- 9 bước để đưa ra phản hồi tích cực hoặc tiêu cực
- 1 - Chọn thời gian và địa điểm tốt trước khi đưa ra phản hồi
- 2 - Đừng đợi quá lâu để đưa ra ý kiến của bạn
- 3 - Thể hiện thái độ đồng cảm
- 4 - Lắng nghe người kia và linh hoạt
- 5 - Không sử dụng các nhận xét chung chung và không cụ thể
- 6 - Sử dụng "Kỹ thuật Sandwich"
- 7 - Sử dụng phản hồi bằng cách tập trung vào hành vi, không phải con người
- 8 - Trong phản hồi tiêu cực, đưa ra các tùy chọn về cách có thể thực hiện nhiệm vụ tốt hơn
- 9 - Khuyến khích người khác đưa ra ý kiến của họ về công việc của bạn
- Người giới thiệu
Đưa ra phản hồi tích cực hoặc tiêu cực là sử dụng các phương pháp giao tiếp để truyền và nhận thông tin về tính đầy đủ hoặc không phù hợp trong công việc của chúng tôi. Trong cách tiếp cận đầu tiên về khái niệm này, bạn có thể nghĩ rằng đó là những khía cạnh tiêu cực mà các ông chủ truyền đạt cho nhân viên của một công ty.
Phản hồi tích cực nhận ra điều gì đó đã được thực hiện tốt. Ví dụ: «Công việc đã được thực hiện một cách ngắn gọn và được hiểu rất rõ ràng. Phản hồi tiêu cực xảy ra khi điều gì đó đã được thực hiện sai. Ví dụ: “Tác phẩm không được hiểu rõ, có thông tin khó hiểu”.
Cả tích cực và tiêu cực đều phục vụ cho việc cải thiện hiệu suất của người được đưa ra phản hồi. Tuy nhiên, khái niệm phản hồi công việc rộng rãi hơn nhiều, có thể là tích cực hoặc tiêu cực, và hướng đến nhân viên, sếp hoặc đồng nghiệp.
Như Farr (1993) đã nêu, trong môi trường làm việc có rất nhiều thông tin cho chúng ta biết chúng ta đang thực hiện công việc của mình như thế nào. Tuy nhiên, cần phải hiểu rõ thông tin này để đạt được mục tiêu và mục tiêu của chúng ta. Trong số những thứ khác, phản hồi công việc sẽ cho phép bạn:
- Sửa lỗi hiệu suất của bạn.
- Giảm sự không chắc chắn của bạn về tính phù hợp của công việc.
- Biết cách người khác nhìn nhận và đánh giá bạn.
Ngoài ra, một số lợi thế mà bạn sẽ có được khi đưa ra phản hồi mang tính xây dựng trong môi trường làm việc của bạn sẽ là:
- Tránh xung đột với đồng nghiệp, nhân viên hoặc sếp.
- Có được sự hài lòng cao hơn ở nơi làm việc.
- Thúc đẩy làm việc nhóm và hiệu quả hơn.
- Có được cảm giác về năng lực bản thân trong công việc.
9 bước để đưa ra phản hồi tích cực hoặc tiêu cực
Để bạn có thể áp dụng nó một cách hiệu quả, chúng tôi mô tả 9 bước mà bạn phải tính đến để phát triển phương pháp giao tiếp này:
1 - Chọn thời gian và địa điểm tốt trước khi đưa ra phản hồi
Bạn nên bắt đầu bằng cách hỏi người kia xem họ có rảnh vào thời điểm đó không. Trong trường hợp cô ấy bận, bạn nên thử bắt đầu cuộc trò chuyện sau.
Bằng cách này, người mà bạn đang đưa ra phản hồi sẽ cho bạn sự chú ý mà bạn cần để giao tiếp một cách hiệu quả. Mặt khác, để chọn kịch bản, bạn phải xem xét loại thông tin bạn sẽ cung cấp:
Khi nhận được phản hồi tích cực, bạn nên chọn làm điều đó ở nơi công cộng, để người đó có sự công nhận của xã hội nhiều hơn về sự phù hợp của công việc của họ.
Trong trường hợp bạn muốn truyền đạt một số khía cạnh tiêu cực, hãy chọn một nơi kín đáo để nhân viên không cảm thấy rằng anh ta đang xấu hổ trước mặt đồng nghiệp.
2 - Đừng đợi quá lâu để đưa ra ý kiến của bạn
Nếu có khía cạnh nào đó mà bạn muốn cung cấp phản hồi cho đồng nghiệp, nhân viên hoặc sếp, đừng đợi quá lâu. Nếu không, người đó sẽ không nhớ rất rõ đó là gì.
