15 CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG QUAN TRỌNG NHẤT MÀ BẠN NẮM VỮNG - VIỆC LÀM - 2025

Các chức năng văn phòng mà nó chi phối là các hoạt động hành chính do nhân viên của một công ty, tổ chức hoặc cơ quan thực hiện và cần thiết cho hoạt động của cùng một tổ chức. Nếu được thực hiện một cách hiệu quả, kết quả thường sẽ tốt hơn nhiều so với nếu được thực hiện kém.

Công việc văn phòng thường có từ thứ Hai đến thứ Sáu thường lệ, bắt đầu lúc 8 hoặc 9 giờ sáng và kéo dài đến 4 hoặc 5 giờ chiều, mặc dù điều này thay đổi theo quốc gia hoặc khu vực.

Hầu hết các công việc văn phòng đều yêu cầu các kỹ năng cơ bản như: giao tiếp bằng miệng trôi chảy, khả năng viết, lập hồ sơ và một số kinh nghiệm với các thiết bị văn phòng như máy tính, máy photocopy, v.v.

Tùy thuộc vào mức độ của vị trí hoặc trách nhiệm đảm nhận, yêu cầu người đó có trình độ kỹ thuật, đại học hoặc trình độ thứ tư.

Các chức năng chính của văn phòng mà bạn nắm vững

1- Lập kế hoạch

Đây là nhiệm vụ đầu tiên và quan trọng nhất vì nó bao gồm việc xác định cách thức các phương pháp và cấu trúc tổ chức có thể đóng góp vào kế hoạch kinh doanh.

Có những công cụ công nghệ giúp các phương pháp này sau này được cụ thể hóa trong các nhiệm vụ được phân phối giữa các thành viên trong nhóm, nhưng chỉ có lập kế hoạch tốt mới có thể đảm bảo rằng mọi thứ cuối cùng đều đạt được mục tiêu kinh doanh.

Lập kế hoạch chung đòi hỏi một tầm nhìn kinh doanh rõ ràng và một cấp bậc nhất định trong công ty, nhưng mỗi thành viên trong nhóm phải lập kế hoạch công việc của họ để có thể đạt được các mục tiêu và thời hạn đã thiết lập.

2- Phiên âm và / hoặc viết báo cáo

Một nhiệm vụ hàng ngày chiếm thời gian của những người làm việc trong văn phòng là viết, bằng bất kỳ phương tiện nào, các báo cáo hỗ trợ hoặc trình bày chi tiết các chức năng của họ hoặc giải thích cho các đồng nghiệp còn lại về chi tiết (lý lịch, tiến độ, kết quả, ưu và nhược điểm). khuyết điểm, v.v.), của một dự án cụ thể.

Các tài liệu này cũng đóng vai trò là hồ sơ về hoạt động của tổ chức mà văn phòng đó trực thuộc, để phục vụ cho các cuộc đánh giá hoặc đánh giá trong tương lai.

3- Tham dự các cuộc họp

Đó là các cuộc họp giữa các thành viên của một nhóm làm việc trong đó các ý tưởng được trao đổi về các dự án đang thực hiện, các đề xuất mới được trình bày, các bài thuyết trình, báo cáo hoặc báo cáo được chia sẻ.

Thông thường, họ có mục tiêu sắp xếp mọi người có mặt để đạt được mục tiêu chung, phân công vai trò, nhiệm vụ và thời hạn cho từng người. Họ cũng phục vụ để giải quyết các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Chúng thường có tần số, thời lượng và động lực rất xác định. Tương tự như vậy, những gì được thảo luận trong chúng thường được ghi lại trong biên bản hoặc biên bản để lưu hồ sơ.

Một số tổ chức tổ chức các cuộc họp hàng ngày, một số tổ chức khác vài ngày một tuần, một số tổ chức khác hai tuần một lần và những tổ chức khác hàng tháng. Tần suất của các cuộc họp phụ thuộc vào từng công ty và nhu cầu của họ.

4- Lên lịch họp

Đó là về việc điều phối chương trình làm việc của tất cả những người phải tham gia cuộc họp theo cách mà họ quản lý để trùng hợp tại một địa điểm và thời gian cụ thể.

Nó có thể là một nhiệm vụ khó khăn, vì vậy dựa vào công nghệ có thể là một ý tưởng hay. Có những ứng dụng, chẳng hạn như ScheduleOnce, cho phép bạn tự động lên lịch cuộc họp, cho phép những người được mời xem những ngày có sẵn và chọn thời gian thuận tiện cho họ.

5- Kiểm tra email công ty

Đó là một nhiệm vụ có thể mất nhiều thời gian. Một báo cáo của Adobe được công bố vào năm 2016, kết quả từ một cuộc khảo sát tự quản lý với hơn một nghìn công nhân, tiết lộ rằng chúng tôi dành trung bình 20,5 giờ mỗi tuần để kiểm tra email công việc của mình.

Phân loại, đọc và trả lời email là một hình thức giao tiếp rất phổ biến và cho phép trao đổi các tệp và hiển thị liên quan đến một dự án hoặc quy trình tổ chức.

Mặc dù các công ty không ngừng tìm kiếm những cách hiệu quả hơn để quản lý email, nhưng cũng có những ứng dụng như Nhãn thông minh của Gmail cho việc này.

Một cách khác để hợp lý hóa công việc này là kết hợp các mẫu email tiêu chuẩn hoặc văn bản có thể được gửi với những sửa đổi tối thiểu tới những người nhận khác nhau và vào những thời điểm khác nhau.

6- Quản lý tài chính

Trong nhiệm vụ này, nó phải được đảm bảo rằng tiền hoàn thành chu kỳ sống của nó trong việc mua và bán các sản phẩm và dịch vụ; có tất cả các hóa đơn được gửi, đăng, thanh toán và gửi đi. Tất nhiên có những văn phòng chỉ làm việc này.

