CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ CỦA MỘT CÔNG TY: TẦM QUAN TRỌNG VÀ VÍ DỤ - DUDAS - 2026

Các chức năng hành chính là những nhiệm vụ hoặc hoạt động mà mọi nhà quản lý nên được sử dụng để đạt kết quả xuất sắc trong ngắn hạn và dài hạn trong một công ty. Các chức năng này có tính chất phổ biến, vì vậy mọi nhà quản lý đều có thể thực hiện chúng trong công việc của mình.

Các nhà quản trị, nói một cách rộng rãi, tham gia vào một nhóm chức năng chung để đáp ứng các mục tiêu của công ty. Các chức năng quản trị này đã được Henri Fayol mô tả trong cuốn sách "Quản trị công nghiệp và tổng hợp" năm 1916.

Nguồn: pixabay.com

Quản trị hay còn gọi là quản trị kinh doanh là việc quản lý một văn phòng, công ty hay tổ chức. Nó liên quan đến việc tổ chức hiệu quả con người, thông tin và các nguồn lực khác để đạt được các mục tiêu của công ty.

Thông tin là chìa khóa cho hoạt động kinh doanh và con người là nguồn lực tận dụng thông tin để gia tăng giá trị cho công ty. Điều này có nghĩa là các công ty sẽ gặp khó khăn nếu họ không có một số hình thức quản lý hành chính.

Quy trình hành chính

Khi quá trình quản trị được thực hiện một cách có hệ thống, các kết quả thuận lợi sẽ được tạo ra trong việc quản lý các công ty. Quá trình này coi hành chính là cơ quan thực hiện các hoạt động nhất định gọi là chức năng quản trị: hoạch định, tổ chức, điều phối, chỉ đạo và kiểm soát.

Nó được coi là một quá trình bởi vì một tổ chức không thể được thực hiện nếu chưa lập kế hoạch, không thể điều phối nó nếu nó chưa được lập kế hoạch và tổ chức trước đó, v.v., cho đến khi nó không thể kiểm soát được nếu nó chưa được lập kế hoạch, tổ chức, phối hợp và chỉ đạo các hoạt động.

5 chức năng quản trị trong công ty

Các chức năng này nhằm chỉ ra các lĩnh vực công việc sẽ được thực hiện và các nỗ lực sẽ được áp dụng ở đâu, ngoài việc giải quyết vấn đề về cách thức thực hiện các nhiệm vụ trong từng lĩnh vực này để đạt được các mục tiêu đã xác định trước.

Các chức năng này bao gồm các bộ phận quan trọng trong cấu trúc của một công ty, giúp tổ chức quản lý các nguồn lực và con người một cách hiệu quả.

Lập kế hoạch

Nó có nghĩa là có thể quyết định trước những gì phải làm, khi nào và làm như thế nào, cũng như ai nên làm điều đó. Lập bản đồ con đường từ vị trí của công ty đến nơi mà công ty muốn tồn tại.

Chức năng lập kế hoạch liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu và tổ chức chúng theo thứ tự hợp lý. Ngoài ra, hãy thiết lập các chiến lược cần tuân theo để đạt được chúng. Ban lãnh đạo tham gia vào cả kế hoạch ngắn hạn và dài hạn.

Trong lập kế hoạch, sự thống nhất phải chi phối và nó phải chính xác, cũng như phải linh hoạt và liên tục theo một cách nhất định. Các kinh nghiệm trước đây phải được tính đến để tránh bất kỳ vấn đề nào đã trình bày trước đó.

Cơ quan

Nó liên quan đến việc xác định các trách nhiệm phải thực hiện, nhóm các trách nhiệm thành các phòng ban hoặc bộ phận và xác định rõ các mối quan hệ của tổ chức.

Mục đích là đạt được những nỗ lực phối hợp giữa tất cả các thành phần của tổ chức. Tổ chức phải tính đến sự phân cấp quyền hạn và trách nhiệm và phạm vi kiểm soát trong các đơn vị giám sát.