Ví dụ, nếu bạn nói với ai đó rằng hành vi mà họ đã có 3 tháng trước là không phù hợp, người đó có thể sẽ không hiểu rõ điều gì đã xảy ra, vì vậy phản hồi của bạn sẽ không có tác dụng như mong muốn.
Tuy nhiên, nếu bạn nhận xét theo khía cạnh tích cực hoặc tiêu cực về điều gì đó họ đã làm trong vài ngày qua, họ có thể xem xét ý kiến của bạn và chỉnh sửa –nếu cần thiết-, vì họ vẫn chưa đi chệch mục tiêu nhiều.
Ngoài ra, điểm này đặc biệt quan trọng liên quan đến phản hồi tiêu cực, vì nếu bạn không đưa ra ý kiến của mình ngay lập tức, bạn sẽ tích tụ những lời phàn nàn về một người và một ngày nào đó bạn có thể bị choáng ngợp và giao tiếp mọi thứ khiến bạn khó chịu với thái độ hung hăng.
Điều này phổ biến trong bất kỳ loại mối quan hệ nào - bạn bè, đối tác, cha mẹ, v.v. - Nếu bạn không nói cho đối phương biết điều gì làm phiền bạn, điều đó sẽ khó thay đổi hành vi của họ.
3 - Thể hiện thái độ đồng cảm
Hãy đặt mình vào vị trí của người khác bằng sự đồng cảm và suy nghĩ xem bạn muốn họ cung cấp thông tin về công việc và hiệu suất của bạn như thế nào.
Chắc chắn bạn sẽ muốn người sẽ nhận xét về khía cạnh nào đó trong công việc của bạn thông cảm, cố gắng không làm tổn thương cảm xúc của bạn khi có thông tin tiêu cực.
Nếu công việc của anh ấy ảnh hưởng đến bạn theo bất kỳ cách nào, hãy cố gắng không mất bình tĩnh và giải thích cảm giác của bạn.
4 - Lắng nghe người kia và linh hoạt
Trong quá trình giao tiếp này, bạn nên có khả năng lắng nghe tích cực - chứ không phải chỉ nói. Điều này bao gồm việc cho người kia cơ hội để nhận xét về những khó khăn mà họ gặp phải trên con đường của họ liên quan đến nhiệm vụ đó.
Chú ý đến những lý do đã khiến người kia hành động theo cách này. Khi bạn biết hoàn cảnh của anh ấy, bạn có thể hiểu rằng anh ấy đã hành động theo cách tốt nhất có thể.
Có khả năng sửa sai nếu bạn cho rằng mình sai. Vào cuối ngày, phản hồi bạn cung cấp dựa trên ý kiến cá nhân của bạn, nó không phải là sự thật tuyệt đối.
5 - Không sử dụng các nhận xét chung chung và không cụ thể
Điều quan trọng là bạn phải cụ thể với nhận xét của mình, thay vì đưa ra phản hồi với những thông tin mơ hồ và chung chung. Nói: "công việc tốt" không giống với "báo cáo cuối cùng của bạn thu thập thông tin rất chính xác về tiến độ của công ty."
Với nhận xét thứ hai, người đối diện sẽ cảm thấy được trân trọng hơn và hiểu rõ hơn về hiệu quả của họ trong công việc.
Thông tin bạn cung cấp càng cụ thể và cụ thể, thì thông tin đó sẽ có hậu quả tốt hơn đối với hoạt động của người kia - cũng như la bàn càng chính xác, chúng ta càng dễ lái con tàu.
6 - Sử dụng "Kỹ thuật Sandwich"
Kỹ thuật này bao gồm cung cấp:
- - Một lời phê bình tích cực, về các khía cạnh đang được thực hiện đúng đắn hoặc về nỗ lực đang được thực hiện để đạt được mục tiêu.
- - Một đánh giá tiêu cực, về những gì bạn nghĩ cần được cải thiện để thực hiện công việc hiệu quả.
- - Một đánh giá tích cực, về tính đầy đủ chung của nó.
Bằng cách này, bạn sẽ tránh được cảm giác khó chịu ban đầu khi bắt đầu bằng một nhận xét tiêu cực, vì vậy người đó sẽ dễ tiếp thu ý kiến của bạn hơn. Ngoài ra, bạn có thể để lại vị ngon trong miệng khi cuộc trò chuyện đạt đến đỉnh điểm với một khía cạnh tích cực khác.