Hoạt động này cũng bao gồm việc cập nhật các tài khoản tài chính và các văn bản pháp lý để không có vấn đề về khuôn khổ pháp lý liên quan đến tổ chức được đề cập.

7- Hậu cần

Chức năng này đảm bảo rằng tất cả các hàng hóa liên quan đến công việc của công ty được vận chuyển đến và từ các kho hàng và khách hàng. Nó cũng bao gồm việc liên lạc với các nhà cung cấp để có được nguyên liệu thô cho việc sản xuất các sản phẩm mới.

Mục tiêu của chức năng này là đảm bảo rằng công ty có mọi thứ cần thiết để duy trì việc sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ mà nó thương mại hóa.

8- Kêu gọi sự chú ý

Trong văn phòng, cũng cần phải trả lời điện thoại, vì đây là phương tiện giao tiếp với khách hàng, nhà cung cấp và giữa các đồng nghiệp với nhau.

Mặc dù nó có vẻ là một nhiệm vụ đơn giản nhưng nó đòi hỏi một giao thức nhất định vì nó có thể là tiếng nói mà ai đó bên ngoài công ty liên kết với hình ảnh của nó. Vì vậy, điều quan trọng là phải tôn trọng các quy tắc lịch sự, duy trì một giọng điệu thể chế, âm lượng giọng nói và từ vựng được sử dụng vừa phải.

Một thông tin quan trọng khác, đôi khi bị bỏ qua khi thực hiện chức năng này, là ghi càng nhiều dữ liệu càng tốt về người ở bên kia điện thoại; Điều này sẽ cung cấp cho cơ sở dữ liệu liên hệ của công ty và cho phép bạn theo dõi chính xác vấn đề được thảo luận trong cuộc trò chuyện qua điện thoại.

9- Tổ chức tệp

Hầu hết các tác vụ được thực hiện trong văn phòng, tạo ra một số tài liệu: hóa đơn, ghi chú, biên bản, biên bản, báo cáo bán hàng, v.v.

Trong kỹ thuật số hoặc trên giấy, đó là một lượng thông tin cần người chịu trách nhiệm biên mục, lưu trữ và bảo vệ nó tùy theo mức độ quan trọng của nó đối với doanh nghiệp.

Chính xác điểm cuối cùng này, đó là vấn đề bảo vệ thông tin, là một vấn đề trở thành vấn đề đau đầu đối với nhiều tổ chức, đó là lý do tại sao ngày càng có nhiều công cụ, giao thức và thủ tục ra đời để cung cấp bảo mật trong tệp và truyền dữ liệu. dữ liệu nhạy cảm trong một tổ chức.

Trong một số trường hợp, ổ cứng gắn ngoài được sử dụng, trong khi một số trường hợp khác có các máy chủ đặc biệt dành cho các trường hợp này hoặc các nền tảng lưu trữ trong "đám mây" như Microsoft OneDrive, Google Drive hoặc Apple iCloud.

10- Phân phối thư của công ty

Một nhiệm vụ mặc dù không đòi hỏi phải được đào tạo về mặt học thuật cao nhưng đòi hỏi khả năng tổ chức tốt, trách nhiệm và tinh thần khẩn trương, đó là phân phối thư từ trong văn phòng.

Bản phác thảo thiết kế, thẻ tín dụng do ngân hàng gửi, hóa đơn từ nhà cung cấp hoặc thư phản hồi từ một tổ chức chính phủ, là một số tài liệu mà bất kỳ nhân viên nào cũng có thể chờ đợi và nhiều quy trình khác trong đó của công ty.

11- Dịch vụ khách hàng

Chức năng này bao gồm việc phục vụ khách hàng có thắc mắc hoặc khiếu nại về các sản phẩm hoặc dịch vụ do công ty cung cấp.

12- In và sao chép tài liệu

Nó bao gồm việc in các tài liệu phải được lưu giữ hoặc sao chép các tài liệu phải được giữ lại hoặc giao cho công nhân của công ty.

13- Phỏng vấn ứng viên

Đây là một trong những nhiệm vụ của quá trình tuyển chọn nhân sự. Chúng có thể được thực hiện riêng lẻ hoặc theo nhóm, nghĩa là, tập trung vào một ứng viên duy nhất hoặc vào một số.

14- Mua vật tư, đồ dùng văn phòng

Đồ dùng văn phòng rất cần thiết cho hiệu quả của nó. Đồ dùng văn phòng phẩm, mực in, bao bì hay giấy nên luôn có sẵn người phụ trách quản lý.

15- Chức năng quản trị

Thủ tục hành chính là điều cần thiết để một công ty duy trì sự ổn định và có thể đạt được thành công trong kinh doanh. Nhận thức được các vấn đề pháp lý, thủ tục giấy tờ và các kế hoạch quan liêu khác là một số trong những chức năng này.

Người giới thiệu

1. Audra Bianca (s / f). Mẹo tổ chức và lập kế hoạch văn phòng. Được khôi phục từ: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 tác vụ văn phòng bạn có thể và nên tự động hóa. Đã khôi phục từ: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Bạn đã lãng phí bao nhiêu giờ trong đời cho email công việc? Hãy thử máy tính đáng buồn của chúng tôi. Được khôi phục từ: washtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Danh sách Công việc Làm việc trong Văn phòng. Đã khôi phục từ: work.chron.com.
5. Trợ lý văn phòng làm gì. Phục hồi từ learning.org.
6. Chính xác những gì mọi người làm trong các công việc văn phòng. Được khôi phục từ: reddit.com.