Tổ chức công việc tốt là điều cần thiết, bởi vì bằng cách này, các hoạt động được thực hiện có thể được sắp xếp theo thứ tự để cấu trúc của công ty được vững chắc.

Sự phối hợp

Nó đề cập đến việc liên kết các thủ tục với các nhiệm vụ được thực hiện trong công ty để bổ sung cho chúng và giúp ích cho công việc của mỗi người lao động.

Mục tiêu của nó là hợp nhất mọi thứ đã thực hiện để đạt được các mục tiêu và mục tiêu chung do công ty đề ra.

Địa chỉ

Nó dẫn dắt mọi người theo cách đạt được các mục tiêu của công ty. Điều này ngụ ý phân bổ đầy đủ các nguồn lực và hỗ trợ hiệu quả.

Lãnh đạo đòi hỏi những kỹ năng đặc biệt giữa các cá nhân và khả năng thúc đẩy mọi người. Cần phải có sự cân bằng phù hợp giữa việc chú trọng nhu cầu nhân viên và chú trọng sản xuất kinh tế.

Nó phải được thực hiện bởi một nhà quản lý, để nhân viên có thể thực hiện các hành động đã đề ra và đạt được các mục tiêu đã định.

Điều khiển

Đây là chức năng đánh giá chất lượng trong mọi lĩnh vực và phát hiện những sai lệch tiềm ẩn hoặc thực tế trong kế hoạch của tổ chức.

Điều này đảm bảo hiệu suất chất lượng cao và kết quả đạt yêu cầu, đồng thời duy trì kiểm soát môi trường có trật tự và không có sự cố, bao gồm thông tin để đo lường quản lý hiệu suất và việc thực hiện các hành động khắc phục.

Kiểm tra và đánh giá rằng các nhiệm vụ được thực hiện trong công ty được thực hiện đúng. Ngoài ra, bạn phải lưu ý sửa chữa các lỗi phát sinh, cũng như có bất kỳ sai lệch nào so với mục tiêu.

Tầm quan trọng

Giữ tài chính lành mạnh

Nếu bạn không kiểm soát chi tiêu, giảm lãng phí và tin tưởng vào dữ liệu của mình, thì không thể giữ cho tài chính của bạn khỏe mạnh. Nếu tất cả các lĩnh vực của công ty được tổ chức, bao gồm cả bộ phận tài chính, thì việc quản lý dòng tiền sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Thiết lập tần suất và phương pháp để duy trì kiểm soát này là rất hữu ích. Thông tin cũng cần được tập trung để tránh trùng lặp và sai sót khi gửi đến các địa điểm khác.

Đây là lý do tại sao bạn cần thay thế nhiều bảng tính bằng một hệ thống đáng tin cậy duy nhất được cập nhật bởi một số ít người.

Tăng năng suất

Bạn có thể xác định nhóm nào thực hiện một số nhiệm vụ tốt nhất và để họ tập trung vào điểm mạnh. Việc xác định các lỗi trong quá trình và sửa chữa chúng sẽ dẫn đến một phương pháp luận hiệu quả hơn, sẽ tốn ít thời gian hơn và cũng ít tài nguyên hơn.

Bằng cách xác định và sửa lỗi, có thể tạo ra nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn và sử dụng ít tài nguyên hơn trong quy trình, đảm bảo kết quả tốt hơn.

Giúp đạt được mục tiêu

Quản lý hành chính làm cho nó có thể đạt được kết quả yêu cầu. Điều này là do nó tập trung vào việc thực hiện các quy trình hiệu quả hơn chứng nhận rằng các mục tiêu đã đạt được.

