược điểm rõ ràng của cấu trúc chuyên nghiệp là thiếu sự kiểm soát mà các giám đốc điều hành hàng đầu có thể có, bởi vì quyền hạn và quyền lực được phân phối thông qua hệ thống cấp bậc.

Tổ chức bộ phận

Cơ cấu bộ phận thường gặp ở các tập đoàn lớn với nhiều đơn vị kinh doanh. Các công ty chia doanh nghiệp và sản phẩm của họ thành các bộ phận để thúc đẩy quản lý cụ thể của từng bộ phận.

Kiểm soát tập trung là phổ biến trong định dạng này, với các phó chủ tịch bộ phận giám sát tất cả các khía cạnh công việc trong bộ phận tương ứng của họ.

Loại cấu trúc này sẽ được tìm thấy trong các tổ chức lớn, trưởng thành có nhiều nhãn hiệu, sản xuất nhiều loại sản phẩm hoặc hoạt động ở các vùng địa lý khác nhau.

Lợi ích chính của cơ cấu bộ phận là nó cho phép các nhà quản lý tuyến có nhiều quyền kiểm soát và trách nhiệm hơn so với cơ cấu bộ máy.

Với việc ra quyết định phi tập trung, quản lý trung tâm hàng đầu có thể tập trung vào các kế hoạch chiến lược "toàn cầu".

Một điểm yếu chính là sự trùng lặp của các nguồn lực và hoạt động đi kèm với cơ cấu bộ phận. Hơn nữa, các bộ phận có thể có xu hướng xung đột, bởi vì mỗi bộ phận cần phải cạnh tranh cho các nguồn lực hạn chế được phân bổ bởi trụ sở chính.

Tổ chức đổi mới ("nền chính trị")

Trong các ngành công nghiệp mới, các công ty cần phải đổi mới và hoạt động trên cơ sở đặc biệt để tồn tại. Lợi thế rõ ràng của quảng cáo là họ duy trì được nguồn nhân tài cốt lõi. Mọi người có thể được thu hút từ nhóm này bất cứ lúc nào để giải quyết vấn đề và làm việc theo cách linh hoạt cao.

Công nhân thường di chuyển từ đội này sang đội khác khi các dự án đã hoàn thành và các dự án mới được phát triển. Adhocracies có thể phản ứng nhanh chóng với sự thay đổi, tập hợp các chuyên gia đủ trình độ có khả năng giải quyết những thách thức mới.

Có thể xảy ra nhiều xung đột khi quyền lực và thẩm quyền không rõ ràng. Việc phải đối mặt với những thay đổi nhanh chóng như vậy gây căng thẳng cho người lao động, khó tìm và giữ chân nhân tài.

Thành phần

Henry Mintzberg, trong cuốn sách Cơ cấu tổ chức, đã trình bày sơ đồ này như một cách để giải thích những gì một tổ chức làm:

Ảnh hưởng tương đối của các yếu tố này đối với nhau có tác động đáng kể đến bản chất của tổ chức. Mintzberg nói rằng mỗi phần tử sẽ có một phương tiện phối hợp ưu tiên.

Ví dụ, đỉnh chiến lược sẽ cố gắng phối hợp thông qua giám sát trực tiếp và sẽ đặc biệt quan trọng trong các tổ chức nhỏ hơn với cấu trúc đơn giản hơn.

Tuyến giữa sẽ tìm cách tiêu chuẩn hóa các kết quả, trong khi cơ cấu công nghệ sẽ cố gắng tiêu chuẩn hóa các quy trình làm việc. Lõi điều hành sẽ cố gắng chuẩn hóa các kỹ năng.

Mô hình tổ chức của Mintzberg cũng minh họa một nguyên tắc quan trọng của cơ cấu tổ chức: sự tách biệt giữa quản lý và điều hành.

Do sự tách biệt này, những người quyết định sứ mệnh và phương hướng chung của tổ chức (trừ khi đó là một tổ chức rất nhỏ) khác với những người quản lý việc thực hiện các kế hoạch và kiểm soát các hoạt động tiếp theo để đảm bảo rằng các mục tiêu được thực hiện. .

Mô hình tổ chức Mintzberg, còn được gọi là mô hình năm yếu tố của tổ chức Mintzberg, chia công ty thành các yếu tố cơ bản sau:

Đỉnh chiến lược

Ở trên cùng của tổ chức có một đỉnh chiến lược, mục tiêu của nó là đảm bảo rằng tổ chức hoàn thành sứ mệnh của mình và quản lý mối quan hệ với môi trường của nó.

