CHI PHÍ QUẢN LÝ: CÁCH TÍNH TOÁN VÀ VÍ DỤ - DUDAS - 2026

Các chi phí hành chính là chi phí phát sinh bởi một tổ chức mà không liên quan trực tiếp đến một chức năng cụ thể, chẳng hạn như bán hàng hoặc sản xuất. Những chi phí này gắn liền với toàn bộ doanh nghiệp, thay vì cho một bộ phận cụ thể. Chi phí dịch vụ chung, chẳng hạn như kế toán và tiền lương của quản lý cấp cao là những ví dụ về chi phí quản lý.

Trong kế toán, chi phí quản lý doanh nghiệp thể hiện các chi phí cần thiết để vận hành kinh doanh và duy trì hoạt động hàng ngày của một công ty, mặc dù các chi phí này không liên quan trực tiếp đến việc sản xuất sản phẩm.

Nguồn: pixabay.com

Theo dõi các chi phí này có thể giúp bạn đưa ra dự báo tài chính, yêu cầu khấu trừ thuế và xác định thời điểm thuê nhân viên mới.

Chi phí quản lý thường bao gồm các chi phí mang lại lợi ích rộng rãi cho doanh nghiệp. Lợi ích của những chi phí này vượt xa các tuyến phòng ban, giúp cho các chức năng cần thiết khác nhau được thực hiện thành công.

Chi phí hành chính là gì?

Chi phí quản lý là các khoản phí cần thiết cho hoạt động thiết yếu của một tổ chức. Những chi phí này rất quan trọng để một doanh nghiệp thành công vì chúng được phát sinh để tăng hiệu quả của công ty.

Các công ty được quản lý tập trung có xu hướng có chi phí quản lý cao hơn. Việc phân cấp và giao một số chức năng cho các công ty con có thể giảm đáng kể chi phí giám sát hành chính.

Chi phí quản lý doanh nghiệp thường mang tính chất cố định, ảnh hưởng đến cơ sở của hoạt động kinh doanh. Các chi phí này sẽ tồn tại độc lập với mức doanh thu được sản xuất. Do đó, do là chi phí cố định nên chúng thường khó giảm.

Phí quản lý không được bao gồm trong giá vốn hàng bán và không phải là hàng tồn kho. Chúng cũng không phải là một phần của nghiên cứu và phát triển.

Phân loại

Chi phí quản lý thường được cộng vào chi phí chung. Hai cách phân loại chi phí này tạo nên chi phí phi hoạt động của một doanh nghiệp.

Nhóm chi phí chính này thường được so sánh với chi phí hoạt động, bao gồm giá vốn hàng bán.

Chi phí quản lý được liệt kê trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dưới giá vốn hàng bán.

Giảm khuyến khích

Bởi vì chi phí quản lý có thể được loại bỏ mà không phải hy sinh bất kỳ số lượng sản phẩm nào được bán, chúng thường là chi phí đầu tiên được tính đến để cắt giảm ngân sách.

Ban lãnh đạo có động lực lớn để giữ chi phí quản lý thấp so với các chi phí khác. Điều này là do một công ty có thể sử dụng đòn bẩy an toàn hơn nếu nó có ít chi phí quản lý hơn.

Tuy nhiên, do các chi phí này nói chung là cố định nên khả năng giảm chúng bị hạn chế.

Làm thế nào để tính toán chúng?

Tập hợp tất cả các ghi chép kế toán từ sổ cái. Sổ cái là sổ ghi chép tất cả các nghiệp vụ tài chính xảy ra trong doanh nghiệp. Tất cả các chi phí được liệt kê và xem xét để xác nhận rằng chúng là chính xác.

Các khoản chi phí được phân thành ba loại: giá vốn hàng bán, bao gồm các chi phí liên quan đến việc sản xuất hàng hoá và dịch vụ; chi phí tài chính và chi phí bán hàng, phát sinh từ các khoản đầu tư; và các chi phí bao gồm chi phí quản lý.