Người nhận được phản hồi sẽ không cảm thấy bị thắc mắc, mà sẽ chấp nhận nó theo hướng tích cực hơn và sẵn sàng thay đổi khía cạnh tiêu cực mà bạn đã đề cập.
Một ví dụ về kỹ thuật này có thể nói với đồng nghiệp:
“Bài thuyết trình bán hàng gần đây của bạn đã cho tôi những thông tin rất giá trị. Nó đã được một chút dài, nhưng rất thú vị ”.
7 - Sử dụng phản hồi bằng cách tập trung vào hành vi, không phải con người
Điều rất quan trọng là bạn phải chọn những từ mà bạn sẽ sử dụng tốt, để không chỉ trích người được đề cập mà là hành vi mà họ đã thực hiện tại một thời điểm nhất định.
Để bạn hiểu rõ hơn, nói "dự án không được giao đúng hạn" không giống với nói "bạn luôn giao dự án muộn". Trong trường hợp thứ hai, người đó có thể cảm thấy rằng họ đang bị phân loại là thiếu trách nhiệm và một tình huống không thoải mái và khó chịu sẽ xảy ra.
Cũng tập trung vào các hành vi cô lập, để các hành vi không được khái quát hóa. Hãy xem một ví dụ liên quan đến khía cạnh này: Tốt hơn là nói: "sáng nay bạn đến muộn 15 phút, tôi muốn biết bạn có gặp vấn đề gì không" hơn là: "bạn đến muộn".
Như bạn có thể thấy, trong ví dụ đầu tiên, anh ấy tập trung vào hành vi đi muộn - ngoài việc thể hiện thái độ đồng cảm về điều đó.
Ngược lại, ở câu thứ hai, nó mang tính công kích, liệt kê người dựa trên một số dữ kiện mà đôi khi tạo thành ngoại lệ, không phải là chuẩn mực.
8 - Trong phản hồi tiêu cực, đưa ra các tùy chọn về cách có thể thực hiện nhiệm vụ tốt hơn
Khi phản hồi bạn đưa ra là tiêu cực, hãy thêm các nhận xét nhằm mục đích cải thiện công việc. Điều này sẽ giúp người kia biết họ nên thực hiện công việc của mình như thế nào một cách hiệu quả.
Ví dụ: nếu bạn không thích cách mà một nhân viên phục vụ khách hàng, bạn có thể nói điều gì đó như: “Sáng nay, tôi quan sát thấy khách hàng không hài lòng với lời giải thích của bạn về việc thanh toán thông qua tài chính. Vào một dịp khác, bạn có thể đưa ra một tập tài liệu giải thích để họ hiểu rõ hơn.
9 - Khuyến khích người khác đưa ra ý kiến của họ về công việc của bạn
Đặc biệt nếu đó là nhân viên của bạn, bạn nên khuyến khích sự năng động và trao đổi thông tin này, để bạn cũng có thể hưởng lợi từ những lợi thế khi có thông tin cụ thể và tức thì về công việc của mình.
Biết được ý kiến của những người lao động xung quanh bạn sẽ giúp bạn quản lý con thuyền của chính mình, như chúng tôi đã đề cập ở phần đầu của bài viết này.
Chúng tôi hy vọng rằng tất cả các mẹo này sẽ giúp bạn cải thiện giao tiếp với đồng nghiệp và đạt được sự hài lòng hơn trong công việc.
Người giới thiệu
- Ana I. García Álvarez và Anastasio Ovejero Bernal. Đo lường phản hồi công việc trong tổ chức: Sự thích ứng của bảng câu hỏi Khảo sát phản hồi công việc. Psicothema, 1998. Tập 10, Số 2, pp. 241-257.
- Carlos Eduardo Román Maldonado. Về phản hồi hoặc phản hồi trong giáo dục đại học trực tuyến. "Tạp chí Ảo Universidad Católica del Norte". Số 26, (tháng 2 - tháng 5 năm 2009, Colombia).
- Ông chủ Ignacio. Tại sao cung cấp phản hồi? Làm thế nào để làm điều đó một cách hiệu quả? (2001) Đại học UBDT.
- MI Ferrero và M. Martín. Tầm quan trọng của phản hồi mang tính xây dựng trong việc đánh giá các buổi biểu diễn âm nhạc của nhóm.
- Sherry E. Moss, Enzo R. Valenzi, William Taggart. Bạn đang trốn tránh ông chủ của bạn? Sự phát triển của một phân loại và công cụ để đánh giá các hành vi quản lý phản hồi của những người hoạt động tốt và xấu. Tạp chí Quản lý (2003).