Ban lãnh đạo cao nhất (đỉnh chiến lược) sẽ thiết lập các chiến lược và chính sách dài hạn của tổ chức mà thông qua đó các mục tiêu sẽ đạt được.

Những người tạo nên khối chóp - ví dụ như CEO - chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu, cơ quan chính phủ, công đoàn, cộng đồng, v.v.

Đường giữa

Bên dưới đỉnh là đường giữa, là một nhóm các nhà quản lý cấp trung chịu trách nhiệm chuyển các mục tiêu và kế hoạch chiến lược tổng thể của đỉnh chiến lược thành các kế hoạch hành động hoạt động chi tiết.

Các kế hoạch hành động hoạt động này sẽ do người lao động thực hiện, chỉ rõ trách nhiệm của người quản lý đối với các nhiệm vụ cụ thể và cách phân bổ nguồn lực.

Các nhà quản lý cấp trung này cũng sẽ chịu trách nhiệm giám sát các hoạt động và thực hiện các bước để đảm bảo rằng các nguồn lực được sử dụng hiệu quả và hiệu quả để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Cơ sở công nghệ

Khi các tổ chức phát triển và trở nên phức tạp hơn, họ phát triển một nhóm người riêng biệt, những người quan tâm đến cách tốt nhất để thực hiện công việc.

Họ chỉ rõ các tiêu chí rút lui (ví dụ tiêu chuẩn chất lượng) và đảm bảo nhân viên có các kỹ năng phù hợp (tổ chức các chương trình đào tạo). Nhóm các nhà phân tích này được Mintzberg đề cập đến như là cơ cấu công nghệ.

Cơ cấu công nghệ được tạo thành từ các cá nhân và nhóm chủ chốt làm việc trong các chức năng như nhân sự, đào tạo, tài chính và lập kế hoạch.

Mintzberg nói rằng có một số vai trò ở đây. Các nhà phân tích quyết định những cách tốt nhất để hoàn thành công việc và tìm cách tiêu chuẩn hóa các kỹ năng. Người lập kế hoạch quyết định các sản phẩm và xác định các yêu cầu chất lượng.

Nhân viên hỗ trợ

Tổ chức cũng bổ sung các chức năng quản trị khác cung cấp dịch vụ; ví dụ, tư vấn pháp lý, quan hệ công chúng, quán cà phê, v.v. Đây là những nhân viên hỗ trợ.

Nhân viên hỗ trợ làm việc trong các chức năng như nghiên cứu và phát triển, quan hệ công chúng và dịch vụ pháp lý. Sản phẩm của nó không đóng góp trực tiếp vào các mục đích cốt lõi của tổ chức, nhưng các hoạt động của nó góp phần vào hiệu quả và hiệu lực của đỉnh chiến lược, tuyến giữa và cốt lõi điều hành.

Điều hành cốt lõi

Cuối cùng, ở dưới cùng của tổ chức là cốt lõi hoạt động. Đây là những người làm công việc cơ bản là sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.

Người giới thiệu

Diane Chinn (2018). Mô hình tổ chức là gì? Doanh nghiệp nhỏ - Chron. Lấy từ: smallbusiness.chron.com.
Rick Suttle (2018). Các mô hình cơ cấu tổ chức. Doanh nghiệp nhỏ - Chron. Lấy từ: smallbusiness.chron.com.
Wikipedia, bách khoa toàn thư miễn phí (2018). Cơ cấu tổ chức. Lấy từ: en.wikipedia.org.
Erik Devaney (2018). Ưu & Nhược điểm của 7 Cơ cấu Tổ chức Phổ biến. Hubspot. Lấy từ: blog.hubspot.com.
Nhóm Nội dung Công cụ Tư duy (2018). Cấu hình tổ chức của Mintzberg. Công cụ Tâm trí. Lấy từ: mindtools.com.
Mở Tìm hiểu (2016). Năm thành phần của tổ chức Mintzberg là gì? Hướng dẫn một phút. Lấy từ: open.edu.
Neil Kokemuller (2018). Năm loại cơ cấu tổ chức của Mintzberg. Doanh nghiệp nhỏ - Chron. smallbusiness.chron.com.
Acca (2016). LÝ THUYẾT CỦA MINTZBERG VỀ TỔ CHỨC. Acca Think Ahead. Lấy từ: accaglobal.com.
Matthew Schieltz (2018). Các hình thức và đặc điểm của một cơ cấu tổ chức. Doanh nghiệp nhỏ - Chron. smallbusiness.chron.com.

CƠ CẤU TỔ CHỨC: ĐẶC ĐIỂM, LOẠI HÌNH VÀ CÁC YẾU TỐ - DUDAS - 2026