Tất cả các chi phí quản lý được tách ra khỏi phần còn lại của chi phí hoạt động. Một số chi phí quản lý có thể là: chi phí trả lương, chi phí thuê, sửa chữa, chi phí bảo hiểm và chi phí hoạt động văn phòng.

Tất cả các chi phí quản lý phát sinh trong kinh doanh đều được cộng thêm. Đảm bảo cộng tất cả các chi phí thuộc danh mục này. Điều này sẽ cho biết tổng số tiền mà doanh nghiệp đã chi cho các chi phí liên quan đến loại chi phí quản lý.

Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Trong báo cáo tài chính, các công ty thường ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ kế toán phát sinh chi phí, chứ không phải trong kỳ đã thanh toán.

Bởi vì nhiều chi phí quản lý không phải là mua hàng mà là các khoản thanh toán định kỳ, bảng sao kê ngân hàng hoặc biên lai thanh toán có thể cần được lưu giữ cho mục đích theo dõi.

Trong báo cáo thu nhập, giá vốn hàng bán được tính ở gần trên cùng và được trừ vào tổng doanh thu như một phần của phép tính lợi nhuận gộp.

Các chi phí khác được liệt kê bên dưới lợi nhuận gộp là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, không bao gồm khấu hao.

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có thể được tính bằng cách lấy tổng lợi nhuận gộp trừ đi lợi nhuận ròng và khấu hao của doanh nghiệp.

Một công ty có thể sử dụng số liệu chi phí bán hàng / quản lý để đo lường phần doanh thu bán hàng sẽ được chỉ định để trang trải chi phí quản lý.

Ví dụ về chi phí quản lý

Ví dụ phổ biến nhất về chi phí quản lý là chi phí tiện ích. Phí sưởi ấm, làm mát, năng lượng và nước được phân loại là chi phí quản lý. Chi phí dịch vụ Internet, điện thoại cố định và điện thoại di động cũng được tính vào chi phí này.

Chi phí thuê mặt bằng cho hoạt động kinh doanh cũng là một ví dụ phổ biến của chi phí quản lý. Ví dụ, chi phí thuê cho một bộ văn phòng trong một tòa nhà hoặc cho một nhà máy sản xuất.

Trong một số trường hợp, có thể lập luận thành công rằng chi phí thuê cơ sở sản xuất nên được phân bổ vào chi phí sản xuất hàng hóa.

Bảo hiểm, thuê bao, chi phí khấu hao cho thiết bị và không gian được sử dụng trong quản lý, tiện ích và vật tư văn phòng có thể được phân loại là chi phí quản lý.

Lương và phí

Tiền lương của tổng giám đốc và quản trị viên, những người tham gia vào nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau. Lương thưởng của giám đốc và lương của quản lý cấp cao cũng có thể được bao gồm.

Các khoản phúc lợi và tiền lương cho một số người lao động, chẳng hạn như những người trong bộ phận nhân sự, kế toán, công nghệ thông tin, được coi là chi phí quản lý.

Các doanh nghiệp cũng có thể có xu hướng bao gồm phí pháp lý và tư vấn như một chi phí quản lý.

Ví dụ, một công ty đại chúng phải thường xuyên thuê kiểm toán viên bên ngoài để kiểm toán báo cáo tài chính của mình. Phí kiểm toán thường không liên quan đến quy trình sản xuất. Tuy nhiên, khoản chi phí này vẫn được phát sinh, bất kể công ty có sản xuất thứ gì đó hay không.

Người giới thiệu

1. Investopedia (2018). Chi phí Hành chính. Lấy từ: investmentopedia.com.
2. Andriy Blokhin (2018). Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Lấy từ: investmentopedia.com.
3. Van Thompson (2018). Chi phí hành chính là gì? Doanh nghiệp nhỏ - Chron. Lấy từ: smallbusiness.chron.com.
4. Công cụ Báo cáo Tài chính Quốc tế (2018). Chi phí Hành chính. Lấy từ: readyratios.com.
5. Paul Merchant (2017). Cách tính toán chi phí quản lý và chung. Bizfluent. Lấy từ: bizfluent.com.