Tạo ra sự hài lòng của khách hàng

Các quy trình hiệu quả nhất được phản ánh ở chất lượng và thời hạn, dẫn đến việc khách hàng đáp ứng nhu cầu của họ. Mối quan hệ với khách hàng có thể gần gũi hơn, giúp hiểu rõ hơn về nhu cầu của họ, để đưa ra những sản phẩm và dịch vụ làm hài lòng họ.

Thúc đẩy các quyết định dựa trên dữ liệu

Các quyết định được đưa ra dựa trên kết quả. Có nghĩa là, nếu mọi thứ đang xảy ra đang được theo dõi, nó sẽ được ghi lại trong dữ liệu. Dựa trên dữ liệu này, có thể đưa ra các quyết định chính xác hơn, phân tích các kịch bản trong quá khứ và hiện tại, để lập kế hoạch cho tương lai.

Ví dụ

Chức năng thương mại

Nó là chức năng liên kết công ty với môi trường bên ngoài. Nó phụ trách tất cả các hoạt động cần thiết để hàng hóa và dịch vụ được sản xuất đến được với khách hàng.

Thông qua phân tích thị trường, nó tìm cách xác định sản phẩm hoặc dịch vụ bắt buộc phải được sản xuất, những người bạn muốn nhắm mục tiêu, cách thức quảng bá, nơi tiếp thị, giá của nó, v.v.

Hoạt động này sẽ làm cho khách hàng cảm thấy hài lòng với sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp chứ không phải với bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào khác mà các công ty khác đã đưa vào thị trường.

Kế toán

Nó giữ quyền kiểm soát các nguồn lực mà công ty có, để quản lý chúng một cách hiệu quả. Đầu tiên, quy trình kế toán bắt buộc phải được thiết lập, thực hiện các giai đoạn tự động hóa, định giá và đăng ký.

Ngoài ra, nó còn thông báo thông qua các báo cáo tài chính về các hoạt động của công ty. Nó phải chỉ ra những nguồn lực là gì và bao nhiêu là số nợ, sản phẩm, chi phí và tài sản, cũng đưa ra đánh giá về hoạt động của công ty.

Thông tin được cung cấp bởi kế toán của một công ty là cần thiết để có thể đưa ra quyết định của cả chủ sở hữu và người quản lý.

Tài chính

Lập kế hoạch các nguồn lực kinh tế theo cách mà việc áp dụng nó được thực hiện theo cách tối ưu nhất có thể. Ngoài ra, nó còn điều tra các nguồn tài trợ để thu hút các nguồn lực khi công ty yêu cầu.

Nó tìm cách giảm sự không chắc chắn về khoản đầu tư, để đạt được lợi nhuận tối đa của một công ty hoặc thu nhập trên mỗi cổ phiếu.

Vệ sinh

Nó được định nghĩa là hoạt động được áp dụng để bảo vệ sự toàn vẹn về thể chất của nhân viên và ngăn ngừa các tai nạn trong tương lai. Kiểm soát và ngăn ngừa các rủi ro về môi trường đối với con người trong công ty, có thể gây ra dịch bệnh.

Nó có trách nhiệm giảm thiểu rủi ro hiện có cho người lao động và cho các nhóm làm việc trong mối quan hệ tương hỗ của họ.

Người giới thiệu

1. Ecourses Online (2020). Các chức năng của quản trị. Lấy từ: ecoursesonline.iasri.res.in.
2. Tham khảo (2020). Chức năng quản trị là gì? Lấy từ: reference.com.
3. Viện Quản lý Hành chính (2020). Quản lý hành chính. Lấy từ: instam.org.
4. Từ điển Bách khoa Kinh tế (2020). Các chức năng quản trị. Lấy từ: encyclopediaeconomica.com.
5. Sabino Ayala Villegas (2006). Quá trình quản trị và các chức năng cơ bản của nó. Lấy từ: gestiopolis.com.
6. Abcm của tôi (2020). Tìm hiểu tầm quan trọng của quản lý hành chính đối với doanh nghiệp. Lấy từ: myabcm.com.